Top HIPAA-conforme formulieren

Verzamelt u online patiëntinformatie? Als u geen HIPAA-conform formulier gebruikt, loopt u het risico op een datalek of boetes en sancties in verband met HIPAA.

Zijn Google Forms HIPAA-conform? Standaard Google Forms zijn niet HIPAA-conform. U kunt ze echter wel HIPAA-conform maken door een business associate agreement met Google te ondertekenen en daarnaast de beveiligings- en privacy-instellingen van het account aan te passen om beschermde gezondheidsinformatie (PHI) en andere gevoelige gegevens te beschermen.

Definitie van HIPAA-naleving

HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) naleving verwijst naar het voldoen aan de reeks beveiligingsregels die zijn opgesteld door het Amerikaanse Department of Health and Human Services (HHS) om de privacy en beveiliging van persoonlijke gezondheidsinformatie te beschermen. Deze regels vereisen dat organisaties passende maatregelen nemen om gevoelige gezondheidsinformatie van patiënten te beschermen. Dit omvat het implementeren van sterke fysieke, technische en administratieve beveiligingsmaatregelen om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van de gegevens te waarborgen.

Organisaties die HIPAA-conform moeten zijn, zijn onder andere zorgverleners, zorgverzekeraars, clearinghouses in de zorg en hun business associates. Elke organisatie die werkt met beschermde gezondheidsinformatie (PHI) moet voldoen aan HIPAA, aangezien PHI alle identificerende informatie bevat die verband houdt met de fysieke of mentale gezondheid van een patiënt. Voorbeelden van organisaties die HIPAA-conform moeten zijn, zijn zorgverzekeraars, ziekenhuizen, dokterspraktijken, klinieken, verpleeghuizen, apotheken, medische laboratoria en elke andere organisatie die met PHI werkt.

HIPAA-naleving is belangrijk omdat het ervoor zorgt dat gevoelige informatie van patiënten wordt beschermd tegen ongeautoriseerde toegang of openbaarmaking. Dit helpt de privacy en beveiliging van patiëntinformatie te waarborgen en ondersteunt het vertrouwen tussen zorgverleners en hun patiënten. Naleving van HIPAA zorgt er ook voor dat patiëntinformatie accuraat, up-to-date en veilig blijft. Daarnaast helpt naleving ook om datalekken te voorkomen, die kunnen leiden tot financiële boetes en kostbare reputatieschade.

Organisaties en hun klanten en patiënten profiteren op diverse manieren van HIPAA-naleving. HIPAA-naleving zorgt ervoor dat gevoelige patiëntgegevens correct worden beveiligd en vertrouwelijk worden behandeld. Het zorgt er ook voor dat patiëntinformatie actueel en accuraat blijft en biedt het kader voor organisaties om toegang tot patiëntgegevens te monitoren en te auditen. Verder helpt HIPAA-naleving de financiële en reputatiebelangen van organisaties en patiënten te beschermen door datalekken en andere kwaadwillige aanvallen te helpen voorkomen.

Bovendien kan naleving het risico op boetes wegens niet-naleving, aansprakelijkheidskwesties en andere juridische problemen verkleinen.

Wat zijn HIPAA-conforme formulieren?

HIPAA-conforme formulieren zijn door gebruikers ingevulde digitale documenten met velden, tekst en andere invoervelden die van patiënten worden verzameld om een datagedreven taak uit te voeren. U kunt bijvoorbeeld gezondheidsinformatie van een patiënt moeten verzamelen tijdens de intake, en u heeft besloten die informatie digitaal te verzamelen. U kunt hiervoor een digitaal formulier op een kiosk of mobiel apparaat gebruiken, maar het formulier moet voldoen aan de HIPAA Privacy- en Security-regels.

Kort samengevat definiëren HIPAA-regels PHI als alle gegevens die kunnen worden gebruikt om een individuele patiënt te identificeren als onderdeel van het zorgproces. Deze gegevens kunnen medische dossiers, aantekeningen van artsen, correspondentie tussen patiënten en artsen en betalings- en facturatiegegevens van patiënten omvatten.

