Belangrijke aspecten van gegevensnaleving begrijpen

Data compliance is een integraal onderdeel geworden van het bedrijfsleven, ongeacht de grootte, sector of geografische locatie van een organisatie.

Er zijn diverse factoren die hebben bijgedragen aan het ontstaan van data compliance. Uiteindelijk heeft een enorme groei in de hoeveelheid data geleid tot een toename van cyberdreigingen en cyberaanvallen, wat op zijn beurt heeft geleid tot de noodzaak om de privacy van klanten, burgers en patiënten te beschermen. Data compliance vereist dat organisaties goed data management toepassen voor efficiëntie, transparantie en privacy.

Maar hoe weten organisaties aan welke standaarden en regelgeving ze moeten voldoen en welke data compliance-processen ze moeten implementeren? In deze Blog Post wordt data compliance en de rol ervan in het moderne bedrijfsleven nader bekeken, om deze vragen te beantwoorden.

Waarom Data Compliance Belangrijk Is

Data compliance is het proces waarbij wordt gewaarborgd dat organisaties en hun systemen voldoen aan wettelijke, regelgevende en operationele datavereisten. Het omvat het opzetten van controles om de privacy, integriteit en beschikbaarheid van data te beschermen en misbruik van data te voorkomen. Ook hoort hierbij het ontwikkelen van beleid en procedures die bepalen hoe organisaties en individuen met data omgaan. Bedrijven profiteren van data compliance omdat het hen helpt efficiënte systemen voor data management te creëren en te onderhouden.

Bedrijven investeren in data compliance om de data van hun klanten te beschermen en om te waarborgen dat ze blijven voldoen aan sectorale regelgeving zoals GDPR, HIPAA en vele anderen. Deze regelgeving is noodzakelijk om het recht van klanten op privacy, veiligheid en datanauwkeurigheid te beschermen. Naleving van regelgeving, en data compliance in bredere zin, helpt bedrijven een reputatie op te bouwen en te behouden als betrouwbare beheerders van persoonlijke data van hun klanten. Succesvolle data compliance stelt bedrijven in staat vertrouwen op te bouwen bij hun klanten en beschermt het bedrijf tegen datalekken en overtredingen van compliance, die kunnen leiden tot kostbare boetes, sancties en langdurige reputatieschade.

Data compliance biedt ook praktische voordelen. Investeren in data compliance kan bedrijven helpen hun efficiëntie en winstgevendheid te vergroten. Goede data compliance-praktijken zorgen ervoor dat data niet alleen veilig en beschermd is, maar ook actueel en accuraat, wat helpt om kostbare fouten te minimaliseren. Daarnaast kan effectieve data compliance de hoeveelheid tijd en geld verminderen die bedrijven besteden aan het zoeken, corrigeren en vervangen van data.

Enkele voorbeelden van data compliance zijn:

• Het implementeren van beleid voor dataopslag en -onderhoud
• Het creëren van toegangscontroles voor data
• Het trainen van medewerkers op het gebied van dataprivacy en beveiliging
• Het opstellen van procedures voor bestandsoverdracht en delen van data
• Het opzetten van systemen voor data-archivering en verwijdering
• Het toepassen van encryptie om data te beschermen
• Het uitvoeren van beveiligingsreviews en audits

Kiteworks kan bogen op een lange lijst van behaalde compliance- en certificeringsprestaties.

Data Security Compliance: een Introductie

Data security compliance verwijst naar een reeks standaarden en wetten die organisaties moeten volgen om hun data te beveiligen en te beschermen tegen datalekken, diefstal of verlies. Dit omvat een breed scala aan praktijken en strategieën, waaronder het versleutelen van gevoelige data, het bieden van toegangscontroles voor gebruikers, het implementeren van betrouwbare back-upsystemen en meer. Deze standaarden en wetten zijn vaak sectorspecifiek. Zo moeten zorgorganisaties in de VS voldoen aan de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), die regels biedt voor het gebruik en de openbaarmaking van beschermde gezondheidsinformatie. Evenzo moeten financiële instellingen mogelijk voldoen aan de Sarbanes-Oxley Act (SOX), die regels bevat voor de rapportage van elektronische gegevens. Naleving van data security-wetten is meestal verplicht en het niet naleven kan leiden tot zware boetes, zowel financieel als qua reputatie. Daarom moeten organisaties ervoor zorgen dat zij de specifieke wetten en regelgeving in hun sector begrijpen en dat zij over de benodigde systemen en processen beschikken om compliant te blijven.

