Comment partager en toute sécurité des fichiers confidentiels avec des équipes à distance dans différents pays

Le partage de fichiers confidentiels entre équipes internationales exige bien plus qu’un simple stockage cloud : il requiert une sécurité de niveau entreprise pour protéger les données sensibles tout en permettant une collaboration fluide.

Avec le télétravail qui s’étend sur plusieurs juridictions et cadres réglementaires, les organisations doivent relever des défis complexes en matière de protection des données, de conformité et de contrôle des accès. La clé consiste à mettre en place des plateformes de partage sécurisé de fichiers dotées de contrôles de sécurité avancés, de principes de sécurité zéro trust et de fonctions de surveillance adaptées.

Ce guide propose aux responsables IT et sécurité des stratégies concrètes pour instaurer des workflows de partage sécurisé de fichiers, maintenir la productivité, répondre aux exigences réglementaires strictes et limiter les risques de violation à l’échelle mondiale.

Résumé exécutif

À retenir : Les organisations doivent s’appuyer sur des plateformes de partage de fichiers de niveau entreprise, intégrant chiffrement de bout en bout, architecture zéro trust et surveillance de la conformité, pour partager en toute sécurité des fichiers confidentiels avec des équipes à distance, au-delà des frontières, tout en respectant les exigences réglementaires.

Pourquoi c’est important : Les fuites de données dues à un partage non sécurisé peuvent entraîner des amendes réglementaires, des responsabilités juridiques et une atteinte à la réputation. Des contrôles de sécurité adaptés permettent une collaboration mondiale efficace sans compromettre la confidentialité ni la conformité.

Points clés à retenir

1. Le chiffrement de bout en bout est indispensable pour le partage de fichiers confidentiels. Un chiffrement de niveau militaire protège les données tout au long de leur cycle de vie et garantit que seuls les destinataires autorisés accèdent aux informations sensibles, même en cas d’interception.

2. Les principes zéro trust éliminent les hypothèses de sécurité et imposent une vérification continue. L’utilisation du RBAC et d’audits réguliers permet de s’assurer que chaque membre accède uniquement aux fichiers nécessaires à ses missions, partout dans le monde.

3. Les liens temporaires protégés par mot de passe réduisent les risques d’exposition à long terme. Des accès limités dans le temps et des liens expirant automatiquement empêchent les accès non autorisés tout en facilitant la collaboration sécurisée avec des partenaires et sous-traitants externes.

4. La formation des utilisateurs constitue un rempart humain contre les menaces de sécurité. Des sessions régulières de sensibilisation à la sécurité (phishing, bonnes pratiques de partage, responsabilités de conformité) renforcent les contrôles techniques grâce à de meilleurs comportements utilisateurs.

5. Une surveillance adaptée garantit la conformité réglementaire et la détection des menaces. Les journaux d’audit automatisés et le suivi des activités offrent une visibilité sur les accès aux fichiers et prouvent le respect des réglementations internationales sur la protection des données.

1. Mettre en œuvre le chiffrement de bout en bout et des contrôles de sécurité avancés

Le chiffrement de bout en bout garantit que seul le destinataire prévu peut déchiffrer et accéder aux données partagées, rendant les fichiers interceptés totalement illisibles pour toute personne non autorisée, y compris le fournisseur de service. Cette pratique représente la référence pour la protection des informations confidentielles lors de la transmission et du stockage à l’international.

Les contrôles de sécurité essentiels vont au-delà du chiffrement pour instaurer plusieurs couches de protection. Les outils de partage sécurisé de fichiers combinent chiffrement et authentification à deux facteurs pour mettre en place des défenses robustes contre les accès non autorisés. Les organisations doivent appliquer le chiffrement aussi bien au repos (pour les fichiers stockés) qu’en transit (lors des transferts entre utilisateurs et systèmes).

