[HIPAA-conforme cloudopslag] Veilige & privé opslag

Welke HIPAA-conforme cloudopslagprovider is het beste? We bekijken de beste opties en functies om je te helpen de juiste keuze te maken.

Wat is HIPAA en hoe beïnvloedt het cloudopslag?

De Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) beschrijft de vereisten waaraan zorgverleners en gerelateerde bedrijven moeten voldoen bij het beschermen en beveiligen van patiëntgegevens. De kern van HIPAA bestaat uit drie secties, bekend als de HIPAA-“regels”:

1. De Privacyregel definieert wat beschermde gezondheidsinformatie (PHI) is en de verantwoordelijkheden die zorgverleners en bedrijven hebben bij het omgaan met die gegevens.
2. De Beveiligingsregel specificeert hoe zorgverleners en andere zorgorganisaties die PHI verwerken hun systemen moeten beveiligen om die gegevens te beschermen.
3. De Regel voor kennisgeving van datalekken beschrijft hoe zorgverleners moeten reageren op datalekken, met betrekking tot het informeren van getroffen patiënten en het publiek.

De HIPAA Privacyregel definieert twee hoofdgroepen die onder de nalevingsvereisten vallen:

• Covered Entities (CE’s), oftewel primaire zorginstellingen zoals klinieken, ziekenhuizen, verzekeringsmaatschappijen, enzovoort.
• Business Associates (BA’s), oftewel bedrijven die PHI verwerken als onderdeel van een contract met een Covered Entity voor het leveren van specifieke diensten (zoals het beheren van financiën en salarisadministratie, het bieden van beveiligde e-mail, enz.).

De regels voor BA’s zijn streng en een van de noodzakelijke zaken die geregeld moeten zijn voor elke BA is een Business Associate Agreement (BAA) waarin de verantwoordelijkheden en aansprakelijkheid van de BA onder de HIPAA-wet worden vastgelegd—namelijk dat zij verantwoordelijk zijn voor eventuele datalekken. BAA’s zijn noodzakelijk voor naleving, maar vormen niet de volledige verantwoordelijkheid van een BA onder HIPAA.

Een cloudprovider die samenwerkt met CE’s is per definitie een BA en moet een overeenkomst ondertekenen, HIPAA-naleving aantonen en verantwoordelijkheid nemen voor eventuele datalekken of niet-nalevingskwesties.

Wat is HIPAA-conforme cloudback-up?

HIPAA-conforme cloudback-up is een softwaredienst die veilige back-ups van beschermde gezondheidsinformatie (PHI) biedt voor zorgorganisaties, in overeenstemming met de HIPAA Privacy- en Beveiligingsregels. Deze dienst omvat doorgaans gegevensencryptie, veilige opslag en overdracht, disaster recovery, monitoring en regelmatig onderhoud van het back-upsysteem.

HIPAA-conforme cloudback-ups zijn essentieel om ervoor te zorgen dat vitale patiëntgegevens niet verloren gaan of gecompromitteerd raken bij systeemstoringen of andere calamiteiten. Hier zijn enkele voordelen van het inzetten van een HIPAA-conforme cloudback-upoplossing:

1. Verbeterde beveiliging: HIPAA-conforme cloudback-updiensten zijn ontworpen om de beveiliging en privacy van PHI te waarborgen. De dienstverlener moet diverse technische, administratieve en fysieke beveiligingsmaatregelen implementeren om de integriteit en veiligheid van de in zijn systemen opgeslagen PHI te beschermen. Deze maatregelen zorgen ervoor dat alle in de cloud opgeslagen gegevens worden versleuteld, waardoor ze onleesbaar zijn, zelfs bij ongeautoriseerde toegang.
2. Hogere efficiëntie: Door gebruik te maken van een HIPAA-conforme cloudback-updienst kan de zorgorganisatie haar data beter beheren en de operationele efficiëntie verhogen. Cloudback-updiensten stellen organisaties in staat PHI overal, altijd en op elk apparaat te benaderen. Dit elimineert de noodzaak voor handmatige back-upprocessen, zoals het installeren van tapes op locatie en het verzenden ervan naar een externe opslagfaciliteit.
3. Lagere kosten: Door handmatige processen en externe opslag te verminderen, kunnen HIPAA-conforme cloudback-updiensten de kosten van datamanagement verlagen en opslag kostenefficiënter maken. De kosten van een veilige en conforme cloudopslagomgeving zijn vaak lager dan die van fysieke servers, waarvoor extra infrastructuur en onderhoud nodig zijn.
4. Verbeterde disaster recovery: HIPAA-conforme cloudback-updiensten bieden geavanceerde mogelijkheden voor disaster recovery. In het geval van een datalek of andere calamiteit zorgt de cloudprovider ervoor dat de data is geback-upt en veilig is opgeslagen in een extern datacenter. Dit maakt snelle en eenvoudige toegang tot vitale informatie mogelijk en waarborgt de continuïteit van zorgprocessen.

