Nu is het tijd om over te stappen van Citrix ShareFile naar Kiteworks

Bestandsoverdracht is tegenwoordig een essentieel onderdeel van de meeste bedrijven. Maar voor sommige sectoren is beveiligde bestandsoverdracht een cruciale functie die zeer specifieke kenmerken en functionaliteit vereist. De afgelopen jaren was Citrix ShareFile een breed beschikbaar en populair alternatief.

Maar tijden veranderen. Er zijn momenteel tal van sterke redenen om voor Kiteworks te kiezen in plaats van Citrix ShareFile. De recente overname van Citrix door een private-equitybedrijf zou huidige Citrix-klanten extra moeten laten nadenken. In feite heeft de nieuwe eigenaar van Citrix, Cloud Software Group, ShareFile in 2023 losgekoppeld van het bredere Citrix Workspace-platform. Met deze veranderingen en eventuele andere zorgen over de toekomst van ShareFile, is dit het ideale moment om over te stappen naar een beter, functioneler en uiteindelijk betrouwbaarder platform voor bestandsoverdracht op de lange termijn.

Over ShareFile

Citrix ShareFile, nu gewoon ShareFile, is een beveiligde enterprise-oplossing voor bestandsoverdracht en opslag waarmee gebruikers bestanden kunnen opslaan, synchroniseren en delen, terwijl de beveiliging en controle behouden blijven. Het biedt beveiligde bestandsoverdracht en samenwerking, geavanceerde gegevensbescherming met encryptie, Preventie van gegevensverlies (DLP: Data Loss Prevention) en gebruikersauthenticatie, en intuïtieve beveiligings- en toegangscontroles. Gebruikers kunnen bestanden synchroniseren op al hun apparaten, documenten overal openen en bewerken, en in realtime samenwerken met collega’s, klanten en partners.

Voordat het onderdeel werd van Citrix, werd ShareFile in 2005 gelanceerd als een beveiligde online opslagoplossing. Het was een van de eerste cloudgebaseerde opslagoplossingen die zich richtte op enterprise-beveiliging en gegevensbescherming. In 2014 nam Citrix ShareFile over voor $225 miljoen en werd het product onder de Citrix-naam op de markt gebracht. Sindsdien is de oplossing uitgegroeid tot een populaire keuze voor bedrijven die hun data willen beveiligen en samenwerken aan hun gegevens. ShareFile is blijven evolueren en heeft nieuwe functies toegevoegd, zoals tools voor preventie van gegevensverlies, integraties met applicaties van derden en aangepaste opties voor delen en toegangsbeheer.

Veel organisaties kozen Citrix ShareFile boven andere aanbieders van bestandsoverdracht vanwege de uitgebreide beveiligings- en gegevensbeschermingsfuncties, de reeks gebruiksvriendelijke toegangs- en samenwerkingshulpmiddelen en de integraties met populaire zakelijke applicaties zoals Office 365, Google Drive en Dropbox. Daarnaast maken de flexibele en aanpasbare functies het mogelijk om de oplossing af te stemmen op specifieke behoeften, waardoor het een ideale keuze is voor bedrijven van elke omvang.

Overzicht van ShareFile-functies

ShareFile is een enterprise-oplossing voor bestandsoverdracht en opslag met een reeks krachtige functies die teams helpen veilig samen te werken en content te delen.

1. Cloudopslag: ShareFile biedt cloudopslag om bestanden van meerdere apparaten te synchroniseren en op te slaan. Bestanden kunnen met een wachtwoord worden beveiligd en versleuteld om de gegevensbeveiliging te waarborgen.
2. Documenten delen: De tools voor het delen van documenten van ShareFile maken het eenvoudig voor gebruikers om samen te werken aan documenten en andere content. Medewerkers kunnen de documenten vanaf hun eigen computer openen en veilig in realtime bewerken.
3. Messaging & samenwerking: Teams kunnen ShareFile gebruiken om te communiceren en samen te werken. Het platform stelt teams in staat informatie te delen en gebruikers kunnen spraakberichten, videomeetings, chat en privéchats versturen.
4. Mobiele toegang: ShareFile biedt ook mobiele toegang tot de cloudopslag en samenwerkingshulpmiddelen. Gebruikers kunnen hun documenten, berichten en andere content altijd en overal op hun mobiele apparaat openen.
5. Beveiliging & naleving: ShareFile biedt robuuste beveiligings- en nalevingsfuncties, waaronder 256-bit AES-256 Encryptie, veilige wachtwoordbeveiliging en twee-factor authenticatie voor extra beveiliging. Het platform voldoet ook aan diverse sectorale regelgeving zoals HIPAA en GDPR.

