E-mail voor advocaten: Houd cliëntcommunicatie vertrouwelijk

Als advocaat ben je verantwoordelijk voor het vertrouwelijk houden van alle e-mailcommunicatie met je cliënten, wat onmogelijk is zonder sterke e-mailbeveiliging. Advocaten moeten zorgvuldig zijn met wat ze via e-mail naar hun cliënten en partners sturen. Hun e-mail moet versleuteld zijn en voldoen aan de toepasselijke wetgeving op het gebied van gegevensbescherming.

Mogen advocaten gewoon Gmail gebruiken?

Nee, advocaten zouden geen Gmail moeten gebruiken. De basisbeveiligingsfuncties van een Gmail-account zijn niet voldoende om alle privégegevens van je cliënt te beschermen tegen mogelijke datalekken of hacks.

Waarom zouden advocaten beveiligde e-mail moeten gebruiken?

De American Bar Association (ABA) stelt specifieke gedragsregels op die relevant zijn voor advocaten. Volgens Regel 1.6 van de Model Rules of Professional Conduct, ook wel de cliënt-advocaatrelatie genoemd, mag een advocaat “geen informatie over de vertegenwoordiging van de cliënt onthullen, tenzij de cliënt daarvoor toestemming geeft”. Hoewel er uitzonderingen op deze regel zijn, moet een advocaat alle relevante en redelijke stappen ondernemen om de informatie van cliënten te beschermen, inclusief persoonlijk identificeerbare informatie (PII) die door of aan de cliënt wordt verstrekt. Deze verplichting geldt voor alle vormen van communicatie, inclusief e-mail. De meeste e-mailplatforms versleutelen echter niet, of niet goed, de inhoud of bijlagen van e-mails die met derden worden gedeeld. Gmail gebruikt bijvoorbeeld TLS-encryptie, maar dit werkt alleen als de provider van de cliënt hetzelfde type encryptie gebruikt. Omdat de meeste e-mailproviders geen encryptie of in ieder geval niet dezelfde standaard van encryptie aanbieden, is het onmogelijk om zeker te weten of een bericht of de bijlagen veilig aankomen. Advocatenkantoren die investeren in e-mailbeveiliging en naleving beschermen hun cliënten zowel professioneel als ethisch. Dat komt omdat:

1. Beveiligde e-mail voor advocaten zorgt ervoor dat alle communicatie vertrouwelijk blijft: Met een uitgebreide e-mailbeveiligingsaanpak kun je cliëntcorrespondentie, PII, PHI en andere gevoelige informatie beschermen. Dit is vooral relevant als je cliënten bedient in de zorgsector of financiële sector, waar je moet voldoen aan sectorspecifieke regelgeving naast de ABA. E-mail en bestandsoverdracht voor advocatenkantoren moeten altijd vertrouwelijkheid waarborgen.
2. Beveiligde e-mail voorkomt datalekken: Een lek, bijvoorbeeld door een phishingaanval of een medewerker die een e-mail naar de verkeerde John Smith stuurt, kan gezondheidsinformatie, betalingsinformatie en andere gegevens in gevaar brengen en zo je cliënt of de reputatie van je kantoor schaden. Beveiligde e-mail helpt eenvoudig te voorkomen dat onbeveiligde berichten tot lekken leiden.
3. Beveiligde e-mail helpt bij het aantonen van naleving: Een beveiligde oplossing die is ingericht op naleving van regelgeving zoals de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) of GLBA, zorgt ervoor dat je organisatie kan opereren in kritieke sectoren zoals zorg en financiën.

Advocaten die basisbeschermingsprotocollen niet volgen om het cliënt-advocaatprivilege te beschermen, lopen het risico op sancties of zelfs uitsluiting door de ABA.

Wat zijn veelvoorkomende bedreigingen voor e-mailbeveiliging?