Elke primaire zorgverlener (de “Covered Entity” of CE) of een partner (de “Business Associate” of BA) die op welke manier dan ook PHI verwerkt, valt onder HIPAA en moet zich houden aan de rapportage-, beveiligings- en administratieve regels van de wet.

Alle persoonlijke gegevens die een patiënt in een digitaal formulier invult, kunnen als PHI worden beschouwd. Daarom moet alle informatie die in dat formulier wordt ingevoerd privé blijven en worden beschermd tegen ongeautoriseerde toegang.

Verschillende regels en richtlijnen bepalen de noodzakelijke stappen om een formulier te beveiligen:

1. Het formulier moet worden beveiligd met de juiste controles zoals gedefinieerd in de HIPAA Security Rule. Dit houdt in dat redelijke, passende encryptie en beveiligingssoftware aanwezig moeten zijn om gegevens in rust en onderweg te beschermen. Uw formulier moet dus gegevens beveiligen op het apparaat én tijdens het transport via diverse applicaties binnen een netwerk.
2. Het apparaat waarop het formulier is ingevuld moet beschikken over voldoende technische en fysieke beveiligingsmaatregelen, waaronder autorisatiebescherming, encryptie en controle over wie toegang heeft tot het apparaat.
3. Als het formulier wordt aangeboden door een externe softwareleverancier, moet de CE een geldige Business Associate Agreement (BAA) met de leverancier hebben om hun verantwoordelijkheden en aansprakelijkheid, evenals die van uzelf, te verduidelijken.

Zelfs met deze beveiligingsmaatregelen is er geen garantie dat het formulier conform is als niet ook de juiste stappen worden gevolgd bij het omgaan met gegevens of apparaten voor gegevensverzameling. Een niet-conform formulier kan PHI in gevaar brengen en uw zorgorganisatie in overtreding brengen, met boetes tot $50.000 per incident en mogelijk gevangenisstraf tot gevolg.

Waarom HIPAA-conforme online intakeformulieren?

HIPAA-conforme online intakeformulieren bieden een veilige en betrouwbare manier om gevoelige gezondheidsinformatie van patiënten te verzamelen, op te slaan en over te dragen. Veel zorg- en welzijnsorganisaties maken tegenwoordig gebruik van HIPAA-conforme online intakeformulieren om ervoor te zorgen dat gezondheidsinformatie van patiënten vertrouwelijk en veilig blijft en niet wordt gedeeld met externe organisaties of individuen. Het gebruik van online formulieren elimineert ook de noodzaak om papieren formulieren handmatig in te vullen, wat tijd en geld bespaart en de kans op fouten verkleint. Bovendien helpt het gebruik van HIPAA-conforme formulieren om de privacy van de patiënt te waarborgen en ervoor te zorgen dat de informatie alleen wordt ingezien door personen die daar wettelijk toe bevoegd zijn.

Kan ik zeker weten dat mijn huidige formulieraanbieder conform is?

Het korte antwoord is ja. Aangezien digitale en webgebaseerde HIPAA-conforme formulieren technische hulpmiddelen zijn die door zorgverleners worden gebruikt, kunnen ze net als andere tools HIPAA-conform worden ontworpen. Ook de formulieraanbieder zelf kan HIPAA-conform worden. Hoe dat werkt, hangt echter af van de functies van de diensten die de aanbieder biedt.

Enkele manieren om te waarborgen dat uw formulieraanbieder HIPAA-conform is, zijn onder andere:

1. Garandeer versleutelde gegevensopslag en -overdracht: Als een patiënt een formulier indient, worden die gegevens meestal ergens opgeslagen, bijvoorbeeld in een externe database. Alle gegevens die op deze manier worden verzonden, moeten tijdens het transport worden versleuteld met technologieën zoals SSL of SFTP (of een vergelijkbare en conforme technologie). Als encryptie kan worden ingeschakeld via de aanbieder of via instellingen, doe dit dan.
2. Bescherm rapportages en analyses: De kracht van de meeste platforms is hun vermogen om gegevens te verzamelen voor rapportages en analyses, maar deze gegevens moeten ook op een bepaalde manier worden beschermd als ze PHI bevatten.
3. Controleer de e-mails: Veel formulieraanbieders sturen ook e-mailnotificaties voor ingediende formulieren. Deze notificaties mogen geen PHI bevatten. Zorg er desondanks voor dat de e-mail wordt versleuteld en opgeslagen op versleutelde servers via een HIPAA-conforme derde partij.
4. Laat uw formulieraanbieder een BAA ondertekenen: Als uw formulieraanbieder PHI namens u verwerkt, treedt deze op als BA en moet er dus een BAA worden ondertekend.

Het is essentieel dat u beveiligings- en risicobeoordelingen uitvoert op het product van de formulieraanbieder naast de BAA. Dit is de enige manier om te waarborgen dat zij de juiste controles en beveiligingsmaatregelen hebben om patiëntgegevens te beheren.

Hoe maakt u effectieve HIPAA-conforme formulieren

Om een formulier HIPAA-conform te maken, moet het voldoen aan bepaalde standaarden om de privacy en beveiliging van beschermde gezondheidsinformatie (PHI) te waarborgen, zoals vastgelegd in de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). Dit omvat beperkingen op het gebruik en de openbaarmaking van PHI, en vereisten voor veilige opslag, encryptie en andere beveiligingsmaatregelen. Formulieren moeten duidelijk als HIPAA-conform zijn gelabeld, een verklaring bevatten dat de PHI alleen wordt gebruikt en gedeeld volgens de HIPAA-regels, en de schriftelijke toestemming van de patiënt verkrijgen voor het gebruik en delen van PHI. Daarnaast mag het formulier geen velden bevatten waarmee de persoon kan worden geïdentificeerd, en moet gedeelde PHI worden beperkt tot wat noodzakelijk is voor het doel van het formulier.

Organisaties die HIPAA-conforme formulieren willen maken, moeten een goed gedefinieerd proces hebben om te waarborgen dat aan deze standaarden wordt voldaan. Dit begint met het bepalen van het specifieke doel en gebruik van het formulier en welk type PHI zal worden opgenomen. Zodra dit is vastgesteld, moet de organisatie een formulier ontwikkelen dat het doel duidelijk omschrijft, het gebruik van PHI beperkt en duidelijke en beknopte taal gebruikt die de patiënt begrijpt. Daarnaast moet de organisatie ervoor zorgen dat gedeelde PHI veilig en versleuteld is, en het formulier regelmatig updaten om te voldoen aan de meest recente HIPAA-vereisten. Tot slot moeten organisaties het formulier regelmatig evalueren om te waarborgen dat ze HIPAA-conform blijven.

Gids voor HIPAA-conforme formulieren & administratie in de privépraktijk

Het waarborgen van HIPAA-naleving in de privépraktijk betekent dat formulieren en administratie met PHI correct moeten worden beheerd. Het implementeren van HIPAA-conforme formulieren en documentatiepraktijken is essentieel om de privacy van patiënten te beschermen, datalekken te voorkomen en te voldoen aan de regelgeving. Hier is een gids om artsen en medewerkers in de privépraktijk te helpen bij het opstellen en beheren van HIPAA-conforme formulieren en administratie.

Gebruik veilige formulieren

Wanneer u PHI verzamelt via intakeformulieren, toestemmingsformulieren of andere documentatie, zorg er dan voor dat de formulieren veilig zijn en voldoen aan HIPAA-standaarden. Als u elektronische formulieren gebruikt, kies dan voor een HIPAA-conform platform dat encryptie, toegangscontrole en veilige gegevensopslag biedt.

Implementeer toegangscontroles

Beperk de toegang tot webformulieren en administratie met PHI tot uitsluitend geautoriseerd personeel. Stel sterke authenticatiemaatregelen in, zoals unieke gebruikers-ID’s en wachtwoorden, zodat alleen personen met een legitieme behoefte toegang krijgen tot de informatie.

