Belangrijke aspecten van gegevensnaleving begrijpen

Data compliance is een integraal onderdeel geworden van het bedrijfsleven, ongeacht de omvang, sector of geografische locatie van een organisatie.

Er zijn diverse factoren die hebben geleid tot het ontstaan van data compliance. Uiteindelijk heeft een enorme groei in de hoeveelheid data geleid tot een toename van cyberdreigingen en cyberaanvallen, waardoor het noodzakelijk is geworden om klant-, burger- en patiëntprivacy te beschermen. Data compliance vereist dat organisaties een goed data management toepassen voor efficiëntie, transparantie en privacy.

Maar hoe weten organisaties welke standaarden en regelgeving ze moeten volgen en welke data compliance-processen ze moeten implementeren? In deze post wordt data compliance en de rol ervan in het moderne bedrijfsleven nader bekeken, om deze vragen te beantwoorden.

Waarom Data Compliance Belangrijk Is

Data compliance is het proces waarbij wordt gewaarborgd dat organisaties en hun systemen voldoen aan wettelijke, regelgevende en operationele data vereiste. Het omvat het opzetten van controles om dataprivacy, integriteit en beschikbaarheid te beschermen en misbruik van data te voorkomen. Ook hoort hierbij het ontwikkelen van beleid en procedures die bepalen hoe organisaties en individuen met data omgaan. Bedrijven profiteren van data compliance omdat het hen helpt efficiënte systemen voor data management te creëren en te onderhouden.

Bedrijven investeren in data compliance om de data van hun klanten te beschermen en te zorgen dat ze voldoen aan sectorale regelgeving zoals GDPR, HIPAA en vele andere. Deze regelgeving is noodzakelijk om het recht van klanten op privacy, veiligheid en data-accuraatheid te beschermen. Naleving van regelgeving, en data compliance in bredere zin, helpt bedrijven een reputatie op te bouwen en te behouden als betrouwbare beheerders van persoonlijke gegevens van hun klanten. Succesvolle data compliance stelt bedrijven in staat vertrouwen op te bouwen bij hun klanten, het bedrijf te beschermen tegen datalekken en compliance-overtredingen, waaronder kostbare boetes, sancties en langdurige reputatieschade.

Data compliance biedt ook praktische voordelen. Investeren in data compliance kan bedrijven helpen hun efficiëntie en winstgevendheid te vergroten. Goede data compliance-praktijken zorgen ervoor dat data niet alleen veilig en beschermd is, maar ook actueel en accuraat, wat helpt om kostbare fouten te minimaliseren. Daarnaast kan effectieve data compliance de hoeveelheid tijd en geld die bedrijven besteden aan het zoeken, corrigeren en vervangen van data verminderen.

Enkele voorbeelden van data compliance zijn:

• Het implementeren van beleid voor dataopslag en -onderhoud
• Het creëren van toegangscontroles voor data
• Personeel opleiden over dataprivacy en beveiliging
• Het opstellen van procedures voor bestandsoverdracht en data delen
• Het opzetten van systemen voor data-archivering en verwijdering
• Gebruikmaken van encryptie om data te beschermen
• Het uitvoeren van beveiligingsreviews en audits

Kiteworks heeft een lange lijst van behaalde compliance- en certificeringsprestaties.

Data Security Compliance: een Introductie

Data security compliance verwijst naar een reeks standaarden en wetten die organisaties moeten volgen om hun data te beveiligen en te beschermen tegen datalekken, diefstal of verlies. Dit omvat een breed scala aan praktijken en strategieën, waaronder het versleutelen van gevoelige data, het bieden van gebruikers toegangscontroles, het implementeren van betrouwbare back-upsystemen en meer. Deze standaarden en wetten zijn vaak sectorspecifiek. Zo moeten zorgorganisaties in de VS voldoen aan de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), die regels biedt voor het gebruik en de openbaarmaking van beschermde gezondheidsinformatie. Evenzo moeten financiële instellingen mogelijk voldoen aan de Sarbanes-Oxley Act (SOX), die regels bevat voor het rapporteren van elektronische gegevens. Naleving van data security-wetgeving is meestal verplicht, en niet-naleving kan leiden tot zware boetes, zowel financieel als qua reputatie. Organisaties moeten er daarom voor zorgen dat ze de specifieke wetten en regelgeving in hun sector begrijpen en dat ze de noodzakelijke systemen en processen hebben ingericht om compliant te blijven.