Data security compliance omvat ook voortdurende monitoring en beheer. Dit betekent dat je je systemen en praktijken regelmatig moet auditen om te waarborgen dat ze nog steeds voldoen aan de gestelde standaarden, en dat je je protocollen bijwerkt zodra de regelgeving verandert. Het is belangrijk om te beseffen dat compliant zijn niet automatisch betekent dat de data van een organisatie volledig veilig is. Compliance-standaarden bieden een minimumniveau aan vereisten, en veel organisaties kiezen ervoor om hier nog verder in te gaan om hun databeveiliging extra te versterken.

Samengevat draait data security compliance om het minimaliseren van risico’s, het beschermen van gevoelige data en het voldoen aan de wettelijke vereisten binnen jouw specifieke sector. Het is een cruciaal onderdeel van informatiebeheer en kan een grote rol spelen in de algemene cybersecuritystrategie van een organisatie.

Hoe Data Security Compliance Verschilt van Data Compliance

Hoewel ze op elkaar lijken, hebben data security compliance en data compliance verschillende focuspunten en doelstellingen. Data security compliance richt zich bijvoorbeeld primair op hoe data wordt beschermd tegen datalekken, verlies en ongeautoriseerde toegang. Data security compliance behandelt de maatregelen en standaarden die een organisatie implementeert om te waarborgen dat haar data veilig en beschermd is.

Data security compliance omvat doorgaans het versleutelen van data, het beheren van gebruikersrechten en het opzetten van betrouwbare back-upsystemen. Data security compliance is essentieel om potentiële cyberdreigingen te vermijden en te voldoen aan wetgeving voor gegevensbescherming. Data compliance daarentegen verwijst naar het naleven van wetten en regels die het verzamelen, opslaan, verwerken en beheren van data reguleren. Deze regels omvatten niet alleen databeveiliging, maar ook dataprivacy, datasoevereiniteit, datatransparantie en meer. Zo regelt de General Data Protection Regulation (GDPR) in de EU hoe organisaties moeten omgaan met persoonsgegevens, inclusief bepalingen over het verkrijgen van expliciete toestemming voor dataverzameling, het verstrekken van duidelijke informatie over het gebruik van data en het geven van individuen het recht op inzage of verwijdering van hun data.

Dus, terwijl data security compliance zich richt op de technische en operationele aspecten van het beschermen van data tegen ongeautoriseerde toegang en datalekken, heeft data compliance een bredere reikwijdte en omvat het alle juridische, ethische en regelgevende aspecten van het beheren en verwerken van data. In wezen kan data security compliance worden gezien als onderdeel van het grotere geheel van data compliance. Beide zijn even belangrijk en onderling verbonden voor het behouden van een effectieve gegevensbeheerstrategie binnen een organisatie.

Data Security Compliance: een Prioriteit voor Moderne Bedrijven

Data security compliance raakt elk aspect van een bedrijf, van juridisch tot reputatie tot operationeel. Het is dan ook een missie-kritische zakelijke verplichting die een aanzienlijke invloed kan hebben op het succes en de levensduur van een bedrijf. Hier zijn slechts enkele voorbeelden van hoe belangrijk data security compliance is voor organisaties:

1. Juridische naleving: De eerste en meest voor de hand liggende reden is juridische naleving. Bedrijven moeten voldoen aan diverse wetten en regels die databeveiliging verplicht stellen. Niet-naleving kan leiden tot hoge boetes, rechtszaken en juridische sancties.
2. Reputatiebescherming: Datalekken kunnen onherstelbare schade toebrengen aan de reputatie van een bedrijf. Eén incident kan het vertrouwen van klanten aantasten, wat kan leiden tot klantenverlies en omzetdaling. In dit informatietijdperk verspreiden berichten over datalekken zich snel en het terugwinnen van verloren vertrouwen is lastig en kostbaar.
3. Bescherming tegen cyberdreigingen: Met de toename van cybercriminaliteit is het waarborgen van databeveiliging een noodzaak geworden. Door data security compliance kunnen bedrijven gevoelige data beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, diefstal en datalekken, waardoor het risico op cyberaanvallen wordt verkleind.
4. Economische overwegingen: Datalekken kunnen kostbaar zijn. Naast mogelijke boetes moeten bedrijven vaak de kosten dragen voor het herstellen van het lek, het compenseren van getroffen klanten en zelfs mogelijke rechtszaken. Door te voldoen aan data security compliance kunnen bedrijven deze hoge kosten vermijden.
5. Behoud van een competitief voordeel: Bedrijven die kunnen aantonen dat ze robuuste data security compliance hebben, worden doorgaans meer vertrouwd door klanten en partners, wat hen een competitief voordeel geeft op de markt.
6. Bedrijfscontinuïteit: Datalekken kunnen bedrijfsactiviteiten onderbreken en leiden tot bedrijfsschade. Naleving van data security-standaarden zorgt voor soepele bedrijfsvoering.
7. Regelgevende vereisten: Afhankelijk van de sector kan data security compliance een vereiste zijn voor het verkrijgen van bepaalde certificeringen, accreditaties of contracten, vooral bij samenwerking met overheidsinstanties of grote bedrijven.

Hoe Data Compliance Bedrijven Beïnvloedt

Data compliance omvat, nogmaals, veel meer dan alleen data security compliance. Data compliance beïnvloedt hoe je informatie opslaat, verzendt en gebruikt als onderdeel van je bedrijfsvoering. Zie data compliance als het snijvlak van privacy van consument/patiënt/klantdata en informatierechten tegenover het juiste zakelijk gebruik van informatie die onder deze privacyrechten kan vallen.

Om de verplichtingen van jouw organisatie met betrekking tot “data compliance” te bepalen, moet je enkele kernvragen beantwoorden:

1. Hoe bescherm je je data: tegen ongeautoriseerd gebruik of openbaarmaking?
2. Hoe moet die data worden beschermd: via technische, administratieve of fysieke maatregelen?
3. Hoe wordt de data gebruikt? Voor zakelijke of klant-/cliënt-/patiëntendiensten?

Beveiliging is een belangrijk onderdeel van een complianceprogramma. Daarnaast hebben veel overheids- en sectorstandaarden en regelgeving dataprivacy en -bescherming als speerpunt (zoals GDPR, PCI DSS, enzovoort). Organisaties moeten in staat zijn om governance van risicobeheer cyberbeveiliging en compliance aan te tonen aan auditors, raden van bestuur, directieleden, regelgevende en compliance-instanties, en anderen.

Data compliance is om diverse redenen van cruciaal belang voor bedrijven:

• Data Compliance voor individuele rechten: Zoals later in deze Blog Post wordt besproken, kruist het beheer van informatie voor zakelijke doeleinden met de rechten van individuen om hun informatie te beheren, te controleren en te raadplegen. Verschillende sectoren vereisen aanvullende beschermingsregels op basis van andere concepten van individuele rechten.
• Data Compliance voor ethiek en dataprivacy: Een van de essentiële aspecten van een data compliance-framework is de ethiek van het waarborgen van gebruikersprivacy. Zorg, retail, financiële sector en andere sectoren hebben regelgeving die gebruikersprivacy als heilig en fundamenteel onderdeel van hun bedrijfsvoering beschouwen.
• Data Compliance voor zakelijk gebruik: Buiten dataprivacy bij ongeautoriseerde openbaarmaking, raakt data compliance ook het juiste zakelijke gebruik. Sommige datarichtlijnen zijn strenger dan andere, afhankelijk van de rechtsbevoegdheid, en veel frameworks benadrukken hoe een bedrijf informatie mag gebruiken en hoe niet. Sommige van deze frameworks (zoals de General Data Protection Regulation [GDPR]) specificeren ook strikte richtlijnen voor hoe lang informatie mag worden gebruikt en onder welke omstandigheden.
• Data Compliance voor toestemming: Aansluitend op het vorige punt is toestemming een integraal onderdeel van compliance. Sommige frameworks vereisen dat je opt-out-informatie verstrekt voor marketing of zakelijk gebruik, terwijl nog strengere frameworks eisen dat bedrijven aantoonbare, gedocumenteerde toestemming verkrijgen.

