E-mail veilig verzenden

E-mail is een primair communicatiemiddel, maar brengt ook diverse kwetsbaarheden met zich mee die door hackers kunnen worden misbruikt. Hier komt beveiligde e-mail om de hoek kijken. Beveiligde e-mail biedt organisaties en hun medewerkers de mogelijkheid om berichten met gevoelige informatie veilig uit te wisselen en te voldoen aan wet- en regelgeving op het gebied van gegevensbescherming.

Begrijpen wat beveiligde e-mail is, hoe het werkt en hoe je het implementeert binnen een organisatie en haar workflows is cruciaal om persoonlijk identificeerbare informatie, beschermde gezondheidsinformatie en intellectueel eigendom te beschermen tegen cyberdreigingen.

In deze post behandelen we de basisprincipes van beveiligde e-mail, de verschillen met traditionele e-mail, de voordelen, risico’s, beste practices voor e-mailbeveiliging en innovaties om ervoor te zorgen dat uw zakelijke communicatie vertrouwelijk en beschermd blijft. Bekijk ook zeker de downloadbare checklist om te raadplegen en te delen met collega’s.

Wat is beveiligde e-mail?

Beveiligde e-mail verwijst naar het gebruik van diverse beveiligingsprotocollen en technologieën om ervoor te zorgen dat de inhoud van een e-mail beschermd is tegen ongeautoriseerde toegang tijdens verzending en opslag. Beveiligde e-mail biedt een verhoogd beveiligingsniveau dat vooral belangrijk is bij het versturen van vertrouwelijke of gevoelige informatie, zoals financiële gegevens, persoonlijke identificatie of bedrijfsgevoelige informatie.

Beveiligde e-mail versus traditionele e-mail

Traditionele e-mailsystemen zijn weliswaar handig, maar bieden minimale bescherming tegen potentiële cyberdreigingen. E-mails die via traditionele platforms worden verzonden, kunnen relatief eenvoudig worden onderschept, gewijzigd of gelezen door onbevoegden. Deze kwetsbaarheid brengt aanzienlijke risico’s met zich mee, vooral bij het omgaan met gevoelige of vertrouwelijke informatie.

Daarentegen maken beveiligde e-mailsystemen gebruik van sterke encryptiemethoden om de inhoud en bijlagen van e-mails te beschermen, zodat alleen geautoriseerde ontvangers toegang hebben tot de informatie.

Bovendien bieden beveiligde e-mailsystemen vaak extra functies zoals digitale handtekeningen, waarmee de identiteit van de afzender wordt geverifieerd en de integriteit van het bericht wordt gewaarborgd. Dit is een belangrijk onderscheid met traditionele e-mail. Door beveiligde e-mailpraktijken toe te passen, kunnen individuen en organisaties het risico op datalekken aanzienlijk verkleinen en een hoger niveau van communicatieprivacy behouden.

Voordelen van het gebruik van beveiligde e-mail

Het belangrijkste voordeel van beveiligde e-mail is de verbeterde bescherming van gevoelige informatie. Encryptie zorgt ervoor dat zelfs als een e-mail wordt onderschept, de inhoud onleesbaar blijft voor onbevoegden. Dit beveiligingsniveau is vooral belangrijk voor bedrijven die vertrouwelijke klantinformatie, juridische communicatie of bedrijfsgevoelige data verwerken. Door beveiligde e-mail te gebruiken, kunnen bedrijven ook aantonen dat ze voldoen aan privacyregelgeving zoals GDPR, PCI DSS, DPA 2018, HIPAA en andere, waardoor mogelijke juridische en financiële sancties worden voorkomen.

Andere voordelen van beveiligde e-mail zijn de mogelijkheid om de identiteit van de afzender en de authenticiteit van het bericht te verifiëren, wat helpt om phishing- en e-mailspoofingaanvallen te voorkomen. Daarnaast bevatten beveiligde e-maildiensten vaak functies zoals berichtvervaldatum, waarmee afzenders een tijdslimiet kunnen instellen voor hoe lang de ontvanger toegang heeft tot de e-mail. Dit voegt een extra beveiligingslaag toe door het risico op ongeautoriseerde toegang in de tijd te verkleinen.

