DLP-integratie en de rol ervan in beveiligde bestandsoverdracht

Wat is Preventie van Gegevensverlies (DLP)?

Preventie van gegevensverlies (DLP: Data Loss Prevention) is een beveiligingsmaatregel die organisaties helpt waardevolle data te beschermen tegen verlies, diefstal of misbruik. DLP maakt gebruik van specifieke software, hardware en procedures om gevoelige inhoud te detecteren, monitoren en beveiligen wanneer deze wordt opgeslagen, verzonden of ontvangen. DLP helpt vertrouwelijke informatie te beschermen tegen onbedoelde of kwaadwillige compromittering of diefstal, en kan organisaties ook helpen te voldoen aan wettelijke vereisten. DLP-oplossingen kunnen worden ingezet om vertrouwelijke inhoud te monitoren, zoals klantinformatie, betalingsgegevens en intellectueel eigendom.

Met nieuwe regelgeving en standaarden zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) van de EU en de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), realiseren organisaties zich de noodzaak om hun gevoelige inhoud te beschermen en naleving van regelgeving aan te tonen. Daarom nemen ze stappen om zichzelf te beschermen tegen cyberdreigingen zoals ongeautoriseerde gegevens­toegang.

Waarom Preventie van Gegevensverlies? Factoren die DLP-adoptie stimuleren

Nu datalekken in frequentie en complexiteit toenemen, kunnen DLP-integraties een van de laatste verdedigingslinies vormen bij het beschermen van gevoelige inhoud van een organisatie. Door data-analyse toe te passen om gevoelige inhoud te monitoren, detecteren en blokkeren wanneer deze in gebruik is, onderweg is of opgeslagen wordt, voorkomt een DLP-integratie het onbedoeld openbaar maken of verkeerd behandelen van vertrouwelijke inhoud, zowel opzettelijk (door een hacker) als onopzettelijk (door een onvoorzichtige medewerker).

Maar het voorkomen van datalekken is niet de enige reden voor de adoptie van DLP-technologie. Hier zijn nog enkele andere drijfveren:

1. Toename van werken op afstand: Bedrijven stappen steeds vaker over op een werkomgeving op afstand door de wereldwijde pandemie, waardoor er behoefte ontstaat om bedrijfsnetwerken, data en apparaten te beschermen tegen datalekken en dreigingen op afstand. DLP-oplossingen kunnen organisaties helpen deze systemen te beveiligen en hun inhoud te beschermen.
2. Nalevingsvereisten: Organisaties moeten voldoen aan regelgeving voor gegevensbescherming en andere compliance-standaarden, zoals de California Consumer Privacy Act (CCPA), de Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) en andere. DLP-oplossingen helpen organisaties te voldoen aan deze regelgeving door middel van gedetailleerde datacontrole en monitoring.
3. Opkomst van cloudopslag: Cloudopslag biedt organisaties enorme kostenbesparingen, schaalbaarheid en samenwerkingsmogelijkheden. Het vergroot echter ook het risico op datalekken, omdat de inhoud buiten de controle van de organisatie wordt opgeslagen. DLP-oplossingen kunnen organisaties helpen hun in de cloud opgeslagen inhoud te beschermen.
4. Mobiele beveiliging: Bedrijven breiden uit naar een mobiele workforce en maken ook gebruik van mobiele apparaten voor data-gerelateerde activiteiten. DLP-oplossingen kunnen organisaties helpen hun inhoud te beschermen tegen dreigingen vanaf mobiele apparaten.
5. Bedreigingen van binnenuit: Bedreigingen van binnenuit zijn de meest waarschijnlijke en kostbare dreigingen voor organisaties. DLP-oplossingen kunnen kwaadaardige activiteiten zoals diefstal en lekken van inhoud detecteren en voorkomen.
6. Toename van datalekken: Door de toename van cyberaanvallen en daaropvolgende datalekken hebben organisaties behoefte aan effectieve oplossingen voor preventie van gegevensverlies om hun inhoud en systemen te beschermen.
7. Big Data Analytics: Big data analytics tools verzamelen, slaan op en analyseren grote hoeveelheden data. Deze tools hebben het inzicht van organisaties in hun bedrijfsvoering aanzienlijk vergroot en laten zien hoe ze efficiënter kunnen werken. Helaas hebben de toename van data en de systemen die worden gebruikt om deze data op te slaan en te analyseren, nieuwe kansen gecreëerd voor diefstal en lekken van data. DLP-oplossingen kunnen organisaties helpen hun meest gevoelige inhoud te beveiligen en beschermen tegen deze dreigingen.

