eDiscovery: Alles wat u moet weten
eDiscovery is een essentieel hulpmiddel voor het verzamelen, bewaren en produceren van Electronically Stored Information (ESI). Het wordt gebruikt bij diverse juridische activiteiten, van het voorbereiden van pre-trial memoranda tot jury-instructies en meer. eDiscovery is kosteneffectief, vereenvoudigt het discoveryproces, verbetert de beveiliging, ondersteunt naleving en helpt advocaten snel relevante feiten te identificeren om weloverwogen beslissingen te nemen. eDiscovery is een krachtig hulpmiddel waarmee individuen en bedrijven tijd en geld kunnen besparen en positieve resultaten kunnen behalen in juridische procedures. Om eDiscovery te faciliteren, moeten organisaties de juiste cybersecurity-tracking en controles hebben om de toegang tot privé-bestands- en e-mailgegevens te beheren.
Inzicht in het eDiscovery-proces, beste practices en typen eDiscovery is cruciaal. Early Case Assessment, Data Collection, Document Processing, Document Review en Data Analysis zijn allemaal typen eDiscovery die in diverse juridische procedures kunnen worden ingezet. In dit artikel gaan we dieper in op wat eDiscovery is en wat het voor u betekent.
Wat is eDiscovery?
eDiscovery, ook bekend als elektronische discovery, is het proces van het verzamelen, bewaren en produceren van Electronically Stored Information (ESI) in afwachting van of als reactie op rechtszaken of regelgevende onderzoeken. eDiscovery is een belangrijk hulpmiddel voor bedrijven, omdat het een manier is om originele documenten te beschermen en nauwkeurige administratie te behouden. In het geval van een rechtszaak helpt eDiscovery bedrijven om snel en betrouwbaar juridisch relevante documenten te vinden en te produceren.
Voor eDiscovery is gespecialiseerde software nodig om toegang te krijgen tot, te beoordelen en grote verzamelingen documenten zoals e-mails, tekstberichten en andere elektronische media te organiseren. De software helpt organisaties relevante documenten binnen de gegevenspool te identificeren op basis van zoekwoorden, auteur, datum/tijd, afzender of andere gespecificeerde criteria. Het beoordelingsproces kan ook worden aangepast en geautomatiseerd om menselijke beoordeling voor documenten met een laag risico te elimineren.
Via eDiscovery kunnen organisaties eenvoudig bewijs lokaliseren en veiligstellen dat voorheen moeilijk te verkrijgen was uit de fysieke wereld. Dit bewijs kan worden gebruikt in de rechtbank of bij bemiddelingsprocedures ter ondersteuning van diverse juridische activiteiten, zoals het voorbereiden van pre-trial memoranda en jury-instructies. Tot slot helpt eDiscovery organisaties om efficiënter te werken en kosten te besparen door handmatige beoordeling te vermijden en het proces van het lokaliseren en produceren van relevante documenten te versnellen.
Waarom is eDiscovery belangrijk?
eDiscovery kan een krachtig hulpmiddel zijn voor organisaties. Het biedt een efficiënter proces voor het verzamelen en beoordelen van grote hoeveelheden digitale gegevens, waardoor organisaties snel en nauwkeurig relevante informatie kunnen identificeren. Deze verhoogde efficiëntie helpt organisaties tijd en geld te besparen en sneller tot de kern van de zaak te komen.
1. eDiscovery is kosteneffectief
Elektronische documenten zijn veel eenvoudiger te produceren, te benaderen, op te slaan en te beheren dan papieren documenten. Dit verlaagt de kosten van documentproductie en -opslag, evenals de hoeveelheid tijd die wordt besteed aan het handmatig zoeken naar documenten. Daarnaast kunnen eDiscovery-tools het hele proces automatiseren, waardoor advocaten snel en efficiënt relevante documenten kunnen vinden.