Hoe Verschillende Regelgeving Data Compliance Beïnvloedt

Niet alle data is gelijk, en niet alle compliance-frameworks en regelgeving vereisen hetzelfde niveau van databescherming.

Enkele van de belangrijkste compliance-standaarden en regelgeving die bedrijven beïnvloeden zijn onder andere:

• HIPAA: Deze wetgeving heeft betrekking op zorginformatie van patiënten die werken met ziekenhuizen, verzekeraars of iedereen die betrokken is bij het leveren van zorg. HIPAA-compliancevereisten definiëren compliance strikt als betrekking hebbend op beschermde gezondheidsinformatie (PHI) of informatie gerelateerd aan de zorg of betalingsinformatie voor zorg. Volgens HIPAA mogen bedrijven PHI nooit aan derden anders dan de patiënt verstrekken zonder strikte, gedocumenteerde toestemming. Dit vereist goed vastgelegde procedures en beleid voor risicobeheer door derden (TPRM). Ook moet die informatie overal tegen openbaarmaking worden beschermd—dus in databases, werkstations/mobiele apparaten, servers en zelfs tijdens overdracht tussen verschillende partijen. De meeste compliant technologieën bieden mogelijkheden om informatie veilig te gebruiken, zodat bedrijven niet hoeven te vertrouwen op versleutelde e-mail of andere oudere technologieën.
• Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS): PCI-naleving heeft betrekking op creditcardbetalingen en de bescherming van betaalgegevens tijdens aankopen. Waar HIPAA compliance specificeert voor PHI, richt PCI DSS zich specifiek op betaalgegevens op het verkooppunt, zoals creditcardnummers, namen, adressen, telefoonnummers, enzovoort. In tegenstelling tot HIPAA, die door federale en lokale overheden wordt gereguleerd, is PCI een initiatief van de grote creditcardnetwerken (Visa, Mastercard en American Express) en wordt het gehandhaafd via sancties voor niet-compliant handelaren of betaalverwerkers. Sancties kunnen bestaan uit oplopende boetes per incident van niet-naleving en het verlies van een merchant account (waardoor het lastig of zelfs onmogelijk wordt om creditcardtransacties te verwerken).
• General Data Protection Regulation (GDPR): GDPR wordt algemeen beschouwd als een van de strengste privacywetten ter wereld. Met rechtsbevoegdheid over de gehele Europese Unie en diverse andere deelnemende landen, vereist GDPR dat bedrijven strikte controles hanteren op gebruikersdata. Dit omvat vereisten voor rapportage over het juiste gebruik van informatie (en alleen gebruik van consumentendata op basis van strikte zakelijke noodzaak), het bieden van gemakkelijk toegankelijke methoden voor consumenten om hun informatie te raadplegen en verwijdering aan te vragen, en gedocumenteerde toestemming bij elk nieuw verzoek om consumenteninformatie. Dit laatste vereist ook dat bedrijven gedetailleerde motieven aan de klant verstrekken voor dataverzameling (of het nu gaat om analytics, terugkerende betalingen, e-mailmarketing of talloze andere situaties).
• California Consumer Privacy Act (CCPA): CCPA is in veel opzichten gemodelleerd naar GDPR. Deze wetgeving geldt voor inwoners van Californië en bedrijven die zaken doen in de staat, en definieert persoonlijke informatie als alledaagse gegevens zoals namen, adressen, telefoonnummers, e-mailadressen, enzovoort. CCPA stelt vereisten aan bedrijven om opt-out-mogelijkheden te bieden, zodat consumenten kunnen stoppen met het ontvangen of deelnemen aan zakelijke activiteiten of kunnen voorkomen dat hun informatie aan derden wordt verkocht.

  Een belangrijk verschil tussen GDPR en CCPA (en veel Amerikaanse regelgeving) is dat GDPR een “opt-in”-wet is die vereist dat bedrijven toestemming krijgen voordat ze iets met data doen. CCPA en de meeste andere bedrijfsregels zijn daarentegen “opt-out”, waarbij je bedrijfsinformatie mag gebruiken totdat je expliciet wordt gevraagd te stoppen.