Dedicated DLP versus Geïntegreerde DLP

Preventie van gegevensverlies omvat zowel dedicated als geïntegreerde benaderingen, die elk verschillende strategieën en beveiligingslagen gebruiken om inhoud te beschermen.

Dedicated preventie van gegevensverlies is specifiek ontworpen om te voorkomen dat vertrouwelijke inhoud verloren gaat, wordt gestolen of op andere wijze wordt blootgesteld. Dit type preventie omvat een reeks strategieën die bedoeld zijn om een omgeving te creëren waarin inhoud beschermd is tegen ongeautoriseerde externe toegang. Voorbeelden zijn het beperken van toegang tot vertrouwelijke data, het versleutelen van inhoud en het waarschuwen van IT-medewerkers als vertrouwelijke data wordt benaderd door een ongeautoriseerde gebruiker.

Geïntegreerde preventie van gegevensverlies daarentegen is een type DLP waarmee organisaties hun inhoud kunnen beschermen door meerdere beveiligingslagen te integreren. In plaats van te vertrouwen op één laag, zoals encryptie, kunnen organisaties meerdere lagen inzetten, zoals gebruikersauthenticatie, toegangscontrole en datamasking, om gegevensverlies en ongeautoriseerde toegang te voorkomen. Dit type DLP voorkomt niet alleen gegevensverlies, maar zorgt er ook voor dat de inhoud veilig is wanneer deze wordt benaderd.

Tools en Technologieën voor Preventie van Gegevensverlies

Preventie van gegevensverlies (DLP) bestaat uit een reeks tools en technologieën die zijn ontworpen om gevoelige en vertrouwelijke inhoud te beschermen tegen onbedoeld of opzettelijk lekken, diefstal of verlies. Deze tools en technologieën kunnen worden onderverdeeld in drie hoofd­categorieën:

1. Netwerk-DLP-tools: Deze tools monitoren het verkeer op het netwerk om het verzenden van gevoelige inhoud buiten de organisatie te identificeren en te voorkomen. Ze kunnen e-mail, webverkeer, bestandsoverdracht en andere netwerkactiviteiten monitoren om patronen te herkennen die wijzen op datalekken. Ook kunnen ze de toegang tot bepaalde websites controleren of het verzenden van bepaalde bijlagen blokkeren.
2. Endpoint-DLP-tools: Deze tools worden geïnstalleerd op endpoints zoals laptops, desktops of mobiele apparaten om het gebruik van inhoud te monitoren en te beheren. Ze kunnen voorkomen dat gevoelige inhoud wordt gekopieerd naar USB-sticks of wordt geüpload naar clouddiensten, en kunnen ook encryptiebeleid afdwingen om data in rust te beschermen.
3. Cloud-DLP-tools: Deze tools monitoren clouddiensten zoals Dropbox, Office 365 en Google Drive om te waarborgen dat gevoelige inhoud niet per ongeluk wordt gedeeld of onjuist wordt opgeslagen. Ze kunnen bestanden en inhoud binnen de cloudomgeving scannen om persoonlijk identificeerbare informatie en beschermde gezondheidsinformatie (PII/PHI), financiële informatie, klantgegevens, intellectueel eigendom of andere gevoelige inhoud te identificeren en te voorkomen dat deze onjuist wordt benaderd of gedeeld.

Enkele veelvoorkomende functies van DLP-tools zijn:

Beleid aanmaken en beheren: DLP-tools maken het mogelijk om beleid op te stellen en te beheren die bepalen hoe gevoelige inhoud binnen een organisatie wordt behandeld en beschermd.

Data-classificatie: DLP-tools kunnen inhoud classificeren op basis van gevoeligheid en passende beleidsregels toepassen om deze te beschermen.