Citrix ShareFile Business

Citrix ShareFile Business is een beveiligde cloudopslag- en bestandsoverdrachtdienst die speciaal is ontworpen voor bedrijven. Het biedt beveiliging en naleving op enterpriseniveau, encryptie, versiebeheer van bestanden, gebruikersauthenticatie en toegangsbeheer en meer. Met ShareFile Business kunnen gebruikers hun data opslaan, delen, synchroniseren en openen vanaf elk apparaat, waaronder computers, tablets en smartphones. ShareFile Business biedt bovendien geavanceerde samenwerkingshulpmiddelen zoals taakbeheer, messaging, waarschuwingssystemen en virtuele werkruimtes. Tot slot ondersteunt ShareFile Business diverse integraties, waaronder populaire programma’s zoals Microsoft Office, Adobe Acrobat, QuickBooks, Box, Dropbox en Salesforce. Dankzij deze functies kunnen bedrijven hun opslag- en samenwerkingssystemen flexibel aanpassen aan hun eigen behoeften.

Het verschil tussen Citrix ShareFile Business en Enterprise is dat Enterprise-instanties meerdere datacenters en de mogelijkheid bieden om zowel on-premises als cloudservers in te zetten, wat zorgt voor meer schaalbaarheid en controle. Enterprise biedt ook geavanceerdere beveiligings- en nalevingsfuncties, aanpasbare workflows, tools voor samenwerking en contentanalyse, beveiligd delen van documenten en extra integraties. Tot slot biedt ShareFile Enterprise diepgaandere aanpassingsmogelijkheden en persoonlijke klantenondersteuning.

Bedrijven kiezen traditioneel voor ShareFile Business en Enterprise boven andere producten en diensten omdat het een veilige en conforme oplossing biedt voor opslag en samenwerking. Ook kunnen bedrijven hun opslag- en samenwerkingssystemen aanpassen aan hun specifieke behoeften, terwijl ze profiteren van een betrouwbare en schaalbare service die vanaf elk apparaat toegankelijk is. Bovendien zorgen de granulaire toegangscontrole en geavanceerde beveiligingsfuncties, samen met de diverse integraties, ervoor dat bedrijven hun data veilig houden. Tot slot biedt de klantenondersteuning voor Enterprise realtime support bij eventuele problemen, wat ShareFile tot een aantrekkelijk product maakt voor elk bedrijf.

ShareFile Authenticatie

ShareFile Authenticatie is een authenticatiesysteem dat door Citrix ShareFile is geïmplementeerd. Het stelt gebruikers in staat hun data en content veilig te benaderen door meerdere niveaus van authenticatie en veilige toegangscontrole te bieden, afhankelijk van het gewenste beveiligingsniveau. ShareFile Authenticatie gebruikt een combinatie van factoren, zoals een gebruikersnaam, wachtwoord en een eenmalige code (OTC) die naar een e-mail of mobiel apparaat wordt gestuurd om de identiteit van de gebruiker te verifiëren. ShareFile biedt daarnaast extra beveiligingsmaatregelen, zoals IP-whitelisting, twee-factor authenticatie en multi-factor authentication, om veilige toegang te waarborgen. ShareFile Authenticatie bevat ook een beheerdersconsole en API’s voor integratie met applicaties van derden, zodat klanten hun gebruikersaccounts en toegangscontroles vanuit één systeem kunnen beheren.

Bedrijven kiezen voor ShareFile Authenticatie omdat het sterke beveiliging biedt voor hun data, content en gebruikers. De lagen van authenticatieopties, zoals twee-factor of multi-factor authentication, maken het moeilijk voor kwaadwillenden om toegang te krijgen tot data, en de integratie met applicaties van derden maakt het eenvoudig voor bedrijven om gebruikersrechten te beheren. Daarnaast biedt ShareFile Authenticatie inzicht in gebruikersidentiteit en toegangsdata, waardoor bedrijven hun toegang efficiënter en duidelijker kunnen beheren.