• The Sarbanes-Oxley Act (SOX): SOX verschilt enigszins van regelgeving gericht op consumenten of patiënten, omdat het bedrijven verplicht rapportages en documentatie te leveren over beveiliging, risico en auditing die jouw bedrijf implementeert. SOX vereist met name dat bedrijven hun financiële en veiligheidsinformatie openbaar maken, specifiek hun beveiligingsplannen, beleid en uitvoering.
• FedRAMP: Het Federal Risk and Authorization Management Program (FedRAMP) is een set regels die bepalen hoe cloudproviders informatie beschermen die wordt gecreëerd of gebruikt ten behoeve van federale instanties. Databescherming voor FedRAMP-compliant bedrijven hangt af van de gevoeligheid van die informatie. Zelfs gevoelige maar openbaar beschikbare informatie vereist specifieke beschermingsmaatregelen tijdens opslag, delen of e-mail. Daarnaast verhogen beschermde gegevens onder andere frameworks (PHI of betaalinformatie) de vereisten van FedRAMP dienovereenkomstig.

Andere frameworks zijn van toepassing op specifieke bedrijven of sectoren, meestal ontwikkeld door beroepsorganisaties of bedrijven zelf. Zo heeft het National Institute of Standards and Technology (NIST) diverse compliance-documenten ontwikkeld voor verschillende delen van de federale overheid, en heeft Adobe het Common Control Framework (CCF) uitgebracht ter ondersteuning van Bestuur, risico en naleving (GRC). Daarnaast biedt de International Organization for Standardization (ISO) honderden technische richtlijnen voor beveiliging, operaties en interoperabiliteit, waarop compliance-frameworks zich baseren of die ze volledig overnemen.

Hoewel elk framework specifieke vereisten heeft (zoals hierboven vermeld), bevatten de meeste regelgeving gemeenschappelijke beveiligings- en privacymaatregelen. Deze omvatten onder andere:

• Encryptie: Alle consumenten-, patiënt- of andere beschermde datatypes moeten worden versleuteld met (meestal) AES-128 of AES-256 algoritmes bij opslag op een server, of met TLS 1.2+ tijdens transport bij bestandsoverdracht. 
• E-mailbeveiliging: Omdat informatie versleuteld moet zijn, worden ook e-mails doorgaans gereguleerd. Omdat het implementeren van naleving van e-mail via encryptie een uitdaging vormt voor de gebruikerservaring en zakelijke flexibiliteit, gebruiken veel bedrijven beveiligde links naar interne, beschermde servers.
• Audittrail: Databescherming omvat vrijwel altijd vereisten voor het controleren van wie toegang heeft tot informatie en het bijhouden van logs van systeem- en bestandsacties. De meeste compliance-frameworks vereisen audit logs van hoe informatie wordt gebruikt, verplaatst en opgeslagen.

Toch hoef je niet vanaf nul te beginnen bij het voorbereiden op compliance-audits. Enkele voorbereidende stappen zijn onder andere:

1. Vooraf voorbereiden: Als je weet dat je regelmatig audits zult ondergaan, moet je je van tevoren voorbereiden. Dit omvat het verzamelen van documenten, technische maatregelen en administratieve rapportages. Zelfs als je niet 100% compliant bent, laat voorbereiding voor de audit zien waar je je infrastructuur moet aanpassen. 
2. Voorbereiden op verzoeken tot inzage van betrokkenen: Onder GDPR hebben consumenten het recht om kopieën op te vragen van alle informatie die jouw bedrijf opslaat en gebruikt. Je moet deze informatie bovendien binnen een redelijke termijn leveren, meestal tussen de 30 en 45 dagen. Door dit proces vooraf te standaardiseren kun je niet alleen snel reageren, maar ook consistent compliant blijven.
3. Gebruik automatisering: In een moderne wereld van digitale verzameling en verwerking moeten bedrijven automatisering inzetten om audits en dataverzoeken te documenteren, te catalogiseren en te stroomlijnen.
4. Implementeer compliant technologie: Het is inmiddels een feit dat bedrijven clouddiensten gebruiken om hun bedrijfsvoering te ondersteunen. Als je compliance-vereisten hebt, volgt daaruit dat elke dienst die je implementeert deze vereisten moet ondersteunen.
   