2. eDiscovery vereenvoudigt het discoveryproces
Het stelt advocaten in staat om door grote hoeveelheden gegevens te zoeken, snel belangrijke documenten te identificeren en deze te organiseren in gemakkelijk toegankelijke categorieën en mappen. Dit maakt het eenvoudiger voor advocaten om de gegevens te analyseren en hun zaak voor te bereiden.
3. eDiscovery maakt informatie veiliger
Door gebruik te maken van eDiscovery-processen wordt informatie verzameld en opgeslagen in een veilige elektronische omgeving, waardoor het risico wordt verkleind dat gevoelige informatie uitlekt of wordt benaderd door onbevoegden. Daarnaast zijn elektronische documenten moeilijker te vervalsen en eenvoudiger te verifiëren, omdat ze bewijs bevatten dat ze niet zijn gemanipuleerd.
4. eDiscovery ondersteunt naleving
Door gebruik te maken van eDiscovery-processen kunnen organisaties ervoor zorgen dat alle relevante documenten worden geproduceerd en dat alle documenten voldoen aan overheidsvoorschriften. Dit helpt om kostbare rechtszaken, boetes of sancties van overheidsinstanties te voorkomen.
5. eDiscovery helpt advocaten om sneller relevante feiten te bepalen
De mogelijkheid om snel door grote hoeveelheden gegevens te zoeken, kan advocaten helpen om relevante informatie snel en nauwkeurig te vinden en te presenteren. Dit kan bijdragen aan het schikkingsproces en aan de algehele uitkomst van de zaak.
eDiscovery biedt veel voordelen voor individuen, bedrijven en het juridische systeem. Deze voordelen omvatten kostenbesparing, vereenvoudiging van het discoveryproces, verbeterde beveiliging, naleving en snellere bepaling van relevante feiten. Naarmate het gebruik van eDiscovery toeneemt, zullen zowel het juridische systeem als individuen hiervan profiteren.
eDiscovery-proces: Stapsgewijze gids
Het eDiscovery-proces kan complex zijn, maar met de juiste tools is het beter beheersbaar. Hier volgt een stapsgewijs overzicht van het eDiscovery-proces:
1. Identificatie
Het eDiscovery-proces begint met het identificeren van elektronische gegevens die relevant kunnen zijn voor de juridische zaak. Dit kan e-mails, documenten, databases, computerbestanden, audio- of videobestanden en digitale afbeeldingen omvatten, die allemaal moeten worden geïdentificeerd en verzameld.
2. Bewaring
Om ervoor te zorgen dat de gegevens veilig worden opgeslagen en beschermd tegen wijziging of verwijdering, moeten organisaties relevante tools en procedures gebruiken om de gegevens te bewaren.
3. Verzameling
Organisaties moeten de bronnen van de gegevens en de opslaglocatie identificeren en vervolgens bepalen wat de meest efficiënte, kosteneffectieve en conforme manier is om deze te verzamelen. Dit kan het verzamelen van gegevens uit e-mails, databases en andere bronnen omvatten.
4. Analyse
Zodra de gegevens zijn verzameld, is analyse nodig om te bepalen welke informatie relevant is en welke niet. Dit kan het beoordelen van documenten en andere gegevens omvatten, het zoeken naar zoekwoorden en het zoeken naar patronen.
5. Beoordeling
Na de analyse is een beoordeling nodig om een weloverwogen beslissing te nemen over de relevantie van de gegevens. Dit omvat het evalueren van de gegevens, het beoordelen van de nauwkeurigheid en het geven van aanbevelingen over het vervolgtraject.
6. Productie
Zodra de beoordeling is afgerond, moeten de relevante documenten en andere gegevens worden overgedragen aan de juiste partijen. De gegevens moeten op een manier worden georganiseerd en verpakt die gemakkelijk te begrijpen en te presenteren is.
7. Getuigenis
Nadat de gegevens zijn geproduceerd, moeten ze worden gebruikt om getuigenis te leveren in juridische procedures. Dit omvat het uitleggen van de relevantie van de gegevens, het leveren van ondersteunend bewijs voor argumenten en het helpen van de rechtbank bij het nemen van een beslissing.
