10 Onmisbare Functionaliteiten voor Enterprise Bestandsoverdracht

Het veilig en efficiënt overdragen van bestanden is cruciaal voor het succes van elke onderneming. Met de groeiende hoeveelheid content die wordt gegenereerd en gedeeld met vertrouwde derden zoals klanten en leveranciers, is het noodzakelijk dat bedrijven beschikken over een robuuste oplossing voor bestandsoverdracht.

Wat is Enterprise File Transfer?

Enterprise file transfer (EFT) is het proces van het overdragen van bestanden tussen verschillende systemen, applicaties en platforms. Het omvat een combinatie van software, hardware en processen die het verplaatsen van content mogelijk maken.

Nu bedrijven steeds vaker digitale platforms gebruiken om gevoelige content te delen, is het risico op cyberaanvallen toegenomen. Hackers blijven hun methoden ontwikkelen om kwetsbaarheden in onbeveiligde bestandsoverdrachten uit te buiten, waardoor vertrouwelijke content wordt blootgesteld aan ongeautoriseerde toegang. Dit maakt de noodzaak voor veilige enterprise file transfers belangrijker dan ooit.

Waarom hebben ondernemingen Enterprise File Transfer nodig?

In de huidige, digitaal gedreven zakelijke omgeving is bestandsoverdracht een onmisbaar onderdeel van moderne bedrijfsvoering. Het overdragen van gevoelige content brengt echter risico’s met zich mee, en veel sectoren kennen strikte regelgeving rondom het omgaan met en overdragen van content. Daarom is het beheersen van enterprise file transfer-capaciteiten essentieel voor bedrijven. Enkele redenen waarom organisaties moeten investeren in enterprise file transfer-capaciteiten zijn:

Enterprise File Transfer moet gevoelige content beschermen

Het beschermen van bedrijfscontent is essentieel voor het waarborgen van persoonlijk identificeerbare informatie en beschermde gezondheidsinformatie (PII/PHI), het beveiligen van intellectueel eigendom en het behouden van klantvertrouwen. Met het toenemende aantal cyberdreigingen en cyberaanvallen is het noodzakelijk om te zorgen voor een veilige overdracht van bestanden binnen én buiten de organisatie. Door gebruik te maken van veilige en versleutelde bestandsoverdrachtprotocollen kunnen ondernemingen garanderen dat gevoelige informatie zonder risico’s wordt overgedragen.

Enterprise File Transfer moet aantoonbare naleving van regelgeving bieden

Veel sectoren, zoals de zorg en de financiële sector, hebben strikte nalevingsregels voor het omgaan met en overdragen van content. Door het beheersen van enterprise file transfer-capaciteiten kunnen organisaties ervoor zorgen dat ze aan deze regels voldoen en kostbare boetes en sancties voorkomen.

Enterprise File Transfer moet efficiënt zijn

Traditionele methoden voor bestandsoverdracht, zoals File Transfer Protocol (FTP) of zelfs USB-sticks en koeriersdiensten, zijn niet alleen onveilig en niet-compliant, maar ook traag en inefficiënt. Moderne enterprise file transfer kan het overdrachtsproces automatiseren en stroomlijnen, waardoor het verplaatsen van bestanden veel sneller en efficiënter verloopt.

Enterprise File Transfer moet schaalbaar zijn

Naarmate organisaties groeien, neemt de behoefte aan meer geavanceerde mogelijkheden voor bestandsoverdracht toe. Een oplossing op ondernemingsniveau kan grotere hoeveelheden transacties, grotere bestandsformaten en meer gebruikers aan, zodat de organisatie kan voldoen aan haar veranderende behoeften.

Enterprise file transfer is essentieel voor elke organisatie die veilige, conforme en efficiënte contentoverdracht wil waarborgen. Het is een belangrijk onderdeel van moderne bedrijfsvoering, omdat het een aanzienlijke impact kan hebben op productiviteit, compliance en het algehele succes van een organisatie.

Kritieke Enterprise File Transfer-capaciteiten die elke organisatie nodig heeft

Nu we hebben vastgesteld dat een enterprise file transfer-oplossing veilig, compliant, gebruiksvriendelijk en schaalbaar moet zijn, bekijken we enkele van de belangrijkste functies die organisaties moeten eisen van hun enterprise file transfer-oplossing.

