5 Beste Oplossingen voor Beveiligde Bestandsoverdracht voor Ondernemingen

Beveiligde oplossingen voor bestandsoverdracht zijn belangrijk voor ondernemingen om gevoelige inhoud veilig uit te wisselen tussen medewerkers, klanten en partners. Het is cruciaal voor ondernemingen om ervoor te zorgen dat inhoud veilig en toegankelijk is wanneer dat nodig is, en ook veilig wordt opgeslagen om te voldoen aan regelgeving rondom gegevensbescherming en standaarden, waaronder GDPR, HIPAA, CCPA, DPA 2018, ISO 27001, NIST CSF en anderen. In dit artikel verkennen we de beste oplossingen voor beveiligde bestandsoverdracht voor ondernemingen, bekijken we hun voordelen en uitdagingen, en bespreken we hun belang voor de onderneming.

Wat is beveiligde bestandsoverdracht?

Beveiligde bestandsoverdracht verwijst naar het proces van het online delen van bestanden of documenten op een veilige manier. Dit omvat het gebruik van encryptie en andere beveiligingsmaatregelen om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van de gedeelde inhoud te beschermen. Tools, oplossingen en platforms voor beveiligde bestandsoverdracht beschikken vaak over functies zoals toegangsbeheer, multi-factor authenticatie (MFA) en auditlogs om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot de bestanden, en hun acties kunnen worden getraceerd bij ongeautoriseerde activiteiten of ongebruikelijk gedrag. Dit stelt organisaties in staat om gevoelige informatie te delen met medewerkers, partners en klanten zonder concessies te doen aan de beveiliging.

Wat zijn oplossingen voor beveiligde bestandsoverdracht?

Oplossingen voor beveiligde bestandsoverdracht zijn cloudgebaseerde softwareoplossingen waarmee gebruikers veilig documenten, bestanden en andere data kunnen delen en samenwerken. Deze oplossingen maken het eenvoudig voor gebruikers om veilig data te benaderen en te delen tussen diverse apparaten, locaties en gebruikers, en beschermen data tegen ongeautoriseerde toegang. Ze bieden ook geavanceerde beveiligingsmaatregelen, zoals encryptie, gebruikersauthenticatie, toegangscontrole en uitgebreide auditmogelijkheden.

Waarom zijn oplossingen voor beveiligde bestandsoverdracht belangrijk voor ondernemingen?

Beveiligde oplossingen voor bestandsoverdracht zijn essentieel voor veilige samenwerking, gegevensbescherming en naleving van privacyregelgeving. Naarmate digitale toeleveringsketens uitbreiden en bedrijven meer afhankelijk worden van partners, worden beveiligde oplossingen voor bestandsoverdracht nog belangrijker om gevoelige inhoud te beschermen tegen compromittering. Daarnaast bieden deze oplossingen een platform om efficiënt data en documenten te delen tussen interne en externe gebruikers, wat externe toegang en samenwerking mogelijk maakt.

Uitdagingen voor ondernemingen bij bestandsoverdracht

Vanwege het uiterst gevoelige karakter van de inhoud, waaronder klantgegevens, financiële informatie, intellectueel eigendom en persoonlijk identificeerbare informatie en beschermde gezondheidsinformatie (PII/PHI), stappen ondernemingen steeds vaker over op beveiligde oplossingen voor bestandsoverdracht om ongeautoriseerde toegang of openbaarmaking te voorkomen. De uitdaging voor veel bedrijven is het vinden van een oplossing die voldoet aan hun specifieke beveiligingsvereisten, de productiviteit van medewerkers niet verstoort en bovendien voldoet aan relevante privacyregelgeving, zoals de GDPR van de Europese Unie of de CCPA van Californië. Daarnaast moeten governance, risico- en compliance (GRC)-teams rekening houden met de diverse functies en mogelijkheden van een oplossing voor beveiligde bestandsoverdracht, zoals het intern beschermen van inhoud, het beperken van toegang tot gevoelige data en het monitoren, volgen en rapporteren van wie toegang heeft tot en delen van gevoelige inhoud. Tot slot moet ook de kostprijs van de oplossing worden meegenomen, want deze moet waarde bieden voor de organisatie.

