Ondersteuning bij rechtszaken bieden
Legal holds en verzoeken van wetshandhaving vereisen dat bedrijven elektronische documenten en gegevens verzamelen, beoordelen en produceren. Met Kiteworks behouden en beschermen organisaties alle gegevens voor juridische procedures. Verzamel gegevens die via alle bestandsoverdrachtkanalen zijn verzonden of ontvangen. Archiveer elk bestand, elke versie, e-mail en activiteitenspoor. Integreer legal hold-archieven met eDiscovery-systemen via REST API’s. Behoud de chronologische documentatie en bewijs dit met een audit log van alle administratieve, toegangs- en overdrachtsactiviteiten.
Toon naleving van regelgeving aan
Bijna elke organisatie moet voldoen aan een vorm van wet bescherming persoonsgegevens of standaard, waaronder GDPR, HIPAA, CCPA, PIPEDA, ISO 27001 en andere. Zij moeten aan auditors en toezichthouders aantonen waar alle PII en PHI is opgeslagen en wie er toegang toe heeft. Rolgebaseerde beleidsregels zorgen ervoor dat alleen geautoriseerd personeel toegang heeft tot gevoelige bestanden en mappen, en alle bestandactiviteit—wie wat naar wie stuurt, wanneer en hoe—wordt gevolgd via een onveranderlijke audit log om naleving van wettelijke en regelgevende vereiste aan te tonen.
MEER INFORMATIE OVER HET BEREIKEN VAN NALEVING VAN REGELGEVING MET BEVEILIGDE BESTANDSOOVERDRACHT
Ondersteunen bij interne onderzoeken
Bij vermoed wangedrag hebben organisaties efficiënte zoek-, bewaar- en analysemogelijkheden van elektronische communicatie en documenten nodig om bewijs te achterhalen, feitenonderzoek te ondersteunen en een verdedigbaar onderzoeksproces te waarborgen. Kiteworks secure data access biedt één overzicht van alle gekoppelde systemen zoals ECM’s, bestandsoverdrachten en bedrijfsapplicaties om identificatie, bewaring en terughalen van relevante Electronically Stored Information (ESI) te stroomlijnen. Doorzoek grote hoeveelheden data met geavanceerde zoek- en filterfuncties. Exporteer alle e-mails automatisch naar archiveringssystemen via SMTP. Exporteer audit logs van alle bestandactiviteiten, inclusief bestands- en toegangsbeheer, privilegewijzigingen en mislukte en geslaagde logins, naar elke SIEM-oplossing die syslogs leest.
Bescherm intellectueel eigendom
Intellectueel eigendom (IP) is de levensader van veel bedrijven en vereist daarom het hoogste beschermingsniveau. Kiteworks helpt organisaties hun intellectuele eigendomsrechten te beschermen met geavanceerde DRM-mogelijkheden. Stel in en handhaaf wie toegang heeft tot gevoelige data op basis van individuele behoeften en rollen. Voeg een extra beveiligingslaag toe met multi-factor authentication. Verstuur bestanden met watermerk, bestandsvoorbeelden of alleen-lezen bestanden. FIPS 140-2 validatie en end-to-end encryptie zorgen ervoor dat IP in rust en onderweg voldoet aan de hoogste beveiligings- en vertrouwelijkheidsnormen.
Snel reageren op beveiligingsincidenten
eDiscovery speelt een cruciale rol bij het identificeren van gecompromitteerde data, het beoordelen van de omvang van het datalek en het analyseren van getroffen systemen of accounts zodat organisaties snel kunnen reageren, aan wettelijke verplichtingen voldoen en bewijs verzamelen voor mogelijke rechtszaken. Kiteworks stelt organisaties in staat gedrag en data te analyseren, niet alleen verkeer en pakketten. Maak gebruik van gebruikers-, app-, apparaat-, netwerk-, protocol- en bestandsdata om beveiligingsincidenten te detecteren of te onderzoeken. Zoom handmatig in op details van bestandstransacties. Stel waarschuwingen in om direct te reageren op incidenten in real time.
