MFT voor naleving van regelgeving: uw complete checklist

De opkomst van digitalisering heeft de manier waarop bedrijven hun data beheren aanzienlijk veranderd. In het moderne bedrijfslandschap zien we een indrukwekkende toename van gegevensoverdrachten, zoals facturen, overzichten en andere belangrijke documenten die een cruciale rol spelen in bedrijfsprocessen. Beheerde bestandsoverdracht (Managed File Transfer, MFT) oplossingen zijn daarom voor veel organisaties een noodzaak geworden om efficiënte, geautomatiseerde, veilige en conforme gegevensverwerking te waarborgen.

Hoe waardevol MFT-systemen ook zijn, het gebruik ervan wordt beïnvloed door een groeiend aantal regelgeving op het gebied van gegevensprivacy en beveiliging. Met regelgeving zoals de General Data Protection Regulation (GDPR), Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), Canada’s Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) en de Cybersecurity Maturity Model Certification (CMMC) is het essentieel dat bedrijven zich aan deze standaarden houden om persoonlijk identificeerbare informatie (PII), beschermde gezondheidsinformatie (PHI) en andere gevoelige data te beschermen. Aangezien de afhankelijkheid van MFT voorlopig niet zal afnemen, moeten organisaties ervoor zorgen dat hun MFT-oplossing voldoet aan deze en tal van andere privacyregelgeving en normen.

Twijfel je nog tussen FTP en beheerde bestandsoverdracht? Hier zijn zes redenen waarom beheerde bestandsoverdracht beter is dan FTP.

Waarom naleving van regelgeving cruciaal is voor MFT

Gezien de hoeveelheid gevoelige data die bedrijven verwerken, overdragen en opslaan, kan het belang van naleving van regelgeving niet genoeg worden benadrukt. Niet-naleving van wettelijke vereiste kan leiden tot zware sancties, waaronder hoge boetes en schade aan de bedrijfsreputatie. MFT-oplossingen verplaatsen van nature grote hoeveelheden data, vaak inclusief gevoelige informatie. Daarom moeten ze worden ontworpen en beheerd met naleving van regelgeving als uitgangspunt.

Verschillende regelgevingen stellen strenge vereiste aan bedrijven die gevoelige data verwerken om de privacy van consumenten en patiënten te beschermen. Ze verplichten bepaalde beveiligingsmaatregelen en geven richtlijnen voor de bescherming en privacy van deze data, om ongeautoriseerde toegang, datalekken en misbruik te voorkomen. Een MFT-oplossing die aan deze regelgeving voldoet, helpt bedrijven niet alleen om boetes te vermijden, maar bouwt ook vertrouwen op bij belanghebbenden – een win-winsituatie.

Checklist voor MFT-naleving van regelgeving

Om je te helpen ervoor te zorgen dat je MFT-oplossing voldoet aan de meeste privacyregelgeving, hebben we een uitgebreide checklist samengesteld van beveiligings- en privacyvereiste. Deze lijst vat de belangrijkste functies samen die je MFT-oplossing moet hebben om naleving van regelgeving aan te tonen.

1. Robuuste toegangscontrole

De eerste stap naar het beveiligen van gevoelige data is het instellen van strikte toegangscontrole. Je MFT-oplossing moet mogelijkheden bieden voor rolgebaseerde toegangscontrole, zodat alleen geautoriseerd personeel toegang heeft tot data. Dit helpt ongeautoriseerde toegang en datalekken te voorkomen.

Bovendien bieden geavanceerde MFT-oplossingen ook opties voor het instellen van multi-factor authentication (MFA). Dit voegt een extra beveiligingslaag toe, waardoor het nog moeilijker wordt voor onbevoegden om toegang te krijgen tot gevoelige informatie.

2. Encryptie

Encryptie is een essentieel onderdeel van gegevensbeveiliging. In een ideale MFT-omgeving moet data zowel in rust als onderweg worden versleuteld. Dit zorgt ervoor dat, zelfs als de data in verkeerde handen valt, deze niet kan worden ontcijferd zonder de decryptiesleutel.

Bovendien kan het gebruik van robuuste encryptiestandaarden zoals Advanced Encryption Standards (AES) je data extra beschermen. Het is ook essentieel om ervoor te zorgen dat je encryptiepraktijken voldoen aan de standaarden van regelgevende instanties zoals GDPR en HIPAA.