Typen eDiscovery
De typen eDiscovery kunnen worden onderverdeeld in drie hoofdcategorieën:
Identificatie
Identificatie omvat het identificeren van de ESI die relevant is voor een specifieke zaak. Dit houdt in dat men begrijpt waar de gegevens zich bevinden, wie er toegang toe heeft en in welke formaten ze zijn opgeslagen.
Bewaring
Bewaring is het proces waarbij ervoor wordt gezorgd dat de ESI niet wordt gewijzigd, verwijderd of op enige andere manier wordt gemanipuleerd zodra deze is geïdentificeerd. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat alle relevante informatie gedurende het hele eDiscovery-proces wordt bewaard.
Verzameling
Verzameling is het proces van het verzamelen, valideren en verwerken van de gegevens in een formaat dat kan worden gebruikt in juridische procedures.
Het bepalen van het type eDiscovery
Het type eDiscovery dat wordt gebruikt, hangt af van de omvang en complexiteit van de zaak en de behoeften van de betrokken partijen. Litigation eDiscovery wordt gebruikt wanneer rechtszaken worden verwacht en omvat het identificeren, bewaren en verzamelen van ESI die relevant kan zijn voor een mogelijk juridisch geschil. Regulatory eDiscovery wordt gebruikt voor onderzoeken met betrekking tot naleving van regelgeving en omvat het zoeken naar ESI die relevant kan zijn voor een bepaald regelgevingsvraagstuk. Interne eDiscovery wordt gebruikt bij interne onderzoeken en auditprocessen. Proactieve eDiscovery wordt ingezet om gegevens te identificeren en te verzamelen die relevant kunnen zijn voor een bepaalde zaak, zelfs voordat een rechtszaak is gestart.
1. Early Case Assessment (ECA)
Early Case Assessment (ECA) wordt gebruikt om ESI zoals e-mails en bestanden te beoordelen om een beter eerste inzicht in de zaak te krijgen. Dit helpt advocaten om de reikwijdte en strategieën van de zaak te bepalen en belangrijke documenten of bewijsstukken met prioriteit te identificeren die betrekking hebben op specifieke kwesties.
2. Data Collection
Data Collection omvat het verzamelen van ESI, meestal uit externe bronnen zoals e-mails, servers, online bronnen, cloudgebaseerde applicaties en meer. Data Collection omvat het extraheren, bewaren en kopiëren van de informatie, die vervolgens doorgaans wordt geüpload naar een beveiligde database. Hierdoor kan een advocaat snel en efficiënt toegang krijgen tot de gegevens, wat het proces van gegevensanalyse versnelt.
3. Document Processing
Document Processing omvat het extraheren, indexeren en organiseren van ESI in een gemakkelijk doorzoekbare database, zodat relevante informatie eenvoudig kan worden gevonden, doorzocht en geanalyseerd. Document Processing kan alle typen ESI omvatten, waaronder e-mails, spreadsheets, documenten en meer.
4. Document Review
Document Review omvat de beoordeling en analyse van documenten om relevantie en vertrouwelijkheid te bepalen. Gegevens worden doorgaans handmatig beoordeeld, met verschillende niveaus van beoordeling afhankelijk van de vereiste analyse. Document Review-diensten worden meestal geleverd door externe leveranciers, afhankelijk van de omvang en complexiteit van de zaak.
5. Data Analysis
Data Analysis omvat het gebruik van analytics- en zoektools om patronen en trends te identificeren en relevantie en vertrouwelijkheid te bepalen. Dit proces wordt vaak gebruikt om belangrijke documenten of bewijsstukken te identificeren die voor de zaak kunnen worden gebruikt. Data Analysis kan helpen om mogelijke verbanden tussen verschillende typen ESI te ontdekken, die vervolgens kunnen worden gebruikt om een sterke juridische zaak op te bouwen.
eDiscovery beste practices
eDiscovery is een onmisbaar hulpmiddel voor advocaten die werken aan rechtszaken of andere juridische kwesties. eDiscovery kan helpen om belangrijke documenten en bewijsstukken te achterhalen en inzicht te geven in potentiële trends en verbanden. Het gebruik van de juiste eDiscovery-diensten kan de hoeveelheid tijd en geld die aan rechtszaken wordt besteed aanzienlijk verminderen, waardoor het een belangrijk hulpmiddel is voor elke juridische professional.