Data security compliance omvat ook voortdurende monitoring en beheer. Dit betekent dat je regelmatig je systemen en praktijken moet auditen om te zorgen dat ze nog steeds voldoen aan de vereiste standaarden, en dat je je protocollen bijwerkt zodra de regelgeving verandert. Het is belangrijk te beseffen dat compliant zijn niet automatisch betekent dat de data van een organisatie volledig veilig is. Compliance-standaarden bieden een minimumniveau aan vereiste, en veel organisaties kiezen ervoor om verder te gaan dan deze eisen om hun databeveiliging extra te versterken.

In het algemeen draait data security compliance om het minimaliseren van risico’s, het beschermen van gevoelige data en het voldoen aan de regelgeving binnen jouw specifieke sector. Het is een essentieel onderdeel van informatiebeheer en kan een grote rol spelen in de totale cybersecuritystrategie van een organisatie.

Hoe Data Security Compliance Verschilt van Data Compliance

Hoewel ze op elkaar lijken, hebben data security compliance en data compliance verschillende focuspunten en doelstellingen. Data security compliance richt zich bijvoorbeeld primair op hoe data wordt beschermd tegen datalekken, verlies en ongeautoriseerde toegang. Data security compliance behandelt de maatregelen en standaarden die een organisatie implementeert om te waarborgen dat haar data veilig en beschermd is.

Data security compliance omvat doorgaans het versleutelen van data, het beheren van gebruikersrechten en het opzetten van betrouwbare back-upsystemen. Data security compliance is cruciaal om potentiële cyberdreigingen te vermijden en te laten zien dat je voldoet aan wetgeving voor gegevensbescherming. Data compliance daarentegen verwijst naar het naleven van wetten en regels die het verzamelen, opslaan, verwerken en beheren van data reguleren. Deze regels gaan niet alleen over databeveiliging, maar ook over dataprivacy, datasoevereiniteit, datatransparantie en meer. Zo reguleert de General Data Protection Regulation (GDPR) in de EU hoe organisaties moeten omgaan met persoonsgegevens van individuen, inclusief bepalingen over het verkrijgen van expliciete toestemming voor dataverzameling, het geven van duidelijke informatie over datagebruik en het bieden van het recht op inzage of verwijdering van data.

Dus, terwijl data security compliance zich richt op de technische en operationele aspecten van het beschermen van data tegen ongeautoriseerde toegang en datalekken, heeft data compliance een bredere reikwijdte en omvat het alle juridische, ethische en regelgevende aspecten van het beheren en verwerken van data. In wezen kan data security compliance worden gezien als een onderdeel van het grotere geheel van data compliance. Beide zijn even belangrijk en met elkaar verbonden bij het behouden van de totale strategie voor gegevensbeheer van een organisatie.

Data Security Compliance: een Prioriteit voor Moderne Bedrijven

Data security compliance raakt elk aspect van een bedrijf, van juridisch tot reputatie en operationeel. Het is daarom een bedrijfskritische verplichting die de prestaties en levensduur van een bedrijf aanzienlijk kan beïnvloeden. Hier zijn enkele voorbeelden van hoe belangrijk data security compliance is voor organisaties:

