Enterprise bestandsoverdracht met maximale beveiliging & naleving

Op zoek naar een nieuwe enterprise file sync- en bestandsoverdrachtoplossing ter vervanging van uw oude FTP? We bekijken de voor- en nadelen van enkele actuele oplossingen, de belangrijkste functies en hoe u de beste voor uw organisatie kiest.

Wat is enterprise bestandsoverdracht? Enterprise bestandsoverdracht is een platform, software of leverancier waarmee uw bedrijf naadloos data over het netwerk kan versturen naar collega’s of klanten. Het maakt samenwerking, eenvoudige integratie en controle over de verzonden data mogelijk.

Wat is beveiligde bestandsoverdracht

Enterprise bestandsoverdracht met maximale beveiliging en naleving, oftewel simpelweg beveiligde bestandsoverdracht, verwijst naar het proces van het delen van bestanden op een manier die dataprivacy en gegevensbeveiliging waarborgt. Dit kan worden bereikt via diverse methoden zoals encryptie, wachtwoordbeveiliging, toegangscontroles en beveiligde bestandsoverdrachtprotocollen. Beveiligde bestandsoverdracht is essentieel voor bedrijven en organisaties die gevoelige content verwerken, omdat het helpt om persoonlijk identificeerbare informatie en beschermde gezondheidsinformatie (PII/PHI), intellectueel eigendom en andere gevoelige informatie te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang.

Enkele veelgebruikte methoden voor beveiligde bestandsoverdracht zijn beveiligde e-mail, beveiligde samenwerking, virtuele dataruimten en peer-to-peer versleutelde bestandsoverdracht. Deze methoden maken doorgaans gebruik van geavanceerde encryptie-algoritmen en authenticatiemechanismen om data te beschermen tijdens het delen en opslaan. Al met al is beveiligde bestandsoverdracht een cruciaal onderdeel van informatiebeveiliging en onmisbaar voor het beschermen van gevoelige content tegen cyberdreigingen.

Wat is het verschil tussen traditionele en enterprise bestandsoverdracht?

Bestandsoverdracht lijkt een relatief eenvoudige taak en in sommige opzichten is dat ook zo. Enkele van de meest basale functies van vroege internettechnologie waren gericht op het kunnen overdragen van bestanden tussen gebruikers. Met de komst van cloudplatforms zoals Dropbox en Google Drive werd het synchroniseren en delen van bestanden nog eenvoudiger.

Deze tools houden echter doorgaans geen rekening met de beveiligings- of compliancebehoeften van zakelijke klanten. Daarom zijn ontwikkelaars begonnen met het bouwen van enterprise oplossingen voor file sync, bestandsoverdracht en management, genaamd enterprise bestandsoverdracht (EFS), of soms enterprise file sync and sharing (EFSS).

Uw bedrijf loopt risico’s wanneer u kiest voor traditionele bestandsoverdracht in plaats van EFSS-oplossingen, waaronder datalekken, inefficiënties en het niet voldoen aan relevante regelgeving die in uw branche vereist is.

Wat zijn enkele van de belangrijkste functies van enterprise bestandsoverdrachtsoftware?

Wat maakt een oplossing echt ‘enterprise’ op het gebied van bestandsoverdracht? Kritieke functies voor opslag, efficiëntie en rapportage. Enkele van de basisfuncties die in veel enterprise bestandsoverdrachtoplossingen zijn opgenomen:

• Extra ondersteuning voor grote bestanden of unieke bestandsextensies. Veel enterprise file sync- en bestandsoverdrachtoplossingen ondersteunen direct grote overdrachten en bestandstypen die buiten specifieke applicaties of sectoren niet vaak voorkomen.
• Ingebouwde SaaS-tools voor het aanmaken en bewerken van bestanden. De meeste platforms bieden tools of integraties voor documentbeheer en -creatie, het maken van spreadsheets en video- of audiostreaming.
• Geavanceerde beveiligingscontroles voor encryptie en preventie van gegevensverlies. Beveiliging is cruciaal voor het succes van elk datagedreven bedrijf. Een platform voor file sync, opslag en bestandsoverdracht moet over essentiële beveiligingsfuncties beschikken zoals encryptie, bestandsscanning en gegevensbescherming.
• Automatiseringstools voor het plannen van overdrachten en back-ups. Het plannen van back-ups, audits en overdrachten helpt uw bedrijf op te schalen. Wanneer u data niet handmatig hoeft te monitoren, kunt u zich beter richten op uw bedrijf en niet op uw data management.
• Krachtige rapportagetools om gebruik en compliance te volgen. In veel sectoren bent u verplicht om gedetailleerde logs bij te houden van bestandsgebruik en beveiliging, en veel enterprise bestandsoverdrachtplatforms ondersteunen hiervoor gedetailleerde rapportages. Daarnaast kunt u rapportages gebruiken om inzicht te krijgen in hoe uw bedrijf data gebruikt en hoe u zaken als productiviteit kunt verbeteren.
• Volledig inzicht in data en toegang. Een solide enterprise oplossing geeft u volledig inzicht in uw grote overdrachten en opslag. Dit omvat niet alleen waar data zich bevindt, maar ook hoe het wordt verzonden en wie er toegang toe heeft.

Let op: niet alle enterprise bestandsoverdrachtoplossingen bieden al deze functies in één pakket.

Wat zijn de voordelen van enterprise bestandsoverdracht?

