eDiscovery: Todo lo que Necesitas Saber
eDiscovery es una herramienta esencial para recopilar, preservar y producir información almacenada electrónicamente (ESI). Se utiliza en una variedad de actividades legales, desde la preparación de memorandos previos al juicio hasta la instrucción al jurado y más. eDiscovery es rentable, simplifica el proceso de descubrimiento, mejora la seguridad, ayuda en el cumplimiento y permite a los abogados identificar rápidamente hechos relevantes para tomar decisiones informadas. eDiscovery es una herramienta poderosa que puede ayudar a individuos y empresas a ahorrar tiempo y dinero, así como a obtener resultados positivos en procedimientos legales. Para facilitar eDiscovery, las organizaciones deben tener el seguimiento y los controles de ciberseguridad adecuados para gobernar el acceso a las comunicaciones de datos de archivos y correos electrónicos privados.
Comprender el proceso de eDiscovery, las mejores prácticas y los tipos de eDiscovery es crucial. Evaluación Temprana del Caso, Recolección de Datos, Procesamiento de Documentos, Revisión de Documentos y Análisis de Datos son todos tipos de eDiscovery que se pueden utilizar en varios procedimientos legales. En este artículo, profundizamos más en qué es eDiscovery y qué significa para ti.
¿Qué es eDiscovery?
eDiscovery, también conocido como descubrimiento electrónico, es el proceso de recopilar, preservar y producir información almacenada electrónicamente (ESI) en anticipación o en respuesta a litigios o consultas regulatorias. eDiscovery es una herramienta importante para las empresas, ya que es una forma de proteger documentos originales y mantener registros precisos. En caso de litigio, eDiscovery ayuda a las corporaciones a encontrar y producir rápidamente documentos legalmente relevantes de manera confiable.
eDiscovery requiere el uso de software especializado para acceder, revisar y organizar grandes colecciones de documentos como correos electrónicos, mensajes de texto y otros medios electrónicos. El software ayuda a las organizaciones a identificar documentos relevantes dentro del conjunto de datos, basándose en palabras clave, autor, fecha/hora, remitente u otros criterios especificados. El proceso de revisión también se puede personalizar y automatizar para eliminar la revisión humana de documentos de bajo riesgo.
A través de eDiscovery, las organizaciones pueden localizar y asegurar fácilmente evidencia que anteriormente era difícil de obtener del mundo físico. Esta evidencia se puede utilizar en procedimientos judiciales o de mediación para apoyar una variedad de actividades legales, como la preparación de memorandos previos al juicio y la instrucción al jurado. Finalmente, eDiscovery ayuda a las organizaciones a aumentar la eficiencia y el ahorro de costos al evitar la revisión manual y acelerar el proceso de localización y producción de documentos relevantes.
¿Por qué es importante eDiscovery?
eDiscovery puede ser una herramienta poderosa para las organizaciones. Proporciona un proceso más eficiente para recopilar y revisar grandes cantidades de datos digitales, permitiendo a las organizaciones identificar rápidamente y con precisión información relevante. Esta mayor eficiencia ayuda a las organizaciones a ahorrar tiempo y dinero, así como a llegar al fondo del asunto más rápido.
1. eDiscovery es rentable
Los documentos electrónicos son mucho más fáciles de producir, acceder, almacenar y gestionar que sus contrapartes en papel. Esto reduce el costo de producción y almacenamiento de documentos, así como la cantidad de tiempo dedicado a buscar documentos manualmente. Además, las herramientas de eDiscovery pueden automatizar todo el proceso, permitiendo a los abogados encontrar documentos relevantes de manera rápida y eficiente.
2. eDiscovery simplifica el proceso de descubrimiento
Permite a los abogados buscar en grandes volúmenes de datos, identificar rápidamente documentos clave y organizarlos en categorías y carpetas fácilmente accesibles. Esto facilita a los abogados analizar los datos y preparar su caso.
3. eDiscovery hace que la información sea más segura
Al utilizar procesos de eDiscovery, la información se recopila y almacena en un entorno electrónico seguro, reduciendo así el riesgo de que material sensible sea filtrado o accedido por personas no autorizadas. Además, los documentos electrónicos son más difíciles de falsificar y más fáciles de autenticar, ya que incluyen pruebas de que no han sido manipulados.
4. eDiscovery ayuda al cumplimiento
Al utilizar procesos de eDiscovery, las organizaciones pueden asegurarse de que todos los documentos relevantes se produzcan y que todos los documentos cumplan con las regulaciones gubernamentales. Esto ayuda a evitar litigios costosos, multas o sanciones de organizaciones gubernamentales.
