Belangrijke aspecten van gegevensnaleving begrijpen
Data compliance is een integraal onderdeel geworden van het bedrijfsleven, ongeacht de omvang, sector of geografische locatie van een organisatie.
Er zijn diverse factoren die hebben geleid tot het ontstaan van data compliance. Uiteindelijk heeft een enorme groei in de hoeveelheid data geleid tot een toename van cyberdreigingen en cyberaanvallen, wat op zijn beurt een verplichting heeft gecreëerd om de privacy van klanten, burgers en patiënten te beschermen. Data compliance vereist dat organisaties goed data management toepassen voor efficiëntie, transparantie en privacy.
Maar hoe weten organisaties welke standaarden en regelgeving ze moeten volgen en welke data compliance-processen ze moeten implementeren? In deze post wordt data compliance en de rol ervan in het moderne bedrijfsleven nader bekeken, om die vragen te beantwoorden.
Waarom Data Compliance Belangrijk Is
Data compliance is het proces waarbij wordt gewaarborgd dat organisaties en hun systemen voldoen aan wettelijke, regelgevende en operationele datavereiste. Dit omvat het opzetten van controles om dataprivacy, integriteit en beschikbaarheid te beschermen en misbruik van data te voorkomen. Het omvat ook het ontwikkelen van beleid en procedures die bepalen hoe organisaties en individuen met data omgaan. Bedrijven profiteren van data compliance omdat het hen helpt om efficiënte systemen voor data management te creëren en te onderhouden.
Bedrijven investeren in data compliance om de data van hun klanten te beschermen en te waarborgen dat ze voldoen aan sectorale regelgeving zoals GDPR, HIPAA en vele anderen. Deze regelgeving is noodzakelijk om het recht op privacy, veiligheid en data-integriteit van klanten te beschermen. Naleving van regelgeving, en data compliance in bredere zin, helpt bedrijven een reputatie op te bouwen en te behouden als betrouwbare beheerders van persoonlijke data van hun klanten. Succesvolle data compliance stelt bedrijven in staat om vertrouwen op te bouwen bij hun klanten, het bedrijf te beschermen tegen datalekken en overtredingen van regelgeving, die kunnen leiden tot hoge boetes, sancties en langdurige reputatieschade.
Data compliance heeft ook praktische voordelen. Investeren in data compliance kan bedrijven helpen hun efficiëntie en winstgevendheid te vergroten. Goede data compliance-praktijken zorgen ervoor dat data niet alleen veilig en beschermd is, maar ook actueel en accuraat, wat helpt om kostbare fouten te minimaliseren. Daarnaast kan effectieve data compliance de hoeveelheid tijd en geld die bedrijven besteden aan het zoeken, corrigeren en vervangen van data verminderen.
Enkele voorbeelden van data compliance zijn:
- Het implementeren van beleid voor dataopslag en -onderhoud
- Het creëren van toegangscontroles voor data
- Het trainen van medewerkers op het gebied van dataprivacy en beveiliging
- Het opstellen van procedures voor het delen en overdragen van data
- Het opzetten van systemen voor data-archivering en verwijdering
- Het gebruik van encryptie om data te beschermen
- Het uitvoeren van beveiligingsreviews en audits
Kiteworks beschikt over een lange lijst van behaalde compliance- en certificeringsprestaties.
Data Security Compliance: een Introductie
Data security compliance verwijst naar een reeks standaarden en wetten waar organisaties aan moeten voldoen om hun data te beveiligen en te beschermen tegen datalekken, diefstal of verlies. Dit omvat een breed scala aan praktijken en strategieën, waaronder het versleutelen van gevoelige data, het bieden van toegangscontroles voor gebruikers, het implementeren van betrouwbare back-upsystemen en meer. Deze standaarden en wetten zijn vaak sectorspecifiek. Zo moeten zorgorganisaties in de VS voldoen aan de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), die regels biedt voor het gebruik en de openbaarmaking van beschermde gezondheidsinformatie. Evenzo moeten financiële instellingen mogelijk voldoen aan de Sarbanes-Oxley Act (SOX), die regels bevat voor de rapportage van elektronische gegevens. Naleving van data security-wetten is meestal verplicht, en het niet naleven kan leiden tot zware boetes, zowel financieel als qua reputatie. Daarom moeten organisaties ervoor zorgen dat ze de specifieke wetten en regelgeving in hun sector begrijpen en dat ze de noodzakelijke systemen en processen hebben om compliant te blijven.