Les principales fonctions de sécurité à vérifier incluent :

• L’authentification multifactorielle nécessitant plusieurs méthodes de vérification

• Des journaux d’audit détaillés retraçant tous les accès et partages de fichiers

• Une analyse avancée des malwares inspectant les fichiers avant leur diffusion

• Des contrôles DLP surveillant et bloquant le partage d’informations sensibles

• Des certifications réglementaires, dont la conformité FedRAMP pour les administrations, HIPAA pour les données de santé et RGPD pour les opérations européennes

Ces contrôles conjugués forment un cadre de sécurité qui protège à la fois contre les menaces externes et les risques internes, tout en assurant la transparence nécessaire aux audits et au reporting réglementaire.

2. Gérer les autorisations d’accès selon les principes zéro trust

La sécurité zéro trust repose sur un modèle où aucun utilisateur ou appareil n’est considéré comme fiable par défaut, imposant une vérification continue avant d’accorder l’accès aux fichiers confidentiels. Cette approche est cruciale pour les équipes internationales, où les périmètres réseau traditionnels disparaissent et où les accès proviennent de lieux et de terminaux variés.

La mise en œuvre d’une architecture zéro trust passe par l’instauration de contrôles d’accès basés sur les rôles (RBAC), adaptés aux fonctions et besoins métiers. Les organisations doivent auditer régulièrement les journaux d’accès pour détecter les comportements inhabituels ou tentatives non autorisées, tout en appliquant le principe du moindre privilège pour que chacun accède uniquement aux fichiers nécessaires à ses missions. Les autorisations contextuelles ajoutent une couche supplémentaire en tenant compte de la localisation de l’utilisateur, de l’état de sécurité du terminal ou de l’heure d’accès lors des décisions d’autorisation.

Des plateformes comme Kiteworks, Microsoft Teams, Dropbox Business, Google Workspace et Box proposent des contrôles granulaires qui facilitent la mise en œuvre du zéro trust. Les administrateurs peuvent ainsi définir des autorisations précises au niveau du fichier, du dossier ou de l’utilisateur, tout en gardant une visibilité sur l’ensemble des activités de contrôle d’accès dans l’organisation.

Pour aller plus loin, il convient de mettre en place des workflows d’approbation clairs pour les partages externes, de limiter la durée des accès (expiration automatique) et d’exiger une ré-authentification pour les fichiers sensibles. Des revues régulières des autorisations garantissent que les droits d’accès restent adaptés lors des changements de rôle ou à la fin d’un projet.

3. Utiliser des liens temporaires et la protection par mot de passe pour les fichiers sensibles

Les liens protégés par mot de passe et à expiration réduisent fortement les risques en limitant dans le temps l’accès aux documents confidentiels. Les fonctions de sécurité telles que le chiffrement, le contrôle d’accès par rôle, la protection par mot de passe, l’expiration des liens et les journaux d’audit s’associent pour offrir des mécanismes de partage sécurisé dans les situations à haut risque.

Pour générer un lien temporaire sécurisé :

1. Sélectionnez le fichier confidentiel dans votre plateforme de partage sécurisé de fichiers

2. Choisissez « Créer un lien sécurisé » ou une option équivalente

3. Définissez la durée de validité (de 24 h à 30 jours selon la sensibilité)

4. Activez la protection par mot de passe avec un mot de passe fort et unique

5. Configurez une limite de téléchargements si la plateforme le permet

6. Envoyez le lien et le mot de passe par des canaux de communication séparés

7. Surveillez les journaux d’accès pour vérifier l’utilisation appropriée

Les liens d’accès temporaires sont particulièrement utiles pour partager des contrats avec des avocats externes, transmettre des documents de conformité à des auditeurs ou collaborer sur des projets sensibles avec des partenaires externes pour une durée limitée. Ces scénarios exigent un contrôle d’accès qui s’arrête automatiquement, sans charge administrative continue.

Pensez à adapter le niveau de sécurité selon la sensibilité du fichier : les documents très confidentiels peuvent nécessiter à la fois une protection par mot de passe et des liens à usage unique, tandis que les documents internes de collaboration peuvent bénéficier d’une expiration plus longue et de contrôles d’accès par équipe.