1. Contentbescherming voor maximale enterprise file transfer-beveiliging

Cybersecuritydreigingen zoals malware- en ransomware-aanvallen, evenals sabotage en verkeerde bezorging, vormen een aanzienlijk risico voor organisaties die gebruikmaken van enterprise file transfer. Daarom is het essentieel dat enterprise file transfer-oplossingen zijn uitgerust met diverse beveiligingsmogelijkheden om te waarborgen dat bestanden en de gevoelige content die ze bevatten vertrouwelijk blijven. Deze mogelijkheden omvatten onder andere:

Encryptieprotocollen

Encryptie is een cruciaal onderdeel van de beveiliging van enterprise file transfer. Encryptie zorgt ervoor dat content die tijdens bestandsoverdracht wordt verzonden, onleesbaar blijft als deze wordt onderschept door een kwaadwillende of ongeautoriseerde gebruiker. Diverse end-to-end encryptieprotocollen zoals SSL, Secure File Transfer Protocol (SFTP) en File Transfer Protocol Secure (FTPS) kunnen worden ingezet om content tijdens transport te beveiligen.

Gebruikersauthenticatie

Gebruikersauthenticatie verifieert de identiteit van gebruikers die toegang krijgen tot systemen, waaronder enterprise file transfer-oplossingen. Gebruikersauthenticatie helpt ongeautoriseerde toegang tot gevoelige content in enterprise file transfer-applicaties te voorkomen.

Firewall- en proxy-ondersteuning

Firewall- en proxy-ondersteuning zijn essentiële beveiligingsfuncties die helpen enterprise file transfer-applicaties te beschermen tegen cyberdreigingen, met name cyberaanvallen. Firewall- en proxy-ondersteuning bieden een extra beveiligingslaag door ongeautoriseerde toegang tot enterprise file transfer-applicaties en servers te blokkeren. Wanneer een enterprise file transfer-oplossing firewall- en proxy-ondersteuning biedt, betekent dit dat deze naadloos kan functioneren binnen een netwerk met bedrijfsfirewalls en proxyservers. Het kan communiceren met andere apparaten binnen het netwerk, terwijl het beschermd blijft tegen ongeautoriseerde toegang en kwaadaardige aanvallen. Ook kan het proxyservers gebruiken voor netwerkcommunicatie, wat de prestaties en beveiliging kan verbeteren.

2. Gecentraliseerd beheer voor administratie van enterprise file transfer

Gecentraliseerd beheer is een essentiële enterprise file transfer-capaciteit die het eenvoudig maakt om bestandsoverdrachten te beheren en te monitoren over verschillende systemen en platforms. Het stelt IT-teams in staat om toegang tot gevoelige content te controleren, bestandsoverdrachten te plannen en te automatiseren, en rapportages en audit logs te genereren.

Planning en automatisering

Planning en automatisering zijn essentiële enterprise file transfer-capaciteiten die het bestandsoverdrachtsproces stroomlijnen. Ze stellen IT-teams in staat om bestandsoverdrachten op specifieke tijden te plannen, repetitieve taken te automatiseren en handmatige fouten te verminderen.

Toegangscontrole en machtigingen

Toegangscontrole en machtigingen zijn belangrijke enterprise file transfer-capaciteiten die de toegang tot gevoelige content beperken. Ze stellen IT-teams in staat om gebruikersrechten te beheren, machtigingen voor verschillende bestandstypen in te stellen en ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde gebruikers bestanden kunnen bekijken of bewerken tijdens de overdracht.

Rapportage en audit logs

Rapportage en audit logging zijn essentiële enterprise file transfer-capaciteiten waarmee IT-teams bestandsoverdrachten kunnen monitoren, gebruikersactiviteiten kunnen volgen en gedetailleerde rapportages kunnen genereren voor interne audits, eDiscovery-verzoeken en toezichthouders. Ze bieden ook inzicht in de systeemprestaties, helpen potentiële problemen te identificeren en zorgen voor naleving van regelgeving.

3. Schaalbaarheid zorgt dat een enterprise file transfer-applicatie meegroeit met het bedrijf

Schaalbaarheid is een essentiële enterprise file transfer-capaciteit die ervoor zorgt dat bestandsoverdracht-applicaties toenemende hoeveelheden content en gebruikersverkeer aankunnen zonder prestatieproblemen. Naarmate organisaties groeien en hun behoeften aan contentoverdracht toenemen, wordt het vermogen om een enterprise file transfer-applicatie op te schalen steeds belangrijker.

Verticale en horizontale schaalbaarheid

Verticale en horizontale schaalbaarheid zijn twee vormen van schaalbaarheid die kunnen worden ingezet om de capaciteit van enterprise file transfer-oplossingen te vergroten. Verticale schaalbaarheid houdt in dat er meer middelen, zoals geheugen of CPU, aan één server worden toegevoegd, terwijl horizontale schaalbaarheid betekent dat er extra servers aan een systeem worden toegevoegd.

