Hoe zorgt u ervoor dat bestanden die over grenzen heen worden gedeeld met Microsoft 365, versleuteld zijn

Hoe zorg je ervoor dat bestanden die over grenzen heen worden gedeeld met Microsoft 365 versleuteld zijn

Nu organisaties hun wereldwijde aanwezigheid uitbreiden en hybride werken omarmen, wordt veilige grensoverschrijdende bestandsoverdracht essentieel om gevoelige gegevens te beschermen. Microsoft 365 is een productiviteitskrachtpatser voor verspreide teams, maar ervoor zorgen dat bestanden in deze omgeving goed versleuteld zijn, vraagt meer dan vertrouwen op standaardinstellingen—vooral wanneer gegevens tussen landen met verschillende regelgeving worden uitgewisseld.

Dit artikel biedt IT-, beveiligings- en complianceleiders een stapsgewijze aanpak om encryptie te maximaliseren, risico’s te minimaliseren en compliance te stroomlijnen binnen Microsoft 365 voor internationale samenwerking. Van het begrijpen van encryptieprotocollen en het configureren van geavanceerde controles tot het benutten van ingebouwde functies en het informeren van gebruikers: je leert precies hoe je vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van elk bestand waarborgt—ongeacht waar of hoe het wordt gedeeld.

Samenvatting voor het management

Belangrijkste idee: Configureer en beheer encryptie, labeling en toegangscontrole in Microsoft 365 zodat bestanden versleuteld en compliant blijven wanneer ze over grenzen heen worden gedeeld.

Waarom dit belangrijk is: Grensoverschrijdende bestandsoverdracht brengt datasoevereiniteit, privacy en risico’s op datalekken met zich mee. Encryptie en goed gegevensbeheer beschermen intellectueel eigendom, versnellen veilige wereldwijde samenwerking en vereenvoudigen nalevingsverplichtingen.

Belangrijkste inzichten

1. Automatiseer bescherming met gevoeligheidslabels. Stel labels zo in dat encryptie en toegangsregels over grenzen heen blijven gelden, waardoor handmatige fouten worden verminderd en consistente bescherming bij internationale samenwerking wordt gegarandeerd.

2. Gebruik klantbeheerde sleutels voor soevereiniteit. Sla sleutels op in de regio met Azure Key Vault om te voldoen aan vereisten voor dataresidentie, snelle sleutelrotatie mogelijk te maken en eigenaarschap over cryptografisch materiaal te behouden.

3. Verstreng externe deelinstellingen. Vereis identiteitsverificatie, schakel “Iedereen met de link” uit voor gevoelige gegevens en stel tijdgebonden rechten in om grensoverschrijdende toegang beperkt en controleerbaar te houden.

4. Handhaaf geo-bewuste beleidsregels en toegang. Gebruik DLP, Conditional Access en beheerdersbeleid om encryptie en extra authenticatie te activeren voor grensoverschrijdende scenario’s, risicovolle locaties en externe ontvangers.

5. Behoud beveiliging met audits en training. Regelmatige controles en gerichte gebruikersvoorlichting verminderen verkeerde classificatie, zorgen dat instellingen effectief blijven en waarborgen compliance naarmate regelgeving per rechtsbevoegdheid verandert.

Strategisch overzicht

Voor internationale ondernemingen combineert de beste oplossing voor versleutelde bestandsoverdracht naadloos gebruiksgemak met beveiliging op enterpriseniveau, naleving van regelgeving en gecentraliseerd beheer.

Microsoft 365 voldoet aan deze eisen met geïntegreerde encryptiefuncties en geavanceerde sleutelbeheeropties, mits proactief geconfigureerd en beheerd.

Door de juiste controles te implementeren en beste practices te hanteren, kunnen organisaties veilig bestanden delen over continenten en teams—zonder productiviteit of compliance op te offeren.

Grensoverschrijdende aspecten—zoals datasoevereiniteit, regionale sleutelopslag en geo-specifieke toegangscontrole—moeten vanaf het begin worden meegenomen in de configuratie en het beheer.

Encryptie in Microsoft 365

Encryptie vormt de basis van veilige bestandsoverdracht in Microsoft 365. In dit ecosysteem beschermt encryptie zowel gegevens in rust (opgeslagen op Microsoft-servers) als gegevens onderweg (tussen gebruikers of apparaten).