1. Juridische naleving: De eerste en meest voor de hand liggende reden is juridische naleving. Bedrijven moeten voldoen aan diverse wetten en regelgeving die databeveiliging verplicht stellen. Niet-naleving kan leiden tot hoge boetes, rechtszaken en juridische sancties.
2. Bescherming van reputatie: Datalekken kunnen onherstelbare schade aanrichten aan de reputatie van een bedrijf. Eén incident kan het vertrouwen van klanten ondermijnen, wat kan leiden tot klantenverlies en omzetdaling. In dit informatietijdperk verspreidt nieuws over datalekken zich snel, en het terugwinnen van verloren vertrouwen is moeilijk en kostbaar.
3. Bescherming tegen cyberdreigingen: Door de toename van cybercriminaliteit is het waarborgen van databeveiliging een noodzaak geworden. Via data security compliance kunnen bedrijven gevoelige data beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, diefstal en datalekken, waardoor het risico op cyberaanvallen wordt verkleind.
4. Economische overwegingen: Datalekken kunnen kostbaar zijn. Naast mogelijke boetes moeten bedrijven de kosten dragen voor het herstellen van het lek, het compenseren van getroffen klanten en zelfs mogelijke rechtszaken. Door te voldoen aan data security compliance kunnen bedrijven deze hoge kosten vermijden.
5. Behoud van een competitief voordeel: Bedrijven die kunnen aantonen dat ze een sterke data security compliance hebben, worden doorgaans meer vertrouwd door klanten en partners, wat hen een competitief voordeel geeft in de markt.
6. Bedrijfscontinuïteit: Datalekken kunnen bedrijfsprocessen verstoren en leiden tot verlies van bedrijfsactiviteiten. Naleving van data security-standaarden zorgt voor soepele bedrijfsvoering.
7. Regelgevende vereiste: Afhankelijk van de sector kan data security compliance een vereiste zijn om bepaalde certificeringen, accreditaties of contracten te verkrijgen, vooral bij samenwerking met overheidsinstanties of grote bedrijven.

Hoe Data Compliance Bedrijven Beïnvloedt

Data compliance omvat, opnieuw, veel meer dan alleen data security compliance. Data compliance beïnvloedt hoe je informatie opslaat, verzendt en gebruikt als onderdeel van je bedrijfsvoering. Zie data compliance als het snijvlak van privacyrechten van consumenten/patiënten/klanten en informatieredenen tegenover het juiste zakelijk gebruik van informatie die onder deze privacyrechten kan vallen.

Om de verplichtingen van jouw organisatie met betrekking tot “data compliance” te bepalen, moet je enkele kernvragen beantwoorden:

1. Hoe bescherm je jouw data: tegen ongeautoriseerd gebruik of openbaarmaking?
2. Hoe moet die data worden beschermd: via technische, administratieve of fysieke maatregelen?
3. Hoe wordt de data gebruikt? Voor zakelijke of klant-/cliënt-/patiëntendiensten?

Beveiliging is een belangrijk onderdeel van een compliance-regime. Daarnaast hebben veel overheids- en sectorstandaarden en regelgeving dataprivacy en -bescherming als kernpunt (zoals GDPR, PCI DSS, enz.). Organisaties moeten kunnen aantonen dat zij cyber risicobeheer, governance en compliance uitvoeren aan auditors, raden van bestuur, directieleden, regelgevende en compliance-instanties, en anderen.

Data compliance is om diverse redenen van cruciaal belang voor bedrijven:

• Data Compliance voor Individuele Rechten: Zoals later in deze post wordt behandeld, kruist het beheer van informatie voor zakelijke doeleinden met de rechten van individuen om hun informatie te beheren, controleren en te benaderen. Verschillende sectoren vereisen aanvullende beschermingsmaatregelen op basis van andere concepten van individuele rechten.
• Data Compliance voor Ethiek en Data Privacy: Een van de essentiële aspecten van een data compliance-framework is de ethiek van het waarborgen van gebruikersprivacy. Zorg, retail, financiële sector en andere branches hebben regelgeving die gebruikersprivacy als heilig en fundamenteel onderdeel van hun bedrijfsvoering beschouwen.
• Data Compliance voor Zakelijk Gebruik: Buiten dataprivacy bij ongeoorloofde openbaarmaking, kruist data compliance ook met het juiste zakelijk gebruik. Sommige dataregelgeving is strenger dan andere, afhankelijk van waar ze rechtsbevoegdheid hebben, maar veel frameworks benadrukken hoe een bedrijf informatie mag gebruiken en hoe niet. Sommige van deze frameworks (zoals de General Data Protection Regulation [GDPR]) geven ook strikte richtlijnen voor hoe lang informatie gebruikt mag worden en onder welke omstandigheden.
• Data Compliance voor Toestemming: Aansluitend op het vorige punt is toestemming een integraal onderdeel van compliance. Sommige frameworks vereisen dat je opt-out-informatie verstrekt voor marketing of zakelijk gebruik, terwijl strengere frameworks eisen dat bedrijven aantoonbare, gedocumenteerde toestemming verkrijgen.