Cloud-gebaseerde enterprise file transfer

Cloud-gebaseerde enterprise file transfer is een schaalbare oplossing waarmee organisaties gebruik kunnen maken van enterprise file transfer-capaciteiten zonder te investeren in on-premises infrastructuur en onderhoud. Cloud-gebaseerde enterprise file transfer-applicaties kunnen eenvoudig worden opgeschaald of afgeschaald, waardoor het een zeer flexibele en kostenefficiënte optie is.

4. Hoge beschikbaarheid stimuleert adoptie van enterprise file transfer

Hoge beschikbaarheid is een essentiële enterprise file transfer-capaciteit die ervoor zorgt dat een enterprise file transfer-oplossing altijd beschikbaar en toegankelijk is voor gebruikers. Dit omvat het implementeren van redundantie-, failover- en load balancing-functies om downtime te minimaliseren.

Redundantie en failover

Redundantie en failover zijn kritieke functies voor hoge beschikbaarheid die waarborgen dat als één onderdeel van een enterprise file transfer-applicatie uitvalt, een ander onderdeel het naadloos overneemt zonder bedrijfsverstoring te veroorzaken.

Load balancing

Load balancing is een essentiële functie voor hoge beschikbaarheid die helpt het gebruikersverkeer van enterprise file transfer te verdelen over meerdere servers. Dit voorkomt dat een enkele server overbelast raakt en beperkt het risico op kostbare downtime.

Disaster recovery

Disaster recovery is een essentiële functie voor hoge beschikbaarheid die ervoor zorgt dat een enterprise file transfer-oplossing snel kan herstellen van calamiteiten zoals stroomuitval, natuurrampen of cyberaanvallen. Disaster recovery omvat het implementeren van back-up- en herstelprocedures, zodat waardevolle bedrijfscontent zoals klantgegevens, apparatuurprestaties en personeelsdossiers kunnen worden hersteld na een ramp.

5. Integratie met andere applicaties zorgt voor meerwaarde van enterprise file transfer

Enterprise file transfer-applicaties moeten vaak integreren met software van derden, zoals enterprise resource planning (ERP), customer relationship management (CRM) of enterprise content management (ECM) platforms. Integratie is een essentiële enterprise file transfer-capaciteit die naadloze communicatie tussen deze applicaties mogelijk maakt.

API’s voor maatwerk in enterprise file transfer

De beschikbaarheid van application programming interfaces (API’s) voor enterprise file transfer-oplossingen is een kritieke capaciteit, omdat ze de integratie van verschillende applicaties ondersteunen. Ze maken het bijvoorbeeld mogelijk dat verschillende softwareapplicaties naadloos met elkaar communiceren. Maatwerk is ook een belangrijke enterprise file transfer-capaciteit waarmee organisaties hun enterprise file transfer-applicaties kunnen afstemmen op specifieke bedrijfs- of workflowbehoeften.

Cross-platform integratie

Cross-platform integratie is een essentiële enterprise file transfer-capaciteit die bestandsoverdracht mogelijk maakt tussen verschillende besturingssystemen en platforms. Dit zorgt ervoor dat content snel, accuraat en veilig wordt overgedragen, zonder verlies van contentintegriteit.

Service-oriented architecture (SOA)

Service-oriented architecture is een enterprise file transfer-capaciteit waarmee organisaties modulaire en schaalbare systemen kunnen bouwen die eenvoudig kunnen worden aangepast aan veranderende bedrijfsbehoeften. Het biedt een flexibele en wendbare aanpak van enterprise file transfer, waardoor organisaties competitief blijven in een snel veranderende zakelijke omgeving.

6. Samenwerking vergroot het gebruik en de waarde van enterprise file transfer

Samenwerking is een essentiële enterprise file transfer-capaciteit waarmee teams gezamenlijk aan projecten kunnen werken en bestanden veilig kunnen delen. Net als geavanceerde oplossingen voor beveiligd delen van bestanden, kunnen enterprise file transfer-oplossingen functies bevatten zoals multi-user administratie, gedeelde werkruimtes en toegangsbeheer, en versiebeheer en wijzigingsbeheer.

Multi-user administratie

Multi-user administratie is een essentiële samenwerkingsfunctie die gecentraliseerd beheer en controle van gebruikersaccounts biedt. Het stelt organisaties in staat om toegang tot bestanden en content te beheren over verschillende applicaties, systemen en platforms.

Gedeelde werkruimtes en toegangsbeheer

Gedeelde werkruimtes en toegangsbeheer zijn enterprise file transfer-capaciteiten waarmee teams gezamenlijk aan projecten kunnen werken. Ze bieden gebruikers veilige toegang tot bestanden en content, zodat gevoelige informatie beschermd blijft tegen ongeautoriseerde toegang.