Recente datalekken gerelateerd aan bestandsoverdracht

Platforms en software voor bestandsoverdracht blijven een belangrijk aanvalspunt voor cybercriminelen, die vaak gebruikmaken van partners in de toeleveringsketen, wat leidt tot compromittering door derden en supply chain-aanvallen. De gevolgen kunnen enorm zijn, zoals blijkt uit deze statistieken:

• Bestandsoverdrachtsoftware als lekvector: In 2024 was bestandsoverdrachtsoftware het meest misbruikte toegangspunt door derden, goed voor 14% van de datalekken via derden. Dit is een daling ten opzichte van 26% het jaar ervoor, maar het blijft de belangrijkste risicofactor voor datalekken door derden.
• Grote campagnes: Opvallende incidenten zijn onder andere de MOVEit-campagne van 2023 en de Cleo-campagne van 2024, waarbij kwetsbaarheden in bestandsoverdrachtsoftware werden uitgebuit en datalekken ontstonden die honderden of duizenden organisaties troffen.
• Groei van datalekken door derden: Minstens 35,5% van alle datalekken in 2024 ontstond door compromittering door derden, een stijging van 6,5% ten opzichte van het voorgaande jaar. Veel van deze incidenten betroffen platforms voor bestandsoverdracht en -deling.
• Schaal van impact: Alleen al in maart 2024 werden meer dan 299 miljoen datarecords gecompromitteerd—een stijging van 58% ten opzichte van de voorgaande maand en een stijging van 613% ten opzichte van 2023, grotendeels toe te schrijven aan grootschalige lekken gerelateerd aan bestandsoverdracht.
• Opmerkelijke datalekken in 2024: Het National Public Data-lek (2,9 miljard records), Ticketmaster (560 miljoen records) en Change Healthcare (145 miljoen records) betroffen allemaal aanvallers die misbruik maakten van mechanismen voor dataoverdracht of -deling.
• Kostprijs van datalekken: De gemiddelde kostprijs van een datalek steeg naar $4,88 miljoen in 2024, een stijging van 10% ten opzichte van 2023, wat de groeiende schaal en impact van dergelijke incidenten weerspiegelt.
• Impact op sectoren: Sectoren die het meest getroffen zijn door deze datalekken zijn de financiële sector, zorgprocessen en professionele dienstverlening, die allemaal sterk afhankelijk zijn van systemen voor bestandsoverdracht en -deling voor dagelijkse werkzaamheden.

Factoren om te overwegen bij het kiezen van een beveiligde oplossing voor bestandsoverdracht voor ondernemingen

Bij het selecteren van een beveiligde oplossing voor bestandsoverdracht, overweeg de volgende factoren: beveiligingsmogelijkheden, aansluiting bij bedrijfsbehoeften, naleving van privacyregelgeving en standaarden, gebruiksgemak en kosten. Laten we deze en andere vereisten die organisaties moeten overwegen bij het kiezen van een beveiligde oplossing voor bestandsoverdracht nader bekijken:

Beveiligingsmogelijkheden

De belangrijkste factor bij het kiezen van een beveiligde oplossing voor bestandsoverdracht voor ondernemingen zijn de beveiligingsmogelijkheden van het systeem. Ondernemingen moeten ervoor zorgen dat de oplossing voor bestandsoverdracht inhoud beschermt tegen ongeautoriseerde interne en externe gebruikers, datalekken voorkomt en het risico op malware, phishing en andere cyberaanvallen beperkt. De volgende beveiligingsfuncties moeten op de shortlist staan van een onderneming bij het kiezen van een oplossing voor beveiligde bestandsoverdracht:

Encryptie

Encryptie van bestandsinhoud tijdens verzending en opslag is essentieel voor ondernemingen. Encryptie zorgt ervoor dat bestanden digitaal worden versleuteld, zodat hackers en indringers geen toegang krijgen tot de inhoud. De inhoud blijft veilig, zelfs als deze wordt onderschept of gestolen. Ondernemingen moeten op zoek gaan naar oplossingen voor bestandsoverdracht die end-to-end encryptie bieden, wat betekent dat de bestanden worden versleuteld vanaf het apparaat van de verzender tot aan het apparaat van de ontvanger zonder onderbreking.