E-mail is nog steeds een van de belangrijkste vormen van zakelijke communicatie wereldwijd. Het is goedkoop, alomtegenwoordig en gebaseerd op robuuste, open technologie die eenvoudig is in te zetten en op te schalen. Bovendien is het flexibel. E-mail is echter ook een van de grootste kanalen voor beveiligingsbedreigingen en aanvallen. Enkele veelvoorkomende bedreigingen voor e-mailbeveiliging zijn:

1. Phishing: Frauduleuze e-mails die lijken op legitieme berichten om gebruikers te verleiden op links te klikken of persoonlijke informatie te verstrekken
2. Malware: Schadelijke software die via e-mailbijlagen kan worden verspreid, waardoor het apparaat van de gebruiker wordt geïnfecteerd en mogelijk gevoelige informatie wordt gestolen
3. Spoofing: Het zich voordoen als een legitieme afzender om toegang te krijgen tot gevoelige gegevens, vaak via domeinnaamspoofing
4. Spam: Ongevraagde e-mails die hinderlijk zijn, inboxen vullen en mogelijk schadelijke links of bijlagen bevatten
5. Man-in-the-middle aanvallen: Het onderscheppen van e-mails tussen afzender en ontvanger om toegang te krijgen tot en het manipuleren van gevoelige informatie
6. Denial-of-service aanvallen: Het overspoelen van e-mailsystemen met overmatig verkeer, waardoor gebruikers geen toegang meer hebben tot hun e-mailaccounts
7. Email bombing: Het versturen van een groot aantal e-mails naar een gebruiker of organisatie, waardoor hun inbox wordt overspoeld en het ontvangen van andere belangrijke e-mails wordt verhinderd
8. Email spoofing: Het vervalsen van het e-mailadres van de afzender zodat het lijkt alsof de e-mail van een andere bron komt, vaak gebruikt bij phishingaanvallen
9. Email onderschepping: Ongeautoriseerde toegang tot e-mails tijdens verzending, waardoor een aanvaller gevoelige informatie kan lezen of berichten kan manipuleren
10. Email afluisteren: Het onderscheppen van e-mails die tussen twee partijen worden verzonden, waardoor een aanvaller gevoelige informatie kan verzamelen

Het is belangrijk om waakzaam en voorzichtig te zijn met e-mailbeveiliging, zeker gezien deze veelvoorkomende bedreigingen. Gebruikers kunnen zichzelf beschermen door sterke wachtwoorden te gebruiken, verdachte e-mails of links te vermijden en hun e-mailsoftware up-to-date te houden.

Hoe verstuur ik beveiligde juridische e-mails?

Gelukkig zijn er diverse manieren om e-mails met cliënten te delen:

1. Encryptie: Encryptie valt onder twee hoofdcategorieën. Alle e-mail is bijvoorbeeld kwetsbaar wanneer deze “in rust” is (opgeslagen op een server) of “onderweg” is (op weg naar de bestemming). Encryptie moet die gegevens in beide stadia beschermen om als veilig te worden beschouwd.
2. Gebruik een beveiligd online portaal met interne berichten: Je kunt ook je eigen berichtenservice hosten waarbij je een server hebt die je informatie beveiligt en de toegang van cliënten beheert (en monitort). Deze optie is eenvoudiger te beheren dan encryptie, maar vereist wel dat de gebruiker zijn account beheert, inlogt en zijn berichten controleert.
3. Gebruik beveiligde e-maillinks en een dedicated server: In deze opzet maak je een account aan op een versleutelde cloudserver, sla je je vertrouwelijke gegevens daar op en nodig je je cliënten uit om hun berichten op te halen via een speciale link in plaats van gevoelige gegevens direct te versturen. Je cliënt heeft alleen een gebruikersnaam en wachtwoord nodig om toegang te krijgen tot deze berichten.

Deze optie is niet alleen de veiligste, maar ook de meest praktische manier om vertrouwelijke gegevens met cliënten te delen. Je kunt zo bevoorrechte berichten en bijlagen beschermen en tegelijkertijd het gebruik monitoren, zonder de productiviteit te belemmeren, omdat cliënten hun eigen favoriete e-mailplatform kunnen blijven gebruiken, zoals Microsoft Office 365 of Outlook.