Versiebeheer en wijzigingsbeheer

Versiebeheer en wijzigingsbeheer zijn enterprise file transfer-capaciteiten waarmee organisaties wijzigingen aan bestanden en content kunnen volgen vóór het overdrachtsproces. Ze bieden een uitgebreide audit log, waardoor GRC-teams kunnen bijhouden wie toegang heeft tot gevoelige bestanden en met wie deze worden gedeeld. Audit logs stellen IT-teams ook in staat om activiteiten rondom bestandsoverdracht te volgen, afwijkingen te signaleren en snel op te lossen om het risico op een datalek te beperken.

7. Naleving van regelgeving en normen

Naleving is een essentiële enterprise file transfer-capaciteit die ervoor zorgt dat organisaties voldoen aan wettelijke vereisten voor contentbeveiliging en privacy. Regionale of nationale privacywetgeving en internationale en sectorale privacy-normen vereisen dat organisaties stappen ondernemen om gevoelige content te beschermen tijdens bestandsoverdracht.

HIPAA, GDPR en andere regelgeving

De Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), de General Data Protection Regulation (GDPR), de California Consumer Privacy Act (CCPA), de Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) en de Australische privacyprincipes zijn slechts enkele voorbeelden van regelgeving waaraan organisaties moeten voldoen bij het overdragen van gevoelige content via enterprise file transfer. Er zijn ook internationale normen die beste practices bieden voor organisaties die gevoelige content willen beschermen. Voorbeelden hiervan zijn het National Institute of Standards and Technology Cybersecurity Framework (NIST CSF), International Organization for Standardization (ISO 27000) en vele anderen.

Contentretentiebeleid

Contentretentiebeleid zijn enterprise file transfer-capaciteiten waarmee organisaties contentopslag kunnen beheren en ervoor kunnen zorgen dat content gedurende de vereiste periode wordt bewaard. Ze helpen om te voldoen aan wettelijke vereisten en verminderen het risico op verlies van content.

Ad-hocrapportage

Ad-hocrapportage is een enterprise file transfer-capaciteit waarmee IT-teams op aanvraag aangepaste rapportages kunnen genereren. Deze rapportages bieden waardevolle inzichten in de prestaties van de enterprise file transfer-oplossing, gebruikersactiviteiten en compliance-kwesties.

8. Auditing voor transparantie bij enterprise file transfer

Audit- en compliance-rapportage zijn essentiële enterprise file transfer-capaciteiten waarmee IT-teams gebruikersactiviteiten rondom hun enterprise file transfer-oplossing kunnen monitoren en rapporteren. Ze bieden gedetailleerde informatie over wie welke content heeft geraadpleegd, met wie deze is gedeeld, wanneer en vanaf welke locatie.

Realtime logging

Realtime logging is een enterprise file transfer-capaciteit waarmee IT-teams de activiteiten van de oplossing in realtime kunnen monitoren. Dit helpt om potentiële problemen te identificeren en te waarborgen dat content veilig en conform wordt overgedragen.

Bestandsintegriteitscontrole

Bestandsintegriteitscontrole is een enterprise file transfer-capaciteit die ervoor zorgt dat content die tijdens bestandsoverdracht wordt overgedragen intact blijft en niet wordt gemanipuleerd. Het biedt een extra beveiligingslaag om te garanderen dat content niet verloren gaat of beschadigd raakt tijdens de overdracht.

Toegangsbeheer en machtigingen

Toegangsbeheer en machtigingen zijn enterprise file transfer-capaciteiten waarmee organisaties kunnen bepalen wie toegang heeft tot content tijdens bestandsoverdracht. Ze zorgen ervoor dat alleen geautoriseerde gebruikers content kunnen bekijken of bewerken tijdens de overdracht, waardoor het risico op datalekken wordt verminderd.

9. Content governance waarborgt contentbescherming bij alle enterprise file transfers

Content governance-beleid en -procedures zorgen ervoor dat de organisatie duidelijk inzicht heeft in het gebruik en beheer van haar enterprise file transfer-applicatie. Een enterprise file transfer-oplossing moet het content governance-beleid en de procedures van een organisatie kunnen ondersteunen; dit helpt te voldoen aan wettelijke vereisten, het risico op datalekken te verkleinen en transparantie en verantwoording te bevorderen.

