Meest veilige opties voor bestandsoverdracht voor ondernemingen & compliance

Op zoek naar de meest veilige opties voor bestandsoverdracht? Hier zijn de opties, waar je op moet letten, hoe je opties vergelijkt en welke het beste is voor jouw organisatie.

Wat is beveiligde bestandsoverdracht? Beveiligde bestandsoverdracht is het privé verzenden of ontvangen van data of bestanden van interne medewerkers en externe klanten. Dit type overdracht beschermt de informatie tegen delen met onbevoegde gebruikers of hackers en waarborgt de vertrouwelijkheid.

Waarom beveiligde bestandsoverdracht essentieel is voor organisaties

Beveiligde bestandsoverdracht is essentieel voor organisaties om de volgende redenen:

1. Bescherming van gevoelige informatie: Organisaties verwerken een aanzienlijke hoeveelheid gevoelige en vertrouwelijke content, waaronder financiële administratie, klantgegevens, intellectueel eigendom, persoonlijk identificeerbare informatie en beschermde gezondheidsinformatie (PII/PHI), en personeelsinformatie. Beveiligde bestandsoverdracht zorgt ervoor dat deze informatie beschermd blijft tegen onbevoegde toegang, diefstal en cyberdreigingen.
2. Naleving van regelgeving: Veel sectoren en regio’s hebben wetgeving op het gebied van gegevensbescherming die organisaties verplichten tot het beschermen en beveiligen van opslag en overdracht van gevoelige content. Niet voldoen aan deze regelgeving kan leiden tot hoge boetes en juridische aansprakelijkheid. Beveiligde bestandsoverdracht helpt organisaties te voldoen aan deze vereisten en boetes te voorkomen.
3. Samenwerking: In de digitale werkplek van vandaag is samenwerking cruciaal voor zakelijk succes. Beveiligde bestandsoverdracht stelt medewerkers, partners en klanten in staat om veilig bestanden en informatie te delen en te benaderen zonder concessies te doen aan de beveiliging. Dit bevordert betere samenwerking, productiviteit en groei.
4. Reputatie en vertrouwen: Datalekken en cyberaanvallen kunnen de reputatie en het vertrouwen van een organisatie bij klanten en partners ernstig schaden. Oplossingen voor beveiligde bestandsoverdracht helpen organisaties een sterke reputatie te behouden door belanghebbenden de zekerheid te geven dat hun content wordt beschermd.
5. Kostenbesparing: Een datalek of cyberaanval kan leiden tot aanzienlijke financiële verliezen voor een organisatie door juridische kosten, schikkingen, bedrijfsstilstand, herstel en reputatieschade. Beveiligde bestandsoverdracht kan helpen deze incidenten te voorkomen, wat de organisatie op de lange termijn geld bespaart.

Samengevat is beveiligde bestandsoverdracht essentieel voor organisaties om hun gevoelige content te beschermen, te voldoen aan regelgeving, samenwerking te bevorderen, een sterke reputatie te behouden en kosten te besparen. Het implementeren van een robuuste en veilige oplossing voor bestandsoverdracht moet een topprioriteit zijn voor elke organisatie die gevoelige informatie verwerkt.

Welke verschillende typen bestandsoverdracht zijn er?

Hoewel bestandsoverdracht en -opslag duidelijke definities hebben, werken ze ook via diverse methoden die meer of minder veilig zijn (wat invloed kan hebben op de naleving binnen organisaties):

• E-mail en USB-overdracht: Het lijkt vanzelfsprekend, maar veel bedrijven vertrouwen nog steeds op verouderde tools zoals e-mail en verwijderbare media om bestanden te delen. Dit werkt op kleine schaal, maar is zeker geen beste practice voor datagedreven bedrijven. Dit geldt vooral voor bedrijven die werken met PII- of PHI-data waarvoor specifieke beveiligingsmaatregelen vereist zijn.
• File Transfer Protocol (FTP): Dit protocol is bijna net zo oud als het internet zelf en ondersteunt snelle bestandsoverdracht tussen twee computers. Elke computer kan bestanden verzenden en ontvangen via FTP zolang ze via een netwerk met elkaar verbonden zijn. Hoewel het een gangbare methode is, is het niet veilig. Er is geen end-to-end encryptie en data wordt onversleuteld over het internet verzonden. Gebruikers die echte beveiliging nodig hebben voor bestandsoverdracht gebruiken daarom FTP met SSL (FTPS) of SSH FTP (SFTP), afhankelijk van hun behoeften.
• Cloudopslag en -overdracht: Zowel consumenten als bedrijven gebruiken cloudopslagoplossingen om bestanden veilig te bewaren en samenwerking en toegang te ondersteunen. Deze platforms hebben doorgaans ingebouwde mogelijkheden voor beveiligde bestandsoverdracht en autorisatiecontroles.
• Peer-to-peer (P2P) overdracht: P2P-bestandsoverdracht werd populair in de jaren 90 en 2000 met netwerken zoals LimeWire, Napster en Kazaa. Veel van deze netwerken waren opgezet voor legitieme overdracht, maar evolueerden snel (of waren doelbewust ontworpen) voor het delen van auteursrechtelijk beschermd materiaal zoals muziek en films. Deze categorie omvat ook BitTorrent, een gedecentraliseerd en snel protocol voor contentdistributie.
• Beheerde bestandsoverdracht (MFT): MFT is een afgeleide van beveiligde bestandsoverdracht. Waar beveiligde overdracht de veiligheid waarborgt bij bestandsoverdracht via openbare netwerken, voegt MFT extra datavisibiliteit, beveiliging, automatisering en compliancefuncties toe om te voldoen aan de behoeften van organisaties.

