Les documents publics circulent sur davantage de systèmes que la plupart des agences ne peuvent en suivre.

La plupart des organismes ne disposent pas d’une unique politique de gouvernance des données. Ils en ont plusieurs : une pour le système d’archivage, une autre pour les e-mails, une différente pour le partage de fichiers, et souvent aucune politique cohérente pour le dernier canal en date, les outils de gestion de dossiers assistés par l’IA. Chaque politique a été conçue par une équipe différente, à une période différente, pour répondre à des exigences différentes. Individuellement, chacune peut sembler pertinente. Ensemble, elles laissent des failles que personne n’a voulues et que peu de gens peuvent détecter.

Ces failles ne restent pas longtemps théoriques. Un dossier citoyen classé comme sensible dans un système protégé peut circuler librement en pièce jointe d’un e-mail dès qu’il est transféré, car la politique du système d’archivage ne suit pas le fichier à l’extérieur. Un jeu de données bloqué pour le partage externe dans un système peut sortir via une intégration non couverte. Cet article explique pourquoi la gestion séparée de chaque canal garantit l’existence de ces failles dans le secteur public, et ce qu’il faut réellement mettre en place pour les combler.

Résumé exécutif

La gouvernance des données construite canal par canal aboutit inévitablement à une protection incohérente, car chaque outil a été conçu et configuré indépendamment, souvent par des équipes différentes pour résoudre des problèmes immédiats distincts. Le résultat n’est pas une série de risques acceptables séparément. C’est un risque global équivalent au canal le plus faible, puisque les données citoyennes circulent régulièrement entre eux et qu’une politique qui s’arrête à la frontière d’un canal ne protège plus rien une fois la donnée passée de l’autre côté. Pour les responsables IT et conformité, cela signifie qu’un audit canal par canal ne permet pas d’identifier ce risque. Il faut auditer ce qui arrive à un dossier citoyen précis lorsqu’il passe d’un canal à l’autre.

Résumé des points clés

1. Une gouvernance fragmentée signifie qu’un même dossier citoyen peut être protégé sur un canal et exposé sur un autre. Une règle de classification ou d’accès appliquée dans un système ne suit que rarement la donnée lorsqu’elle circule ailleurs.
2. Les pièces jointes sont l’endroit le plus courant où une politique cesse silencieusement de s’appliquer. Un dossier bien protégé dans un système d’archivage peut être envoyé en pièce jointe d’un e-mail sans aucune des restrictions du système d’origine.
3. Chaque canal supplémentaire est un point de plus où une faille peut se cacher. Systèmes d’archivage, e-mails, partage de fichiers et désormais outils de gestion de dossiers par IA doivent tous être couverts, et une faille dans l’un d’eux suffit.
4. La classification doit être une propriété de la donnée, et non du système où elle se trouve. Un tag ne protège efficacement les données citoyennes que s’il les accompagne lors de leur circulation entre les canaux.
5. Un moteur de politique unique couvrant tous les canaux comble la faille que les outils par canal ne peuvent pas traiter. L’application de la politique doit être évaluée de la même façon, quel que soit le canal par lequel la donnée transite.

Pourquoi la gouvernance par canal s’est imposée, et pourquoi elle ne fonctionne pas

La plupart des organismes sont arrivés à une gouvernance fragmentée par une succession de décisions individuelles sensées, et non par une mauvaise décision unique. Un système d’archivage a été choisi et sécurisé, puis les e-mails ont été traités séparément, chaque projet ayant son propre budget, responsable et définition de fin de mission.

Chaque outil gère son canal, pas le parcours complet de la donnée

Les contrôles d’accès d’un système d’archivage déterminent qui peut ouvrir, télécharger ou partager un dossier dans ce système. Ils n’ont aucune visibilité ni autorité sur ce qui se passe une fois que le dossier part en pièce jointe d’un e-mail, est copié dans un autre système ou transite via une intégration. Chaque outil a été conçu pour bien gérer son propre canal.