3. Audittrail

Het bijhouden van een gedetailleerd overzicht van gegevensbewegingen en gebruikersactiviteiten is cruciaal om naleving van regelgeving aan te tonen. Je MFT-oplossing moet mogelijkheden hebben om audittrails en logs te genereren, zodat je inzicht krijgt in wie welke data heeft benaderd, wanneer en vanaf waar.

Audit logs zijn een waardevol hulpmiddel in het geval van een datalek of beveiligingsincident. Ze helpen bij het identificeren van de bron van het lek en kunnen ook bewijs leveren van je inspanningen op het gebied van naleving tijdens audits.

4. Rapportagemogelijkheden

Uitgebreide rapportagemogelijkheden zijn onmisbaar in het kader van naleving van regelgeving. Een volledig conforme MFT-oplossing moet in staat zijn om uitgebreide rapporten te genereren. Deze rapporten moeten duidelijke, gedetailleerde informatie bieden over gegevensoverdrachten, beveiligingsincidenten en alle wijzigingen binnen het systeem.

Bovendien moet de MFT-oplossing ondersteuning bieden voor aanpasbare rapporten, zodat je de specifieke informatie kunt extraheren en presenteren die vereist is tijdens audits. Deze functie vermindert de tijd en moeite die nodig zijn voor het verifiëren van naleving aanzienlijk.

5. Preventie van gegevensverlies

MFT-oplossingen moeten beschikken over robuuste preventie van gegevensverlies (DLP). Met deze functies kun je beleid opstellen om gevoelige en bedrijfskritische informatie te classificeren en te beschermen, zodat ongeautoriseerde blootstelling wordt voorkomen. Effectieve DLP-mechanismen kunnen ook het versturen van gevoelige data naar onbeveiligde locaties monitoren en blokkeren, waardoor het risico op datalekken wordt verminderd.

Bovendien kunnen deze beleidsregels worden aangepast aan de regelgeving van specifieke sectoren, zoals de zorgporcessen of de financiële sector, zodat branchespecifieke naleving wordt gegarandeerd.

6. Naleving van beveiligingsstandaarden

Een MFT-oplossing moet voldoen aan alle noodzakelijke beveiligingsstandaarden, zoals SSL/TLS voor veilige gegevensoverdracht, SFTP en SCP voor veilige bestandsoverdracht, en HTTPS voor veilige webtransfers. Door te voldoen aan deze algemeen geaccepteerde standaarden en hun geavanceerde beveiligingsprotocollen, wordt een hoger niveau van gegevensbeveiliging en integriteit gegarandeerd.

Bovendien versterken functies zoals firewall- en DMZ-streamingondersteuning, antivirusintegratie en ondersteuning voor inbraakdetectie de beveiligingsstatus van een MFT-oplossing en de gereedheid voor naleving.

7. Geautomatiseerde workflows

Het automatiseren van bestandsoverdrachtprocessen is een belangrijk voordeel van MFT-oplossingen. De automatisering mag echter niet ten koste gaan van gegevensbeveiliging en naleving van regelgeving. De MFT-oplossing moet veilige automatisering van bestandsoverdrachten ondersteunen, met opties voor het plannen van taken, het configureren van triggers en het instellen van e-mailmeldingen bij voltooide taken of gedetecteerde fouten.

Door workflows te automatiseren met dergelijke controles wordt het risico op menselijke fouten aanzienlijk verminderd, wat de algehele gegevensbeveiliging en naleving versterkt.

8. Versiebeheer en documentmanagement

Een conforme MFT-oplossing moet ook beschikken over adequate documentmanagementfuncties. Dit omvat versiebeheer, waarmee een geschiedenis wordt bijgehouden van alle wijzigingen aan een bestand en het mogelijk is om eerdere versies te herstellen indien nodig.

Bovendien moeten deze functies het eenvoudig ophalen van documenten, het veilig verwijderen van verouderde versies en bescherming tegen onbedoelde wijziging of verwijdering mogelijk maken.