Welke risico’s zijn verbonden aan bestandsoverdracht?

Hoewel het delen van een eenvoudig document onschuldig lijkt, brengt het delen van bestanden binnen een organisatie of via een groter netwerk zoals het internet diverse risico’s en uitdagingen met zich mee waar bedrijven rekening mee moeten houden.

1. Beveiliging. Een van de grootste risico’s van online bestandsoverdracht is beveiliging. Hackers kunnen transmissies onderscheppen, meeluisteren met verbindingen of inbreken op bestandsservers die binnen een organisatie worden gebruikt. Dit is een groot probleem voor elke organisatie, maar vooral voor bedrijven in gereguleerde sectoren zoals de zorg, financiële sector of overheid. Zonder een beveiligde oplossing voor bestandsoverdracht en -opslag loop je het risico malware en andere schadelijke programma’s in je netwerk te introduceren. In het beste geval stel je je organisatie bloot aan potentieel gevaarlijke bestanden die je niet kunt traceren of volgen.
2. Naleving. De meeste beveiligingsregels vereisen een vorm van encryptie voor bestandsoverdracht en -opslag. Complexere regels, zoals HIPAA, vereisen ook mogelijkheden om bestandsbeheer te traceren en gebruikers in het systeem te volgen, in ieder geval voor zover ze deze bestanden gebruiken. Zonder een beveiligd systeem is je bedrijf niet compliant. Werken buiten de compliance kan, en zal vaak, leiden tot zware sancties, waaronder hoge boetes en het verlies van de mogelijkheid om binnen die sector te opereren. Werk je in een gereguleerde sector, dan zijn beveiligde tools voor bestandsoverdracht een must.
3. Gebrek aan datatransparantie. Veel beveiligde oplossingen voor bestandssynchronisatie en -overdracht bieden functies zoals gebruikersauthenticatie en andere beveiligingsmaatregelen, waardoor je inzicht krijgt in hoe gebruikers bestanden in het systeem gebruiken. Met een beveiligd systeem kun je erop vertrouwen dat gebruikers legitiem zijn en dat toegang wordt gecontroleerd, wat betekent dat je transparantie kunt bieden binnen het hele systeem.

Welke beveiligingsrisico’s lopen producenten bij bestandsoverdracht?

Bestandsoverdracht is een gangbare praktijk bij veel producenten. Het is een belangrijk zakelijk hulpmiddel waarmee producenten veilig ontwerpbestanden kunnen delen en samenwerken. Toch zijn er enkele beveiligingsrisico’s verbonden aan bestandsoverdracht waarmee rekening moet worden gehouden. Ten eerste is onbevoegde toegang tot bestanden een serieus risico. Als een bestand niet goed is beveiligd, kan het eenvoudig worden geopend door iedereen met de juiste inloggegevens voor bestandsoverdracht. Systemen voor bestandsoverdracht moeten zo worden ingesteld dat een wachtwoord of een andere vorm van multi-factor authenticatie vereist is, zodat alleen bevoegde medewerkers toegang krijgen tot de bestanden. Daarnaast is het belangrijk om tools te gebruiken die data tijdens verzending versleutelen, zodat bestanden niet gemakkelijk kunnen worden onderschept of gemanipuleerd. Ten tweede kunnen malware en virussen zich verspreiden via bestandsoverdracht. Zonder de juiste beveiligingsmaatregelen kan schadelijke software ongemerkt worden gedownload en geïnstalleerd op bedrijfscomputers. Om dit te voorkomen moet antivirussoftware op alle computers draaien en moeten gedeelde bestanden worden gescand op virussen voordat ze worden geopend. Ten derde kan onbedoelde datalek optreden. Datalekken kunnen ontstaan wanneer een gevoelig bestand met de verkeerde persoon of groep wordt gedeeld, of als het bestand niet goed is beveiligd. Het is belangrijk om medewerkers te informeren over het belang van het beschermen van gevoelige bestanden en ervoor te zorgen dat alle gedeelde bestanden goed beveiligd zijn. Tot slot is het belangrijk om alert te zijn op bedreigingen van binnenuit. Medewerkers met toegang tot systemen voor bestandsoverdracht kunnen in de verleiding komen hun privileges te misbruiken en gevoelige bestanden te delen met concurrenten of andere kwaadwillenden. Het is belangrijk om beleid op te stellen dat de toegang van medewerkers tot bestanden beperkt en om activiteiten rondom bestandsoverdracht te monitoren om potentiële bedreigingen te identificeren. Kortom, met de juiste beveiligingsmaatregelen kan bestandsoverdracht een krachtig zakelijk hulpmiddel zijn. Producenten moeten zich echter bewust zijn van de beveiligingsrisico’s en stappen ondernemen om zich hiertegen te beschermen.