4. Former les équipes à distance aux bonnes pratiques du partage sécurisé de fichiers

La sensibilisation des utilisateurs est le facteur le plus déterminant pour garantir un partage sécurisé de fichiers, car même les contrôles techniques les plus avancés peuvent être compromis par de mauvaises pratiques. Une formation continue sur la cybersécurité, les menaces de phishing et la gestion sécurisée des données crée un rempart humain qui complète la sécurité technique.

Les thèmes essentiels à aborder incluent les techniques de détection du phishing pour aider les collaborateurs à repérer les demandes de partage malveillantes, des règles de mot de passe robustes pour éviter le vol d’identifiants, la bonne utilisation des liens de partage sécurisé (avec procédures de vérification) et les responsabilités de conformité propres à chaque rôle et zone géographique.

Les bonnes pratiques à adopter par les équipes :

• Toujours vérifier l’identité du destinataire via un canal secondaire avant de partager un fichier confidentiel.

• Ne jamais transmettre de mots de passe ou d’informations sensibles via des applications de messagerie ou des e-mails non sécurisés.

• Signaler immédiatement toute activité de partage suspecte ou demande d’accès inhabituelle aux équipes de sécurité.

• N’utiliser que les plateformes de partage approuvées comme Kiteworks et éviter les services de stockage cloud personnels.

• Changer régulièrement de mot de passe et activer l’authentification multifactorielle sur tous les comptes.

Les programmes de formation doivent inclure des simulations de phishing pour tester la vigilance des utilisateurs, des mises à jour régulières sur les nouvelles menaces et des procédures claires d’escalade en cas d’incident. Une formation adaptée à chaque rôle garantit que chacun comprend ses responsabilités spécifiques dans le dispositif de protection des données de l’organisation.

5. Surveiller les activités de partage de fichiers et garantir la conformité réglementaire

Un journal d’audit constitue une séquence enregistrée retraçant qui a accédé ou partagé des fichiers, quand et quelles actions ont été réalisées. Cette visibilité est essentielle pour la surveillance de la sécurité et la conformité réglementaire à l’international.

Une surveillance efficace repose sur des alertes automatiques en cas de comportements suspects (volumes de téléchargement inhabituels, accès depuis des zones géographiques inattendues, partage avec des domaines externes non autorisés). Les organisations doivent planifier des revues régulières des journaux d’activité et des changements d’autorisations pour détecter d’éventuelles failles de sécurité ou violations de règles avant qu’elles ne deviennent des incidents.

Le suivi de la conformité doit s’aligner sur les cadres réglementaires applicables :

La surveillance de la conformité implique d’associer les exigences propres à votre organisation aux fonctions de la plateforme, de mettre en place un reporting automatisé pour les équipes conformité et de conserver une documentation détaillée attestant du respect des normes. La traçabilité de la chaîne de conservation est particulièrement importante dans les secteurs fortement réglementés, où il faut suivre le parcours des données tout au long de leur cycle de vie.

Des audits réguliers doivent évaluer l’efficacité des contrôles de surveillance, identifier les éventuelles lacunes et garantir que les capacités d’audit évoluent avec la croissance de l’organisation et l’évolution des exigences réglementaires.

6. Choisir la bonne plateforme de partage sécurisé de fichiers

Une plateforme de partage sécurisé de fichiers est un service cloud qui permet aux équipes d’envoyer, stocker et collaborer sur des fichiers tout en répondant aux exigences de sécurité d’entreprise grâce au chiffrement, aux contrôles d’accès et à la surveillance des activités. Contrairement aux solutions grand public, les plateformes professionnelles offrent la gouvernance et la conformité indispensables à la gestion de données confidentielles à l’international.