Citrix ShareFile Virtuele Dataruimte

Citrix ShareFile Virtuele Dataruimte (VDR) is een beveiligd, cloudgebaseerd platform dat is ontworpen voor het veilig overdragen, opslaan en delen van vertrouwelijke documenten en data. Bedrijven gebruiken het voor virtuele zorgvuldigheid, zoals fusies en overnames, private financiering, rechtszaken en andere gevoelige zakelijke transacties. Het platform biedt een beveiligde, gecentraliseerde werkruimte voor het hosten van documenten, samenwerking en veilig delen van documenten. Documenten worden versleuteld, digitaal voorzien van watermerken en opgeslagen in een privé “virtuele dataruimte” waar de toegang is beperkt tot genodigden. Ook kan worden bijgehouden wie welke documenten wanneer opent, waardoor er audittrails ontstaan en je controle houdt over wie toegang heeft tot wat. Het biedt een veilige manier om informatie uit te wisselen binnen en buiten de organisatie, terwijl je toch controle houdt over wie bestanden kan bekijken en bewerken.

Bedrijven kiezen doorgaans voor Citrix ShareFile Virtuele Dataruimte boven andere virtuele dataroomproducten omdat het meer beveiligings- en samenwerkingsfuncties biedt dan andere aanbieders. Het biedt beveiligde opslag en delen van documenten, evenals audittrails die bijhouden wie welke documenten wanneer opent. Ook geeft het meer controle over wie documenten kan bekijken en bewerken, zodat klanten erop kunnen vertrouwen dat hun informatie veilig is. Een andere belangrijke functie is de mogelijkheid om het platform aan te passen aan specifieke behoeften, zoals het instellen van specifieke toegangsrechten, wachtwoordinstellingen en eigen branding. Daarnaast is het eenvoudig in gebruik en snel op te zetten, waardoor klanten snel aan de slag kunnen met hun virtuele dataruimte.

Beperkingen en Limieten van ShareFile

• Bestandsgrootte-limiet: ShareFile hanteert een limiet van 100 GB per bestand, wat onvoldoende is voor sectoren die regelmatig werken met grote datasets, zoals hoge-resolutie video, complexe CAD-bestanden of omvangrijke genomische data.
• Multitenant-architectuur: Het platform draait op een gedeelde, multitenant cloudarchitectuur. Deze opzet brengt inherente risico’s met zich mee op het gebied van datalekken tussen tenants en prestatieproblemen door “noisy neighbors”, omdat jouw data samen met die van andere klanten wordt opgeslagen.
• Beperkte nalevingsscope: Hoewel ShareFile enkele certificeringen heeft, zoals HIPAA, is de nalevingsstatus minder uitgebreid voor overheids- en defensiesectoren. Zo is de FedRAMP-autorisatie beperkt en voldoet het niet aan de meer uitgebreide certificeringen van gespecialiseerde platforms.
• Gescheiden contentkanalen: ShareFile richt zich primair op bestandsoverdracht. Het ontbreekt aan een uniform platform om alle gevoelige communicatiekanalen te beheren, waaronder SFTP, beveiligde e-mail en MFT, waardoor er zichtbaarheidsgaten en inconsistente beleidsafdwinging ontstaan.
• Geen uniforme AI Data Governance: Nu AI een integraal onderdeel wordt van het bedrijfsleven, is een gecentraliseerd datarepository voor governance cruciaal. Door de gescheiden opzet van ShareFile is het lastig om consistente AI-gedreven classificatie, anomaliedetectie en governancebeleid toe te passen op alle content.

Deze beperkingen zorgen voor aanzienlijke beveiligings- en nalevingsgaten, waardoor een directe vergelijking met toegewijde ShareFile-alternatieven zoals Kiteworks essentieel is voor elke organisatie die met gevoelige data werkt.

Hoe Kiteworks ShareFile overtreft

Kiteworks biedt een Private Content Network (PCN) voor jouw organisatie. Dit betekent dat je gevoelige contentcommunicatie zowel intern als extern kunt verenigen, volgen, beheren en beveiligen. Als volledig platform met onder andere e-mail, bestandsoverdracht, SFTP, beheerde bestandsoverdracht, webformulieren en next-gen digitaal rechtenbeheer, biedt Kiteworks diverse functionele voordelen ten opzichte van Citrix ShareFile voor beveiligde bestandsoverdracht—en meer. Dit zijn de belangrijkste aandachtspunten:

Kiteworks vs. ShareFile: Opslagcapaciteit

Citrix ShareFile heeft een bescheiden limiet van 100 GB per bestand—wat het ongeschikt maakt voor toepassingen waarbij extreem grote bestanden gedeeld moeten worden. Dit is een steeds vaker voorkomende behoefte, bijvoorbeeld bij juridische zaken waarbij bewijsmateriaal uit terabytes aan bodycamvideo’s bestaat, bij medisch onderzoek met enorme DNA-sequenties, of bij het versturen van grote, eigen CAD-ontwerpen in de productie-, luchtvaart- of defensiesector.