Data security compliance omvat ook voortdurende monitoring en beheer. Dit betekent dat je je systemen en praktijken regelmatig moet auditen om te waarborgen dat ze nog steeds voldoen aan de vereiste standaarden, evenals het updaten van je protocollen wanneer de regelgeving verandert. Het is belangrijk om te beseffen dat compliant zijn niet automatisch betekent dat de data van een organisatie volledig veilig is. Compliance-standaarden bieden een minimum aan vereiste, en veel organisaties kiezen ervoor om verder te gaan dan deze standaarden om hun databeveiliging extra te versterken.
Al met al draait data security compliance om het minimaliseren van risico’s, het beschermen van gevoelige data en het voldoen aan de regelgeving die binnen jouw sector geldt. Het is een cruciaal onderdeel van informatiebeheer en kan een grote rol spelen in de algehele cybersecuritystrategie van een organisatie.
Hoe Data Security Compliance Verschilt van Data Compliance
Hoewel ze op elkaar lijken, hebben data security compliance en data compliance verschillende focuspunten en doelstellingen. Data security compliance richt zich bijvoorbeeld primair op hoe data wordt beschermd tegen datalekken, verlies en ongeautoriseerde toegang. Data security compliance gaat over de maatregelen en standaarden die een organisatie implementeert om ervoor te zorgen dat haar data veilig en beschermd is.
Data security compliance omvat doorgaans het versleutelen van data, het beheren van gebruikersrechten en het opzetten van betrouwbare back-upsystemen. Data security compliance is essentieel om potentiële cyberdreigingen te vermijden en te laten zien dat je voldoet aan dataprotectiewetten. Data compliance daarentegen verwijst naar het naleven van wetten en regelgeving die het verzamelen, opslaan, verwerken en beheren van data regelen. Deze regels omvatten niet alleen databeveiliging, maar ook dataprivacy, datasoevereiniteit, datatransparantie en meer. Zo regelt de General Data Protection Regulation (GDPR) in de EU hoe organisaties moeten omgaan met persoonlijke data van individuen, inclusief bepalingen over het verkrijgen van expliciete toestemming voor dataverzameling, het bieden van duidelijke informatie over hoe data wordt gebruikt, en het geven van individuen het recht om hun data in te zien of te laten verwijderen.
Dus, terwijl data security compliance zich richt op de technische en operationele aspecten van het beschermen van data tegen ongeautoriseerde toegang en datalekken, heeft data compliance een bredere scope en omvat het alle juridische, ethische en regelgevende aspecten van het beheren en verwerken van data. In wezen kan data security compliance worden gezien als onderdeel van het grotere geheel van data compliance. Beide zijn even belangrijk en met elkaar verbonden bij het onderhouden van de algehele gegevensbeheerstrategie van een organisatie.
Data Security Compliance: een Prioriteit voor Moderne Bedrijven
Data security compliance raakt elk aspect van een bedrijf, van juridisch tot reputatie tot operationeel. Het is daarom een missie-kritische zakelijke verplichting die een aanzienlijke impact kan hebben op het succes en de levensduur van een bedrijf. Hier zijn slechts enkele voorbeelden van hoe belangrijk data security compliance is voor organisaties:
- Juridische naleving: De eerste en meest voor de hand liggende reden is juridische naleving. Bedrijven moeten voldoen aan diverse wetten en regelgeving die dataprotectie verplicht stellen. Niet-naleving kan leiden tot hoge boetes, rechtszaken en juridische sancties.
- Reputatiebescherming: Datalekken kunnen onherstelbare schade toebrengen aan de reputatie van een bedrijf. Eén incident kan het vertrouwen van klanten aantasten, wat kan leiden tot klantenverlies en omzetverlies. In dit informatietijdperk verspreidt nieuws over datalekken zich snel, en het terugwinnen van verloren vertrouwen kan moeilijk en kostbaar zijn.