Microsoft 365 gebruikt de Advanced Encryption Standard (AES) voor gegevens in rust en TLS voor gegevens onderweg, waardoor bestanden, chats en e-mails meervoudig worden beschermd. Deze bescherming geldt ongeacht de locatie van samenwerkende partijen en waarborgt vertrouwelijkheid bij grensoverschrijdende overdracht en toegang.

Elk bestand dat wordt geüpload naar SharePoint, OneDrive of via Outlook wordt verzonden, is versleuteld in rust, met unieke AES 256-encryptiesleutels per bestandsgedeelte. Deze compartimentering verkleint het risico, zelfs als een enkele sleutel ooit wordt gecompromitteerd.

Voor organisaties met verhoogde compliancebehoeften maken klantbeheerde sleutels (CMK) het mogelijk om encryptiesleutels op te slaan en te beheren in Azure Key Vault—cruciaal voor sectoren met strikte regelgeving en om te voldoen aan vereisten voor lokale sleutelopslag bij grensoverschrijdend gebruik.

Encryptiestandaarden voor gegevens in rust en onderweg

Microsoft 365 past toonaangevende encryptiestandaarden toe om vertrouwelijkheid in elke fase te garanderen:

• Gegevens in rust: Bestanden worden beschermd met AES 256-encryptie, met aparte sleutels voor elk bestandsgedeelte.

• Gegevens onderweg: TLS/SSL-protocollen versleutelen automatisch bestanden en communicatie tijdens overdracht via SharePoint, OneDrive, Teams en Exchange.

AES (Advanced Encryption Standard) is een symmetrisch blokcijferalgoritme dat wereldwijd wordt beschouwd als de gouden standaard voor digitale gegevensversleuteling.

Microsoft 365 beperkt risico’s verder door Perfect Forward Secrecy te gebruiken, waardoor het compromitteren van één sessiesleutel geen invloed heeft op andere sessies, en door per bestand en per gedeelte encryptiesleutels te genereren.

De rol van klantbeheerde sleutels voor meer controle

Klantbeheerde sleutels (CMK) geven organisaties de mogelijkheid om cryptografische sleutels in hun eigen Azure Key Vault op te slaan, in plaats van alleen op Microsoft te vertrouwen. Dit biedt:

• Sleutelrotatie en intrekking op aanvraag

• Naleving van regelgeving zoals GDPR en HIPAA

• Snellere, fijnmazige reactie op nieuwe bedreigingen

Wanneer welk model kiezen?

Organisaties die zeer gevoelige gegevens verwerken of onder strenge regelgeving vallen, profiteren het meest van CMK. Hiermee kunnen ze direct reageren op sleutelcompromittering of beleidswijzigingen en behouden ze volledig eigenaarschap over cryptografisch materiaal. Voor grensoverschrijdende samenwerking helpt CMK ook om te voldoen aan vereisten voor dataresidentie en datasoevereiniteit door sleutels regionaal te plaatsen, terwijl wereldwijde productiviteit behouden blijft.

Belangrijk onderscheid: klantbeheerde sleutels vs. klant-eigen sleutels

Hoewel CMK de encryptiesleutels in jouw Azure Key Vault plaatst en onder jouw beheer, zijn Microsoft 365-diensten gemachtigd om die sleutels te gebruiken voor het ontsleutelen en verwerken van gegevens om de dienst te leveren. Hierdoor kan Microsoft nog steeds klantinhoud produceren als reactie op wettige verzoeken, in overeenstemming met haar wettelijke verplichtingen en beleid, tenzij je de toegang tot de sleutels intrekt of aanvullende controles toepast.

Klantbeheerde sleutels (Microsoft 365): Sleutels worden aangemaakt en opgeslagen in jouw Azure Key Vault en je beheert rotatie en intrekking. Microsoft-diensten kunnen echter de door jou geautoriseerde sleutels gebruiken om gegevens te ontsleutelen voor serviceactiviteiten, wat betekent dat gegevens onderhevig kunnen zijn aan wettelijke toegangsverzoeken.

Klant-eigen sleutels (Kiteworks): Sleutels verlaten nooit jouw beheer en Kiteworks kan ze niet gebruiken om jouw inhoud te ontsleutelen. Dit model zorgt ervoor dat de provider geen platte tekst kan leveren aan derden zonder jouw medewerking, waardoor blootstelling aan wettelijke toegang wordt beperkt en strikte datasoevereiniteit wordt ondersteund.