9. Hoge beschikbaarheid en disaster recovery

In het geval van een systeemstoring of ramp is het cruciaal om de continue beschikbaarheid van data en diensten te waarborgen. De MFT-oplossing moet daarom functies bieden voor hoge beschikbaarheid (HA) en disaster recovery (DR), zodat de risico’s van gegevensverlies en downtime worden beperkt.

Met een HA/DR-opstelling kan je bedrijf de bedrijfsvoering voortzetten, zelfs tijdens een calamiteit, zodat bestandsoverdracht ononderbroken doorgaat en bescherming tegen dataverlies is gegarandeerd.

10. Leverancierssupport

Kies ten slotte voor een MFT-leverancier die uitgebreide en responsieve ondersteuning biedt. De leverancier moet ondersteuning kunnen bieden bij alle compliance-gerelateerde vragen of problemen die je tegenkomt. Van de initiële installatie en regelmatige updates tot probleemoplossing en naleving van regelgeving: de ondersteuning van de leverancier kan van cruciaal belang zijn.

Ondersteuning van leveranciers met bewezen expertise op het gebied van naleving van regelgeving helpt bedrijven om effectiever door dit complexe landschap te navigeren.

Kiteworks helpt organisaties aantoonbaar te voldoen aan regelgeving met veilige MFT

Naleving van regelgeving is een integraal onderdeel geworden van gegevensbeveiliging en privacy. Voor bedrijven die MFT-oplossingen gebruiken, is het verplicht om ervoor te zorgen dat hun systemen voldoen aan de geldende privacywetgeving. Dit beschermt niet alleen gevoelige data, maar beschermt bedrijven ook tegen mogelijke juridische gevolgen.

Door robuuste toegangscontrole, encryptie, audittrails, rapportagemogelijkheden en andere functies zoals hierboven in de checklist genoemd te implementeren, kun je ervoor zorgen dat je MFT-oplossing aantoonbaar voldoet aan regelgeving. Naleving wekt vertrouwen bij klanten en belanghebbenden en draagt uiteindelijk bij aan een veilige en succesvolle bedrijfsvoering.

Het Kiteworks Private Content Network, een FIPS 140-2 Level gevalideerd platform voor beveiligd delen van bestanden en bestandsoverdracht, consolideert e-mail, bestandsoverdracht, webformulieren, SFTP en beheerde bestandsoverdracht, zodat organisaties elk bestand dat de organisatie binnenkomt en verlaat kunnen controleren, beschermen en volgen.

Kiteworks beveiligde beheerde bestandsoverdracht biedt robuuste automatisering, betrouwbare, schaalbare operationele management en eenvoudige, codevrije formulieren en visuele bewerking. Het is ontworpen met focus op beveiliging, zichtbaarheid en naleving. Kiteworks verzorgt alle logging, governance en beveiligingsvereiste met gecentraliseerd beleidbeheer, terwijl een hardened virtual appliance data en metadata beschermt tegen kwaadwillende insiders en advanced persistent threats. Hierdoor kunnen bedrijven bestanden veilig overdragen en tegelijkertijd voldoen aan relevante regelgeving.

Kiteworks beveiligde beheerde bestandsoverdracht ondersteunt flexibele flows om bestanden tussen diverse typen databronnen en bestemmingen over diverse protocollen te versturen. Daarnaast biedt de oplossing een reeks aanmaak- en beheerfuncties, waaronder een Operations Web Console, drag-and-drop flow authoring, declaratieve aangepaste operators en de mogelijkheid om taken te laten draaien op basis van planning, gebeurtenis, bestandsdetectie of handmatig.

Tot slot biedt de Kiteworks Secure MFT Client toegang tot veelgebruikte repositories zoals Kiteworks-mappen, SFTP-servers, FTPS, CIFS-bestandsdeling, OneDrive for Business, SharePoint Online, Box, Dropbox en meer.

Samengevat biedt Kiteworks beveiligde beheerde bestandsoverdracht volledige zichtbaarheid, naleving en controle over IP, PII, PHI en andere gevoelige inhoud, met gebruik van geavanceerde encryptie, ingebouwde audittrails, compliance-rapportages en rolgebaseerd beleid.

Wil je meer weten over de mogelijkheden van Kiteworks beveiligde beheerde bestandsoverdracht? Plan vandaag nog een demo op maat.