HIPAA-conforme gegevensopslag en handhaving

HIPAA-naleving vereist dat procedures voor gegevensopslag en handhaving veilig en gemonitord zijn. Om gegevens te beschermen, moeten organisaties gegevensencryptie, veilige authenticatie en beveiligde netwerken gebruiken om ongeautoriseerde toegang te voorkomen. Organisaties dienen hun systemen regelmatig te beoordelen en te auditen op naleving van HIPAA-standaarden. Deze beoordelingen en audits moeten gegevensbeveiliging en technische maatregelen omvatten, zoals het versleutelen van gegevensoverdracht en het controleren van toegang tot apparaten met PHI.

Organisaties moeten er ook voor zorgen dat hun beleid voor gegevensopslag en handhaving voldoet aan alle toepasselijke wet- en regelgeving. Gegevensbeheerders moeten beschikken over voldoende middelen en processen om de naleving van HIPAA-standaarden te waarborgen. Dit omvat het bijhouden van activiteiten, zoals gegevensopslag en -overdracht, evenals het monitoren en handhaven van systeemtoegang en beveiliging om naleving te garanderen. Organisaties moeten ook een proces hebben om het beleid voor gegevensopslag en handhaving regelmatig te herzien en bij te werken.

Organisaties moeten ervoor zorgen dat hun beleid voor gegevensopslag en handhaving daadwerkelijk wordt nageleefd. Dit houdt in dat regelmatig wordt gecontroleerd of medewerkers, opdrachtnemers en andere betrokkenen het HIPAA-nalevingsbeleid volgen. Deze controles moeten bestaan uit tests, audits en beoordelingen van gegevensbeveiliging en naleving van HIPAA-standaarden. Organisaties moeten ook disciplinaire maatregelen nemen tegen degenen die het beleid voor gegevensopslag en handhaving niet naleven.

Zijn HIPAA-vereisten voor gegevensopslag op jou van toepassing?

Of HIPAA-vereisten voor gegevensopslag op jou van toepassing zijn, hangt af van de aard van je bedrijf en het gebruik van gegevens. Ben je een zorgverlener, zorgverzekeraar of clearinghouse, dan gelden de HIPAA-vereisten voor gegevensopslag en moet je voldoen aan alle relevante HIPAA-regels. Ben je een business associate van een covered entity, dan moet je ook voldoen aan de HIPAA-vereisten voor gegevensopslag. Ben je echter geen zorgverlener, zorgverzekeraar, clearinghouse of business associate van een covered entity, dan zijn de HIPAA-vereisten voor gegevensopslag doorgaans niet op jou van toepassing.

Vereisten voor HIPAA-conforme cloudopslag

Een HIPAA-conforme cloudprovider is dus een aanbieder die cloudopslag, computing en andere functies biedt die voldoen aan de beveiligingsvereisten. Deze beveiligingsmaatregelen bestrijken diverse basisgebieden:

1. Fysieke beveiligingsmaatregelen: conforme cloudproviders moeten aantonen welke fysieke beveiligingsmaatregelen zijn getroffen om gegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde fysieke toegang. Dit omvat beveiliging van werkplekken en maatregelen zoals camera’s en biometrische sloten op opslagruimtes voor gegevens.
2. Technische beveiligingsmaatregelen: aanbieders moeten gegevens in rust en onderweg beschermen, wat betekent: juiste encryptie, bescherming tegen malware, veilige overdracht en andere controles.
3. Administratieve beveiligingsmaatregelen: cloudproviders moeten plannen, trainingen en protocollen opstellen, onderhouden en documenteren met betrekking tot beveiliging en naleving.