- Bescherming tegen cyberdreigingen: Met de toename van cybercriminaliteit is het waarborgen van databeveiliging een noodzaak geworden. Door data security compliance kunnen bedrijven gevoelige data beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, diefstal en datalekken, waardoor het risico op cyberaanvallen wordt verminderd.
- Economische overwegingen: Datalekken kunnen kostbaar zijn. Naast mogelijke boetes moeten bedrijven de kosten dragen van het herstellen van het lek, het compenseren van getroffen klanten en zelfs mogelijke rechtszaken. Door te voldoen aan data security compliance kunnen bedrijven deze hoge kosten vermijden.
- Behoud van een competitief voordeel: Bedrijven die kunnen aantonen dat ze robuuste data security compliance hebben, worden doorgaans meer vertrouwd door klanten en partners, wat hen een competitief voordeel op de markt geeft.
- Bedrijfscontinuïteit: Datalekken kunnen bedrijfsprocessen verstoren en leiden tot bedrijfsverlies. Naleving van data security-standaarden zorgt voor soepele bedrijfsvoering.
- Regelgevende vereiste: Afhankelijk van de sector kan data security compliance een vereiste zijn voor het verkrijgen van bepaalde certificeringen, accreditaties of contracten, vooral bij samenwerking met overheidsinstanties of grote bedrijven.
Hoe Data Compliance Bedrijven Beïnvloedt
Data compliance omvat, nogmaals, veel meer dan alleen data security compliance. Data compliance beïnvloedt hoe je informatie opslaat, verzendt en gebruikt als onderdeel van je bedrijfsvoering. Zie data compliance als het snijvlak van consumenten/patiënten/cliënten wet bescherming persoonsgegevens 2018 en informatierechten tegenover het juiste zakelijk gebruik van informatie die onder die privacyrechten kan vallen.
Om de verplichtingen van jouw organisatie met betrekking tot “data compliance” te bepalen, moet je een aantal belangrijke vragen beantwoorden:
- Hoe bescherm je je data: tegen ongeautoriseerd gebruik of openbaarmaking?
- Hoe moet die data worden beschermd: door technische, administratieve of fysieke maatregelen?
- Hoe wordt de data gebruikt? Voor zakelijke of klant-/cliënt-/patiëntendiensten?
Beveiliging is een belangrijk onderdeel van een compliance-regime. Bovendien hebben veel overheids- en sectorale standaarden en regelgeving dataprivacy en -bescherming als hun focuspunt (bijv. GDPR, PCI DSS, enz.). Organisaties moeten risicobeheer cyberbeveiliging governance en compliance kunnen aantonen aan auditors, raden van bestuur, directieleden, regelgevende en compliance-instanties, en anderen.
Data compliance is om diverse redenen van cruciaal belang voor bedrijven:
- Data Compliance voor Individuele Rechten: Zoals later in deze post wordt besproken, kruist het beheer van informatie voor zakelijke doeleinden met de rechten van individuen om hun informatie te beheren, controleren en in te zien. Verschillende sectoren vereisen aanvullende beschermingsregels op basis van andere concepten van individuele rechten.
- Data Compliance voor Ethiek en Dataprivacy: Een van de essentiële aspecten van een data compliance-framework is de ethiek van het waarborgen van gebruikersprivacy. Zorg, retail, financiële sector en andere sectoren hebben regelgeving die gebruikersprivacy als heilig en fundamenteel onderdeel van hun bedrijfsvoering definiëren.
- Data Compliance voor Zakelijk Gebruik: Buiten dataprivacy tegen ongeautoriseerde openbaarmaking, kruist data compliance ook met het juiste zakelijke gebruik. Terwijl sommige dataregelgeving strenger is dan andere, afhankelijk van waar ze rechtsbevoegdheid hebben, benadrukken veel frameworks hoe een bedrijf informatie mag gebruiken en hoe niet. Sommige van deze frameworks (zoals de General Data Protection Regulation [GDPR]) specificeren ook strikte richtlijnen voor hoe lang informatie mag worden gebruikt en onder welke omstandigheden.
- Data Compliance voor Toestemming: Aansluitend op het vorige punt is toestemming een integraal onderdeel van compliance. Sommige frameworks vereisen dat je opt-out-informatie verstrekt voor marketing- of zakelijk gebruik, terwijl nog strengere frameworks vereisen dat bedrijven aantoonbare, gedocumenteerde toestemming verkrijgen.
