Kiteworks over Kiteworks: Hoe Kiteworks-medewerkers dagelijks het Kiteworks Private Content Network gebruiken
Er is een oud gezegde: “Vertrouw nooit een magere chef-kok.” Waarom niet? De kans is groot dat zijn kookkunsten niet zo goed zijn. Op dezelfde manier geldt: als een bedrijf zijn eigen product niet gebruikt, vooral een product dat gevoelige informatie beschermt, is de kans groot dat het product ook niet goed is.
Wij verkopen Kiteworks niet alleen aan klanten voor privacy van gevoelige content en naleving van regelgeving. We gebruiken het zelf ook! Met dat in gedachten heb ik enkele van onze collega’s van Legal, Customer Support, Finance, Sales en Fulfillment geïnterviewd om te ontdekken hoe zij Kiteworks inzetten in hun dagelijkse workflows. Het was verrassend om te zien in welke mate Kiteworks wordt gebruikt. En hoewel hun workflows uiteenlopen, zijn beveiliging, zichtbaarheid, compliance en efficiëntie de gemeenschappelijke drijfveren achter hun keuze voor Kiteworks.
Hier volgt een momentopname van hoe deze afdelingen Kiteworks gebruiken.
Kiteworks voor Corporate Legal: Corporate Legal de tools geven om veiliger, effectiever en slimmer te werken
Wanneer een klant vraagt om de beveiligingsnaleving van Kiteworks te beoordelen op het gebied van SOC 2, het Information Security Registered Assessors Program (IRAP), FedRAMP en andere compliance-regelgeving, maakt Mehreen Mir, onze Contracts Manager, gebruik van Kiteworks Secure File Sharing en beveiligde gedeelde mappen. Ze maakt een map aan in Kiteworks, uploadt de gevraagde documenten, geeft klant-collega’s toestemming om de documenten te bekijken en informeert vervolgens de klanten dat de documenten beschikbaar zijn om te bekijken en te downloaden. Mehreen geeft de voorkeur aan beveiligde gedeelde mappen voor dit gebruik, zodat ze kan monitoren wie de documenten opent en wanneer ze deze downloaden.
Mehreen gebruikt ook Kiteworks Secure Email om samen te werken aan contracten met klanten, leveranciers en andere vertrouwde partners. Dit speelt een belangrijke rol in de strategie voor risicobeheer door derden van het bedrijf. Ze vertrouwt uitsluitend op Kiteworks Secure Email, in plaats van traditionele e-mail, om deze gevoelige documenten te delen omdat ze klantgegevens, bijzondere voorwaarden, intellectueel eigendom van Kiteworks en andere gevoelige informatie bevatten. Met Kiteworks worden documenten versleuteld tijdens verzending en opslag en zijn ze alleen toegankelijk via multi-factor authentication, zodat alleen de beoogde ontvanger de e-mail en gevoelige bijlagen kan lezen.
Lees de case study om meer te weten te komen over hoe de Corporate Legal-afdeling van Kiteworks Kiteworks gebruikt.
Kiteworks voor Corporate Finance: Het licht aanhouden met beveiligde uitwisseling van vertrouwelijke financiële informatie
Onze Finance-afdeling is een echte power user van Kiteworks. Het Accounts Receivable-team verstuurt facturen via de Kiteworks Secure Outlook-plugin om onze bankgegevens te beschermen. Kiteworks heeft vijf bedrijfsentiteiten en een geconsolideerde holdingmaatschappij, wat neerkomt op zes administraties en zes belastingaangiftes. Onze controller uploadt financiële documenten in de Secure Shared Folders van Kiteworks en geeft de juiste belastingadviseur toegang tot de juiste map om die documenten te bekijken. De belastingadviseurs verwerken de aangiftes, uploaden ze terug in dezelfde mappen en informeren onze controller.