Elke applicatie of opslagoplossing die PHI verwerkt, moet de richtlijnen van de Security Rule voor HIPAA-naleving volgen. Aanbieders die samenwerken met CE’s en dit niet doen, zijn aansprakelijk voor eventuele audits of beoordelingen die niet-naleving aantonen. Let op: sancties voor niet-naleving worden niet alleen opgelegd als er een datalek plaatsvindt. Als je organisatie niet aan de regelgeving voldoet, kunnen er boetes worden opgelegd variërend van $100 tot $50.000 per incident en gevangenisstraf, afhankelijk van de ernst van het probleem.

Bovendien moeten cloudproviders die opslag aanbieden aan CE’s een lopende BAA hebben met elke klant, waarin hun aansprakelijkheid onder HIPAA en eventuele aanvullende vereisten van de CE zijn opgenomen.

Tot slot moeten CE’s nog steeds alle risicobeoordelingen uitvoeren die onder HIPAA vereist zijn om hun naleving te behouden, inclusief het beheren van risico’s die samenhangen met een cloudprovider. Dit omvat het rapporteren en documenteren van audits en auditcontroles en het bijhouden van logs van bevindingen om inzicht te geven in hoe de CE en de BA’s beveiligingsrisico’s beheren.

HIPAA-conforme bestandopslag en meldingen van datalekken

Als een datalek van PHI wordt vermoed en/of bevestigd, vereist de HIPAA Breach Notification Rule dat een covered entity of business associate elke getroffen persoon wiens onbeveiligde PHI betrokken was bij het datalek, evenals de Secretary van het Department of Health and Human Services (HHS), op de hoogte stelt. De melding moet zonder onredelijke vertraging worden gedaan, en uiterlijk 60 dagen na ontdekking van het datalek.

De melding moet een beschrijving bevatten van het incident en de typen onbeveiligde PHI die betrokken waren. Ook moet een korte beschrijving worden gegeven van de stappen die zijn ondernomen om het datalek te onderzoeken, de schade te beperken en toekomstige incidenten te voorkomen, evenals stappen die de betrokkene kan nemen om zijn of haar gezondheidsinformatie en identiteit te beschermen. Daarnaast kunnen in de melding aanbevelingen staan over stappen die de getroffen persoon kan nemen, zoals het gebruikmaken van kredietbewaking of diensten voor bescherming tegen identiteitsdiefstal.

De covered entity of business associate moet HHS ook dezelfde melding verstrekken. HHS gebruikt deze informatie om het datalek te beoordelen en te bepalen of corrigerende maatregelen nodig zijn.

De covered entity of business associate moet meldingen van het datalek aan de media doen als het datalek 500 of meer personen treft, en aan het HHS Office for Civil Rights (OCR) als het datalek meer dan 500 personen in een staat of rechtsbevoegdheid betreft.

Sancties bij het niet behalen van HIPAA-cloudnaleving

Als een organisatie niet voldoet aan de HIPAA-cloudvereisten, kunnen er sancties volgen die variëren van kleine corrigerende maatregelen, zoals het aanpassen van privacy- en beveiligingsbeleid, tot aanzienlijke boetes en zelfs gevangenisstraf voor de verantwoordelijken.

Het Office for Civil Rights (OCR) van het Amerikaanse Department of Health and Human Services is verantwoordelijk voor de handhaving van de HIPAA Privacy- en Beveiligingsregels en kan boetes opleggen tot $50.000 per overtreding, met een maximum van $1,5 miljoen per jaar. Individuele daders van HIPAA-overtredingen kunnen strafrechtelijk worden vervolgd en tot 10 jaar gevangenisstraf krijgen.

HIPAA-conforme enterprise cloudoplossingen voor de zorg

“Cloud” opslag is een vrij breed begrip en kan verwijzen naar eenvoudige opslag en back-up tot volwaardige platforms met analytics, machine learning, bestandsoverdracht en productiviteitstools. Vaak hebben CE’s en BA’s meer nodig dan alleen opslag en back-up, en zoeken ze een platformaanbieder die meer kan bieden.

