Inzicht in de Texas Data Privacy and Security Act
Risico’s op het gebied van gegevensprivacy zijn een cruciale zorg geworden voor veel staten in de VS en landen wereldwijd, nu het verzamelen, verwerken en gebruiken van persoonlijke gegevens gemeengoed is geworden. In het besef dat de privacy en rechten van haar inwoners beschermd moeten worden, heeft de staat Texas een belangrijke stap gezet richting het invoeren van uitgebreide wetgeving op het gebied van gegevensprivacy. De Lone Star State heeft onlangs de Texas Data Privacy and Security Act aangenomen en voegt zich daarmee bij een groeiend aantal staten die privacywetgeving invoeren.
Deze wet heeft als doel duidelijke richtlijnen te bieden voor bedrijven die in Texas actief zijn en geeft Texaanse inwoners meer controle over hun persoonlijke informatie. De inspanningen van Texas om uitgebreide privacywetgeving in te voeren, onderstrepen de inzet om de privacy en rechten van haar inwoners te beschermen. Door proactief gegevensbescherming aan te pakken, positioneert Texas zich als een voorloper in het opstellen van robuuste privacyregels die de belangen van bedrijven en consumenten in balans brengen.
Laten we de belangrijkste aspecten van de Texas Data Privacy and Security Act verkennen, waaronder de toepasbaarheid, uitzonderingen, consumentenrechten, gevoelige persoonsgegevens, contractvereisten, data-assessments, handhaving en de overeenkomsten met andere privacywetten in de VS.
Overzicht van de Texas Data Privacy and Security Act
De Texas Data Privacy and Security Act, vaak aangeduid als de TDPSA, is een uitgebreide wetgeving die is ingevoerd om zorgen rondom gegevensprivacy en beveiliging binnen de staat Texas aan te pakken. De wet heeft als doel een juridisch kader te creëren voor de bescherming van persoonlijke informatie en ervoor te zorgen dat bedrijven sterke beveiligingsmaatregelen nemen om de PII van consumenten te beschermen en te allen tijde privé te houden. De TDPSA is geïntroduceerd als reactie op het groeiende belang van gegevensprivacy en beveiliging in Texas en de VS in het algemeen. De wet erkent de noodzaak om persoonlijke informatie van individuen te beschermen en stelt duidelijke richtlijnen op voor bedrijven die in Texas opereren.
Hoe de Texas Act zich verhoudt tot andere privacywetten in de VS
De Texas Consumer Data Privacy Act vertoont overeenkomsten met privacywetten voor consumentengegevens die in andere staten zijn aangenomen, zoals Virginia, Colorado, Utah, Connecticut en Iowa. Deze privacywetten op staatsniveau weerspiegelen een groeiende bezorgdheid over de bescherming van consumentenrechten en persoonlijke gegevens in de Verenigde Staten.
Hoewel er overeenkomsten zijn, is het belangrijk op te merken dat de TDPSA bepalingen bevat die gunstiger zijn voor kleine bedrijven. Kleine bedrijven zijn vrijgesteld van de TDPSA, tenzij zij gevoelige gegevens verkopen; in dat geval moeten zij expliciete toestemming van consumenten verkrijgen.
De TDPSA is gemodelleerd naar de Virginia Consumer Data Protection Act (VCDPA), maar bevat een zorgvuldige combinatie van maatregelen die een balans zoeken tussen consumentenbescherming en de praktische overwegingen van bedrijven binnen de staat. Er zijn echter ook verschillen. Er zijn met name twee belangrijke verschillen tussen de privacywetten van deze twee staten:
De definitie van toestemming: een verschil van inzicht
In zowel Virginia als Texas wordt “toestemming” voor consumenten gedefinieerd als een duidelijke en bevestigende handeling die hun vrijwillige, specifieke, goed geïnformeerde en ondubbelzinnige instemming met de verwerking van hun persoonsgegevens aangeeft. Deze definitie omvat een schriftelijke verklaring, waaronder een elektronisch opgestelde verklaring, of elke andere ondubbelzinnige bevestigende handeling. Texas sluit echter bepaalde handelingen uit, zoals het accepteren van algemene of brede gebruiksvoorwaarden waarin beschrijvingen van gegevensverwerking samen met niet-gerelateerde informatie staan, het bewegen van de muis over, dempen, pauzeren of sluiten van content, of het verkrijgen van toestemming via het gebruik van dark patterns.