Houd privacyverklaringen actueel

Volgens HIPAA moeten privépraktijken patiënten voorzien van een Notice of Privacy Practices, waarin wordt uitgelegd hoe hun PHI wordt gebruikt en gedeeld. Zorg ervoor dat deze verklaring actueel is en beschikbaar voor patiënten, zowel op papier als online.

Verkrijg toestemming van de patiënt

Wanneer u PHI gebruikt of deelt voor andere doeleinden dan behandeling, betaling of zorgprocessen, vraag dan schriftelijke toestemming van de patiënt met een HIPAA-conform toestemmingsformulier. Dit formulier moet duidelijk het doel, de gedeelde informatie en het recht van de patiënt om de toestemming in te trekken vermelden.

Bewaar en vernietig administratie veilig

Bewaar papieren formulieren en andere administratie met PHI op een veilige plek, zoals een afgesloten kast of een ruimte met beperkte toegang. Gebruik bij het vernietigen van deze documenten een papierversnipperaar of een beveiligde vernietigingsdienst om ongeautoriseerde toegang tot PHI te voorkomen.

Voer regelmatig risicobeoordelingen uit

Evalueer periodiek de privacy- en beveiligingsrisico’s van PHI binnen uw praktijk. Identificeer mogelijke kwetsbaarheden in uw administratieprocessen en implementeer maatregelen om deze aan te pakken.

Personeel opleiden

Bied regelmatig trainingen aan voor alle medewerkers die met PHI werken, zodat zij de HIPAA-vereisten begrijpen, het belang van het beschermen van patiëntinformatie kennen en weten hoe ze formulieren en administratie correct moeten beheren.

Het verschil van Kiteworks voor HIPAA-conforme formulieren

Met Kiteworks krijgen zorgverleners veel meer dan alleen een veilig en HIPAA-conform formulierenproduct. Covered entities en hun business associates gebruiken Kiteworks om het uitwisselen van PHI met patiënten, leveranciers en partners te beveiligen door zichtbaarheid en beveiliging te verenigen over diverse communicatiekanalen van derden, waaronder e-mail, bestandsoverdracht, mobiel, beheerde bestandsoverdracht, SFTP en webformulieren. Organisaties wereldwijd vertrouwen op Kiteworks voor de volgende missie-kritieke mogelijkheden:

Veilige kanalen

Kiteworks maakt veilige bestandsoverdracht en workflows voor beveiligde bestandsoverdracht mogelijk, zodat organisaties PHI veilig kunnen verzenden en ontvangen met partners, patiënten, leveranciers en andere vertrouwde derden. Een hardened virtual appliance, veilige inzetopties en andere beveiligingsfuncties zorgen voor een veilige overdracht van gegevens.

Toegangscontroles

Kiteworks biedt granulaire toegangscontrole, waarmee organisaties gebruikersrechten effectief kunnen beheren en hun gevoelige informatie kunnen beschermen tegen ongeautoriseerde toegang.

Encryptie van topklasse

Kiteworks gebruikt geavanceerde encryptie om gegevens in transit en in rust te beschermen, zodat uw organisatiegegevens optimaal beveiligd zijn.

Integratie met zakelijke apps en beveiligingsinfrastructuur

Kiteworks integreert naadloos met talloze zakelijke applicaties en beveiligingsoplossingen, zodat gebruikers gevoelige content kunnen delen in de applicaties die zij dagelijks gebruiken, zoals Microsoft Outlook, Microsoft Office 365, Google Drive, Salesforce, mobiele apparaten en meer.

Zichtbaarheid in alle bestandsactiviteiten

Het platform biedt uitgebreide zichtbaarheid in alle bestandsactiviteiten, waardoor organisaties bestandsgebruik, delen en downloads kunnen monitoren en volgen, evenals potentiële beveiligingsdreigingen kunnen detecteren en naleving kunnen aantonen met diverse privacyregelgeving en standaarden, zoals HIPAA, General Data Protection Regulation (GDPR), National Institute of Standards and Technology Cybersecurity Framework (NIST CSF) en meer.

Plan een aangepaste demo om meer te weten te komen over hoe Kiteworks HIPAA-conforme formulieren mogelijk maakt.