Les fonctionnalités critiques à évaluer incluent le chiffrement de bout en bout pour protéger les données tout au long de leur cycle de vie, des contrôles d’accès granulaires pour gérer précisément les autorisations, une intégration fluide avec les outils d’entreprise comme Office 365 et Microsoft Teams, ainsi que des fonctions centralisées de gouvernance pour soutenir les efforts de conformité. Ces plateformes doivent également proposer des journaux d’audit robustes, une analyse des malwares et des contrôles DLP pour répondre aux besoins de sécurité des équipes réparties dans le monde entier.

Pour comparer les solutions du marché, examinez leurs fonctions de sécurité et de collaboration :

Ces solutions proposent des fonctions de collaboration en temps réel telles que l’édition simultanée de documents, la gestion des versions et la compatibilité multiplateforme, pour une collaboration efficace où que soient les équipes. Le choix dépendra des exigences de conformité, de l’environnement technologique existant et du niveau de sécurité attendu.

Pourquoi Kiteworks se démarque pour le partage international de fichiers

Kiteworks propose une solution unique pour les organisations qui partagent des fichiers confidentiels avec des équipes à distance à l’international. La plateforme allie sécurité de niveau entreprise, conformité réglementaire et fonctions de souveraineté des données pour relever les défis complexes du partage mondial de fichiers.

L’architecture de chiffrement de Kiteworks offre une protection de niveau militaire grâce au chiffrement AES 256, aussi bien au repos qu’en transit, garantissant la sécurité des fichiers confidentiels tout au long de leur cycle de vie. Contrairement à de nombreux concurrents, Kiteworks applique un vrai chiffrement de bout en bout, où seuls les destinataires autorisés peuvent déchiffrer le contenu partagé, assurant ainsi un zéro trust qui empêche même les administrateurs système d’accéder aux données sensibles.

Pour les organisations soucieuses de conformité, Kiteworks détient des certifications pour les cadres réglementaires les plus exigeants, dont FedRAMP Moderate et High Ready Authorization, conformité HIPAA, conformité RGPD, conformité CMMC 2.0 et conformité ISO 27001. Ce portefeuille de certifications permet aux organisations de partager des fichiers en toute confiance, quel que soit le secteur (santé, finance, administration, défense) et la juridiction.

Les fonctions de souveraineté des données distinguent Kiteworks en permettant aux organisations de contrôler précisément l’emplacement de leurs données et leur circulation au-delà des frontières. La plateforme prend en charge le cloud privé, le déploiement sur site et des options sécurisées, garantissant que les données sensibles ne quittent jamais les zones ou centres de données autorisés. Cette flexibilité est essentielle pour les organisations soumises à des exigences strictes de résidence des données ou travaillant avec des clients publics imposant la souveraineté.

L’approche unifiée de la plateforme regroupe le partage sécurisé de fichiers, la messagerie sécurisée, le MFT sécurisé, les formulaires de données sécurisés et d’autres canaux de communication dans une seule solution, avec gouvernance et surveillance centralisées. Cette intégration élimine les failles de sécurité liées à la multiplication des solutions ponctuelles et fournit les journaux d’audit et le suivi d’activité nécessaires à la conformité internationale.

Kiteworks propose également des fonctions avancées de collaboration, comme la coédition en temps réel, la gestion des versions et l’automatisation des workflows, pour maintenir la productivité tout en garantissant la sécurité. Son architecture API-first facilite l’intégration avec les systèmes d’entreprise existants via des intégrations de sécurité, permettant de déployer le partage sécurisé de fichiers sans perturber les processus métiers établis.

Pour en savoir plus sur le partage sécurisé de fichiers confidentiels avec des équipes à distance dans différents pays, réservez votre démo sans attendre !

Ressources complémentaires

• Article de blog  
  5 meilleures solutions de partage sécurisé de fichiers pour les entreprises
• Article de blog  
  Comment partager des fichiers en toute sécurité
• Vidéo
  Kiteworks Snackable Bytes : Partage sécurisé de fichiers
• Article de blog  
  12 exigences essentielles pour un logiciel de partage sécurisé de fichiers
• Article de blog  
  Les options de partage sécurisé de fichiers les plus sûres pour l’entreprise et la conformité