Maar dit is slechts één van de diverse use cases voor onze Finance-afdeling. Zo gebruikt de Payroll Administrator van Kiteworks Secure File Sharing om persoonlijk identificeerbare informatie (PII) van medewerkers te delen met een wereldwijd netwerk van payrollproviders. De Accounts Receivable Manager van Kiteworks verstuurt facturen naar wereldwijde klanten via de Kiteworks Secure Outlook-plugin om de bankgegevens van Kiteworks, die in de factuur staan, te beschermen. Ze kan zelfs zien wie de factuur heeft gedownload en wanneer, zodat betalingen op tijd worden voldaan. Tot slot plaatst de Financial Planning and Analysis (FP&A) Manager van Kiteworks elke twee weken budget- en kasprognoses in een beveiligde map die onze CEO voorafgaand aan hun vergaderingen kan inzien en beoordelen.
Lees de case study om meer te weten te komen over hoe de Corporate Finance-afdeling van Kiteworks Kiteworks gebruikt.
Kiteworks voor Sales: De waarde van Kiteworks aantonen, elke saleskans opnieuw
Onze wereldwijde Sales-organisatie, bestaande uit regionale vicepresidenten en general managers, salesvertegenwoordigers, sales engineers en channel managers, gebruikt Kiteworks om alle klant-specifieke informatie te delen: ondertekende geheimhoudingsverklaringen (NDA’s), salespresentaties, offertes, contracten en meer. Door Kiteworks te gebruiken voor alle klant- en partnercommunicatie, toont het Sales-team niet alleen de waarde van Kiteworks aan, maar beschermt het ook ons eigen intellectueel eigendom. We moeten namelijk gevoelige informatie die we met klanten delen beschermen, zoals beveiligingscertificeringen, prijsinformatie, Requests for Proposals, ons belastingnummer, beveiligingsvragenlijsten en meer. Kiteworks gebruiken voor klantcommunicatie is bovendien een uitstekende manier voor klanten om zelf te ervaren hoe eenvoudig het platform werkt.
Lees de case study om meer te weten te komen over hoe de Sales-afdeling van Kiteworks Kiteworks gebruikt.
Kiteworks voor Fulfillment en Renewals: Orders en verlengingen revolutioneren voor maximale efficiëntie en veiligheid
Ons Fulfillment-team, onder leiding van Marissa Kandarian, Director of Worldwide Orders and Renewals, maakt gebruik van een integratie met ons CPQ-systeem en licentieserver om softwarelicenties en facturen te genereren en te versturen. Dit gebeurt allemaal via Kiteworks Secure Email binnen enkele minuten na verwerking van een order. Sinds de invoering van Kiteworks is de verwerkingstijd voor het verzenden van licenties en facturen gedaald van 20 minuten naar minder dan vijf. Marissa merkt op dat zelfs onze klanten onder de indruk zijn van de snelle afhandeling.
Verlengingen worden op dezelfde manier verwerkt en geleverd als nieuwe orders. Verlengingen moeten goed beveiligd zijn, omdat elke e-mail een factuur bevat met overschrijvingsinstructies inclusief ons bankrekeningnummer. De Read Receipt-functionaliteit van Kiteworks is hierbij van onschatbare waarde. Marissa en haar team kunnen precies zien wie een factuur heeft gedownload, zelfs als de factuur naar een e-mailalias zoals accountspayable@customer.com is gestuurd. Dit helpt het team om ervoor te zorgen dat klanten op tijd betalen.
Lees de case study om meer te weten te komen over hoe de Fulfillment-organisatie van Kiteworks Kiteworks gebruikt.
Kiteworks voor Customer Support: De Customer Support-organisatie in staat stellen om vertrouwelijke logs van klanten te beschermen
Frank Balonis, CISO en Senior Vice President of Operations bij Kiteworks, stuurt 25 wereldwijde support engineers aan die technische ondersteuning bieden aan de wereldwijde klantenkring van Kiteworks. Met de Kiteworks Salesforce-plugin kunnen klanten systeeminformatie en configuratie-instellingen uploaden voor analyse en troubleshooting via Salesforce, maar de opslag en beveiliging vindt plaats in Kiteworks. De support engineer van Kiteworks beperkt de toegangsrechten tot de systeembeheerder en andere betrokken support engineers van Kiteworks.
Support engineers gebruiken ook Kiteworks Secure Email om klanten instructies voor debugging, softwarepatches en offline updates te sturen, die groter dan 5 GB kunnen zijn. We bieden betere klantenservice en verhogen het installatiepercentage wanneer we updates direct naar klanten sturen, in plaats van hen te vragen deze via Kiteworks te downloaden.