5. eDiscovery puede ayudar a los abogados a determinar hechos relevantes más rápidamente
La capacidad de buscar rápidamente en grandes cantidades de datos puede ayudar a los abogados a encontrar y presentar información relevante de manera rápida y precisa. Esto puede ayudar en el proceso de resolución, así como en el resultado general del caso.
eDiscovery ofrece muchos beneficios a individuos, empresas y al sistema legal. Estos beneficios incluyen ahorro de costos, simplificación del proceso de descubrimiento, mejora de la seguridad, cumplimiento y determinación más rápida de hechos relevantes. A medida que el uso de eDiscovery se vuelve más generalizado, el sistema legal y los individuos por igual cosecharán las recompensas.
Proceso de eDiscovery: Guía Paso a Paso
El proceso de eDiscovery puede ser complicado, pero con las herramientas adecuadas, se puede gestionar más fácilmente. Aquí tienes una visión general paso a paso del proceso de eDiscovery:
1. Identificación
El proceso de eDiscovery comienza con la identificación de datos electrónicos que pueden ser relevantes para el caso legal. Esto podría incluir correos electrónicos, documentos, bases de datos, archivos de computadora, archivos de audio o video e imágenes digitales, que deben ser identificados y recopilados.
2. Preservación
Para asegurar que los datos se almacenen de manera segura y se protejan de ser alterados o eliminados, las organizaciones deben utilizar herramientas y procedimientos relevantes para preservar los datos.
3. Recolección
Las organizaciones deben identificar las fuentes de los datos y cómo se almacenan, y luego decidir la manera más eficiente, rentable y conforme de recopilarlos. Esto podría incluir la recopilación de datos de correos electrónicos, bases de datos y otras fuentes.
4. Análisis
Una vez que los datos se recopilan, requieren análisis para determinar qué información es relevante y cuál no. Esto podría incluir la revisión de documentos y otros datos, la búsqueda de palabras clave y la búsqueda de patrones.
5. Revisión
Después del análisis, es necesaria una revisión para tomar una decisión informada sobre la relevancia de los datos. Esto incluye evaluar los datos, hacer juicios sobre su precisión y hacer recomendaciones sobre cómo proceder.
6. Producción
Una vez que la revisión está completa, los documentos relevantes y otros datos deben ser producidos para las partes apropiadas. Los datos deben estar organizados y empaquetados de una manera que sea fácil de entender y presentar.
7. Testimonio
Después de que los datos se producen, deben ser utilizados para proporcionar testimonio en procedimientos legales. Esto incluye ayudar a explicar la relevancia de los datos, proporcionar evidencia de apoyo para los argumentos y ayudar al tribunal a tomar una decisión.
Tipos de eDiscovery
Los tipos de eDiscovery se pueden dividir en tres categorías principales:
Identificación
La identificación implica identificar la ESI que es relevante para un caso particular. Esto incluye entender dónde se encuentran los datos, quién tiene acceso a ellos y en qué formatos están almacenados.
Preservación
La preservación es el proceso de asegurar que la ESI no sea modificada, eliminada o manipulada de ninguna manera una vez que ha sido identificada. Es importante asegurar que toda la información relevante se preserve a lo largo del proceso de eDiscovery.
Recolección
La recolección es el proceso de recopilar, validar y procesar los datos en un formato que pueda ser utilizado en procedimientos legales.
Determinación del Tipo de eDiscovery
El tipo de eDiscovery que se utiliza dependerá del tamaño y la complejidad del caso, y de las necesidades de las partes involucradas. eDiscovery de litigio se utiliza cuando se anticipa un litigio, e involucra la identificación, preservación y recolección de ESI que puede ser relevante para una disputa legal potencial. eDiscovery regulatorio se utiliza para investigaciones relacionadas con el cumplimiento normativo, e involucra la búsqueda de ESI que puede ser relevante para un problema regulatorio particular. eDiscovery interno se utiliza durante investigaciones internas y procesos de auditoría. eDiscovery proactivo se utiliza para identificar y recopilar datos que pueden ser relevantes para un caso particular, incluso antes de que se haya iniciado un litigio.
1. Evaluación Temprana del Caso (ECA)
La evaluación temprana del caso (ECA) se utiliza para revisar ESI como correos electrónicos y archivos para obtener una mejor comprensión inicial del asunto. Esto ayuda a los abogados a determinar el alcance y las estrategias del caso, así como a identificar y priorizar documentos clave o evidencia relacionada con asuntos específicos.
2. Recolección de Datos
La recolección de datos implica la recopilación de ESI, típicamente de fuentes externas como correos electrónicos, servidores, fuentes en línea, aplicaciones basadas en la nube y más. La recolección de datos incluye la extracción, preservación y copia de la información, que luego generalmente se carga en una base de datos segura. Esto permite a un abogado acceder rápidamente y de manera eficiente a los datos, lo que ayuda a acelerar el proceso de obtención de datos para el análisis.