Kiteworks-klanten profiteren van praktisch “onbeperkte” capaciteit voor bestandsoverdracht. De mogelijkheid om tot 16 terabyte per keer te delen zorgt ervoor dat zware bestanden—zoals video’s, CAD-ontwerpen, hoge-resolutie afbeeldingen en meer—eenvoudig en veilig kunnen worden verzonden wanneer dat nodig is.

Kiteworks vs. ShareFile: Encryptie

De beveiligde en conforme e-mailmogelijkheden van Kiteworks gaan verder dan plug-ins en portals. Met de Email Protection Gateway worden encryptie, tracking en controles naadloos geïntegreerd in native e-mailclients zoals Outlook, Gmail en meer. Je kunt automatisch sleutels beheren en e-mails versleutelen zonder tussenkomst van gebruikers. Het toepassen van beleid voor welke e-mails versleuteld moeten worden, is eveneens een geautomatiseerd proces dat geen impact heeft op eindgebruikers. Voor encryptie, die end-to-end kan worden toegepast, gebruikt Kiteworks AES-256 Encryptie voor gegevens in rust en TLS 1.2+ voor gegevens onderweg.

Kiteworks vs. ShareFile: Naleving van regelgeving

Ongeacht regio of sector is naleving een belangrijk aandachtspunt voor elk bedrijf dat met gevoelige data werkt. Of het nu gaat om beschermde gezondheidsinformatie (PHI), creditcardbetalingsgegevens of informatie van de federale overheid, een oplossing voor bestandsoverdracht moet voldoen aan de regelgeving van de sector. Veilige, conforme systemen moeten ook logs bevatten voor zowel rapportage- als forensische doeleinden. Daarom moet een oplossing voor bestandsoverdracht bestaan uit onveranderlijke logging van systeemgebeurtenissen, identiteitsbeheer en contenttoegang.

Klanten kiezen voor Kiteworks in situaties waar privacy en naleving van cruciaal belang zijn. Granulaire controles, authenticatie en uitgebreide logging/auditmogelijkheden helpen je efficiënt aan de vereisten te voldoen. Regelgevingsstandaarden omvatten FedRAMP, IRAP, ITAR en meer—zodat je zeker weet dat gevoelige content voldoet aan de bedrijfs- en overheidsvereisten. Met de onveranderlijke logs van Kiteworks vertrouwen organisaties erop dat het systeem aanvallen sneller kan detecteren, terwijl een correcte bewijsketen wordt behouden voor forensisch onderzoek. Omdat het systeem entries uit alle componenten samenvoegt en standaardiseert, besparen de uniforme syslog en waarschuwingen van Kiteworks beveiligingscentrum (SOC)-teams kostbare tijd en helpen ze compliance-teams bij de voorbereiding op audits.

Bovendien helpt Kiteworks niet alleen om privacy te waarborgen voor een breed scala aan sectorspecifieke regelgeving, maar verbetert het ook de productiviteit doordat het automatisch e-mailnaleving, bestandsoverdracht, automatisering van beheerde bestandsoverdracht (MFT), webformulieren, Secure File Transfer Protocol (SFTP) en API-geautomatiseerde communicatiekanalen bijhoudt en vereenvoudigt.

Kiteworks vs. ShareFile: Flexibiliteit in inzet

Een door Kiteworks ondersteunde PCN is nooit multitenant, dus je hebt de zekerheid dat jouw bestanden niet worden vermengd met informatie van andere bedrijven op dezelfde server (of met hackers van andere bedrijven). Single-tenant inzet betekent dat er geen gedeelde runtime, database, repository of resource is, en ook geen risico op cross-cloud datalekken of aanvallen.

Of het nu on-premises is, in de Kiteworks-cloud of in je eigen cloud—de vele inzetopties van Kiteworks zijn net zo flexibel als jouw behoeften. Je kunt bestandsoverdracht, opslag en toegang implementeren op elk type omgeving. Tegelijkertijd blijft jouw gevoelige content zo privé als je zelf wilt.