Wachtwoordbeveiliging

Wachtwoordbeveiliging is een ander cruciaal element van beveiligde oplossingen voor bestandsoverdracht. Wachtwoorden moeten vereist zijn voor zowel systeemtoegang als toegang tot bestanden. Wachtwoordinstellingen moeten ook multi-factor authenticatie ondersteunen en sterke wachtwoorden vereisen die voldoen aan industriestandaarden en beste practices, zoals het verplicht stellen van cijfers, letters, hoofdletters en symbolen.

Toegangscontrole

Toegangscontrole is een van de belangrijkste componenten van beveiliging bij bestandsoverdracht. Ondernemingen moeten zoeken naar een oplossing voor bestandsoverdracht waarmee toegangsinstellingen kunnen worden beheerd, waaronder het instellen van rechten op bestanden en mappen, en vervaldatums voor wanneer bestanden en mappen niet langer toegankelijk mogen zijn. Dit zorgt ervoor dat alleen de juiste mensen op het juiste moment toegang hebben tot de juiste inhoud. Toegangscontrole moet ook het toekennen van bepaalde privileges aan specifieke gebruikers omvatten. Bijvoorbeeld: een map-eigenaar kan upload-, download- en uitnodigingsrechten hebben, terwijl een externe opdrachtnemer mogelijk alleen lees- of downloadrechten nodig heeft.

Preventie van gegevensverlies

Preventie van gegevensverlies (DLP) is ook een belangrijk aandachtspunt bij het kiezen van een beveiligde oplossing voor bestandsoverdracht, of de oplossing deze functie nu direct aanbiedt of integreert met best-of-breed DLP-oplossingen. DLP stelt ondernemingen in staat te bepalen welke inhoud extern gedeeld mag worden, en waarschuwt beheerders bij een mogelijk risico op gegevensverlies.

Auditlogs

Auditlogs zijn cruciaal voor het volgen en monitoren van activiteiten rondom bestandsoverdracht, namelijk wie welk bestand met wie en wanneer deelt. Audittrails registreren alle activiteiten rondom bestandsoverdracht, waardoor ondernemingen kunnen aantonen dat ze voldoen aan regelgeving, kunnen reageren op juridische verzoeken en risicovol gedrag of patronen van kwaadaardige activiteiten kunnen identificeren, vooral bij een cyberincident.

Naleving van regelgeving

Ondernemingen moeten ook rekening houden met de compliance-mogelijkheden van een oplossing voor bestandsoverdracht. Afhankelijk van het bedrijf en de sector kunnen bepaalde wetten en regels van toepassing zijn. Gegevensbeveiligingsstandaarden, zoals ISO 27001, het Cybersecurity Maturity Model Certification (CMMC), het National Institute of Standards and Technology Cybersecurity Framework (NIST CSF) en andere standaarden, moeten ook worden overwogen omdat ze aan klanten laten zien dat een bedrijf waarde hecht aan privacy en gegevensbescherming.

GDPR

De General Data Protection Regulation (GDPR) is een EU-verordening die het verwerken van persoonsgegevens regelt. Alle oplossingen voor bestandsoverdracht moeten voldoen aan de vereisten van de GDPR om de persoonsgegevens van klanten die EU-burgers of inwoners zijn te beschermen.

PCI DSS

De Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) is een set beveiligingsstandaarden die moeten worden nageleefd om creditcardinformatie te verwerken, op te slaan en te verzenden. Ondernemingen zoals e-commercebedrijven moeten ervoor zorgen dat de oplossing voor bestandsoverdracht voldoet aan de vereisten van PCI DSS.