Risico’s van het verzenden van gevoelige informatie via traditionele e-mail

Traditionele e-mailsystemen zijn gevoelig voor diverse risico’s, waaronder onderschepping, ongeautoriseerde toegang en wijziging van e-mailinhoud. Deze kwetsbaarheden kunnen ernstige gevolgen hebben, zoals identiteitsdiefstal, financieel verlies en reputatieschade. Als een hacker bijvoorbeeld toegang krijgt tot een e-mail met gevoelige klantinformatie, kan dit leiden tot een datalek waarbij de privacy en veiligheid van vele personen wordt aangetast.

Bovendien ontbreekt het traditionele e-mail aan authenticatiemaatregelen, waardoor het voor cybercriminelen eenvoudiger is om phishingaanvallen uit te voeren. Phishingmails lijken vaak legitiem en kunnen ontvangers verleiden om vertrouwelijke informatie prijs te geven of op kwaadaardige links te klikken. De wijdverspreide aanwezigheid van dit soort aanvallen onderstreept het belang van het toepassen van beveiligde e-mailpraktijken om deze dreigingen tegen te gaan.

Een van de grootste verschillen tussen traditionele en beveiligde e-mail is het ontbreken van encryptie. Zonder encryptie kunnen e-mails met vertrouwelijke informatie tijdens verzending door hackers worden onderschept, wat leidt tot ongeautoriseerde toegang en mogelijk misbruik van de gegevens. Deze kwetsbaarheid is vooral zorgwekkend voor bedrijven die regelmatig gevoelige informatie uitwisselen, zoals financiële gegevens, juridische documenten of persoonlijk identificeerbare en beschermde gezondheidsinformatie (PII/PHI).

Bovendien bieden traditionele e-maildiensten onvoldoende bescherming voor bijlagen, die eenvoudig kunnen worden onderschept en ingezien door onbevoegden. Dit vormt een aanzienlijk risico bij het versturen van documenten met gevoelige informatie. Door beveiligde e-mailpraktijken toe te passen en encryptie te gebruiken, kunnen bedrijven en individuen deze risico’s beperken en ervoor zorgen dat hun vertrouwelijke informatie beschermd blijft.

E-mailbeveiliging: Bescherming van tekst en bijlagen

E-mailbeveiliging omvat diverse maatregelen die zijn ontworpen om zowel de tekstinhoud van een e-mail als eventuele bijlagen te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang en manipulatie.

Zoals besproken speelt encryptie een cruciale rol in e-mailbeveiliging door de e-mailinhoud, tekst en bijlagen om te zetten in een onleesbaar formaat dat alleen door de beoogde ontvanger kan worden ontcijferd. Dit zorgt ervoor dat zelfs als de e-mail tijdens verzending wordt onderschept, de inhoud beschermd blijft.

End-to-end encryptie voor e-mailbeveiliging

End-to-end encryptie (E2EE) is een vergelijkbare, maar geavanceerdere beveiligingsmethode die ervoor zorgt dat alleen de afzender en de beoogde ontvanger de e-mailinhoud en bijlagen kunnen lezen. End-to-end encryptie versleutelt de e-mailinhoud en bijlagen op het apparaat van de afzender, houdt de gegevens versleuteld tijdens verzending en opslag op servers, en ontsleutelt de inhoud pas op het apparaat van de ontvanger. Gewone encryptie daarentegen versleutelt gegevens alleen tijdens de overdracht tussen de gebruiker en de e-mailserver en laat gegevens mogelijk onversleuteld achter op e-mailservers, waardoor de e-mailprovider mogelijk toegang heeft tot de inhoud. Hoewel E2EE sterkere beveiliging biedt voor e-mailinhoud en bijlagen, kan het lastiger zijn om in te stellen en te gebruiken. Gewone encryptie blijft populair; het is gebruikelijker en eenvoudiger in gebruik, ook al biedt het minder bescherming tegen toegang door derden of serverinbreuken.

