Beveiligd delen van bestanden: Voldoe aan regelgeving zoals GDPR, HIPAA, FedRAMP en andere voorschriften

Beveiligde bestandsoverdracht is een fundamenteel onderdeel geworden van zakendoen in het digitale tijdperk, maar organisaties moeten ervoor zorgen dat ze aantonen dat ze voldoen aan de diverse regelgeving die het gebruik van data reguleert. Naleving is een essentieel onderdeel van elk proces voor beveiligde bestandsoverdracht, omdat het niet naleven hiervan ernstige gevolgen kan hebben.

In deze Blog Post bespreken we het belang van beveiligde bestandsoverdracht en naleving van regelgeving. We definiëren kernbegrippen, bespreken diverse regelgeving die beveiligde bestandsoverdracht reguleert, verkennen de uitdagingen van naleving, geven beste practices voor beveiligde bestandsoverdracht, behandelen nalevingsaudits, bespreken het gebruik van diensten van derden voor beveiligde bestandsoverdracht en hun impact op naleving van regelgeving, behandelen dataretentie en -verwijdering, behandelen reactie op incidenten en rapportage, en verkennen continue monitoring en verbetering voor naleving.

Het Belang van Naleving van Regelgeving Begrijpen

Voordat we ingaan op de details van beveiligde bestandsoverdracht en naleving, is het belangrijk om de diverse regelgeving te begrijpen die gegevensbeveiliging reguleert. Voor deze Blog Post heb ik vier regelgevingen geselecteerd. Veel andere, zoals staatspecifieke wetten zoals de California Consumer Privacy Act (CCPA), bestaan uiteraard ook. De Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) is een set regels die de beveiliging van beschermde gezondheidsinformatie (PHI) regelt. De General Data Protection Regulation (GDPR) is een set regels die de verwerking van privé-inhoud in de Europese Unie regelt. De Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) is een set regels die de beveiliging van credit- en debitcardbetalingen regelt. Federal Risk and Authorization Management Program (FedRAMP). Dit is een overheidsbreed programma dat een gestandaardiseerde aanpak biedt voor beveiligingsbeoordeling, autorisatie en continue monitoring van cloudproducten en -diensten.

Deze regelgeving stelt een reeks vereisten vast waaraan organisaties moeten voldoen om naleving aan te tonen. Ze zijn ontworpen om gevoelige inhoud te beschermen en de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid ervan te waarborgen. Deze vereisten omvatten doorgaans maatregelen om inhoud te beschermen, zoals encryptie en toegangscontrole, evenals procedures om ervoor te zorgen dat inhoud veilig wordt bewaard en verwijderd. Daarnaast moeten organisaties mechanismen hebben om beveiligingsincidenten te detecteren en erop te reageren, evenals continue monitoring en verbetering van hun beveiligingsmaatregelen. Het niet naleven van deze regelgeving kan ernstige gevolgen hebben, zoals boetes, rechtszaken en reputatieschade. Bovendien helpt naleving van regelgeving bedrijven om een competitief voordeel te behouden op de markt.

Uitdagingen bij Naleving van Meerdere Regelgevingen

Naleving van meerdere regelgeving kan een uitdagende en kostbare onderneming zijn. De regelgeving verschilt per rechtsbevoegdheid, en het kan lastig zijn om de diverse vereisten te interpreteren en implementeren. Organisaties moeten aanzienlijke middelen investeren om de regelgeving te begrijpen en passende maatregelen te ontwikkelen om naleving aan te tonen. Daarnaast moeten organisaties op de hoogte blijven van het veranderende regelgevingslandschap, wat tijdrovend en kostbaar kan zijn.

1. Nalevingsaudits

Nalevingsaudits zijn een belangrijk onderdeel van het aantonen van naleving van regelgeving. Het auditproces omvat doorgaans dat een onafhankelijke derde partij het beveiligingsbeleid en de procedures van de organisatie beoordeelt om te waarborgen dat deze voldoen aan de vereisten van de regelgeving. Het type audits varieert afhankelijk van de regelgeving en de organisatie, maar kan zowel on-site als op afstand plaatsvinden. Organisaties die een audit niet halen, kunnen worden geconfronteerd met uiteenlopende sancties, waaronder boetes, juridische stappen en reputatieschade.

2. Diensten van Derden en Naleving

Organisaties maken vaak gebruik van diensten van derden voor beveiligde bestandsoverdracht, zoals cloudopslag en platforms voor bestandsoverdracht. Om naleving te behouden, moeten organisaties ervoor zorgen dat de gebruikte diensten van derden voldoen aan de vereisten van de regelgeving. Dit vereist zorgvuldigheid van de organisatie om de beveiligingsmaatregelen en databeleid van de dienstverlener te beoordelen. Daarnaast moeten organisaties bewijs verkrijgen dat de dienstverlener voldoet aan de relevante regelgeving.

3. Dataretentie en -verwijdering

Dataretentie en -verwijdering zijn essentieel voor naleving van regelgeving. Organisaties moeten registraties bijhouden van de data die ze verzamelen en verwerken, evenals de data waarop de data is aangemaakt en verwijderd. Regelgeving vereist doorgaans dat organisaties data veilig verwijderen, wat kan worden gedaan via diverse methoden zoals fysieke vernietiging, digitale verwijdering en encryptie.