Maak gebruik van ingebouwde encryptiefuncties in Microsoft 365

Microsoft 365 bevat robuuste, gebruiksvriendelijke encryptiemogelijkheden die, wanneer geactiveerd, veilige bestandsoverdracht moeiteloos maken voor eindgebruikers. Gevoeligheidslabels en Azure Rights Management (Azure RMS) staan centraal in deze automatisering, zodat encryptie consequent wordt toegepast op basis van classificatie en organisatiebeleid. Deze bescherming blijft bij bestanden, ook wanneer ze grenzen overschrijden, en waarborgt controle gedurende de gehele levenscyclus van informatie.

Gevoeligheidslabels gebruiken voor automatische encryptie

Gevoeligheidslabels zijn metadatatags die worden toegekend aan bestanden, e-mails en documenten in Microsoft 365 om beveiligingsbeleid zoals encryptie en beperkt delen af te dwingen.

Wanneer geconfigureerd, kunnen gevoeligheidslabels:

• Automatisch bestanden en e-mails in SharePoint, OneDrive en Exchange versleutelen

• Veilig delen met externe gebruikers mogelijk maken, met specifieke rechten

• Data Loss Prevention (DLP) beleid activeren voor naleving van regelgeving

Deze beleidsmatige aanpak elimineert handmatig giswerk en zorgt dat gegevens altijd worden beschermd volgens hun gevoeligheid.

Azure Rights Management-beveiliging configureren

Azure Rights Management (Azure RMS) is een cloudgebaseerde beveiligingstechnologie die encryptie, identiteit en autorisatie afdwingt die bij bestanden en e-mails blijft, zelfs na extern delen en op verschillende apparaten.

Om Azure RMS te activeren:

1. Ga naar het Microsoft Purview compliance portal.

2. Activeer Azure RMS voor alle gebruikers of specifieke beveiligingsgroepen.

3. Pas beleid aan om downloaden te voorkomen, afdrukken te beperken of delen te beperken.

4. Test de beveiliging door bestanden intern en extern te delen.

Azure RMS is vooral waardevol in sectoren als de zorg en de financiële sector, waar blijvende bescherming bestanden buiten de organisatie moet volgen.

Microsoft 365-encryptie-instellingen configureren

Het configureren, monitoren en auditen van encryptie in Microsoft 365 is essentieel voor blijvende bescherming. Gecentraliseerde controles waarborgen end-to-end encryptie (E2EE) van e-mails en bijlagen, minimaliseren menselijke fouten en automatiseren compliance.

End-to-end encryptie inschakelen voor e-mails en bijlagen

End-to-end encryptie is een beveiligingsproces waarbij alleen de communicerende partijen toegang hebben tot de inhoud van een bericht of bestand, zodat deze tijdens elke fase van verzending beschermd blijft tegen onderschepping.

In Microsoft 365 beschermt E2EE zowel de inhoud van het bericht als bijlagen tijdens verzending. Om dit te activeren:

1. Open het Microsoft 365 Admin Center en Exchange Admin Center.

2. Ga naar mail flow > regels; maak een regel aan om E2EE toe te passen op berichten met specifieke gevoeligheidslabels of trefwoorden.

3. Schakel E2EE in voor geselecteerde groepen, afdelingen of organisatiebreed.

4. Test en valideer de configuratie door versleutelde testmails te versturen.

Deze inrichting zorgt ervoor dat gevoelige communicatie privé, compliant en controleerbaar blijft.

Encryptiebeleid instellen in het Microsoft 365 admin center

Het Microsoft 365 Admin Center biedt gedetailleerde controles om encryptie af te dwingen:

• Definieer DLP-triggerregels om automatisch bestanden/e-mails met gevoelige gegevens te versleutelen.

• Pas beleid aan per gebruikersgroep of afdeling, op basis van risicoprofiel.

• Audit en rapporteer datalekken of uitzonderingen via ingebouwde compliance dashboards.

Checklist encryptiebeleid:

• Controleer alle standaard encryptie- en deelinstellingen.

• Stem beleid af op verschillende afdelingen of rollen.

• Schakel waarschuwingen in bij schendingen van encryptiebeleid of ongebruikelijke activiteit.