Waarom is e-mailencryptie belangrijk voor advocaten?

E-mailencryptie is belangrijk voor advocaten om diverse redenen, waaronder:

1. Vertrouwelijkheid: Advocaten werken regelmatig met gevoelige en vertrouwelijke informatie, zoals cliëntcommunicatie en juridische documenten. E-mailencryptie zorgt ervoor dat deze informatie beschermd is tegen ongeautoriseerde toegang en vertrouwelijk blijft.
2. Naleving: Veel regelgeving vereist dat advocaten cliëntinformatie beschermen en de vertrouwelijkheid tussen advocaat en cliënt waarborgen. E-mailencryptie zorgt ervoor dat advocaten aan deze regelgeving voldoen.
3. Professionele verantwoordelijkheid: Advocaten hebben een professionele verantwoordelijkheid om de informatie van hun cliënten te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang. Door e-mailencryptie te gebruiken tonen advocaten hun toewijding aan deze verantwoordelijkheid.
4. Reputatie: Advocatenkantoren die prioriteit geven aan e-mailencryptie tonen hun inzet voor privacy en vertrouwelijkheid, wat hun reputatie kan versterken en het vertrouwen van cliënten kan vergroten.
5. Cyberbeveiliging: E-mailencryptie helpt beschermen tegen cyberaanvallen, zoals phishing, die gevoelige informatie kunnen compromitteren. Door e-mails te versleutelen kunnen advocaten het risico op dergelijke aanvallen verkleinen en de gegevens van hun cliënten beschermen.

Juridische communicatie beschermen met het Kiteworks Platform

Als je vertrouwelijkheid in je e-mailcommunicatie met cliënten wilt waarborgen, maak dan gebruik van een goed e-mail- en file management systeem dat centrale bescherming biedt.

Het Kiteworks Private Content Network biedt advocatenkantoren een dedicated on-premises, private, hybride of FedRAMP-geïmplementeerd platform voor beveiligde e-mail, bestandsoverdracht, file sharing, beheerde bestandsoverdracht, webformulieren en application programming interface (API)-protocollen. Het Kiteworks-platform is vanaf de basis opgebouwd met beveiliging als uitgangspunt, inclusief e-mailencryptie. Het platform waarborgt dataprivacy en toont naleving van strenge regelgeving op het gebied van gegevensbescherming aan met functies en mogelijkheden zoals:

1. Beveiligde e-maillinks: Ons platform stelt je in staat om beveiligde e-maillinks te versturen via reguliere e-mail, die gebruikers doorverwijzen naar een versleutelde server. Ontvangers moeten zich authenticeren voordat ze de informatie op de server kunnen ophalen. Wanneer advocaten een link sturen in plaats van een bestand, elimineert dit niet alleen het risico dat vertrouwelijke informatie bij de verkeerde ontvanger terechtkomt, maar ook beperkingen qua bestandsgrootte.
2. Compliant cloudservers: Het Kiteworks-platform biedt flexibele inzetopties, waaronder dedicated private, hybride of FedRAMP virtual private cloudservers. Hierdoor deel je je data niet met andere gebruikers op dezelfde harde schijf. Daarnaast kunnen we onze servers en diensten afstemmen op nationale en internationale regelgeving in de zorg, overheid en defensie, financiën en meer.
3. Rapportage en audittrail: Een audittrail wordt van cruciaal belang bij een datalek of eDiscovery-proces. Het Kiteworks-platform biedt een onveranderlijke audittrail voor diagnostiek en naleving. Ons platform bevat ook een CISO-dashboard waarmee je IT-personeel gegevensgebruik en -toegang kan monitoren.

Wil je meer weten over gevoelige communicatie voor advocaten? Plan dan vandaag nog een aangepaste demo in.