Waar moet je op letten bij een dienst voor bestandsoverdracht

Niet alle platforms voor bestandsoverdracht zijn gelijk. Er zijn diverse functies op het gebied van gebruik, toegang en beveiliging waar elk bedrijf naar moet kijken voordat het besluit ze wel of niet te gebruiken. Belangrijke functies om op te letten:

1. Toegangscontroles, waaronder geavanceerde gebruikersrechten en beheer van gebruikers op systeemniveau.
2. Automatiseringscontroles, waaronder geautomatiseerde workflows, communicatie en logging. Automatisering kan ook hand in hand gaan met beveiliging, integratie en toegangsbeheer.
3. Beveiligingscontroles, waaronder geavanceerde end-to-end encryptie die voldoet aan of beter is dan de standaarden in jouw sector. Overweeg ook oplossingen die integreren met bredere beveiligingsautomatisering en risicobeheer.
4. Naleving. Verschillende sectoren vragen om verschillende compliance-raamwerken. Kies een dienst die kan aantonen te voldoen aan een bepaald framework, zoals HIPAA of FedRAMP.
5. Krachtige authenticatiefuncties, waaronder multi-factor en/of biometrische authenticatie.
6. Onbeperkte bestandsgroottes om grote bestanden (10 MB of meer) en unieke bestandstypen zoals .mp4, .wav, .mov, .psd en .flac te ondersteunen.
7. Integratie met meerdere apparaten, waaronder mobiele apparaten waarmee gebruikers onderweg veilig toegang hebben tot bestanden.

Encryptie voor systemen voor bestandsoverdracht

Encryptie is een krachtig hulpmiddel voor beveiligde bestandsoverdracht. Het beschermt data door de inhoud van een bestand te versleutelen, zodat alleen iemand met de encryptiesleutel het kan lezen. Dit betekent dat als je bestand onderweg wordt onderschept, de data onleesbaar blijft. Een ander voordeel van encryptie is dat alleen bevoegde partijen toegang krijgen tot de data. Dit voorkomt dat onbevoegden gevoelige informatie uit een bestand kunnen halen. Daarnaast zorgt encryptie ervoor dat data tijdens verzending niet wordt gewijzigd, wat helpt voorkomen dat kwaadwillenden data manipuleren of beschadigen. Kortom, encryptie biedt een extra beveiligingslaag voor systemen voor bestandsoverdracht en moet sterk worden overwogen. De gevolgen van het niet gebruiken van encryptie kunnen ernstig zijn. Zonder encryptie zijn bestanden kwetsbaar voor onderschepping en onbevoegde toegang. Dit betekent dat gevoelige informatie uit het bestand kan worden gestolen door kwaadwillenden. Bovendien kunnen wijzigingen aan het bestand tijdens verzending het bestand beschadigen of corrupt maken. Dit kan niet alleen leiden tot dataverlies, maar ook tot schade aan andere systemen. Tot slot kunnen bedrijven en organisaties zonder encryptie in strijd zijn met diverse sector- of overheidsregels, wat kan leiden tot hoge boetes of andere juridische stappen.

Waarom multi-factor authenticatie cruciaal is voor beveiligde bestandsoverdracht

Multi-factor authenticatie is cruciaal voor beveiligde bestandsoverdracht omdat het een extra beveiligingslaag toevoegt aan het authenticatieproces. Traditionele methoden zoals gebruikersnaam en wachtwoord kunnen eenvoudig worden gekraakt door cybercriminelen. Multi-factor authenticatie vereist echter dat de gebruiker twee of meer bewijzen levert om zijn identiteit aan te tonen. Dit kan iets zijn dat de gebruiker weet (zoals een wachtwoord), iets dat de gebruiker heeft (zoals een mobiele telefoon of beveiligingstoken), of iets dat de gebruiker is (zoals een vingerafdruk of gezichtsherkenning).