Data discovery: DLP-tools kunnen de systemen en het netwerk van een organisatie scannen om te identificeren waar gevoelige inhoud is opgeslagen en wie er toegang toe heeft.

Monitoring van gebruikersactiviteiten: DLP-tools kunnen gebruikersactiviteiten op endpoints en netwerken monitoren om ongebruikelijk of verdacht gedrag te identificeren dat kan wijzen op een mogelijk datalek.

Incident response: DLP-tools kunnen beheerders waarschuwen voor potentiële datalekken en bieden tools voor het onderzoeken en afhandelen van incidenten.

Preventie van Gegevensverlies voor het Verbeteren van Beveiligde Bestandsoverdracht

Een goede DLP-oplossing omvat gecentraliseerd beheer, het opstellen van beleid en een handhavingsworkflow, allemaal gericht op het monitoren en beschermen van inhoud en data, inclusief data die onderweg is via beveiligde bestandsoverdracht. Hierdoor versterkt de DLP-functie het vermogen van een organisatie om hun meest gevoelige inhoud te classificeren, beheren, begrijpen en natuurlijk te beschermen. Gezien het huidige dreigingslandschap en de cruciale rol die DLP speelt bij het beschermen van bedrijfsinhoud, is het duidelijk dat als uw organisatie geen DLP-oplossing of DLP-integratie heeft, deze er zou moeten zijn. En als uw organisatie wél een DLP-oplossing heeft, zou u geen bedrijfssoftware moeten aanschaffen die niet uw DLP-oplossing en processen ondersteunt – vooral niet als die software gevoelige bedrijfsinhoud benadert, deelt of opslaat. Dit is makkelijker gezegd dan gedaan. Het beschermen van inhoud tegen gegevensverlies wordt bemoeilijkt door het feit dat moderne ondernemingen inhoud opslaan in veel verschillende on-premises en cloudgebaseerde systemen, zoals Office 365, SharePoint, Windows File Shares, Box en nog veel meer. Hoewel het niet realistisch is om alle inhoud op één platform op te slaan, is het evenmin realistisch om te verwachten dat een DLP-oplossing met al deze systemen integreert.

DLP-beste practices Versterken Gegevensbeveiliging

Door het volgen van beste practices voor preventie van gegevensverlies kunnen organisaties hun gegevensbeveiliging aanzienlijk versterken en hun vertrouwelijke inhoud beschermen tegen ongeautoriseerde toegang. Enkele DLP-beste practices zijn:

1. Implementeer toegangscontroles: Toegangscontroles zijn een van de belangrijkste beste practices voor preventie van gegevensverlies. Het implementeren van sterke toegangscontroles, zoals multi-factor authentication, is een uitstekende manier om de inhoud van uw organisatie te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang.
2. Versleutel uw data: Encryptie is een cruciaal onderdeel van beste practices voor preventie van gegevensverlies. Het is belangrijk om alle inhoud, zowel in rust als onderweg, te versleutelen zodat zelfs als een kwaadwillende toegang krijgt tot uw inhoud, deze niet leesbaar is.
3. Monitor gebruikersactiviteiten: Monitoring van gebruikersactiviteiten helpt situaties te detecteren waarin inhoud mogelijk wordt benaderd door ongeautoriseerde personen. Bekijk regelmatig toegangslogs en andere informatie om ongebruikelijke activiteiten te detecteren die kunnen wijzen op een datalek.
4. Maak back-upprocedures: Stel een back-upplan en -schema op die samen zorgen voor tijdige back-up en opslag van uw inhoud. Zo kan uw organisatie snel verloren of gestolen data herstellen.
5. Informeer uw medewerkers: Beste practices voor preventie van gegevensverlies omvatten ook het informeren van medewerkers over het belang van het beschermen van vertrouwelijke en gevoelige inhoud. Zorg dat uw personeel zich bewust is van de risico’s van het delen of verkeerd behandelen van data en de mogelijke gevolgen.