3. Procesamiento de Documentos
El procesamiento de documentos implica extraer, indexar y organizar ESI en una base de datos fácilmente buscable, para que la información pertinente pueda encontrarse, buscarse y analizarse fácilmente. El procesamiento de documentos puede involucrar todo tipo de ESI, incluidos correos electrónicos, hojas de cálculo, documentos y más.
4. Revisión de Documentos
La revisión de documentos incluye la revisión y análisis de documentos para determinar relevancia y privilegio. Los datos generalmente se revisan manualmente, con niveles variables de revisión dependiendo del análisis requerido. Los servicios de revisión de documentos generalmente son proporcionados por proveedores externos, dependiendo del tamaño y la complejidad del asunto.
5. Análisis de Datos
El análisis de datos implica el uso de herramientas de análisis y búsqueda para identificar patrones y tendencias, así como para determinar relevancia y privilegio. Este proceso a menudo se utiliza para identificar documentos clave o evidencia que se puede utilizar para el caso. El análisis de datos puede ayudar a descubrir posibles conexiones entre diferentes tipos de ESI, que luego se pueden utilizar para construir un caso legal sólido.
Mejores Prácticas de eDiscovery
eDiscovery es una herramienta invaluable para los abogados que trabajan en litigios u otros asuntos legales. eDiscovery puede ayudar a descubrir documentos y evidencia clave, así como proporcionar información sobre posibles tendencias y correlaciones. Utilizar el tipo correcto de servicios de eDiscovery puede reducir significativamente la cantidad de tiempo y dinero gastado en litigios, convirtiéndolo en una herramienta importante para cualquier profesional legal.
Hay una serie de mejores prácticas que las organizaciones deben seguir al usar software de eDiscovery. Estas incluyen:
1. Conocer tus Datos
Las organizaciones deben tomarse el tiempo para entender los diferentes tipos de datos que almacenan, en qué formato están, dónde se almacenan y quién tiene acceso a ellos. También deben estar al tanto de cualquier ley o regulación relevante que pueda afectar la recopilación y almacenamiento de los datos.
2. Crear un Plan de eDiscovery
Las organizaciones deben crear un plan de eDiscovery que describa sus metas y objetivos para el proceso de recopilación de datos, incluidos plazos, presupuesto y recursos necesarios. Como parte de este plan, también deben asignar personal responsable de mantener la integridad de los datos. Este plan debe ser monitoreado regularmente para asegurar que los datos se recopilen, preserven y analicen de manera eficiente y oportuna.
3. Utilizar la Automatización
La automatización puede ayudar a agilizar el proceso de eDiscovery. Las organizaciones deben considerar el uso de software de eDiscovery automatizado para revisar rápidamente y con precisión grandes cantidades de datos. Este software debe actualizarse regularmente para asegurar un rendimiento óptimo.
4. Almacenamiento Seguro
Las organizaciones deben asegurarse de que sus datos estén seguros en tránsito y en reposo. Esto abarca las comunicaciones de contenido sensible y el seguimiento y control de la gobernanza. Las tecnologías y políticas de ciberseguridad deben estar en su lugar para mitigar el riesgo potencial que representan los ciberataques y las amenazas internas maliciosas.
5. Control de Calidad
Las organizaciones deben revisar regularmente la precisión y calidad de sus datos para asegurar su validez. También deben realizar auditorías regulares para asegurar que los datos se recopilen, almacenen y accedan de acuerdo con su plan de eDiscovery.
Asociación Estratégica de Kiteworks con Bluesource
eDiscovery es cada vez más importante en el mundo digital de hoy. Las organizaciones de todos los tamaños deben asegurarse de que están utilizando adecuadamente las soluciones de eDiscovery para revisar y analizar rápidamente los datos digitales.
Kiteworks, en asociación con Bluesource, ofrece una solución integrada de eDiscovery de correos electrónicos cifrados que permite a las organizaciones acceder, gestionar y archivar de manera segura correos electrónicos que están alojados en cualquier sistema de correo electrónico interno o en la nube. La solución incluye una puerta de enlace forense especializada, capacidades avanzadas de retención legal y flujo de trabajo, y funcionalidad de revisión legal. La solución de eDiscovery de correos electrónicos cifrados ayuda a las organizaciones a ahorrar tiempo y dinero al aprovechar las inversiones existentes en TI en sistemas de correo electrónico y recopilar automáticamente correos electrónicos de manera segura y conforme.
Kiteworks, en conjunto con Bluesource, asegura que los correos electrónicos puedan ser identificados, etiquetados, clasificados y accedidos fácil y rápidamente, incluso cuando están ubicados en múltiples sistemas. Con capacidades de búsqueda avanzadas, las organizaciones pueden encontrar correos electrónicos rápidamente, mientras que las retenciones legales automáticas y el flujo de trabajo aseguran que todos los correos electrónicos se recopilen, aseguren y gestionen de manera conforme.