• Plan regelmatige evaluaties van het beleid op effectiviteit en compliance.

• Voeg geo-bewuste voorwaarden toe (locatie, land, regio) aan DLP en Conditional Access zodat grensoverschrijdend delen strengere encryptie en toegangscontrole afdwingt.

Bestanden veilig delen via vertrouwde Microsoft 365-kanalen

Om te garanderen dat bestanden versleuteld en veilig blijven, gebruik altijd goedgekeurde Microsoft 365-platformen—SharePoint, OneDrive en Teams—voor intern en extern delen. Deze platformen passen automatisch encryptie toe, ondersteunen metadata en co-creatie en integreren met compliance-controles.

SharePoint, OneDrive en Microsoft Teams gebruiken met encryptie

• SharePoint & OneDrive: Elk bestand wordt versleuteld met unieke AES-sleutels, die apart van de gegevens zelf worden opgeslagen voor maximale vertrouwelijkheid.

• Teams: TLS wordt standaard gebruikt voor alle bestandsoverdrachten en communicatie, zodat alleen bedoelde ontvangers toegang hebben tot de inhoud.

Extern delen veilig beheren met identiteitsverificatie

Voor gevoelige inhoud moet extern delen streng worden gecontroleerd:

• Vereis dat ontvangers zich authenticeren via een Microsoft/Google-account of een eenmalige toegangscode.

• Sta “Iedereen met de link” delen niet toe voor vertrouwelijke of gereguleerde gegevens.

• Beheer deel-links en rechten centraal, gebruikmakend van DLP en gevoeligheidslabels om onbedoelde of kwaadwillige blootstelling te voorkomen.

• Pas strengere controles toe voor grensoverschrijdende ontvangers, zoals tijdgebonden toegang, minimale rechten en locatiegebaseerde beperkingen.

Deze maatregelen zorgen ervoor dat alleen geverifieerde, bevoegde personen toegang hebben tot gedeelde, versleutelde bestanden.

Implementeer apparaat- en toegangsbeveiligingscontroles

Encryptie alleen is niet voldoende—veilige toegang en apparaatcompliance beschermen gevoelige bestanden verder. Zero trust-architectuur, apparaatversleuteling en multi-factor authentication creëren een gelaagde verdediging.

Zero-trust toegang is een beveiligingsmodel dat nooit automatisch gebruikers of apparaten vertrouwt; het vereist identiteitsverificatie en continue autorisatie voordat toegang tot bronnen wordt verleend.

Mobiel apparaatbeheerbeleid inzetten voor versleutelde toegang

Mobile Device Management (MDM)-beleid zorgt ervoor dat alleen veilige, conforme apparaten toegang krijgen tot Microsoft 365-gegevens:

1. Configureer MDM in Microsoft Intune of een vergelijkbare oplossing.

2. Vereis apparaatversleuteling en compliance voordat toegang tot bestanden wordt verleend.

3. Monitor apparaten op verdachte activiteit en blokkeer gecompromitteerde endpoints.

MDM verkleint het risico van verloren of gestolen apparaten en helpt onbeschermde datalekken te voorkomen.

Zero-trust toegang en multi-factor authentication afdwingen

Conditional Access-beleid in Microsoft Entra (Azure AD) dwingt sterke identiteit- en toegangscontrole af:

• Vereis MFA voor alle gebruikers die versleutelde bestanden openen.

• Dwing sterke wachtwoordbeleid en sessietijdslimieten af.

• Valideer apparaatcompliance voordat toegang wordt verleend.

• Neem locatievoorwaarden op om extra authenticatie af te dwingen of toegang te blokkeren vanuit risicovolle geografische gebieden bij grensoverschrijdende samenwerking.

Deze controles bieden essentiële zekerheid dat alleen vertrouwde gebruikers en apparaten toegang hebben tot gevoelige, versleutelde inhoud.

Teams informeren en encryptie beste practices afdwingen

Technologie alleen garandeert geen veiligheid—voortdurende gebruikersvoorlichting en regelmatige audits zijn essentieel om encryptie beste practices effectief en compliant te houden.

Gebruikers trainen in veilige deelprotocollen en het belang van encryptie

Regelmatige training stelt personeel in staat om:

• Gevoeligheidslabels correct te gebruiken.