Prioriteiten voor Preventie van Gegevensverlies

De volgende prioriteiten zijn belangrijk voor effectieve DLP:

1. Data-classificatie en labeling: Het correct identificeren en labelen van gevoelige data is essentieel voor effectieve DLP. Dit zorgt ervoor dat de juiste inhoud wordt beschermd en maximale beveiliging wordt geboden.
2. Risicobeoordeling en -beheer: Het prioriteren van risicobeoordelingen en het proactief beheren van risico’s helpt datalekken en andere beveiligingsincidenten te voorkomen.
3. Training en bewustwording van medewerkers: Het regelmatig geven van trainingen en bewustwordingssessies aan medewerkers over gegevensbeveiligingsbeleid en -procedures is essentieel voor het behouden van een veilige werkcultuur waarin medewerkers waakzaam en zorgvuldig omgaan met gevoelige inhoud.
4. Monitoring en alarmering: Het implementeren van een robuust monitoring- en alarmeringssysteem kan helpen potentiële beveiligingsinbreuken te identificeren en een snelle reactie mogelijk maken om het risico te beperken.
5. Incident response planning: Voorbereid zijn op het reageren op een beveiligingsincident is cruciaal om de impact ervan te minimaliseren. De organisatie moet een goed gedefinieerd en getest incident response plan hebben dat beschrijft welke stappen moeten worden genomen bij een datalek of ander cyberincident.
6. Naleving van regelgeving en standaarden: Naleving van sectorspecifieke regelgeving en standaarden zoals de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) en PCI DSS is belangrijk om juridische en financiële gevolgen te vermijden en het vertrouwen van klanten en stakeholders te behouden.
7. Continue verbetering en aanpassing: DLP-strategieën moeten continu worden geëvalueerd, bijgewerkt en aangepast om nieuwe dreigingen en veranderingen in het gegevensbeveiligingslandschap van de organisatie het hoofd te bieden.
8. Samenwerking en communicatie: Effectieve DLP vereist samenwerking en communicatie met alle stakeholders, waaronder IT, juridische zaken, HR en het senior management, om ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit wat betreft gegevensbeschermingsbeleid en -procedures.

Software voor Preventie van Gegevensverlies en het Kiteworks Platform

Bij Kiteworks erkennen we de complexiteit die ontstaat doordat organisaties meerdere on-premises en cloudgebaseerde inhoudsystemen gebruiken voor het opslaan en beheren van data. Tegelijkertijd zien we de noodzaak van gestandaardiseerde DLP-mogelijkheden over al deze inhoudsystemen om consistente, uitgebreide beveiligde bestandsoverdracht te bieden. Het Kiteworks Private Content Network is bij uitstek in staat te integreren met uw DLP-oplossing om elk bestand te scannen dat wordt geüpload naar of gedownload van een on-premises of cloudgebaseerd enterprise content management (ECM)-systeem. Met het Kiteworks-platform kunt u integreren met elke DLP-server die het ICAP-protocol ondersteunt, waaronder Symantec (Vontu), Websense Triton AP-DATA en Code Green, om hun gegevensbeveiliging te versterken. Daarnaast kunnen ondernemingen er dankzij het centrale beleidsbeheersysteem van het Kiteworks-platform op vertrouwen dat beleid en regels uniform worden gehandhaafd over alle inhoudsystemen. Bestanden worden consequent en efficiënt gescreend met dezelfde criteria, waardoor de inspanningen van een onderneming om alle inhoud te beschermen tegen het risico van gegevensverlies worden versterkt. Naast DLP-integratie hebben organisaties met Kiteworks toegang tot een uitgebreide lijst van beveiligingsmogelijkheden. Antivirus-scanning bij uploaden en downloaden van bestanden, beveiligde bestandsoverdracht en samenwerking, remote wipe, verloop van bestanden/mappen, inhoudencryptie en eigendom van encryptiesleutels zijn slechts enkele van de beschikbare beveiligingsfuncties. Bovendien vergroot de mogelijkheid om inhoud te openen, bewerken, delen en samenwerken vanaf elk apparaat en elke locatie de workflow-efficiëntie aanzienlijk. Wilt u meer weten over het Kiteworks-platform en onze DLP-integratiemogelijkheden, ongeacht waar uw inhoud is opgeslagen of hoe deze wordt benaderd? Plan dan vandaag nog een aangepaste demo van Kiteworks.