Naast encryptie omvat e-mailbeveiliging vaak het gebruik van digitale handtekeningen, die de identiteit van de afzender verifiëren en ervoor zorgen dat de e-mail tijdens verzending niet is gewijzigd. Beveiligde e-mailprotocollen, zoals secure/multipurpose internet mail extensions (S/MIME) en pretty good privacy (PGP), bieden mechanismen voor het versleutelen en digitaal ondertekenen van e-mails, waarmee de algehele beveiliging van e-mailcommunicatie wordt versterkt.

E-mail Protection Gateway voor e-mailbeveiliging

Een e-mail protection gateway fungeert als filter tussen het interne e-mailsysteem van een organisatie en het externe e-mailverkeer. Het helpt de inhoud van e-mails, inclusief bijlagen, op diverse manieren te beveiligen:

1. Spamfiltering: Blokkeert ongewenste bulk-e-mails voordat ze de inbox van gebruikers bereiken.
2. Malwaredetectie: Scant inkomende en uitgaande e-mails en bijlagen op virussen, trojans en andere schadelijke software.
3. Phishingpreventie: Herkent en blokkeert e-mails die proberen gebruikers te misleiden om gevoelige informatie prijs te geven.
4. Inhoudsfiltering: Analyseert e-mailinhoud om datalekken te voorkomen en te voldoen aan bedrijfsbeleid.
5. Encryptie: Kan automatisch uitgaande e-mails met gevoelige informatie versleutelen.
6. Bijlagen scannen: Onderzoekt bijlagen op potentiële dreigingen, vaak met sandboxingtechnieken.
7. URL-filtering: Controleert ingesloten links op kwaadaardige bestemmingen.
8. Preventie van gegevensverlies (DLP): Houdt uitgaande e-mails in de gaten om onbedoeld of opzettelijk lekken van gevoelige gegevens te voorkomen.
9. E-mailarchivering: Slaat kopieën van e-mails op voor compliance- en juridische doeleinden.
10. Threat Intelligence: Gebruikt actuele informatie over opkomende dreigingen om detectiemogelijkheden te verbeteren.

Door een e-mail protection gateway te implementeren, kunnen organisaties het risico op e-mailgerelateerde dreigingen aanzienlijk verkleinen, gevoelige informatie beschermen en voldoen aan diverse regelgeving. Deze allesomvattende aanpak van e-mailbeveiliging helpt bedrijven de integriteit en vertrouwelijkheid van hun communicatie te waarborgen.

Vereisten voor naleving van regelgeving voor e-mail

Diverse regelgevende kaders vereisen de bescherming van gevoelige informatie die via e-mail wordt verzonden. Zo verplicht GDPR organisaties om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om de veiligheid van persoonsgegevens te waarborgen. Evenzo eist HIPAA de bescherming van elektronische beschermde gezondheidsinformatie (ePHI) bij verzending via e-mail.

Naleving van deze en andere regelgeving vereist het gebruik van beveiligde e-mailpraktijken, waaronder encryptie en authenticatie, om gevoelige informatie te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang. Organisaties die niet aan deze regelgeving voldoen, kunnen aanzienlijke juridische en financiële sancties riskeren. Door beveiligde e-mailpraktijken toe te passen, kunnen bedrijven voldoen aan de vereisten en de privacy en veiligheid van gevoelige informatie waarborgen.

Hoe werkt beveiligde e-mail

Hoewel de meeste bedrijven het belang van beveiligde e-mail begrijpen, weten maar weinigen hoe het werkt. Zodra organisaties e-mailbeveiliging begrijpen, kunnen ze weloverwogen beslissingen nemen over hun communicatie-infrastructuur, hun algehele cyberbeveiligingsstatus verbeteren en waardevolle informatie-assets beschermen. Kort gezegd gebruikt beveiligde e-mail encryptie om de inhoud en bijlagen van berichten te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang. Laten we nader bekijken hoe beveiligde e-mail werkt.

Encryptie en decryptie bij beveiligde e-mail

Encryptie is het proces waarbij e-mailinhoud wordt omgezet in een onleesbaar formaat met behulp van een cryptografisch algoritme. Dit zorgt ervoor dat alleen de beoogde ontvanger, die over de decryptiesleutel beschikt, de inhoud kan ontcijferen en lezen. Er worden diverse encryptie-algoritmen gebruikt bij beveiligde e-mail, variërend van symmetrische encryptie tot publieke-sleutel-encryptie. Symmetrische encryptie gebruikt dezelfde sleutel voor encryptie en decryptie, terwijl publieke-sleutel-encryptie een paar sleutels gebruikt: één voor encryptie (publieke sleutel) en één voor decryptie (privésleutel).