Reikwijdte: “gericht op” versus “geconsumeerd door”
De VCDPA vereist momenteel dat entiteiten ofwel zaken doen binnen de staat of diensten richten op de inwoners om onder de wet te vallen. In Texas vervangt de TDPSA de term “gericht op” door “geconsumeerd door” om te voorkomen dat naleving van de wet wordt omzeild.
Kiteworks beschikt over een lange lijst van behaalde nalevings- en certificeringsprestaties.
Belangrijkste bepalingen van de Texas Data Privacy and Security Act
De TDPSA bevat diverse bepalingen waaraan bedrijven die in Texas actief zijn moeten voldoen om persoonlijke informatie te beschermen. Laten we enkele essentiële bepalingen van de wet bekijken:
Reikwijdte en toepasbaarheid van de TDPSA
De TDPSA is van toepassing op bedrijven die in Texas opereren of producten of diensten aanbieden aan inwoners van Texas. Als een bedrijf persoonsgegevens verwerkt of verkoopt en niet als klein bedrijf wordt aangemerkt door de U.S. Small Business Administration, valt het onder de TDPSA. Kleine bedrijven vallen echter ook onder de TDPSA als zij gevoelige inhoud verkopen, maar dan alleen met voorafgaande toestemming van de consument. De wet geldt voor zowel publieke als private entiteiten, ongeacht hun omvang of sector.
Vereisten voor gegevensbescherming voor bedrijven volgens de TDPSA
De TDPSA legt specifieke verplichtingen op aan bedrijven om persoonlijke informatie te beschermen. Bedrijven moeten redelijke beveiligingsmaatregelen implementeren om ongeautoriseerde toegang, gebruik of openbaarmaking van persoonsgegevens te voorkomen. Dit omvat encryptie, toegangscontroles, regelmatige risicobeoordelingen en trainingsprogramma’s voor medewerkers.
Consumentenrechten en toestemming binnen de TDPSA
De TDPSA benadrukt de rechten van individuen met betrekking tot hun persoonlijke informatie. Het geeft inwoners van Texas het recht om te weten welke persoonlijke informatie wordt verzameld, opgeslagen en gedeeld door bedrijven. Ook hebben zij het recht op inzage in hun gegevens, het verzoek tot verwijdering, correctie van onjuistheden, het ontvangen van hun gegevens in een draagbaar en direct bruikbaar formaat, en het recht om zich af te melden voor bepaalde verwerkingsactiviteiten. Bedrijven zijn verplicht om geïnformeerde toestemming te verkrijgen voordat zij persoonlijke informatie verzamelen of gebruiken.
Uitzonderingen binnen de TDPSA
Bepaalde entiteiten en organisaties zijn uitgezonderd van de TDPSA vanwege bestaande regelgeving en wetten die hun gegevensverwerking al reguleren. Deze uitzonderingen gelden voor financiële instellingen die onder de Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA) vallen, entiteiten die onder de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) en de Health Information Technology for Economic and Clinical Health (HITECH) Act vallen, non-profitorganisaties, instellingen voor hoger onderwijs en persoonlijke informatie die onder de Fair Credit Reporting Act (FCRA) valt.
Bescherming van gevoelige persoonsgegevens onder de TDPSA
De TDPSA legt bijzondere nadruk op de bescherming van gevoelige persoonsgegevens, waarvoor expliciete toestemming van de consument vereist is. Gevoelige gegevens omvatten informatie die ras of etnische afkomst, religieuze overtuiging, mentale of fysieke gezondheidsdiagnose, seksuele geaardheid, burgerschap of immigratiestatus, genetische of biometrische gegevens voor individuele identificatie, persoonsgegevens van bekende kinderen en nauwkeurige locatiegegevens onthullen.
Contractvereisten gespecificeerd in de TDPSA
Wanneer een verwerkingsverantwoordelijke (de entiteit die het doel van gegevensverwerking bepaalt) en een verwerker (de entiteit die gegevens verwerkt namens de verantwoordelijke) een contract aangaan, schrijft de TDPSA specifieke vereisten voor die in het contract moeten worden opgenomen. Deze vereisten zorgen voor duidelijkheid, transparantie en beveiliging bij gegevensverwerking. Het contract moet instructies voor gegevensverwerking bevatten, het doel en de aard van de verwerking, het type gegevens, de duur van de verwerking, de rechten en verplichtingen van beide partijen, vertrouwelijkheidsverplichtingen, verwijdering of teruggave van gegevens na afronding van de dienst, beschikbaarheid van informatie voor nalevingsdemonstratie, samenwerking bij assessments en het inschakelen van onderaannemers onder vergelijkbare contractuele voorwaarden.