Lees de case study om meer te weten te komen over hoe de Customer Support-organisatie van Kiteworks Kiteworks gebruikt.
De kracht van het Kiteworks Private Content Network voor Zero-trust privacybescherming en compliance
Het Kiteworks-platform is, zoals je ziet, essentieel voor ons bedrijf. Het door Kiteworks ondersteunde Private Content Network verbetert risicobeheer en content management aanzienlijk door niet alleen onze PII en intellectueel eigendom (IP) te beschermen, maar ook de privégegevens van onze klanten. Door Kiteworks te gebruiken, tonen we bovendien naleving van regelgeving aan bij al onze communicatie over gevoelige content. Als jij of jouw organisatie gevoelige content verstuurt, deelt, ontvangt of opslaat, moet je deze beheren en beschermen met Kiteworks.
Wil je meer weten over hoe Kiteworks zijn Private Content Network gebruikt om gevoelige informatie te delen met vertrouwde partners zoals adviseurs, leveranciers, dienstverleners en klanten? Bezoek dan Kiteworks in Action.
Veelgestelde vragen
Risicobeheer door derden is een strategie die organisaties toepassen om risico’s te identificeren, beoordelen en beperken die samenhangen met hun interacties met externe leveranciers, partners of dienstverleners. Deze risico’s kunnen uiteenlopen van datalekken en beveiligingsdreigingen tot compliance-kwesties en operationele verstoringen. Het proces omvat doorgaans het uitvoeren van zorgvuldigheidsonderzoek voordat een samenwerking wordt aangegaan, het continu monitoren van de activiteiten en prestaties van de derde partij, en het implementeren van controles om geïdentificeerde risico’s te beheersen. Het doel is te waarborgen dat het handelen of falen van de derde partij geen negatieve impact heeft op de bedrijfsvoering, reputatie of wettelijke verplichtingen van de organisatie.
Risicobeheer door derden is cruciaal omdat het helpt om risico’s die samenhangen met externe relaties te identificeren, te beoordelen en te beperken. Dit kan gaan om cyberdreigingen, compliance-issues, operationele risico’s en reputatieschade.
Beleidscontroles zijn essentieel in risicobeheer door derden omdat ze duidelijke verwachtingen scheppen voor het gedrag, de omgang met data en de beveiligingspraktijken van derden. Ze helpen het risico op beveiligingsincidenten te beperken door acceptabel gedrag te definiëren en zorgen ervoor dat derden voldoen aan relevante wetten, regelgeving en industrienormen. Daarnaast vormen beleidscontroles de basis voor het monitoren van activiteiten van derden en het afdwingen van compliance, zodat de organisatie passende maatregelen kan nemen bij beleidsinbreuken. Zo vormen beleidscontroles een kritisch kader om risico’s van derden effectief te beheren.
Logs zijn onmisbaar bij risicobeheer door derden omdat ze een volledig overzicht bieden van alle activiteiten van derden binnen je systemen. Ze helpen bij het identificeren van potentiële risico’s door ongebruikelijke of verdachte activiteiten te signaleren, zijn een belangrijke bron tijdens incident response en forensisch onderzoek, en ondersteunen naleving van regelgeving door bewijs te leveren van effectieve beveiligingsmaatregelen en monitoring van derden. Bovendien bevorderen ze een cultuur van verantwoordelijkheid en transparantie bij derden, ontmoedigen ze kwaadwillende activiteiten en stimuleren ze naleving van beveiligingsbeleid.
Kiteworks ondersteunt risicobeheer door derden door een veilig platform te bieden voor het delen en beheren van gevoelige content. Het platform is ontworpen om gevoelige content die binnen, naar en uit een organisatie beweegt te controleren, te traceren en te beveiligen, waardoor risicobeheer aanzienlijk verbetert. Kiteworks biedt daarnaast twee niveaus van e-mailencryptie, Enterprise en Email Protection Gateway (EPG), om gevoelige e-mailcommunicatie te beveiligen. Dit helpt bij het beschermen tegen risico’s van derden die samenhangen met e-mailverkeer.