Les politiques sont rarement harmonisées entre canaux a posteriori

Une fois chaque canal doté de son propre outil de gouvernance et de ses propres administrateurs, harmoniser les politiques devient un projet sans propriétaire. Il faudrait comparer des règles écrites dans des langages différents, appliquées par des systèmes différents, couvrant des catégories de données citoyennes qui se recoupent sans être identiques. En pratique, cette harmonisation n’a quasiment jamais lieu de façon globale.

Où la faille se manifeste concrètement pour les organismes

Le risque théorique d’une gouvernance fragmentée devient bien réel à des points précis et prévisibles, lorsque les données citoyennes franchissent la frontière d’un canal.

Le problème des pièces jointes

Un dossier bien gouverné dans un système d’archivage n’est, du point de vue de la plupart des systèmes de messagerie, qu’un fichier choisi par l’utilisateur pour être joint. Les règles d’accès, de rétention et de partage du système d’origine ne suivent pas le fichier dans l’e-mail.

Le problème des intégrations et de la gestion de dossiers par IA

Les organismes connectent constamment des systèmes entre eux, via des intégrations et, de plus en plus, des outils de gestion de dossiers par IA qui lisent les données citoyennes pour le compte d’un agent. Chaque intégration constitue un canal potentiel pour la circulation de données sensibles, avec sa propre configuration d’accès, souvent minimale.

Pourquoi la classification doit suivre la donnée

Pour combler ces failles, il faut changer de point de départ : au lieu de demander à chaque canal d’appliquer sa propre version d’une politique, il faut évaluer la politique de la même façon, quel que soit le canal où se trouve la donnée.

Tags et classification comme propriétés portables

Lorsqu’un dossier est tagué comme sensible dès son entrée dans un système, cette classification doit l’accompagner partout où il circule ensuite, afin que la même restriction s’applique systématiquement, au lieu de revenir à la politique par défaut du canal suivant.

L’application de la politique doit couvrir le passage de relais, pas seulement chaque extrémité

Le moment le plus risqué pour un dossier citoyen est le passage d’un canal à l’autre, pas le temps passé dans l’un ou l’autre. Une gouvernance qui ne prévoit rien pour l’action précise d’attacher un dossier à un e-mail ne comble pas la faille.

Auditer la fragmentation plutôt qu’auditer canal par canal

Pour les équipes IT et conformité, il s’agit de ne plus se demander séparément « notre système d’archivage est-il sécurisé ? » et « notre messagerie est-elle sécurisée ? », mais de s’intéresser au parcours d’un dossier citoyen sensible lorsqu’il passe de l’un à l’autre, puis au suivant.

Comment un Data Control Plane comble la faille entre les canaux

Combler la fragmentation ne nécessite pas de remplacer tous les outils spécifiques à chaque canal déjà utilisés par un organisme. Il suffit d’ajouter une couche de gouvernance qui surplombe et englobe l’ensemble, en évaluant la même politique sur les mêmes données, quel que soit le canal par lequel elles transitent.

Le Data Control Plane de Kiteworks applique un ensemble unique de politiques data-aware et zero-trust sur tous les canaux par lesquels transitent des données sensibles, y compris la messagerie, le partage de fichiers, les API et les agents IA. La classification appliquée automatiquement à l’entrée dans le système accompagne la donnée, de sorte que la même restriction qui s’applique à un dossier dans un système d’archivage s’applique à nouveau dès qu’il est joint à un e-mail ou extrait via une intégration. Chaque décision d’application, sur tous les canaux, est consignée dans un journal d’audit infalsifiable et non limité qui alimente directement les outils SIEM.

Les organismes qui souhaitent localiser précisément leurs propres failles entre canaux peuvent réserver une démo personnalisée pour voir comment une politique unique appliquée sur tous les canaux se compare à leur approche actuelle, canal par canal.