Decryptie is daarentegen het omgekeerde proces van encryptie, waarbij de versleutelde e-mailinhoud met de decryptiesleutel weer wordt omgezet naar het oorspronkelijke, leesbare formaat. Dit proces zorgt ervoor dat alleen geautoriseerde ontvangers met de juiste sleutel toegang hebben tot de e-mailinhoud. Het gebruik van sterke encryptie-algoritmen en veilige sleutelbeheerpraktijken is essentieel om de vertrouwelijkheid en integriteit van e-mailcommunicatie te waarborgen.

Authenticatie en autorisatie bij beveiligde e-mail

Authenticatie en autorisatie zijn cruciale onderdelen van beveiligde e-mailsystemen. Authenticatie is het proces waarbij de identiteit van de afzender en ontvanger wordt geverifieerd voordat toegang tot een e-mail wordt verleend. Dit kan op diverse manieren, waaronder wachtwoorden, biometrie en multi-factor authentication (MFA). Multi-factor authentication voegt een extra beveiligingslaag toe door gebruikers te verplichten twee verschillende vormen van identificatie te verstrekken voordat ze toegang krijgen tot hun e-mailaccounts.

Autorisatie bepaalt vervolgens het toegangsrecht van de geauthenticeerde gebruiker. In de context van beveiligde e-mail zorgt autorisatie ervoor dat alleen de beoogde ontvangers toegang hebben tot de e-mailinhoud en bijlagen. Door robuuste authenticatie- en autorisatiemechanismen te implementeren, kunnen beveiligde e-mailsystemen ongeautoriseerde toegang voorkomen en de risico’s van traditionele e-mailsystemen beperken.

Beveiligde e-mailprotocollen

Beveiligde e-mailprotocollen spelen een essentiële rol bij het waarborgen van de vertrouwelijkheid, integriteit en authenticiteit van e-mailcommunicatie. Enkele van de meest gebruikte beveiligde e-mailprotocollen zijn secure/multipurpose internet mail extensions (S/MIME) en pretty good privacy (PGP). S/MIME biedt encryptie en digitale handtekeningen voor e-mailberichten, zodat de inhoud vertrouwelijk blijft en de identiteit van de afzender wordt geverifieerd. PGP gebruikt daarentegen een combinatie van symmetrische en asymmetrische encryptie om e-mailcommunicatie te beveiligen.

Voor zowel S/MIME als PGP moeten de publieke sleutels tussen afzender en ontvanger worden uitgewisseld. Deze sleutels worden gebruikt om e-mailberichten te versleutelen en te ontsleutelen, zodat alleen geautoriseerde partijen toegang hebben tot de inhoud. Door beveiligde e-mailprotocollen toe te passen, kunnen individuen en organisaties hun e-mailcommunicatie beschermen tegen onderschepping, manipulatie en ongeautoriseerde toegang.

Hoe stel je beveiligde e-mail in

Het instellen van beveiligde e-mail bestaat uit meerdere stappen om ervoor te zorgen dat uw e-mailcommunicatie beschermd is. Allereerst kiest u een beveiligde e-mailprovider die sterke encryptie- en authenticatiefuncties biedt. Na het selecteren van een provider maakt u een account aan en configureert u uw e-mailclient om de beveiligde e-maildienst te gebruiken. Dit kan inhouden dat u extra software of plugins moet installeren om encryptie en digitale handtekeningen te ondersteunen.

Na het instellen van uw account en e-mailclient moet u encryptiesleutels genereren en uitwisselen met uw beoogde ontvangers. Dit kan via een sleutelbeheersysteem van uw beveiligde e-maildienst of door sleutels handmatig uit te wisselen met uw contacten. Het is essentieel om uw privésleutels veilig te bewaren en uw sleutels regelmatig te vernieuwen om het hoogste beveiligingsniveau te behouden.