Hoe Verschillende Regels Data Compliance Beïnvloeden

Niet alle data is gelijk, en niet alle compliance-frameworks en regelgeving vereisen hetzelfde niveau van databeveiliging.

Enkele van de belangrijkste compliance-standaarden en regelgeving die bedrijven beïnvloeden zijn:

• HIPAA: HIPAA-regelgeving geldt voor zorginformatie van patiënten die samenwerken met ziekenhuizen, verzekeringsmaatschappijen of iedereen die betrokken is bij het leveren van zorg. HIPAA-compliance vereiste definiëren strikt de naleving voor beschermde gezondheidsinformatie (PHI) of informatie gerelateerd aan de zorg of betalingsinformatie van een patiënt. Volgens HIPAA mogen bedrijven PHI nooit aan derden anders dan de patiënt verstrekken zonder strikte, gedocumenteerde toestemming. Dit vereist goed gedocumenteerd risicobeheer door derden (TPRM) beleid en procedures. Evenzo moet die informatie worden beschermd tegen openbaarmaking, waar deze zich ook bevindt—zoals databases, werkstations/mobiele apparaten, servers en zelfs tijdens overdracht tussen verschillende partijen. De meeste compliant technologieën bieden manieren om informatie veilig te houden, zodat bedrijven niet afhankelijk hoeven te zijn van versleutelde e-mail of andere oudere technologieën.
• Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS): PCI-naleving betreft in essentie creditcardbetalingen en de bescherming van betaalinformatie tijdens aankopen. Waar HIPAA compliance voor PHI specificeert, richt PCI DSS zich specifiek op betaalinformatie op het verkooppunt, zoals creditcardnummers, namen, adressen, telefoonnummers, enzovoort. In tegenstelling tot HIPAA, dat door federale en staatsregeringen wordt gereguleerd, is PCI een uitvinding van de grote creditcardnetwerken (Visa, Mastercard en American Express) en wordt het afgedwongen via boetes aan niet-conforme handelaren of betaalverwerkers. Boetes kunnen in dit geval oplopen per incident van niet-naleving en kunnen leiden tot verlies van een merchant account (waardoor het moeilijk of zelfs onmogelijk wordt om creditcardtransacties te verwerken).
• General Data Protection Regulation (GDPR): GDPR wordt algemeen beschouwd als een van de strengste privacywetten ter wereld. Met rechtsbevoegdheid over de gehele Europese Unie en diverse extra deelnemende landen, vereist GDPR dat bedrijven strikte controle houden over gebruikersdata. Dit omvat vereiste voor rapportage over het juiste gebruik van die informatie (en alleen gebruik van consumentendata op basis van strikte zakelijke behoeften), het bieden van eenvoudig toegankelijke methoden voor consumenten om hun informatie in te zien en verwijdering aan te vragen, en gedocumenteerde toestemming op elk punt waarop een consument een nieuw informatieverzoek indient. Deze laatste vereiste houdt ook in dat bedrijven gedetailleerde redenen moeten geven aan de klant voor het verzamelen van data (of dit nu voor analyses, terugkerende betalingen, e-mailmarketing of tientallen andere situaties is).
• California Consumer Privacy Act (CCPA): CCPA is op veel manieren gemodelleerd naar GDPR. Het geldt voor inwoners van Californië en bedrijven die zaken doen in de staat, en definieert persoonlijke informatie als dagelijkse zaken zoals namen, adressen, telefoonnummers, e-mailadressen, enzovoort. CCPA definieert vereiste voor bedrijven om opt-out-maatregelen te bieden, zodat consumenten kunnen stoppen met het ontvangen of deelnemen aan zakelijke acties of kunnen voorkomen dat hun informatie aan derden wordt verkocht.

Een belangrijk verschil tussen GDPR en CCPA (en veel Amerikaanse regelgeving) is dat GDPR een “opt-in”-wet is die vereist dat bedrijven toestemming krijgen voordat ze iets met data doen. CCPA en de meeste andere zakelijke regelgeving zijn daarentegen “opt-out”, waarbij je bedrijf consumenteninformatie mag gebruiken totdat specifiek wordt aangegeven dat dit moet stoppen.