Organisaties moeten ervoor zorgen dat ze procedures hebben om data op de juiste manier te verwijderen om mogelijke problemen met naleving te voorkomen. Reactie op incidenten en rapportage Organisaties moeten procedures hebben om beveiligingsincidenten te detecteren en erop te reageren. Regelgeving vereist doorgaans dat organisaties een reactieplan voor incidenten hebben en dat datalekken en andere incidenten tijdig worden gemeld. Organisaties moeten ook rekening houden met diverse verplichte meldingen en openbaarmakingen, omdat het niet naleven hiervan kan leiden tot aanzienlijke sancties.

4. Continue Monitoring en Verbetering

Organisaties moeten ook het belang van continue monitoring en verbetering voor naleving in overweging nemen. Organisaties dienen hun beveiligingsmaatregelen regelmatig te evalueren om te waarborgen dat deze up-to-date zijn met de relevante regelgeving. Daarnaast moeten organisaties hun beveiligingsmaatregelen regelmatig auditen om eventuele gebieden van niet-naleving of verbetering te identificeren. Het implementeren van een continu verbeterproces helpt organisaties om problemen te identificeren en aan te pakken voordat ze een probleem vormen, wat resulteert in betere beveiliging en naleving.

De Rol van Beveiligde Bestandsoverdracht bij Naleving

Beveiligde bestandsoverdracht is een belangrijk hulpmiddel voor naleving van regelgeving, omdat het bedrijven een veilige manier biedt om vertrouwelijke informatie op te slaan en te delen. Het zorgt ervoor dat alle data beschermd is tegen ongeautoriseerde toegang, waardoor zowel per ongeluk als opzettelijk datalekken worden voorkomen.

Het zorgt er ook voor dat alleen geautoriseerd personeel toegang heeft tot gevoelige data, en dat alle gebruikers dezelfde beveiligingsprotocollen moeten volgen. Beveiligde bestandsoverdracht helpt bedrijven te voldoen aan regelgeving voor gegevensbeveiliging, wat ervoor zorgt dat alle data vertrouwelijk en veilig blijft en zo de privacy en veiligheid van klanten en medewerkers beschermt.

Door gebruik te maken van beveiligde bestandsoverdracht kunnen bedrijven er ook voor zorgen dat hun data regelmatig wordt geback-upt op een veilige locatie en dat toegang alleen wordt verleend aan personen die daartoe bevoegd zijn. Dit helpt dataverlies te voorkomen, wat vooral belangrijk kan zijn in sectoren die zwaar gereguleerd zijn.

Tot slot helpt beveiligde bestandsoverdracht bedrijven te voldoen aan compliancevereisten door een veilige omgeving te bieden voor het opslaan en verspreiden van data, evenals de mogelijkheid om wijzigingen in de data te auditen en te monitoren.

NIST 800-53 Toepassen op Beveiligde Bestandsoverdracht

Om beveiligde bestandsoverdracht te realiseren, kunnen organisaties diverse controles uit het National Institute of Standards and Technology Special Publication 800-53 (NIST SP 800-53) framework toepassen. Hier zijn enkele voorbeelden:

1. Access Control (AC) Family

De access control family omvat controles die de toegang tot informatiesystemen en data beperken op basis van de identiteit, rollen en rechten van gebruikers. Door toegangscontroles te implementeren, kunnen organisaties waarborgen dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot en bestanden kunnen delen, waardoor het risico op datalekken en dataverlies wordt verminderd. Enkele toegangscontroles die gebruikt kunnen worden voor beveiligde bestandsoverdracht zijn:

2. AC-2 Account Management

Deze controle vereist dat organisaties gebruikersaccounts beheren en autoriseren, inclusief het aanmaken, wijzigen, uitschakelen en verwijderen ervan. Door ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot platforms voor bestandsoverdracht, kunnen organisaties het risico op ongeautoriseerde toegang en datalekken verkleinen.

3. AC-3 Access Enforcement

Deze controle vereist dat organisaties toegangsbeleid en -procedures afdwingen die waarborgen dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot en bestanden kunnen delen. Organisaties kunnen bijvoorbeeld multi-factor authentication, wachtwoordbeleid en encryptie implementeren om toegangscontrole te versterken.

4. Configuration Management (CM) Family

De CM family omvat controles die het beheer en onderhoud van de configuratie van informatiesystemen, applicaties en data regelen om hun integriteit, beschikbaarheid en vertrouwelijkheid te waarborgen. Door CM-controles te implementeren, kunnen organisaties het risico op ongeautoriseerde wijzigingen, malware en dataverlies beperken. Enkele CM-controles die gebruikt kunnen worden voor beveiligde bestandsoverdracht zijn:

5. CM-6 Configuration Settings

Deze controle vereist dat organisaties configuratie-instellingen vaststellen en implementeren voor informatiesystemen, applicaties en data. Door platforms voor bestandsoverdracht te configureren volgens industriestandaarden en regelgeving, kunnen organisaties het risico op kwetsbaarheden en aanvallen verkleinen.