De juiste beveiligde e-mailprovider kiezen

Bij het kiezen van een beveiligde e-mailprovider is het belangrijk om met diverse factoren rekening te houden om uw e-mailcommunicatie optimaal te beschermen. Kies providers die end-to-end encryptie aanbieden, zodat uw e-mails op uw apparaat worden versleuteld en versleuteld blijven tijdens verzending tot ze de ontvanger bereiken. Daarnaast moet de provider sterke authenticatiemethoden bieden, zoals two-factor authentication, om uw account te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang.

Andere belangrijke aspecten zijn het beleid van de provider omtrent gegevensopslag, naleving van regelgeving en klantenservice. Zorg ervoor dat de provider uw e-mailgegevens versleuteld opslaat en voldoet aan relevante privacywetgeving, zoals GDPR of HIPAA. Kies tot slot een provider met een responsieve klantenservice die u kan ondersteunen bij eventuele problemen of vragen.

Beveiligingsinstellingen configureren

Het configureren van de beveiligingsinstellingen van uw e-mailclient is een cruciale stap bij het instellen van beveiligde e-mail. Begin met het inschakelen van encryptie voor zowel inkomende als uitgaande e-mails. Dit kan meestal via het instellingenmenu van uw e-mailclient, waar u opties voor S/MIME- of PGP-encryptie kunt selecteren. Zorg ervoor dat uw e-mailclient is ingesteld op het gebruik van sterke encryptie-algoritmen en dat alle uitgaande berichten automatisch worden versleuteld en ondertekend.

Schakel vervolgens authenticatiefuncties zoals two-factor authentication (2FA) in om een extra beveiligingslaag aan uw e-mailaccount toe te voegen. Stel uw e-mailclient ook zo in dat digitale handtekeningen op inkomende berichten worden gecontroleerd, zodat u de identiteit van de afzender kunt verifiëren en zeker weet dat het bericht niet is gewijzigd. Werk de software van uw e-mailclient regelmatig bij om te beschikken over de nieuwste beveiligingspatches en functies.

Hoe houdt u e-mail veilig: beste practices voor het beschermen van gevoelige e-mails

Het beveiligen van uw e-mail vereist een combinatie van technische maatregelen en beste practices. De volgende beste practices kunnen uw organisatie helpen het risico op ongeautoriseerde toegang tot gevoelige inhoud aanzienlijk te verkleinen en het risico op datalekken en nalevingsproblemen te beperken.

1. Gebruik sterke encryptie: Implementeer end-to-end encryptie voor gevoelige e-mails en bijlagen, zodat alleen beoogde ontvangers toegang hebben tot de inhoud.
2. Schakel multi-factor authentication (MFA) in: Vereis aanvullende verificatiemethoden naast wachtwoorden om toegang tot e-mailaccounts te krijgen en het risico op ongeautoriseerde toegang te verkleinen.
3. Implementeer e-mailfiltering: Gebruik geavanceerde spam- en malwarefilters om mogelijk schadelijke e-mails te blokkeren voordat ze de inbox van gebruikers bereiken.
4. Informeer gebruikers over phishing: Leid medewerkers op om phishingpogingen te herkennen en te melden, zodat de kans op slachtoffers van social engineering-aanvallen afneemt.
5. Update software regelmatig: Houd e-mailclients, servers en beveiligingssoftware up-to-date om bekende kwetsbaarheden te verhelpen en te beschermen tegen nieuwe dreigingen.
6. Gebruik beveiligde bestandsoverdracht: Gebruik voor grote of gevoelige bijlagen beveiligde bestandsoverdrachtdiensten in plaats van e-mail om blootstelling te minimaliseren en tracking te verbeteren.
7. Implementeer preventie van gegevensverlies (DLP): Gebruik DLP-tools om uitgaande e-mails te monitoren en onbedoeld of opzettelijk lekken van gevoelige informatie te voorkomen.
8. Handhaaf sterke wachtwoordbeleid: Vereis complexe, unieke wachtwoorden voor e-mailaccounts en voer regelmatig wachtwoordwijzigingen door om de accountbeveiliging te verbeteren.
9. Beperk toegang tot gevoelige informatie: Beperk de toegang tot vertrouwelijke e-mailinhoud en bijlagen tot alleen diegenen die deze informatie echt nodig hebben om potentiële blootstelling te minimaliseren.
10. Maak regelmatig back-ups van e-mailgegevens: Onderhoud veilige back-ups van e-mailinhoud en bijlagen om gegevensherstel te garanderen bij cyberaanvallen of systeemstoringen.