• The Sarbanes-Oxley Act (SOX): SOX verschilt iets van regelgeving die zich richt op consumenten of patiënten, omdat het bedrijven verplicht rapportages en documentatie te leveren over beveiliging, risico en auditing die jouw bedrijf implementeert. In het bijzonder vereist SOX dat bedrijven hun financiële en veiligheidsinformatie openbaar maken, met name hun beveiligingsplannen, beleid en implementatie.
• FedRAMP: Het Federal Risk and Authorization Management Program (FedRAMP) is een set regels die bepalen hoe cloudproviders informatie beschermen die is gecreëerd of gebruikt in dienst van federale overheidsinstanties. Databescherming voor FedRAMP-conforme bedrijven hangt af van de gevoeligheid van die informatie. Zelfs gevoelige maar openbaar beschikbare informatie vereist specifieke beschermingsmaatregelen tijdens opslag, delen of e-mail. Daarnaast verhogen beschermde informatie onder andere frameworks (PHI of betaalinformatie) de vereiste voor FedRAMP dienovereenkomstig.

Andere frameworks zijn van toepassing op specifieke bedrijven of sectoren, meestal ontwikkeld door beroepsorganisaties of bedrijven zelf. Zo heeft het National Institute of Standards and Technology (NIST) diverse compliance-documenten ontwikkeld voor verschillende delen van de federale overheid, en heeft Adobe het Common Control Framework (CCF) uitgebracht ter ondersteuning van bestuur, risico en naleving (GRC). Daarnaast biedt de International Organization for Standardization (ISO) honderden technische richtlijnen voor beveiliging, operaties en interoperabiliteit, waar compliance-frameworks op voortbouwen of uit putten.

Hoewel er specifieke vereiste zijn voor elk framework (hierboven genoemd), bevatten de meeste regelgeving gemeenschappelijke beveiligings- en privacymaatregelen. Deze omvatten onder andere:

• Encryptie: Alle consument-, patiënt- of andere beschermde datatypen moeten worden versleuteld met (meestal) AES-128 of AES-256 algoritmen wanneer ze op een server worden opgeslagen, of met TLS 1.2+ tijdens bestandsoverdracht.
• E-mailbeveiliging: Omdat informatie versleuteld moet zijn, zijn e-mails doorgaans even streng gereguleerd. Omdat het implementeren van naleving van e-mail via encryptie een uitdaging is qua gebruikerservaring en flexibiliteit, gebruiken veel bedrijven beveiligde links naar interne, beschermde servers.
• Audit logging: Databescherming omvat bijna altijd vereiste voor het controleren van wie toegang heeft tot informatie en het bijhouden van logs voor systeem- en bestandsacties. De meeste compliance omvatten audit logs voor hoe informatie wordt gebruikt, verplaatst en opgeslagen.

Toch hoef je niet bij nul te beginnen bij het voorbereiden op compliance-audits. Enkele voorbereidende stappen zijn onder andere:

1. Vooraf voorbereiden: Als je weet dat je regelmatig audits zult ondergaan, bereid je dan van tevoren voor. Dit omvat het verzamelen van documenten, technische maatregelen en administratieve rapporten. Zelfs als je nog niet 100% compliant bent, laat voorbereiding voor de audit zien waar je infrastructuur moet worden aangepast.
2. Voorbereiden op verzoeken tot inzage van betrokkenen: Onder GDPR hebben consumenten het recht om kopieën op te vragen van alle informatie die jouw bedrijf opslaat en gebruikt. Je moet deze informatie bovendien binnen een redelijke termijn verstrekken, meestal tussen de 30 en 45 dagen. Door dit proces vooraf te standaardiseren kun je niet alleen snel reageren, maar ook consistent compliant blijven.
3. Gebruik automatisering: In een moderne wereld van digitale verzameling en verwerking moeten bedrijven automatisering inzetten om audits en dataverzoeken te documenteren, catalogiseren en stroomlijnen.
4. Implementeer compliant technologie: Het is inmiddels een feit dat bedrijven clouddiensten gebruiken om hun bedrijfsvoering te ondersteunen. Als je compliance-vereiste hebt, betekent dit dat elke dienst die je implementeert deze vereiste moet ondersteunen.
5. Training en permanente educatie: Je team moet altijd de juiste training hebben om compliance-controles binnen jouw infrastructuur te implementeren en audits uit te voeren waar nodig. Ook moet je voortdurende training ondersteunen om te zorgen dat ze altijd op de hoogte zijn van veranderingen in compliance of technologie. Dit omvat een robuust TPRM-programma.