Door deze extra beveiligingslaag toe te voegen, maakt multi-factor authenticatie het voor cybercriminelen veel moeilijker om toegang te krijgen tot gevoelige content, zelfs als ze de inloggegevens van een gebruiker weten te bemachtigen.

Al met al is multi-factor authenticatie een essentiële beveiligingsmaatregel voor elke organisatie die wil garanderen dat gevoelige bestanden alleen toegankelijk zijn voor bevoegde personen. Het biedt een extra beveiligingslaag die het veel moeilijker maakt voor cybercriminelen om het systeem te kraken en helpt beschermen tegen dreigingen zoals phishing en social engineering. Bovendien helpt het het risico op datalekken en andere beveiligingsincidenten te verkleinen.

Beveiligde bestandsoverdracht versus beveiligde bestandsoverdracht

Beveiligde bestandsoverdracht verwijst naar het overbrengen van bestanden van de ene locatie of het ene apparaat naar een andere locatie of apparaat op een veilige manier, waarbij de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van de bestanden wordt gewaarborgd. Dit gebeurt doorgaans met behulp van encryptie- en authenticatieprotocollen. Beveiligde bestandsoverdracht gebeurt via beheerde bestandsoverdracht (MFT) of via secure file transfer protocol (SFTP).

Beveiligde bestandsoverdracht daarentegen verwijst naar het delen van bestanden met anderen op een veilige manier, zonder concessies te doen aan de beveiliging van de bestanden. Dit gebeurt doorgaans via beveiligde online platforms of tools waarmee gebruikers veilig kunnen samenwerken en bestanden delen.

Hoewel beide vormen van beveiligde bestandsoverdracht betrekking hebben op het veilig overdragen van bestanden, zit het belangrijkste verschil in het doel en de context van de overdracht. Beveiligde bestandsoverdracht wordt meestal gebruikt voor het verzenden van grote hoeveelheden bestanden, voor eenmalige of herhaalde overdrachten, zoals het versturen van vertrouwelijke documenten naar een klant of collega. Beveiligde bestandsoverdracht wordt gebruikt voor doorlopende samenwerking, zoals het werken aan een project met een team of het delen van bestanden met klanten of partners.

Beveiligde bestandsoverdracht goed regelen met Kiteworks

Het hebben van beveiligde bestandsoverdracht is voor de meeste bedrijven onmisbaar. Met de explosie van cloudproviders in de zakelijke markt is het vinden van een oplossing niet moeilijk. Bij het kiezen van een aanbieder geldt echter altijd dat je nooit productiviteit of toegankelijkheid hoeft op te offeren voor beveiliging (of andersom).

Kiteworks biedt beveiligde bestandsoverdracht met gebruiksgemak en beveiliging op vier prioriteiten:

1. Beveiliging en naleving: De beveiligde bestandsoverdracht van Kiteworks gebruikt industriestandaard encryptie die toepasbaar is in vrijwel elk scenario. Dit omvat het delen van bestanden in VDR’s of via beveiligde cloud- en e-mailoverdracht. Deze mogelijkheden ondersteunen ook strenge compliance-eisen voor bestandsbeheer en -bescherming, naast handige functies zoals automatisering en analyses.
2. Automatisering: Workflowoptimalisatie en automatische meldingen zijn essentieel in bedrijfsprocessen. Kiteworks automatiseert veelvoorkomende taken zoals uploads, downloads en het toevoegen van opmerkingen/logs/rapportages. Ook hoort het bijhouden van gegevens bij automatische complianceprocessen voor protocollen zoals FedRAMP.
3. Gebruiksvriendelijkheid: Kiteworks staat samenwerking niet in de weg. Medewerkers kunnen eenvoudig bestanden delen via desktop of mobiele apparaten zonder hun mogelijkheid tot samenwerken te verliezen. Belangrijker nog, ze kunnen veilig werken met klanten en andere externe teams zonder compliance of hun workflow te doorbreken.
4. Inzicht: Kiteworks biedt volledige datavisibiliteit binnen de hele organisatie, wat essentieel is voor datagedreven bedrijven. Bovendien is dat inzicht geïntegreerd in noodzakelijke compliance-, deel- en rapportagefuncties.
5. Integratie met kritieke bedrijfsapplicaties: Kiteworks brengt topbeveiliging en tools voor bestandsoverdracht naar toonaangevende bedrijfsapplicaties en plug-ins zoals Microsoft Office, Salesforce, iManage en Google Docs.

Plan een aangepaste demo om meer te weten te komen over hoe Kiteworks beveiligde bestandsoverdracht je kan helpen om je meest gevoelige content te beheren, beschermen en veilig te delen.