Hoe Verschillende Regelgeving Data Compliance Beïnvloedt
Niet alle data is gelijk, en niet alle compliance-frameworks en regelgeving vereisen hetzelfde niveau van databeveiliging.
Enkele van de belangrijkste compliance-standaarden en regelgeving die bedrijven beïnvloeden zijn onder andere:
- HIPAA: Deze regelgeving omvat zorginformatie voor patiënten die werken met ziekenhuizen, verzekeringsmaatschappijen of iedereen die betrokken is bij het leveren van zorg. HIPAA-naleving vereiste definiëren compliance strikt als betrekking hebbend op beschermde gezondheidsinformatie (PHI) of informatie met betrekking tot de zorg of betalingsinformatie van een patiënt. Onder HIPAA mogen bedrijven PHI nooit aan derden anders dan de patiënt zelf verstrekken zonder strikte, gedocumenteerde toestemming. Dit vereist goed gedocumenteerd risicobeheer door derden (TPRM) beleid en procedures. Evenzo moet die informatie worden beschermd tegen openbaarmaking, waar deze zich ook bevindt—waaronder databases, werkstations/mobiele apparaten, servers en zelfs tijdens overdracht tussen verschillende partijen. De meeste compliant technologieën bieden manieren om informatie veilig te gebruiken, zodat bedrijven niet hoeven te vertrouwen op encryptie van e-mail of andere oudere technologieën.
- Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS): PCI-naleving heeft betrekking op creditcardbetalingen en de bescherming van betalingsinformatie tijdens aankopen. Waar HIPAA compliance specificeert met betrekking tot PHI, richt PCI DSS zich specifiek op betalingsinformatie op het verkooppunt, inclusief creditcardnummers, namen, adressen, telefoonnummers, enzovoort. In tegenstelling tot HIPAA, die door de federale en deelstaatregeringen wordt gereguleerd, is PCI een uitvinding van de grote creditcardnetwerken (Visa, Mastercard en American Express) en wordt het gehandhaafd via sancties voor niet-conforme handelaren of betalingsverwerkers. Sancties kunnen in dit geval bestaan uit oplopende boetes voor elke overtreding en het verlies van een merchant account (waardoor het moeilijk, zo niet onmogelijk wordt om creditcardtransacties te verwerken).
- General Data Protection Regulation (GDPR): GDPR wordt algemeen beschouwd als een van de strengste privacywetten ter wereld. Met rechtsbevoegdheid over de gehele Europese Unie en diverse extra deelnemende landen, vereist GDPR dat bedrijven strikte controle houden over gebruikersdata. Dit omvat vereiste voor rapportage over het juiste gebruik van die informatie (en alleen gebruik van consumentendata op basis van strikte zakelijke noodzaak), het bieden van gemakkelijk toegankelijke methoden voor consumenten om hun informatie in te zien en verwijdering aan te vragen, en gedocumenteerde toestemming bij elk nieuw verzoek om consumenteninformatie. Deze laatste vereiste houdt ook in dat bedrijven gedetailleerde motieven aan de klant moeten geven voor het verzamelen van data (of dit nu is voor analyses, terugkerende betalingen, e-mailmarketing of tientallen andere situaties).
- California Consumer Privacy Act (CCPA): CCPA is op veel punten gemodelleerd naar GDPR. Deze regelgeving geldt voor inwoners van Californië en bedrijven die zaken doen in de staat, en definieert persoonlijke informatie als alledaagse zaken zoals namen, adressen, telefoonnummers, e-mailadressen, enzovoort. CCPA stelt vereiste voor bedrijven om opt-out-mogelijkheden te bieden, zodat consumenten kunnen stoppen met het ontvangen of deelnemen aan zakelijke acties of kunnen voorkomen dat jouw bedrijf die informatie aan derden verkoopt.
Een belangrijk verschil tussen GDPR en CCPA (en veel Amerikaanse regelgeving) is dat GDPR een “opt-in”-wet is die bedrijven verplicht om toestemming te verkrijgen voordat ze iets met data doen. CCPA en de meeste andere zakelijke regelgeving zijn daarentegen “opt-out”, waarbij jouw bedrijf consumenteninformatie mag gebruiken totdat specifiek wordt aangegeven dat dit moet stoppen.