Classificeer data voor risicobeperking en naleving van NIST CSF
Weten welke data gevoelig is, waar deze is opgeslagen en wie er toegang toe heeft is essentieel voor naleving van regelgeving, risicobeperking en het volgen van NIST CSF en andere beste practices voor gegevensbescherming. Het uniforme overzicht van Kiteworks in alle gekoppelde dataopslagplaatsen, waaronder ECM’s, bestandsoverdrachten, bedrijfsapplicaties en andere bronnen, helpt bedrijven elektronische data te vinden, organiseren, categoriseren en indexeren, in overeenstemming met het Identify-principe van NIST CSF. Zorg voor het juiste bewaarbeleid en handhaaf beveiligingsbeleid om toegang tot bestanden met gevoelige data te beperken, ook volgens NIST CSF.
MEER INFORMATIE OVER HET BESCHERMEN VAN GEVOELIGE DATA VOLGENS HET NIST CYBERSECURITY FRAMEWORK
Veelgestelde vragen
eDiscovery, of elektronische ontdekking, is het proces van het lokaliseren, bewaren, verzamelen en produceren van elektronisch opgeslagen informatie, of ESI, voor gebruik als bewijs in civiele rechtszaken, strafrechtelijke procedures of interne onderzoeken. Het omvat het zoeken naar, extraheren en analyseren van informatie uit diverse elektronische bronnen zoals e-mails, databases, sociale media en cloudservers. Het doel van eDiscovery is om alle elektronisch opgeslagen informatie te vinden en te produceren die in juridische procedures gebruikt kan worden.
Een legal hold (ook wel litigation hold genoemd) is een proces dat wordt gebruikt bij eDiscovery om ervoor te zorgen dat alle relevante documenten, data en andere informatie worden bewaard zodat deze gebruikt kunnen worden bij een juridisch geschil of onderzoek. Het is een verplichting die aan organisaties wordt opgelegd om alle relevante data en informatie te bewaren wanneer een rechtszaak, onderzoek of audit redelijkerwijs te verwachten is. Dit helpt ervoor te zorgen dat alle informatie, ongeacht waar deze is opgeslagen, wordt geïdentificeerd en bewaard in een toegankelijke vorm.
Organisaties moeten alle mogelijk relevante elektronisch opgeslagen informatie (ESI) bewaren bij een legal hold. Dit omvat e-mails, documenten en databases, evenals elektronische versies van papieren documenten, zoals gescande documenten, foto’s en video’s. Daarnaast moeten organisaties metadata bewaren, die waardevolle informatie biedt over de documenten en hun gerelateerde geschiedenis (bijvoorbeeld wanneer het document is aangemaakt, met wie en wanneer het is gedeeld, door wie het is geopend en waar het is opgeslagen).
Het legal hold-proces bestaat doorgaans uit meerdere stappen. Eerst moet de organisatie de bewaarders identificeren en volgen, de personen die mogelijk relevante elektronisch opgeslagen informatie (ESI) in bezit hebben. Ten tweede moet de organisatie de ESI verzamelen, bewaren en beveiligen. Ten derde moeten organisaties ervoor zorgen dat eventuele uitgevaardigde legal holds gedurende de hele zaak of het onderzoek van kracht blijven. Tot slot moeten organisaties de ESI beoordelen en monitoren om de juistheid en volledigheid te waarborgen.
Het niet correct uitvoeren van een legal hold kan ernstige gevolgen hebben voor een organisatie. Deze gevolgen kunnen sancties, boetes en andere straffen omvatten die worden opgelegd door een rechtbank, toezichthouder of andere autoriteit. Het kan ook leiden tot een ongunstige uitkomst in een juridisch geschil door vernietiging van bewijs of andere overtredingen.
Organisaties dienen beste practices te hanteren voor een legal hold om te zorgen voor naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving. Dit omvat het opstellen van duidelijke beleidsregels en procedures voor het identificeren, verzamelen en bewaren van relevante elektronisch opgeslagen informatie (ESI). Organisaties moeten ook technologische oplossingen inzetten om het legal hold-proces te automatiseren en te stroomlijnen. Deze oplossingen moeten functies bevatten om eenvoudig bewaarders te identificeren en volgen (personen die persoonlijk de informatie bezitten en beheren die bewaard moet worden), data veilig te verzamelen en te bewaren, en legal holds te monitoren en te handhaven.