• Gevoelige bestanden te herkennen en te classificeren.

• Verdachte deelactiviteiten te melden.

Visuele handleidingen, “Do’s and Don’ts” en korte infographics verhogen het bewustzijn en verminderen risicovol gedrag, inclusief de extra zorgvuldigheid die nodig is voor grensoverschrijdend delen en nalevingsverplichtingen.

Regelmatige audits en controles van encryptie-instellingen uitvoeren

Een encryptie-audit is een gestructureerd beoordelingsproces waarbij een organisatie haar beleid, instellingen en controles evalueert om te bevestigen dat alle gevoelige gegevensoverdrachten correct zijn versleuteld en dat logs nauwkeurig worden bijgehouden.

Basis auditchecklist:

• Controleer deel- en encryptie-instellingen in het admin center.

• Valideer dat gevoeligheidslabels, RMS/Azure-bescherming en DLP actief zijn.

• Genereer rapporten over compliance en eventuele beleidsuitzonderingen.

• Pak bevindingen aan en documenteer acties.

• Controleer gegevenslocatie, toegangs­patronen per regio en naleving van residentievereisten.

Regelmatige audits helpen kwetsbaarheden te identificeren, compliance te behouden en te waarborgen dat encryptiebeleid geschikt blijft naarmate het bedrijf zich ontwikkelt.

Hoe Kiteworks Microsoft 365 versterkt voor veilige grensoverschrijdende bestandsoverdracht

Kiteworks breidt Microsoft 365 uit met een native add-in die extra beveiliging, governance en compliance toevoegt aan Outlook-, Office-, SharePoint- en Teams-workflows—zonder de productiviteit van gebruikers te verstoren.

• Microsoft Office 365-plugin voor beveiligde bestandsoverdracht: Gebruikers versturen en ontvangen bestanden vanuit Outlook en Office terwijl Kiteworks automatisch bijlagen vervangt door beheerde, versleutelde links. Beleid voor toegang, vervaldatum, watermerk en DLP wordt consequent afgedwongen en alle activiteit wordt centraal gelogd ter ondersteuning van audits over grenzen heen. Meer informatie: https://www.kiteworks.com/platform/simple/microsoft-office-365/

• Phishing- en malware-risicoreductie voor het Microsoft-ecosysteem: Door externe bestandsoverdracht via Kiteworks te laten verlopen, wordt blootstelling aan vervalste Microsoft-links en schadelijke bijlagen verminderd. Sterke ontvangersverificatie, dreigingsscans en veilige linklevering versterken Microsoft 365 tegen diefstal van inloggegevens en ransomware-aanvallen. Meer informatie: https://www.kiteworks.com/secure-file-sharing/microsoft-is-a-magnet-for-phishing-attacks/ | https://www.kiteworks.com/platform/simple/secure-file-sharing/

• Gecentraliseerd beheer, soevereiniteit en sleuteleigendom: Zelfs als inhoud afkomstig is uit Microsoft 365, past Kiteworks geo-specifieke controles, uniforme logging en klant-eigen sleutelversleuteling toe om providers buiten jouw gegevens te houden. Dit helpt te voldoen aan vereisten voor dataresidentie en beperkt blootstelling aan wettelijke toegang, terwijl samenwerking mogelijk blijft. Meer informatie: https://www.kiteworks.com/platform/private-data-network/ | https://www.kiteworks.com/platform/compliance/data-sovereignty/

Door deze extra controles toe te voegen via de Microsoft Office 365-plugin, helpt Kiteworks multinationale teams om met vertrouwen gegevens over grenzen heen te verplaatsen zonder concessies te doen aan compliance, beveiliging of productiviteit.

Wil je meer weten over hoe Kiteworks veilige bestandsoverdracht met Microsoft 365 verbetert? Plan vandaag nog een persoonlijke demo.

Aanvullende bronnen

• Blog Post  
  5 Beste oplossingen voor beveiligde bestandsoverdracht voor ondernemingen
• Blog Post  
  Hoe je veilig bestanden deelt
• Video
  Kiteworks Snackable Bytes: Beveiligde bestandsoverdracht
• Blog Post  
  12 Essentiële softwarevereisten voor beveiligde bestandsoverdracht
• Blog Post  
  Meest veilige opties voor bestandsoverdracht voor ondernemingen & compliance