Enterprise Workflow Automatisering: The Linde Group stroomlijnt klantfacturatie met SAP-Kiteworks integratie
Enterprise workflow automatisering stroomlijnt processen, verbetert efficiëntie en helpt organisaties om de best mogelijke service aan klanten te leveren. The Linde Group gebruikt het Kiteworks platform voor beveiligde bestandsoverdracht en governance voor enterprise workflow automatisering, waardoor de doorvoer van leveringsdocumenten met ongeveer 50% is toegenomen.
Hier volgt een samenvatting van hoe The Linde Group in staat is om klantfacturatie te stroomlijnen en de omzetherkenning te versnellen, terwijl de naleving van HIPAA wordt gehandhaafd.
Enterprise workflow automatisering met HIPAA-naleving voor de zorgsector
The Linde Group is een toonaangevende wereldwijde leverancier van industriële, proces- en speciale gassen en behoort tot de meest winstgevende ingenieursbedrijven ter wereld. Linde-producten en -diensten zijn te vinden in vrijwel elke sector, in meer dan 100 landen. Met ongeveer 60.000 medewerkers wereldwijd zet het bedrijf zich in voor technologieën en producten die klantwaarde en duurzame ontwikkeling samenbrengen.
De farmaceutische en medische gasproducten en -diensten van The Linde Group stellen zorgprofessionals in staat om optimale therapieën en behandelingen te bieden voor diverse medische aandoeningen. Voor elke levering van industriële en speciale gassen aan een zorgaanbieder genereert Linde een bijbehorend Proof of Delivery (POD) document. Het is niet ongebruikelijk dat Linde meer dan 1.000 leveringen aan sommige klanten per maand doet, wat resulteert in hetzelfde aantal POD-documenten.
Om voor deze producten betaald te krijgen, moeten de zorgklanten van Linde en hun verzekeraars een POD kunnen koppelen aan een factuur.
“Sommige van onze klanten ontvangen 400 leveringen per week die allemaal bij één verzekeraar samenkomen,” zegt Bob Gentile, Business Process Specialist bij The Linde Group. “Er was enorm veel mankracht nodig aan de kant van onze klanten om de facturatie en afrekening van onze producten te beheren en we wilden het proces veel minder arbeidsintensief maken.”
Als eerste poging om enterprise workflow automatisering toe te passen op deze uitdaging, probeerde Linde een externe dienstverlener in te schakelen om leveringsnummers te scannen en indexeren en vervolgens POD-documenten te printen en per post naar klanten te sturen, maar het proces was niet ideaal.
Daarna besloot Linde om de interne SAP-inzet te benutten om het POD- en facturatieproces te stroomlijnen, aangestuurd door aangepaste bedrijfsregels. Door volledige controle te nemen over de enterprise workflow automatisering, haalde de organisatie het POD-proces weer in eigen huis en begon men met het gebruik van elektronische capture- en herkenningstechnologie om POD’s te scannen en om te zetten naar PDF’s.
In feite wordt, zodra een POD-afbeelding automatisch is gekoppeld aan een leveringsrecord in SAP, met aangepaste code het bewijs van levering en de bijbehorende factuurafbeeldingen uit SAP gedownload voor bepaalde perioden en worden beide samengevoegd tot een PDF-document met meerdere pagina’s.
Met dit nieuwe proces kon Linde 99% of meer van de POD’s aan klanten leveren, tegenover minder dan 70% eerder – een verbetering van ongeveer 50% in output.
Linde stond vervolgens voor een nieuwe uitdaging: hoe krijgen we de PDF’s bij de klanten? Niet alleen waren de documenten enorm groot – een enkel document kan duizend of meer pagina’s bevatten en is daardoor veel te groot voor veel e-mailsystemen – ze bevatten ook vertrouwelijke klant- en financiële informatie. Daarom had Linde ook een enterprise workflow automatiseringsoplossing nodig die voldeed aan HIPAA.
The Linde Group koos voor Kiteworks om hun POD-documenten op aanvraag, snel en veilig bij klanten te bezorgen. Het Kiteworks private cloud platform voor beveiligde bestandsoverdracht stelt zakelijke gebruikers en applicaties in staat om bestanden veilig te delen, terwijl HIPAA-naleving en naleving van andere relevante regelgeving wordt ondersteund.