Data-assessments onder de TDPSA
Verwerkingsverantwoordelijken moeten gegevensbeschermingsassessments uitvoeren en documenteren voor specifieke verwerkingsactiviteiten. Deze assessments zijn essentieel om de potentiële risico’s van gegevensverwerking te evalueren. Activiteiten waarvoor assessments vereist zijn, zijn onder andere het verwerken van gegevens voor gerichte advertenties, het verkopen van persoonsgegevens, verwerking voor bepaalde profileringsdoeleinden, verwerking van gevoelige gegevens en elke verwerking die een verhoogd risico op schade met zich meebrengt.
Handhaving van de TDPSA
Volgens de TDPSA hebben individuen geen privaat recht om de bepalingen van de wet af te dwingen. De verantwoordelijkheid voor handhaving ligt bij de procureur-generaal. Als een overtreding wordt vastgesteld, kan de procureur-generaal een gerechtelijk bevel eisen en civiele boetes opleggen aan de overtreder. De civiele boete per overtreding mag niet hoger zijn dan $7.500. De TDPSA biedt echter een hersteltermijn van 30 dagen waarin de overtreder de overtreding kan herstellen voordat er boetes worden opgelegd.
Bovendien is er een extra bepaling die consumenten beschermt tegen discriminatie en represailles wanneer zij hun rechten uitoefenen. Als een inwoner van Texas klachten heeft, kan hij of zij een klacht indienen bij het kantoor van de Texas Attorney General. Indien een bedrijf de zorgen niet wegneemt en geen passende oplossing biedt, kan het kantoor van de Attorney General civiele boetes tot $7.500 opleggen aan het betreffende bedrijf.
Vereisten voor gegevensbescherming voor bedrijven
De TDPSA stelt expliciete verplichtingen aan bedrijven om persoonlijke informatie te beschermen. De wet vereist dat bedrijven redelijke beveiligingsmaatregelen implementeren die effectief ongeautoriseerde toegang, gebruik of openbaarmaking van persoonlijke PII voorkomen. De belangrijkste vereisten voor gegevensbescherming die in de wet zijn opgenomen, zijn:
Implementatie van redelijke beveiligingsmaatregelen
Bedrijven moeten passende beveiligingsmaatregelen nemen en onderhouden om persoonlijke informatie te beschermen. Dit houdt in dat er beschermingsmaatregelen zoals encryptie, firewalls en veilige authenticatieprotocollen worden toegepast om de vertrouwelijkheid en integriteit van gegevens te waarborgen.
Toegangscontroles voor gegevensprivacy
Bedrijven zijn verplicht toegangscontroles in te stellen die de toegang tot gegevens beperken tot uitsluitend geautoriseerde personen met een legitieme behoefte aan toegang. Door toegangscontroles te implementeren, doorgaans op basis van rolgebaseerde rechten, kunnen bedrijven het risico op ongeoorloofde openbaarmaking of misbruik van persoonlijke informatie minimaliseren.
Regelmatige risicobeoordelingen om kwetsbaarheden te beperken
De TDPSA benadrukt het belang van het uitvoeren van regelmatige risicobeoordelingen om kwetsbaarheden en potentiële bedreigingen voor PII te identificeren. Door risico’s te evalueren kunnen bedrijven proactief maatregelen nemen om kwetsbaarheden te beperken en hun algehele beveiligingsstatus te verbeteren.
Incidentrespons en melding van datalekken
De TDPSA vereist dat bedrijven incidentresponsplannen opstellen om effectief te reageren op en omgaan met datalekken of beveiligingsincidenten. Daarnaast moeten bedrijven getroffen personen en, in bepaalde gevallen, toezichthoudende autoriteiten onverwijld op de hoogte stellen van een datalek, conform de meldingsvereisten in de wet.
Privacybeleid en transparantie voor volledige openheid
Bedrijven moeten duidelijke en transparante privacybeleid opstellen en onderhouden waarin wordt uitgelegd hoe persoonlijke informatie wordt verzameld, gebruikt, gedeeld en beschermd. Deze beleidsregels moeten gemakkelijk toegankelijk zijn en beknopte informatie bieden over de gegevensverwerking van het bedrijf.
Vendor- en derdepartijbeheer voor gegevensbescherming
De wet benadrukt het belang dat bedrijven ervoor zorgen dat hun leveranciers en derde partijen ook passende gegevensbeschermingsmaatregelen naleven. Bedrijven dienen robuuste contracten en overeenkomsten te sluiten waarin verplichtingen voor gegevensbescherming voor hun leveranciers en partners zijn opgenomen.