Risicobeheer en analyse

Risicobeheer en analyse zijn enterprise file transfer-capaciteiten waarmee organisaties potentiële risico’s kunnen identificeren en de nodige maatregelen kunnen nemen om deze te beperken. Ze zorgen ervoor dat de enterprise file transfer-applicatie soepel, veilig en compliant functioneert, zonder kwetsbaarheden die kunnen leiden tot een datalek.

Governance beste practices

Een leverancier van enterprise file transfer-oplossingen of de oplossing zelf moet richtlijnen bieden voor het ontwerpen, implementeren en beheren van de applicatie. Governance beste practices zorgen ervoor dat de enterprise file transfer-applicatie voldoet aan de behoeften van de organisatie, aan wettelijke vereisten en veilig en efficiënt werkt.

10. Een flexibel inzetmodel verbetert schaalbaarheid en beheer van enterprise file transfer

Het kiezen van het juiste inzetmodel is een essentiële enterprise file transfer-capaciteit die afhangt van de behoeften, het budget en de IT-infrastructuur van de organisatie. Organisaties moeten factoren zoals beveiliging, schaalbaarheid, flexibiliteit en kosten overwegen bij het selecteren van een inzetmodel.

On-premises en cloud-gebaseerde enterprise file transfer

On-premises enterprise file transfer-oplossingen worden ingezet binnen de fysieke infrastructuur van een organisatie, terwijl cloud-gebaseerde enterprise file transfer-oplossingen offsite worden gehost door externe servers. Door deze twee inzetmodellen te combineren, kunnen organisaties profiteren van de voordelen van beide: controle en kostenbesparing.

Kenmerken en voordelen van een hybride enterprise file transfer-inzet

Een hybride enterprise file transfer-inzet biedt diverse voordelen, waaronder verbeterde schaalbaarheid, hoge beschikbaarheid en lagere IT-kosten. Het stelt organisaties ook in staat om een cloud-gebaseerde enterprise file transfer-oplossing te gebruiken voor niet-kritieke content en een on-premises enterprise file transfer-oplossing voor kritieke content.

Kiteworks levert eenvoudige, veilige en conforme enterprise file transfer

Het Kiteworks Private Content Network, inclusief een uitgebreide managed file transfer (MFT)-oplossing, biedt organisaties de mogelijkheid om bestanden over te dragen met het hoogste niveau van beveiliging en naleving van regelgeving. Kritieke mogelijkheden zijn onder meer:

Gebruiksvriendelijke interface

Kiteworks is ontworpen met een gebruiksvriendelijke interface die het bestandsoverdrachtsproces vereenvoudigt. Gebruikers kunnen eenvoudig bestanden uploaden, downloaden en overdragen naar collega’s en klanten met intuïtieve drag-and-drop-functionaliteit.

Hoge snelheid bestandsoverdracht

Kiteworks ondersteunt snelle en grootschalige bestandsoverdracht, waardoor de productiviteit en efficiëntie van een organisatie worden gemaximaliseerd. Gebruikers kunnen grote hoeveelheden en grote bestanden snel en eenvoudig overdragen, ongeacht het formaat of de grootte.

Schaalbaarheid

Uitgebreide, flexibele inzetopties maken Kiteworks zeer schaalbaar en daarmee geschikt voor organisaties van elke omvang. Of u nu een klein bedrijf, middelgrote onderneming of grootbedrijf bent, Kiteworks kan aan uw behoeften voor bestandsoverdracht voldoen en opschalen naarmate uw bedrijf groeit.

Robuuste beveiliging

Kiteworks is vanaf de basis opgebouwd met een ijzersterke beveiligingsarchitectuur. Een hardened virtual appliance, FedRAMP-autorisatie, FIPS 140-2-certificering, end-to-end encryptie, granulaire toegangscontrole, audit logging en integratie met uw bestaande beveiligingsinfrastructuur bieden samen het hoogste beveiligingsniveau voor uw meest gevoelige bestandsoverdrachten.

Ondersteuning voor naleving van regelgeving

Kiteworks voldoet aan tal van privacywetten en -normen, waardoor het voor organisaties eenvoudiger wordt om naleving aan te tonen van HIPAA, GDPR, de International Traffic in Arms Regulations (ITAR), UK Cyber Essentials Plus, de Cybersecurity Maturity Model Certification (CMMC) en vele anderen.

Integratie met enterprise-applicaties

Kiteworks integreert naadloos met andere enterprise-applicaties, zoals Microsoft Outlook, Office 365, OneDrive, Salesforce en meer. Hierdoor kunnen gebruikers eenvoudig, maar ook veilig en compliant, bestanden openen en overdragen vanuit verschillende applicaties.

Wilt u meer weten over de veilige enterprise file transfer-mogelijkheden van Kiteworks? Plan vandaag nog een aangepaste demo in.