Er zijn een aantal beste practices die organisaties moeten volgen bij het gebruik van eDiscovery-software. Deze zijn onder andere:
1. Uw gegevens kennen
Organisaties moeten de tijd nemen om inzicht te krijgen in de diverse typen gegevens die ze opslaan, in welk formaat deze zijn, waar ze zijn opgeslagen en wie er toegang toe heeft. Ze moeten zich ook bewust zijn van relevante wetten of regelgeving die van invloed kunnen zijn op het verzamelen en opslaan van gegevens.
2. Een eDiscovery-plan opstellen
Organisaties moeten een eDiscovery-plan opstellen waarin hun doelen en doelstellingen voor het gegevensverzamelingsproces worden beschreven, inclusief deadlines, budget en benodigde middelen. Als onderdeel van dit plan moeten ze ook personeel aanwijzen dat verantwoordelijk is voor het waarborgen van de integriteit van de gegevens. Dit plan moet regelmatig worden gemonitord om ervoor te zorgen dat gegevens efficiënt en tijdig worden verzameld, bewaard en geanalyseerd.
3. Automatisering inzetten
Automatisering kan het eDiscovery-proces stroomlijnen. Organisaties moeten overwegen om geautomatiseerde eDiscovery-software te gebruiken om grote hoeveelheden gegevens snel en nauwkeurig te beoordelen. Deze software moet regelmatig worden bijgewerkt om optimale prestaties te garanderen.
4. Veilige opslag
Organisaties moeten ervoor zorgen dat hun gegevens veilig zijn tijdens verzending en in rust. Dit omvat gevoelige inhoudscommunicatie en governance-tracking en -controles. Cybersecuritytechnologieën en -beleid moeten aanwezig zijn om het potentiële risico van cyberaanvallen en kwaadaardige interne dreigingen te beperken.
5. Kwaliteitscontrole
Organisaties moeten regelmatig de nauwkeurigheid en kwaliteit van hun gegevens beoordelen om de geldigheid ervan te waarborgen. Ze moeten ook regelmatig audits uitvoeren om te controleren of de gegevens worden verzameld, opgeslagen en benaderd in overeenstemming met hun eDiscovery-plan.
Kiteworks’ strategisch partnerschap met Bluesource
eDiscovery wordt steeds belangrijker in de digitale wereld van vandaag. Organisaties van elke omvang moeten ervoor zorgen dat zij eDiscovery-oplossingen op de juiste manier gebruiken om digitale gegevens snel en nauwkeurig te beoordelen en te analyseren.
Kiteworks biedt, in samenwerking met Bluesource, een geïntegreerde, versleutelde e-mail eDiscovery-oplossing waarmee organisaties veilig toegang hebben tot, beheer voeren over en e-mails archiveren die zijn gehost in interne of cloudgebaseerde e-mailsystemen. De oplossing omvat een gespecialiseerde forensische gateway, geavanceerde legal hold- en workflowmogelijkheden en functionaliteit voor juridische beoordeling. De versleutelde e-mail eDiscovery-oplossing helpt organisaties tijd en geld te besparen door bestaande IT-investeringen in e-mailsystemen te benutten en automatisch e-mails op een veilige en conforme manier te verzamelen.
Kiteworks zorgt samen met Bluesource ervoor dat e-mails eenvoudig en snel kunnen worden geïdentificeerd, gelabeld, gesorteerd en benaderd, zelfs wanneer ze zich in meerdere systemen bevinden. Met geavanceerde zoekmogelijkheden kunnen organisaties snel e-mails vinden, terwijl automatische legal holds en workflows ervoor zorgen dat alle e-mails worden verzameld, beveiligd en beheerd op een conforme manier.