Door te voldoen aan deze vereisten voor gegevensbescherming kunnen bedrijven de persoonlijke informatie van Texanen effectief beschermen, het risico op datalekken minimaliseren en aantonen dat zij voldoen aan de Texas Data Privacy and Security Act.
Gevolgen van de TDPSA voor bedrijven
De Texas Data Privacy and Security Act heeft aanzienlijke gevolgen voor bedrijven die binnen de staat actief zijn. Deze gevolgen zijn onder andere:
- Verhoogde verplichtingen voor gegevensbescherming: De wet verplicht bedrijven om sterke beveiligingsmaatregelen te implementeren, zoals encryptie en toegangscontroles, om de veiligheid en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens te waarborgen. Dit vereist een grondige evaluatie en mogelijk herstructurering van bestaande gegevensverwerking.
- Nalevingskosten: Bedrijven moeten middelen reserveren en investeren in technologie, personeel en training om aan de vereisten van de wet te voldoen. Het implementeren van privacymaatregelen, uitvoeren van privacy-assessments en het trainen van medewerkers in beste practices voor gegevensverwerking kunnen extra kosten met zich meebrengen.
- Consumentvertrouwen en reputatie: Aantonen dat wordt voldaan aan de Texas Data Privacy and Security Act kan het vertrouwen van consumenten vergroten en de reputatie van een bedrijf versterken. Door privacy en beveiliging te prioriteren, kunnen bedrijven zich onderscheiden en klanten aantrekken die waarde hechten aan bescherming van hun persoonlijke informatie.
- Juridische en regelgevende risico’s: Niet-naleving kan leiden tot ernstige juridische en financiële gevolgen. Bedrijven die niet aan de verplichtingen voldoen, kunnen boetes, sancties, juridische geschillen en reputatieschade oplopen. Naleving van de TDPSA is essentieel om juridische en regelgevende risico’s te beperken.
- Competitief voordeel: Bedrijven die proactief sterke privacy- en beveiligingsmaatregelen invoeren, behalen een competitief voordeel. Het tonen van betrokkenheid bij gegevensbescherming kan privacybewuste klanten aantrekken en het bedrijf positioneren als een betrouwbare speler in de markt.
- Gegevensbeheer en verantwoordelijkheid: De TDPSA vereist robuuste data governance, waaronder duidelijke beleidsregels, procedures en documentatie rondom gegevensverwerking en -bescherming. Het implementeren van verantwoordingsmaatregelen zorgt voor transparantie, traceerbaarheid en naleving van de wet.
- Zakelijke partnerschappen en contracten: Bedrijven in Texas moeten mogelijk contracten met leveranciers, partners en dienstverleners herzien en bijwerken om aan de vereisten van de TDPSA te voldoen. Dit kan het opnemen van gegevensbeschermingsclausules, aansprakelijkheidsbepalingen en nalevingsverplichtingen in contracten omvatten.
- Medewerkers informeren en opleiden: Het trainen en informeren van medewerkers over privacy- en beveiligingspraktijken is van groot belang. Door het bewustzijn te vergroten en een privacycultuur te bevorderen, kunnen bedrijven het risico op datalekken minimaliseren en de naleving verbeteren.
Kiteworks helpt bedrijven te voldoen aan de Texas Data Privacy and Security Act
Zodra de Texas Data Privacy and Security Act op 1 maart 2024 van kracht wordt, moeten private en publieke entiteiten die in Texas actief zijn en diensten leveren die door Texaanse inwoners worden geconsumeerd, voldoen aan de wet om juridische en financiële gevolgen en reputatieschade te voorkomen.
Om aan de TDPSA te voldoen, moeten bedrijven stappen ondernemen om de digitale communicatie van persoonlijk identificeerbare informatie (PII) van inwoners van Texas correct te volgen, te controleren en te beveiligen.
Door communicatiekanalen te consolideren in een Private Content Network stelt Kiteworks organisaties in staat om naleving van de TDPSA en vele andere staats-, regionale en sectorale privacyregels aan te tonen, terwijl PII wordt verenigd, gevolgd, gecontroleerd en beveiligd. Of bedrijven nu e-mail, bestandsoverdracht, beheerde bestandsoverdracht, webformulieren of andere kanalen gebruiken om PII uit te wisselen met vertrouwde partners, bestanden worden beschermd met toegangscontroles, multi-factor authentication en TLS 1.2-encryptie tijdens verzending en AES-256 Encryptie in rust.
Plan een aangepaste demo om te ontdekken hoe het platform van Kiteworks uw organisatie kan helpen PII veilig te delen en op te slaan in overeenstemming met de Texas Data Privacy and Security Act.