5. Training en voortdurende educatie: Je team moet altijd de juiste training hebben om compliance-controles binnen jouw specifieke infrastructuur te implementeren en audits uit te voeren wanneer nodig. Ook moet je voortdurende training ondersteunen zodat ze altijd op de hoogte zijn van wijzigingen in compliance of technologie. Dit omvat een robuust TPRM-programma.

Kiteworks Helpt Organisaties Data Compliance te Bereiken

Het Kiteworks Private Content Network verenigt, volgt, controleert en beveiligt gevoelige communicatie van content. Het biedt uitgebreide data compliance via compliance- en beveiligingsbeheer. Elk vertrouwelijk bestand dat wordt verzonden, gedeeld of overgedragen naar, binnen en buiten een organisatie wordt gevolgd en gecontroleerd.

Belangrijke mogelijkheden van het Kiteworks-platform zijn onder andere:

• Beveiliging en compliance: Kiteworks maakt gebruik van AES-256 Encryptie voor data in rust en TLS 1.2+ voor data onderweg. De Hardened Virtual Appliance, granulaire controles, authenticatie en andere integraties in de security stack, evenals uitgebreide logging en auditrapportages, stellen organisaties in staat eenvoudig en snel compliance met beveiligingsstandaarden aan te tonen. De out-of-the-box compliance-rapportages voor sectorale en overheidsregulering en standaarden, zoals HIPAA, PCI DSS, SOC 2 en GDPR, zijn van cruciaal belang. Daarnaast is Kiteworks gecertificeerd en compliant met diverse standaarden, waaronder maar niet beperkt tot FedRAMP, FIPS (Federal Information Processing Standards), FISMA (Federal Information Security Management Act), CMMC (Cybersecurity Maturity Model Certification) en IRAP (Information Security Registered Assessors Program).
• Audittrail: Met de onveranderlijke audit logs van het Kiteworks-platform kunnen organisaties erop vertrouwen dat aanvallen sneller worden gedetecteerd en dat ze de juiste bewijsketen behouden voor forensisch onderzoek. Omdat het systeem entries van alle componenten samenvoegt en standaardiseert, besparen de uniforme syslog en meldingen beveiligingscentrum (SOC)-teams cruciale tijd en helpen ze compliance-teams bij de voorbereiding op audits.
• Toestemmingsdocumentatie: Omdat veel frameworks zoals GDPR gedocumenteerde toestemming vereisen voor verzameling en elk verzoek tot inzage van betrokkenen, hebben organisaties een platform nodig dat dat proces automatiseert. Kiteworks biedt uitgebreide rapportages en logging van alle toestemmingsformulieren en dataverzoeken, zodat organisaties consistent data compliance kunnen aantonen. 
• Single-tenant cloud-omgeving: Bestandsoverdracht, dataopslag en gebruikersrechten vinden plaats op een toegewijde Kiteworks-instantie, ingezet op locatie, op de Infrastructure-as-a-Service (IaaS)-bronnen van een organisatie, of gehost als een private, single-tenant instantie door Kiteworks in de cloud via de Kiteworks Cloud-server. Dit betekent geen gedeelde runtime, databases of repositories, gedeelde resources of risico op cross-cloud datalekken of aanvallen.
• Naadloze automatisering en MFT: Het Kiteworks-platform ondersteunt automatisering van beheerde bestandsoverdracht (MFT) om contentoverdracht naar en van beveiligde bestandsoverdracht en andere repositories zoals fileshares en AWS S3 te faciliteren.
• Zichtbaarheid en beheer: Het CISO Dashboard in Kiteworks geeft organisaties een overzicht van hun informatie: waar deze zich bevindt, wie er toegang toe heeft, hoe deze wordt gebruikt en of het verzenden, delen en overdragen van data voldoet aan regelgeving en standaarden. Het CISO Dashboard stelt organisatieleiders in staat om weloverwogen beslissingen te nemen en biedt een gedetailleerd inzicht in compliance.

Wil je meer weten over het Kiteworks Private Content Network en hoe het uitgebreide data compliance-mogelijkheden biedt? Plan dan een persoonlijke demo in.