De aangepaste code van The Linde Group plaatst de POD-documenten en facturen in aangepaste mappen – één voor elke klant – met behulp van SAP’s “ship to”-gegevens. Door gebruik te maken van de Kiteworks desktop synchronisatieclient kan Linde vervolgens automatisch de inhoud van de mappen op het Kiteworks platform synchroniseren, waarbij de mappenstructuur wordt weerspiegeld die Gentile heeft opgezet op een interne Linde-server. Dankzij deze synchronisatie zorgt Kiteworks ervoor dat de meest recente leverings- en facturatiedocumentatie klaarstaat voor download door de klanten van The Linde Group.
“Nu hebben onze klanten toegang tot het tijdkritische Proof of Delivery-document dat ze nodig hebben en is de doorlooptijd aan onze kant in feite één dag,” aldus Gentile. “Door Kiteworks toe te voegen aan ons uitgebreide klantfacturatieproces hebben we onze omzetherkenningscyclus versneld en een positieve impact gehad op het bedrijfsresultaat van onze organisatie.”
Meer weten
Wil je meer weten over The Linde Group en de integratie van Kiteworks en SAP voor enterprise workflow automatisering? Plan vandaag nog een aangepaste demo van Kiteworks in.
Veelgestelde vragen
HIPAA-naleving betekent het voldoen aan de federale standaarden die zijn vastgelegd in de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) van 1996. Dit omvat vereisten voor het omgaan met en beschermen van patiëntgegevens, evenals de privacy van patiënten.
Beschermde gezondheidsinformatie (PHI) is alle individueel identificeerbare informatie die verband houdt met de fysieke of mentale gezondheidstoestand van een patiënt, de verstrekking van zorg of de betaling voor zorgdiensten. Dit omvat namen, adressen, burgerservicenummers, medische dossiers en alle andere vertrouwelijke informatie die aan de gezondheid van een patiënt is gekoppeld.
Het niet naleven van HIPAA-regelgeving kan leiden tot civielrechtelijke of strafrechtelijke sancties. Civiele boetes variëren van $100 tot $50.000 per incident. In gevallen van opzettelijke nalatigheid kunnen strafrechtelijke sancties oplopen tot 10 jaar gevangenisstraf.
Om aan de HIPAA-vereisten te voldoen, moet je technologie veilige gegevensopslag, toegangscontrole, gebruikersauthenticatie, encryptie, audit logs en activiteitenmonitoring bieden. Ook moet het mogelijk zijn om de toegang tot gegevens te beperken op basis van de rol van de gebruiker en mogen alleen geautoriseerde personen toegang krijgen tot de gegevens die zij nodig hebben.
Het naleven van HIPAA-regelgeving helpt bij het beschermen van patiëntgegevens, vergroot het vertrouwen in het zorgsysteem, verlaagt de zorgkosten en verbetert de patiëntveiligheid. Het kan je organisatie ook beschermen tegen juridische en financiële gevolgen.
Om ervoor te zorgen dat je organisatie HIPAA-compliant is, werk je samen met een gekwalificeerde externe leverancier die je kan helpen bij het auditen van je data en processen, het ontwikkelen van een uitgebreid informatiebeveiligingsplan en het opleiden van je personeel in beste practices voor gegevensbeveiliging en privacy van patiënten.
Kiteworks biedt organisaties de tools en functies die nodig zijn om hun gegevens veilig en privé te houden en te voldoen aan HIPAA. Het Kiteworks Private Content Network stelt organisaties in staat om HIPAA-naleving aan te tonen door het verenigen, controleren, volgen en beveiligen van gevoelige PHI-gegevensuitwisselingen – e-mail, bestandsoverdracht, beheerde bestandsoverdracht, webformulieren en API’s. Kiteworks biedt rolgebaseerde toegangscontrole om ervoor te zorgen dat gebruikers alleen toegang krijgen tot de gegevens die ze nodig hebben voor hun werk, en helpt organisaties om gegevensgebruik te monitoren en te controleren volgens HIPAA. Ook blijft je organisatie voldoen aan HIPAA dankzij de geautomatiseerde audit logs, mogelijkheden voor on-demand gegevensvernietiging en uitgebreide rapportages. Deze functies helpen organisaties om een duidelijk beeld te houden van hun beveiligingsstatus en ervoor te zorgen dat patiëntgegevens alleen door geautoriseerde personen worden ingezien en veilig en permanent worden verwijderd wanneer ze niet langer nodig zijn.