Egnyte vs. ShareFile vs. Kiteworks

Hoewel zowel ShareFile als Egnyte capabele samenwerkingsfuncties bieden, zijn ze gebouwd op een multitenant-architectuur die tekortschiet voor organisaties met strenge beveiligings- en nalevingsvereisten. Het single-tenant Private Content Network van Kiteworks biedt een fundamenteel veiligere basis. Door alle communicatiekanalen onder één governance-structuur te verenigen en de meest uitgebreide nalevingscertificeringen te bieden, levert Kiteworks een superieur, defensie-waardig platform dat de duidelijke keuze is voor gereguleerde sectoren die zich afvragen waarom ze voor Kiteworks moeten kiezen boven ShareFile of andere alternatieven.

Veelvoorkomende ShareFile-migraties

1. Plan je migratie met een grondige audit. Voordat je een enkel bestand verplaatst, begint een succesvolle migratie met een grondige beoordeling van je huidige ShareFile-omgeving. Dit houdt in dat je alle data identificeert, gebruikersrechten en mappenstructuren in kaart brengt en metadata-afhankelijkheden begrijpt. Veelvoorkomende ShareFile-migratieopties zijn overstappen naar algemene samenwerkingssuites zoals Microsoft 365 of naar een toegewijd beveiligd platform zoals Kiteworks. Migraties naar algemene platforms slagen er echter vaak niet in om de granulaire beveiligings- en nalevingscontroles te repliceren, waardoor gevoelige data wordt blootgesteld—een belangrijke reden waarom migreren van ShareFile naar een veiliger alternatief cruciaal is.
2. Voer uit met gespecialiseerde tools en deskundige ondersteuning. De daadwerkelijke gegevensoverdracht kent veel uitdagingen, zoals het behouden van bestandsversiegeschiedenis, het beheren van grote bestanden die platformlimieten overschrijden en het minimaliseren van operationele downtime. Hier onderscheidt het migratieproces van Citrix ShareFile naar Kiteworks zich. Het Professional Services-team van Kiteworks gebruikt gespecialiseerde migratietools die ervoor zorgen dat alle rechten, metadata en logs volledig behouden blijven. Deze white-glove service, ondersteund door premium support, minimaliseert het risico op het hele project en zorgt voor een soepele overgang zonder verstoring van bedrijfsprocessen.
3. Valideren, optimaliseren en uitfaseren. Zodra de data is overgezet, is het cruciaal om de integriteit te valideren en te bevestigen dat gebruikersrechten correct functioneren. Een migratie naar Kiteworks is meer dan een simpele “lift and shift”; het is een kans om je volledige beveiligingsstatus te verbeteren. Je kunt uiteenlopende beveiligingsbeleid van e-mail, MFT en formulieren consolideren in één, geünificeerd governanceconsole binnen het Kiteworks-platform. Maak je transitie compleet door je oude ShareFile-omgeving veilig uit te faseren, met de zekerheid dat je gevoelige content beschermd is binnen een zero-trust Private Content Network. Wil je meer weten over ons risicovrije migratieproces? Neem dan contact op met onze migratiespecialisten.

De kracht van PCN: Beveiligde communicatie voor gevoelige content

Kiteworks stelt organisaties in staat een PCN te creëren dat een beschermingslaag vormt over alle kanalen en protocollen die een organisatie moet beveiligen. Een door Kiteworks ondersteunde PCN legt de basis voor het beveiligen van communicatie met gevoelige content tussen mensen onderling, maar ook machine-to-machine, mens-tot-machine en machine-tot-mens.

Kies voor naadloze, gecentraliseerde functionaliteit

Het gemopper van ontevreden ShareFile-gebruikers is al een tijd aan de gang. Een klant stapte over van Citrix ShareFile naar Kiteworks na een vergelijking tussen beide oplossingen en vond onze interface veel gebruiksvriendelijker. Het CISO-dashboard van Kiteworks biedt een overzicht van de data van een organisatie: waar deze zich bevindt, wie er toegang toe heeft, hoe deze wordt gebruikt en of deze voldoet aan de regelgeving. Op deze manier helpt onze oplossing organisatieleiders om weloverwogen beslissingen te nemen en tegelijkertijd te voldoen aan regelgeving.

Als het van cruciaal belang is dat de integriteit van contentprivacy en naleving niet in het geding komt, kiezen bedrijven voor Kiteworks. Tot eind mei 2022 biedt Kiteworks Citrix ShareFile-klanten één jaar gratis Premium Support bij aanschaf van de Kiteworks Enterprise Edition.

Wil je meer weten over waarom Kiteworks beter is dan ShareFile? Download dan ons overzicht van de Top 7 Redenen om voor Kiteworks te kiezen boven ShareFile