HIPAA

De Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) is een Amerikaanse wet die normen stelt voor de beveiliging en privacy van beschermde gezondheidsinformatie (PHI), zoals patiëntenformulieren, medicatiegeschiedenis, verzekeringsinformatie, doktersnotities en röntgenfoto’s. Ondernemingen in de zorgsector, zowel zorgverleners als organisaties die zorgverleners ondersteunen, moeten aantonen dat ze voldoen aan HIPAA-naleving.

Gebruikerservaring

Naast bovenstaande moeten ondernemingen ook rekening houden met de gebruikerservaring van een oplossing voor beveiligde bestandsoverdracht. De oplossing moet eenvoudig te gebruiken zijn en naadloos integreren met bestaande systemen. Een beveiligde oplossing voor bestandsoverdracht voor ondernemingen moet mobiele toegang bieden zodat gebruikers op afstand gevoelige inhoud kunnen benaderen, verzenden en ontvangen.

Gebruiksgemak

De oplossing voor bestandsoverdracht moet eenvoudig te gebruiken zijn, met een simpele, intuïtieve gebruikersinterface. Dit zorgt ervoor dat gebruikers, ook niet-technische gebruikers, snel en gemakkelijk bestanden kunnen benaderen en uploaden.

Integratie met bestaande systemen

De oplossing voor bestandsoverdracht moet integreren met bestaande bedrijfssystemen die gevoelige inhoud verwerken of opslaan, zoals customer relationship management (CRM), enterprise resource planning (ERP) en enterprise content management (ECM)-applicaties. Door te integreren met deze en andere bestaande systemen kunnen gebruikers snel en efficiënt inhoud benaderen uit diverse bronnen en kan de inhoud snel en efficiënt worden gesynchroniseerd.

Mobiele toegang

Met de toename van cloudgebaseerde content-systemen en medewerkers die op afstand werken, wordt de mogelijkheid om inhoud vanaf elk apparaat of locatie te benaderen en te delen steeds belangrijker. Om gebruikers “altijd en overal” toegang tot bestanden te bieden, moet een oplossing voor bestandsoverdracht voor ondernemingen een mobiele ervaring bieden die de on-premises desktopervaring weerspiegelt zonder concessies te doen aan beveiliging, compliance of gebruiksgemak. En als een mobiel apparaat verloren raakt of wordt gestolen, moet de onderneming het apparaat op afstand kunnen wissen, zodat alle opgeslagen gevoelige inhoud wordt verwijderd.

5 beste oplossingen voor beveiligde bestandsoverdracht voor ondernemingen

Bedrijven zijn verplicht hun data en systemen veilig te houden, maar door de toegenomen behoefte aan samenwerking tussen medewerkers en vertrouwde derden, en de stijging van cyberaanvallen, kunnen oplossingen voor bestandsoverdracht voor ondernemingen een populair aanvalspunt worden. Om een veilige en beveiligde uitwisseling van bestanden te garanderen, moeten organisaties zorgvuldig nadenken over hun investering in een beveiligde oplossing voor bestandsoverdracht. De toonaangevende oplossingen, waaronder Kiteworks, bieden robuuste beveiligingsfuncties en compliance-mogelijkheden die essentieel zijn voor moderne ondernemingen:

1. Dropbox Business

Dropbox Business biedt twee-factor authenticatie, geavanceerde auditlogs, granulaire rechten en een scala aan andere beveiligingsfuncties. Bestanden worden veilig opgeslagen in de cloud, zodat toegang altijd en overal mogelijk is. Teams kunnen eenvoudig bestanden delen met interne en externe gebruikers, terwijl ze de controle en beveiliging behouden. Het platform is intuïtief en eenvoudig op te zetten, waardoor het ideaal is voor ondernemingen van elke omvang. Het is bovendien zeer veilig, met twee-factor authenticatie en encryptie in rust.

2. Google Drive Enterprise

Google Drive Enterprise is een andere cloudgebaseerde oplossing voor bestandsoverdracht die specifiek is ontwikkeld voor ondernemingen. Dit platform biedt ook twee-factor authenticatie, geavanceerde auditlogs, granulaire rechten, op afstand wissen van apparaten en een scala aan andere functies. Het wordt geleverd met Google Suite, inclusief opslag, tekstverwerking, spreadsheets en presentatie-software.