6. CM-8 Information System Component Inventory

Deze controle vereist dat organisaties een inventaris opstellen en bijhouden van componenten van informatiesystemen, waaronder hardware, software en data. Door te weten welke componenten in gebruik zijn, kunnen organisaties deze beter beheren en beveiligen, waaronder platforms voor bestandsoverdracht.

Vereisten van Regelgeving die Worden Benut door Beveiligde Bestandsoverdracht

De meeste regelgeving rond gegevensbescherming en privacy maken gebruik van de vereisten die zijn vastgelegd in NIST 800-53. Deze vereisten bieden een framework voor het beheren en beschermen van gevoelige data. Enkele van de belangrijkste vereisten zijn:

1. Toegangscontroles voor Bestandsoverdracht

Toegangscontroles zorgen ervoor dat alleen geautoriseerd personeel toegang heeft tot gevoelige data. Deze vereiste omvat gebruikersidentificatie en -authenticatie, toegangsafdwinging en verantwoordelijkheid.

2. Encryptie voor Bestandsoverdracht

Encryptie is een essentieel onderdeel van het beschermen van gevoelige data tijdens overdracht en opslag. Encryptie zorgt ervoor dat zelfs als een aanvaller de data onderschept, deze niet leesbaar is.

3. Reactie op Incidenten bij Bestandsoverdracht

Reactie op incidenten is een set procedures die bedrijven moeten volgen in het geval van een beveiligingsincident. Deze vereiste omvat procedures voor het detecteren, analyseren, beperken en herstellen van beveiligingsincidenten.

4. Fysieke en Omgevingsbescherming

Deze vereiste zorgt ervoor dat fysieke en omgevingsmaatregelen aanwezig zijn om gevoelige data te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, diefstal en schade.

5. Systeem- en Informatie-integriteit

Deze vereiste omvat procedures voor het identificeren, rapporteren en reageren op beveiligingsincidenten die invloed kunnen hebben op de integriteit van systemen en informatie.

Beste Practices voor Beveiligde Bestandsoverdracht om Naleving aan te Tonen

Om naleving van diverse regelgeving te waarborgen, moeten bedrijven beste practices toepassen voor beveiligde bestandsoverdracht. Enkele van deze beste practices zijn:

1. Gebruik van Beveiligde Diensten voor Bestandsoverdracht

Bedrijven moeten beveiligde diensten voor bestandsoverdracht gebruiken die voldoen aan diverse regelgeving zoals GDPR, HIPAA, FedRAMP, enzovoort. Deze diensten moeten voldoende toegangscontroles, encryptie en procedures voor reactie op incidenten bieden.

2. Implementatie van Toegangscontroles

Toegangscontroles moeten worden geïmplementeerd om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerd personeel toegang heeft tot gevoelige data. Dit omvat het gebruik van sterke wachtwoorden, multi-factor authentication en het beperken van toegang tot gevoelige inhoud op basis van functierollen.

3. Encryptie van Data

Gevoelige data moet worden versleuteld tijdens overdracht en opslag. Bedrijven moeten encryptie-algoritmen gebruiken die voldoen aan diverse regelgeving zoals GDPR, HIPAA, FedRAMP, enzovoort.

4. Opleiden van Personeel

Personeel moet worden getraind in de beste practices voor beveiligde bestandsoverdracht. Dit omvat training over toegangscontroles, encryptie, reactie op incidenten en fysieke en omgevingsbescherming.

Kiteworks Gebruiken voor Beveiligde Bestandsoverdracht en Naleving van Regelgeving

Ondernemingen die op zoek zijn naar beveiligde bestandsoverdracht vinden het Kiteworks Private Content Network ideaal voor hun behoeften. Het maakt de veilige uitwisseling van data en bestanden mogelijk tussen gebruikers, organisaties en systemen, terwijl intellectueel eigendom wordt beschermd en wordt voldaan aan de vereisten van regelgeving. Niet alleen zijn bestandsoverdrachten opgenomen binnen het Kiteworks-platform, maar ook andere communicatiekanalen zoals e-mail, beheerde bestandsoverdracht, webformulieren en application programming interfaces (API’s).

Met Kiteworks kunnen gebruikers gevoelige informatie zowel veilig als compliant openen, verzenden en ontvangen. Het Kiteworks Private Content Network is verpakt in een hardened virtual appliance die bestandsoverdrachten zowel intern als extern beschermt. Er zijn diverse inzetopties beschikbaar, waaronder on-premises, private cloud, hybride cloud, hosted en FedRAMP virtual private cloud. Daarnaast wordt een audittrail van alle bestandsactiviteiten geleverd om data die wordt verzonden en ontvangen te monitoren, en kunnen toegangsrechten worden ingesteld om toegang tot vertrouwelijke informatie te beperken. Dit stelt organisaties in staat te voldoen aan elk gegevensbeheerprotocol en elke industrieregelgeving.

Plan een aangepaste demo van Kiteworks om meer te weten te komen over de mogelijkheden voor bestandsoverdracht in het Kiteworks-platform.