- The Sarbanes-Oxley Act (SOX): SOX verschilt enigszins van regelgeving die zich richt op consumenten of patiënten, omdat het bedrijven verplicht om rapportages en documentatie te leveren over de beveiliging, risico’s en auditing die jouw bedrijf implementeert. In het bijzonder vereist SOX dat bedrijven hun financiële en veiligheidsinformatie openbaar maken, met name hun beveiligingsplannen, beleid en implementatie.
- FedRAMP: Het Federal Risk and Authorization Management Program (FedRAMP) is een set regels die bepalen hoe cloudproviders informatie beschermen die is gecreëerd of gebruikt ten behoeve van federale instanties. Databescherming voor FedRAMP-conforme bedrijven is afhankelijk van de gevoeligheid van die informatie. Zelfs gevoelige maar openbaar beschikbare informatie vereist specifieke beschermingsmaatregelen tijdens opslag, delen of e-mail. Daarnaast verhogen beschermde gegevens onder andere frameworks (PHI of betalingsinformatie) de vereiste voor FedRAMP dienovereenkomstig.
Andere frameworks zijn van toepassing op specifieke bedrijven of sectoren, meestal ontwikkeld door beroepsorganisaties of bedrijven zelf. Zo heeft het National Institute of Standards and Technology (NIST) diverse compliance-documenten ontwikkeld voor verschillende overheidsgebieden, en heeft Adobe het Common Control Framework (CCF) uitgebracht ter ondersteuning van governance, risico en naleving (GRC). Daarnaast biedt de International Organization for Standardization (ISO) honderden technische richtlijnen voor beveiliging, operaties en interoperabiliteit, waar compliance-frameworks op voortbouwen of van lenen.
Hoewel er specifieke vereiste zijn voor elk framework (hierboven vermeld), bevatten de meeste regelgeving gemeenschappelijke beveiligings- en privacymaatregelen. Deze omvatten onder andere:
- Encryptie: Alle consument-, patiënt- of andere beschermde datatypes moeten worden versleuteld met (meestal) AES-128 of AES-256-algoritmen bij opslag op een server of met TLS 1.2+ tijdens overdracht bij bestandsoverdracht.
- E-mailbescherming: Omdat informatie moet worden versleuteld, zijn e-mails doorgaans evenzeer gereguleerd. Omdat het implementeren van naleving van e-mail via encryptie een uitdaging is qua gebruikerservaring en zakelijke flexibiliteit, gebruiken veel bedrijven beveiligde links terug naar interne, beschermde servers.
- Audit logging: Databescherming omvat vrijwel altijd vereiste voor controle over wie toegang heeft tot informatie en het bijhouden van logs voor systeem- en bestandsgebeurtenissen. De meeste compliance omvatten audit logs voor hoe informatie wordt gebruikt, verplaatst en opgeslagen.
Toch hoef je niet vanaf nul te beginnen bij het voorbereiden op compliance-audits. Enkele voorbereidende stappen zijn onder andere:
- Bereid je vooraf voor: Als je weet dat je regelmatig audits zult ondergaan, moet je je vooraf voorbereiden. Dit omvat het verzamelen van documenten, technische maatregelen en administratieve rapporten. Zelfs als je niet 100% compliant bent, toont voorbereiding op de audit aan waar je je infrastructuur moet aanpassen.
- Bereid je voor op verzoeken tot inzage van betrokkenen: Onder GDPR hebben consumenten het recht om kopieën op te vragen van alle informatie die door jouw bedrijf wordt opgeslagen en gebruikt. Bovendien moet je deze informatie binnen een redelijke termijn verstrekken, meestal tussen de 30 en 45 dagen. Door dit proces vooraf te standaardiseren kun je niet alleen snel reageren, maar ook consistent compliant blijven.
- Gebruik automatisering: In een moderne wereld van digitale verzameling en verwerking moeten bedrijven automatisering inzetten om audits en data-aanvragen te documenteren, te catalogiseren en te stroomlijnen.