Kiteworks Helpt Organisaties Data Compliance te Bereiken

Het Kiteworks Private Content Network verenigt, volgt, controleert en beveiligt communicatie van gevoelige inhoud. Het biedt uitgebreide data compliance via compliance- en beveiligingsgovernance. Elk vertrouwelijk bestand dat wordt verzonden, gedeeld of overgedragen naar, binnen en buiten een organisatie wordt gevolgd en gecontroleerd.

Belangrijke mogelijkheden van het Kiteworks-platform zijn onder andere:

• Beveiliging en compliance: Kiteworks gebruikt AES-256 encryptie voor gegevens in rust en TLS 1.2+ voor gegevens onderweg. De hardened virtual appliance, granulaire controles, authenticatie en andere integraties met de beveiligingsstack, evenals uitgebreide logging en auditrapportages, stellen organisaties in staat eenvoudig en snel compliance met beveiligingsstandaarden aan te tonen. De standaard compliance-rapportages voor sectorale en overheidsregels en standaarden, zoals HIPAA, PCI DSS, SOC 2 en GDPR, zijn van cruciaal belang. Daarnaast heeft Kiteworks certificeringen en compliance met diverse standaarden, waaronder, maar niet beperkt tot, FedRAMP, FIPS (Federal Information Processing Standards), FISMA (Federal Information Security Management Act), CMMC (Cybersecurity Maturity Model Certification) en IRAP (Information Security Registered Assessors Program).
• Audit logging: Met de onveranderlijke audit logs van het Kiteworks-platform kunnen organisaties erop vertrouwen dat aanvallen sneller worden gedetecteerd en dat zij de juiste keten van bewijs behouden voor forensisch onderzoek. Omdat het systeem entries van alle componenten samenvoegt en standaardiseert, besparen de uniforme syslog en waarschuwingen beveiligingscentrum (SOC)-teams cruciale tijd en helpen ze compliance-teams bij het voorbereiden op audits.
• Toestemmingsdocumentatie: Met veel frameworks zoals GDPR die gedocumenteerde toestemming vereisen voor verzameling en elk verzoek tot inzage, hebben organisaties een platform nodig dat dit proces automatiseert. Kiteworks biedt uitgebreide rapportages en logging van alle toestemmingsformulieren en dataverzoeken, zodat organisaties consequent data compliance kunnen aantonen.
• Single-tenant cloud-omgeving: Bestandsoverdracht, dataopslag en gebruikersrechten vinden plaats op een toegewijde Kiteworks-instantie, ingezet op locatie, op de Infrastructure-as-a-Service (IaaS)-middelen van een organisatie, of gehost als een private, single-tenant instantie door Kiteworks in de cloud via de Kiteworks Cloud-server. Dit betekent geen gedeelde runtime, databases of repositories, gedeelde resources of risico op cross-cloud datalekken of aanvallen.
• Naadloze automatisering en MFT: Het Kiteworks-platform ondersteunt managed file transfer (MFT) automatisering om contentoverdracht naar en uit beveiligde bestandsoverdracht en andere repositories zoals file shares en AWS S3 te faciliteren.
• Inzicht en beheer: Het CISO-dashboard in Kiteworks geeft organisaties een overzicht van hun informatie: waar deze zich bevindt, wie er toegang toe heeft, hoe deze wordt gebruikt en of het verzenden, delen en overdragen van data voldoet aan regelgeving en standaarden. Het CISO-dashboard stelt bedrijfsleiders in staat om weloverwogen beslissingen te nemen en biedt een gedetailleerd inzicht in compliance.

Wil je meer weten over het Kiteworks Private Content Network en hoe het uitgebreide data compliance-mogelijkheden biedt? Plan dan een aangepaste demo.