3. Microsoft OneDrive for Business

Microsoft OneDrive for Business is een beveiligd platform voor het opslaan en delen van bestanden, speciaal ontwikkeld voor ondernemingen. Het is geïntegreerd met Office 365, waardoor gebruikers vanaf elk apparaat toegang hebben tot en bestanden kunnen delen. Het biedt ook diverse beveiligingsfuncties, zoals twee-factor authenticatie, geavanceerde auditlogs, granulaire rechten, op afstand wissen van apparaten en meer.

4. Progress ShareFile

Progress ShareFile (voorheen Citrix ShareFile) is een platform voor bestandsoverdracht en -opslag op ondernemingsniveau, speciaal ontwikkeld voor bedrijven. Het biedt twee-factor authenticatie, geavanceerde auditlogs, granulaire rechten, op afstand wissen van apparaten en een scala aan andere functies. Ook biedt het encryptie in rust en ondersteunt het diverse bestandstypen.

5. Kiteworks Secure File Sharing

Kiteworks Secure File Sharing biedt een uitgebreid platform voor veilige samenwerking en bestandsoverdracht over diverse apparaten en platforms, waarbij gegevensbescherming en compliance worden gewaarborgd. Hiermee kunnen ondernemingen hun gevoelige data en informatie veilig delen, met een hoge mate van bescherming tegen datalekken en cyberaanvallen. Het platform is uitgerust met geavanceerde functies zoals documenttracking, watermerken en encryptie, zodat gevoelige data altijd beschermd blijft.

Met Kiteworks kunnen ondernemingen eenvoudig hun bestanden beheren en delen, in realtime samenwerken met collega’s en altijd, overal en vanaf elk apparaat toegang krijgen tot hun data. Daarnaast is het platform zeer schaalbaar en aanpasbaar, waardoor ondernemingen de oplossing kunnen afstemmen op hun specifieke behoeften, zonder concessies te doen aan de beveiliging van hun data.

Topoplossingen voor beveiligde bestandsoverdracht: een vergelijking

De onderstaande tabel biedt een vergelijking van belangrijke functies en mogelijkheden van de toonaangevende oplossingen voor beveiligde bestandsoverdracht: Dropbox for Business, Google Drive Enterprise, Microsoft OneDrive for Business, Progress ShareFile en Kiteworks Secure File Sharing. Deze vergelijking belicht kritieke aspecten zoals encryptie, compliance, toegangsbeheer, samenwerkingsmogelijkheden en inzetopties, zodat organisaties het beste platform kunnen kiezen voor hun beveiligings-, compliance- en operationele behoeften.

Beveiligde bestandsoverdracht via een mobiel apparaat

Als het gaat om beveiligde mobiele bestandsoverdracht, is een van de beste manieren om dit te waarborgen het gebruik van een beveiligde bestandsoverdracht-app. Deze apps bieden end-to-end encryptie, wat betekent dat de bestanden op alle momenten beschermd zijn, vanaf het moment dat ze uw apparaat verlaten tot het moment dat ze hun bestemming bereiken. Een mobiele app voor beveiligde bestandsoverdracht beschikt over granulaire beleidscontroles, beperkte toegang tot bestanden en mappen voor geautoriseerde kijkers, automatische antivirus (AV)-scans en scans op advanced persistent threats (APT’s) om malware-aanvallen te voorkomen, en DLP-scans op alle uitgaande bestanden om inhoudslekken te voorkomen.

Beste practices voor beveiligde bestandsoverdracht

Ondernemingen kunnen hun beveiligde bestandsoverdracht verbeteren door de volgende beste practices toe te passen:

1. Gebruik een beveiligde oplossing voor bestandsoverdracht

Kies een gerenommeerde en betrouwbare oplossing voor beveiligde bestandsoverdracht die AES-256 encryptie en andere beveiligingsfuncties gebruikt om data veilig te houden tijdens verzending en opslag.