In het algemeen kun je deze diensten onderverdelen in drie paradigma’s:

1. Software-as-a-Service (SaaS): SaaS-platforms zijn wat we bedoelen als we denken aan webgebaseerde apps gekoppeld aan cloud computing. Het voordeel van deze diensten is dat ze dezelfde functionaliteit kunnen bieden als een softwarepakket zonder dat iemand die software hoeft te downloaden. Microsoft 365 (met Office online en desktopapplicaties) en andere platforms zijn hier goede voorbeelden van.
2. Platform-as-a-Service (PaaS): Platforms “as a service” zijn een logische evolutie van SaaS en geven zakelijke klanten meer controle over hun platform. Waar SaaS-tools vaak voor een bedrijf zijn gebouwd, biedt een PaaS-systeem dat bedrijf meer mogelijkheden om eigen tools bovenop de cloud te bouwen. Deze bevatten meestal een SDK en vereisen een IT-team of een externe ontwikkelaar voor ondersteuning.
3. Infrastructure-as-a-Service (IaaS): De laatste stap is dat het bedrijf de meeste controle krijgt over het platform als onderdeel van hun infrastructuur. Grote ziekenhuizen, verzekeringsnetwerken of Integrated Delivery Networks (IDN’s) profiteren van IaaS-systemen.

Als je bedrijf HIPAA-conform moet zijn, moet het samenwerken met HIPAA-conforme cloudproviders, en al deze diensten vallen onder de HIPAA-vereisten.

Het verschil van Kiteworks voor HIPAA-conforme cloudopslag

Het Kiteworks-platform biedt cloudopslag- en bestandsoverdrachtfuncties die veel concurrenten simpelweg niet bieden, en deze functies ondersteunen kritieke compliance- en bedrijfsbehoeften voor ziekenhuizen en andere CE’s en BA’s. Belangrijker nog: dit gebeurt met een focus op enterprise data management, met onder andere de volgende functies:

1. Naleving: In tegenstelling tot de concurrentie is Kiteworks gespecialiseerd in 100% HIPAA-naleving. Dit omvat essentiële functies zoals auditing en rapportage met één klik, noodzakelijke administratieve beveiligingsmaatregelen voor accounts, SOC 2-attestaties voor AWS- en Azure-fysieke beveiligingsmaatregelen en HIPAA-encryptie. Daarnaast maken functies zoals beveiligde e-mail gebruik van berichten en beveiligde links om compliant te communiceren met derden buiten je organisatie.
2. Datavisibiliteit en intelligence: Van gegevensoverdracht tot rapportages en analytics, Kiteworks geeft je organisatie volledig inzicht in het datagebruik en de datapraktijken. Het Kiteworks Platform is een van de weinige cloudproviders die volledige datavisibiliteit biedt via een CISO-dashboard dat toont waar je data naartoe gaat, wie er toegang toe heeft en alle auditlogs die nodig zijn om beveiligingsincidenten te traceren.
3. Beveiliging: HIPAA-beveiliging gaat verder dan alleen compliance; het is een essentieel onderdeel van gegevensbescherming om ePHI te beveiligen. Kiteworks biedt belangrijke beveiligingsstandaarden zoals AES-256 Encryptie voor gegevens in rust, versleutelde bestandsoverdracht, versleutelde e-mails en meer.
4. Integraties: Het Kiteworks-platform integreert met Microsoft- en Google-productiviteitstools, zodat compliance je team niet belemmert in het dagelijkse werk. In tegenstelling tot veel andere oplossingen werkt het Kiteworks-platform naadloos met de desktop Microsoft-apps voor eenvoudige toegang en bewerking. Ook werkt het goed samen met andere cloudoplossingen.

Ben je een zorg-CE of BA die op zoek is naar een solide oplossing voor cloudopslag, veilige toegang tot content, beveiligde e-mail en conforme zorganalytics? Kies dan voor het Kiteworks-platform. Wij bieden kritieke toegangscontroles tot informatie die voldoen aan de HIPAA-beveiligingsregels op administratief, fysiek en technisch vlak, zonder concessies te doen aan productiviteit, flexibiliteit of datavisibiliteit voor je hele organisatie.

Plan een aangepaste demo van het Kiteworks-platform om te ontdekken hoe het je kan helpen bij HIPAA-conforme cloudopslag.