Enterprise bestandsoverdracht biedt een overvloed aan voordelen voor bedrijven van elke omvang. Ten eerste vereenvoudigt het de samenwerking tussen teams en afdelingen, waardoor medewerkers eenvoudiger bestanden in realtime kunnen openen, delen en bewerken. Hierdoor wordt tijd bespaard die anders verloren zou gaan aan het handmatig verzenden van bestanden via e-mail of andere traditionele methoden. Ten tweede verhoogt het de gegevensbeveiliging doordat alle bestanden worden opgeslagen op een centrale locatie die alleen toegankelijk is voor geautoriseerd personeel. Dit minimaliseert het risico op datalekken en onbedoeld dataverlies.

Enterprise bestandsoverdracht verbetert ook de algehele productiviteit van bedrijven door workflows te stroomlijnen en overbodigheden te elimineren. Het verhoogt bovendien transparantie en verantwoordelijkheid door gedetailleerde audittrails te bieden die laten zien wie toegang had tot en wijzigingen aanbracht in een specifiek bestand. Tot slot verlaagt het de kosten van IT-infrastructuur doordat bedrijven geen fysieke bestanden meer hoeven op te slaan en te beheren op on-premises servers. Dit bespaart niet alleen geld, maar maakt ook waardevolle middelen vrij die kunnen worden ingezet voor belangrijkere bedrijfsactiviteiten.

Ondersteunt enterprise bestandsoverdracht cloudopslag en mobiele toegang?

Absoluut. Een van de belangrijkste voordelen van een EFS-oplossing is de mogelijkheid om via de cloud medewerkers te verbinden met kritieke bestanden, terwijl de beveiligingscontroles behouden blijven. U kunt on-premises technologie gebruiken om een enterprise bestandsoverdrachtoplossing te beheren, maar de echte kracht van moderne enterprise bestandsoverdrachtsoftware is de beschikbaarheid in de cloud.

Uw organisatie kan een enterprise bestandsoverdrachtoplossing inzetten op private of hybride cloudopslag. Uw medewerkers kunnen in die cloudomgeving bestanden aanmaken, openen en bewerken vanaf geautoriseerde apparaten.

Dat werkt prima voor traditionele computers zoals desktop- of laptopwerkplekken. Waar cloud enterprise bestandsoverdrachtoplossingen ook in uitblinken, is de mogelijkheid om mobiele apparaten te integreren via specifieke apps. Net als consumentenapps voor meer algemene cloudopslagplatforms, stellen deze apps uw team in staat om bestanden te openen en beheren op tablets en telefoons, waar ze zich ook bevinden.

In tegenstelling tot deze consumentenapps helpen enterprise file sync- en bestandsoverdrachtapps uw organisatie echter om interne beveiliging en, indien nodig, compliance te waarborgen. Veel enterprise bestandsoverdrachtdiensten worden geleverd met ingebouwde bestandscontroles om ervoor te zorgen dat bestanden op externe apparaten veilig blijven en dat medewerkers ze niet buiten uw organisatie delen.

Kiteworks Secure File Sharing voor maximale beveiliging en compliance

Het Kiteworks Private Content Network biedt organisaties een flexibel en schaalbaar platform voor beveiligde bestandsoverdracht. Hoewel er diverse enterprise bestandsoverdrachtoplossingen op de markt zijn, is Kiteworks uniek gepositioneerd om bedrijven in sterk gereguleerde sectoren te ondersteunen bij hun beveiligings- en compliancevereisten. Hier volgt een overzicht van enkele van de beveiligings- en compliancefuncties van Kiteworks:

• Een hardened virtual appliance die uw aanvalsoppervlak en systeemkwetsbaarheden minimaliseert
• Flexibiliteit in beveiligde inzet, waaronder on-premises, gehost, private, hybride en FedRAMP virtual private cloud
• E-mail protection gateway waarmee u e-mails kunt versleutelen en uw encryptiesleutels kunt beheren, verschillende encryptiestandaarden van partners kunt verwerken, versleutelde e-mail kunt verzenden en ontvangen in een Microsoft RMS-omgeving, en meer
• Integratie met uw preventie van gegevensverlies (DLP), advanced threat prevention (ATP), security information and event management (SIEM), Lightweight Directory Access Protocol/Active Directory (LDAP/AD), single sign-on (SSO) en andere technologieën in uw beveiligingsinfrastructuur, waardoor u één integratiepunt krijgt voor de bescherming van gevoelige content
• CISO-dashboard waarmee u elk bestand dat uw organisatie binnenkomt of verlaat kunt zien, inclusief wie wat naar wie verstuurt
• Integratie met enterprise applicaties zoals Salesforce (SFDC), Microsoft Office 365, Google Workspace, Microsoft OneDrive en andere voor beveiligde en conforme bestandsoverdracht binnen de systemen die uw medewerkers dagelijks gebruiken
• Ondersteunt Cybersecurity Maturity Model Certification (CMMC), General Data Protection Regulation (GDPR), California Consumer Privacy Act (CCPA), Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), International Traffic in Arms Regulations (ITAR), International Organization for Standardization (ISO) 27001, National Institute of Standards and Technology Cybersecurity Framework (NIST CSF) en andere regelgeving en standaarden voor gegevensbescherming

Plan een aangepaste demo om te ontdekken hoe Kiteworks u kan helpen het hoogste niveau van beveiligde en conforme enterprise bestandsoverdracht te bereiken.