- Implementeer conforme technologie: Het is inmiddels een feit dat bedrijven cloudservices gebruiken om hun activiteiten te ondersteunen. Als je compliance-vereiste hebt, moet elke dienst die je implementeert die vereiste ondersteunen.
- Training en permanente educatie: Je team moet altijd de juiste training hebben om compliance-controles binnen jouw specifieke infrastructuur te implementeren en audits uit te voeren wanneer nodig. Evenzo moet je blijvende training ondersteunen om ervoor te zorgen dat ze altijd op de hoogte zijn van wijzigingen in compliance of technologie. Dit omvat een robuust TPRM-programma.
Kiteworks Helpt Organisaties Data Compliance te Bereiken
Het Kiteworks Private Content Network verenigt, volgt, beheert en beveiligt communicatie van gevoelige inhoud. Het biedt uitgebreide data compliance via compliance en security governance. Elk vertrouwelijk bestand dat wordt verzonden, gedeeld of overgedragen naar, binnen en buiten een organisatie wordt gevolgd en beheerd.
Belangrijke mogelijkheden van het Kiteworks-platform zijn onder andere:
- Beveiliging en compliance: Kiteworks maakt gebruik van AES-256 encryptie voor data in rust en TLS 1.2+ voor data onderweg. De hardened virtual appliance, granulaire controles, authenticatie en andere security stack-integraties, evenals uitgebreide logging en auditrapportages, stellen organisaties in staat om eenvoudig en snel compliance met beveiligingsstandaarden aan te tonen. De out-of-the-box compliance-rapportages voor sectorale en overheidsregulering en standaarden, zoals HIPAA, PCI DSS, SOC 2 en GDPR, zijn van cruciaal belang. Daarnaast beschikt Kiteworks over certificering en compliance met diverse standaarden, waaronder maar niet beperkt tot FedRAMP, FIPS (Federal Information Processing Standards), FISMA (Federal Information Security Management Act), CMMC (Cybersecurity Maturity Model Certification) en IRAP (Information Security Registered Assessors Program).
- Audit logging: Met de onveranderlijke audit logs van het Kiteworks-platform kunnen organisaties erop vertrouwen dat aanvallen sneller worden gedetecteerd en dat zij de juiste bewijsketen behouden voor forensisch onderzoek. Omdat het systeem entries van alle componenten samenvoegt en standaardiseert, besparen de uniforme syslog en waarschuwingen beveiligingscentrum (SOC)-teams cruciale tijd en helpen ze compliance-teams bij de voorbereiding op audits.
- Documentatie van toestemming: Omdat veel frameworks zoals GDPR gedocumenteerde toestemming vereisen voor verzameling en elk verzoek tot inzage, hebben organisaties een platform nodig dat dit proces automatiseert. Kiteworks biedt uitgebreide rapportages en logging van alle toestemmingsformulieren en data-aanvragen, zodat organisaties consistent data compliance kunnen aantonen.
- Single-tenant cloud-omgeving: Bestandsoverdrachten, dataopslag en gebruikersrechten vinden plaats op een toegewijde Kiteworks-instantie, ingezet op locatie, op de Infrastructure-as-a-Service (IaaS)-middelen van een organisatie, of gehost als een private, single-tenant instantie door Kiteworks in de cloud via de Kiteworks Cloud-server. Dit betekent geen gedeelde runtime, databases of repositories, gedeelde resources of risico op cross-cloud datalekken of aanvallen.
- Naadloze automatisering en MFT: Het Kiteworks-platform ondersteunt automatisering van beheerde bestandsoverdracht (MFT) om contentoverdracht naar en van beveiligde bestandsoverdracht en andere repositories zoals file shares en AWS S3 te faciliteren.
- Inzicht en beheer: Het CISO Dashboard in Kiteworks geeft organisaties een overzicht van hun informatie: waar deze zich bevindt, wie er toegang toe heeft, hoe deze wordt gebruikt en of verzendingen, delingen en overdrachten van data voldoen aan regelgeving en standaarden. Het CISO Dashboard stelt organisatieleiders in staat om weloverwogen beslissingen te nemen en biedt een gedetailleerd inzicht in compliance.
Wil je meer weten over het Kiteworks Private Content Network en hoe het uitgebreide data compliance-mogelijkheden biedt? Plan dan een aangepaste demo.
Aanvullende bronnen