Innovaties in beveiligde e-mail

Innovaties in beveiligde e-mailtechnologie blijven zich ontwikkelen en bieden nieuwe functies en mogelijkheden om e-mailbeveiliging te verbeteren.

Een van deze innovaties is het gebruik van blockchaintechnologie om e-mailcommunicatie te beveiligen. Blockchain biedt een gedecentraliseerd en onveranderbaar systeem voor het verifiëren van de authenticiteit van e-mailberichten en het waarborgen dat deze tijdens verzending niet zijn gewijzigd. Dit kan helpen phishingaanvallen te voorkomen en de integriteit van e-mailcommunicatie te waarborgen.

Een andere opkomende innovatie is het gebruik van kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning om e-maildreigingen te detecteren en te voorkomen. AI-gedreven beveiligingssystemen kunnen e-mailverkeer analyseren op patronen en afwijkingen, waardoor potentiële phishingaanvallen en andere kwaadaardige activiteiten in realtime worden geïdentificeerd. Deze systemen kunnen ook automatisch reageren op dreigingen door verdachte e-mails te blokkeren en gebruikers te waarschuwen voor mogelijke risico’s. Door deze innovatieve technologieën te benutten, kunnen individuen en organisaties de beveiliging van hun e-mailcommunicatie verder verbeteren.

Kiteworks helpt organisaties gevoelige content te delen met beveiligde e-mail

Beveiligde e-mail is een krachtig middel om gevoelige informatie te beschermen en de vertrouwelijkheid, integriteit en authenticiteit van uw e-mailcommunicatie te waarborgen. Maar e-mailbeveiliging is meer dan een “nice-to-have”; het is essentieel voor het beschermen van gevoelige informatie, het waarborgen van de privacy en integriteit van uw communicatie en het aantonen van naleving van regionale, nationale, staats- en branchewetgeving en -normen op het gebied van gegevensbescherming. Door beveiligde e-mailpraktijken toe te passen, zoals het gebruik van encryptie, robuuste authenticatie- en autorisatiemethoden en beveiligde e-mailprotocollen, kunt u de risico’s van traditionele e-mailsystemen aanzienlijk verkleinen.

Het Kiteworks Private Data Network, met FIPS 140-3 Level 1-validatie voor superieure encryptie, consolideert e-mail, bestandsoverdracht, webformulieren, SFTP, beheerde bestandsoverdracht en next-generation digital rights management zodat organisaties elk bestand kunnen controleren, beschermen en volgen zodra het de organisatie binnenkomt of verlaat.

Kiteworks beveiligde e-mail biedt encryptie op ondernemingsniveau en uniforme beveiligingscontroles en beschikt over een Microsoft Office-plugin, een webapp, mobiele app en enterprise application-plugins voor Microsoft Office en Google Workplace. Kiteworks ondersteunt de S/MIME-, TLS- en OpenPGP-encryptiestandaarden in de bestaande e-mailclients van gebruikers, met opties voor end-to-end encryptie en e-mail protection gateway.

Kiteworks-inzetopties omvatten on-premises, gehost, privé, hybride en FedRAMP virtual private cloud. Met Kiteworks: beheer toegang tot gevoelige content; bescherm deze bij externe uitwisseling met geautomatiseerde end-to-end encryptie, multi-factor authentication en beveiligingsintegraties; zie, volg en rapporteer alle bestandsactiviteiten, namelijk wie wat naar wie, wanneer en hoe verzendt. Toon tenslotte naleving aan met regelgeving en standaarden zoals GDPR, HIPAA, CMMC, Cyber Essentials Plus, IRAP en vele anderen.

Meer weten over Kiteworks? Plan vandaag nog een demo op maat.