2. Bescherm bestanden met een wachtwoord

Gebruik bij het delen van bestanden wachtwoordbeveiliging om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde partijen toegang hebben. Gebruik altijd een sterk en uniek wachtwoord en deel dit niet met anderen.

3. Gebruik multi-factor authenticatie

Schakel multi-factor authenticatie (MFA) in voor uw accounts voor bestandsoverdracht. Dit zorgt ervoor dat als iemand toegang probeert te krijgen tot uw account, er een tweede vorm van authenticatie nodig is, zoals een code die naar uw telefoon wordt gestuurd.

4. Houd bestanden up-to-date

Werk uw bestanden regelmatig bij en verwijder bestanden die niet meer nodig zijn. Dit verkleint het risico dat oude en verouderde bestanden worden gecompromitteerd.

5. Beperk toegang tot gevoelige data

Deel bestanden alleen met geautoriseerde partijen en stel controles in om de toegang tot gevoelige documenten te beperken. U kunt bijvoorbeeld binnen uw dienst voor bestandsoverdracht rechten instellen zodat alleen bepaalde personen bestanden mogen bekijken, bewerken of downloaden.

6. Gebruik encryptie

Overweeg bestanden te versleutelen voordat u ze deelt, vooral als ze gevoelige informatie bevatten. Encryptie zorgt ervoor dat de data alleen kan worden gelezen door iemand met de juiste decryptiesleutel.

7. Wees alert op phishing-aanvallen

Oplichters kunnen proberen u te misleiden om gevoelige informatie te delen via een phishing-aanval. Wees alert op verdachte e-mails of berichten en controleer altijd de afzender voordat u bestanden deelt.

8. Gebruik een Virtual Private Network (VPN)

Als u uw dienst voor bestandsoverdracht gebruikt via een onbeveiligd netwerk, zoals een openbaar Wi-Fi-netwerk, overweeg dan een VPN te gebruiken om uw verbinding te versleutelen en uw data veilig te houden.

9. Controleer regelmatig uw deelinstellingen

Controleer regelmatig uw instellingen voor bestandsoverdracht om te zorgen dat deze niet zonder uw medeweten zijn gewijzigd. Dit helpt ongeautoriseerde toegang tot uw bestanden te voorkomen.

10. Informeer medewerkers

Security awareness-trainingen zorgen ervoor dat medewerkers zijn geïnformeerd over correcte praktijken voor bestandsoverdracht en het belang van het veilig houden van gevoelige data begrijpen. Bied richtlijnen en protocollen voor het delen van bestanden en benadruk de risico’s van onzorgvuldig delen.

Wat onderscheidt Kiteworks Secure File Sharing van de concurrentie

Kiteworks Secure File Sharing onderscheidt zich door een robuuste oplossing te bieden die is afgestemd op sterk gereguleerde sectoren. Het faciliteert het veilig uitwisselen van gevoelige data tussen gebruikers, organisaties en systemen, waarbij naleving van regelgeving, bescherming van intellectueel eigendom en het handhaven van grondige gegevensbeheer- en beveiligingsstandaarden centraal staan.

Met Kiteworks maken zakelijke gebruikers gebruik van een hardened virtual appliance om veilig gevoelige inhoud te benaderen, verzenden en ontvangen, zowel intern als extern. Ondernemingen hebben bovendien de keuze uit diverse veilige inzetopties, waaronder on-premises, private cloud, hybride cloud, hosted en FedRAMP virtual private cloud.

Het Kiteworks Private Data Network biedt ook een volledige audittrail van alle bestandsactiviteiten, zodat beheerders kunnen volgen wie welk bestand naar wie stuurt. Kiteworks maakt daarnaast granulaire toegangsrechten tot gevoelige inhoud mogelijk, zodat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot vertrouwelijke informatie. Dit helpt bij het waarborgen van compliance met gegevensbeheerbeleid en sectorale regelgeving.

Wilt u meer weten over Kiteworks en hoe het ondernemingen helpt gevoelige inhoud te beschermen met een beveiligde oplossing voor bestandsoverdracht, plan dan vandaag nog een demo op maat.