Wat is Beveiligde bestandsoverdracht?

Niet alle softwareoplossingen voor bestandsoverdracht zijn gelijk. Hoewel er gratis oplossingen voor bestandsoverdracht beschikbaar zijn, missen ze vaak de robuuste beveiligings- en nalevingsfuncties die nodig zijn voor zakelijk gebruik. Het is essentieel om een oplossing te kiezen die aan de specifieke behoeften van uw organisatie voldoet.

Hoe deel ik bestanden veilig? De beste manier om bestanden veilig te delen is door een betaalde optie te gebruiken die garandeert dat u over de juiste beveiligingsfuncties beschikt en voldoet aan de richtlijnen voor naleving van regelgeving. Hoewel sommige opties verleidelijk kunnen zijn, zal het gebruik van de juiste software uw bedrijf beter van dienst zijn.

Wat Is Beveiligde Bestandsoverdracht en Waarom Is Het Belangrijk voor Bedrijven?

Bestandsoverdracht staat centraal in bijna elke activiteit op het internet, om nog maar te zwijgen van de meeste datagedreven bedrijfsactiviteiten. Dit soort overdracht kan individuele uitwisseling tussen werknemers omvatten en massale batchbestandsoverdrachten voor ondernemingen die gegevensopslag en back-up ondersteunen.

Beveiligde bestandsoverdracht werkt echter alleen zo goed als de zwakste schakel. Hoewel er verschillende beveiligingsopties voor communicatie zijn, passen slechts enkele technologieën in het plaatje van een veilige methode om gegevens te delen.

Overweeg enkele van de volgende informatie-uitwisselingstools:

• E-mail: Ondanks technologische vooruitgang vertrouwen veel gebruikers nog steeds op e-mail voor bestandsbeheer en -uitwisseling. Moderne oplossingen voor beveiligde bestandsoverdracht zoals Kiteworks bieden echter verbeterde beveiligings- en nalevingsfuncties die e-mail mist. E-mail is alomtegenwoordig, het is eenvoudig en gericht op eenvoudige uitwisseling. Het probleem is dat e-mail vaak niet de meest veilige optie is om informatie te delen, en het is zeker geen technologie die speciaal voor dergelijke praktijken is ontwikkeld.
• Verwijderbare media: USB-sticks, draagbare harde schijven en andere vormen van verwijderbare media worden ook nog steeds veel gebruikt om informatie te delen. Deze zijn niet beveiligd en er is geen efficiëntie of bruikbaarheid in de praktijk van het doorgeven van apparaten met vier of vijf versies van hetzelfde bestand.
• Bestandsoverdracht Protocol: FTP is een van de oudste en meest gebruikte methoden voor bestandsoverdracht wereldwijd, voornamelijk omdat het gratis is, bij bijna elk besturingssysteem wordt geleverd en gegevens snel overdraagt. FTP is echter inherent onveilig, zonder encryptie, waardoor het ongeschikt is voor de meeste bedrijfsapplicaties of nalevingsstrategieën.
• Beveiligde FTP: SFTP is de versleutelde versie van FTP, gebouwd met behulp van Secure Shell-mogelijkheden. SFTP is een standaard voor beveiligde overdrachten. Hoewel het niet aan veel nalevingsnormen voldoet, maakt het gebruik van encryptie en kan het zo worden geconfigureerd. Het dient vaak als basis voor veel platforms voor bedrijfsbestandsoverdracht.
• Beheerde Bestandsoverdracht: MFT omvat doorgaans SFTP en andere protocollen en bundelt ze in uitgebreide bedrijfsoplossingen die cloudgebaseerde uitwisseling, analyses, auditlogging, automatisering, batchbestandverwerking en nalevingsbeheer omvatten.
• Peer-to-peer: P2P-bestandsoverdracht is een lastig proces. Het hele idee van P2P-uitwisseling is om client-servermodellen te vermijden die als knelpunten voor prestaties kunnen dienen. P2P maakt vaak gebruik van een gedistribueerd uitwisselingsmodel en technologie zoals BitTorrent heeft bestandsoverdracht gerevolutioneerd. Het is echter meestal niet beveiligd en niet geschikt voor de meeste bedrijfsapplicaties voor bestandsoverdracht.

Cloudgebaseerde Beveiligde Bestandsoverdracht

Cloudgebaseerde beveiligde bestandsoverdracht houdt in dat bestanden via het internet worden gedeeld terwijl hun beveiliging en privacy worden gewaarborgd. Deze methode maakt gebruik van cloudplatforms om geautoriseerde toegang tot bestanden te bieden, zodat ze beschermd blijven. In deze methode worden de bestanden geüpload naar een cloudgebaseerd platform of server en gedeeld met specifieke personen of groepen met geautoriseerde toegang.

Cloudgebaseerde beveiligde bestandsoverdracht biedt verschillende voordelen, waaronder:

• Toegankelijkheid: Bestanden kunnen overal en altijd worden geopend, zolang er een internetverbinding is.
• Eenvoudige samenwerking: Meerdere mensen kunnen toegang hebben tot hetzelfde bestand of dezelfde map, waardoor samenwerking eenvoudiger en efficiënter wordt.
• Beveiliging: Cloudgebaseerde bestandsoverdracht biedt diverse beveiligingsfuncties, zoals encryptie en authenticatie, om ervoor te zorgen dat de bestanden veilig blijven.
• Kosteneffectief: Bedrijven kunnen geld besparen door gebruik te maken van cloudgebaseerde bestandsoverdracht in plaats van te investeren in dure on-premises servers.

Populaire cloudgebaseerde platforms voor beveiligde bestandsoverdracht zijn onder andere Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive en Box.

Waarom Beveiligde Bestandsoverdracht Gebruiken?

Of het nu in de cloud of on-premises wordt ingezet, het is belangrijk—in feite cruciaal—voor bedrijven om een beveiligde oplossing voor bestandsoverdracht te gebruiken in plaats van een gratis consumentenapplicatie voor bestandsoverdracht. Hier zijn slechts enkele redenen waarom bedrijven een beveiligde oplossing voor bestandsoverdracht zouden moeten gebruiken:

1. Bescherm Gevoelige Inhoud: Beveiligde bestandsoverdracht beschermt gevoelige inhoud, zoals persoonlijk identificeerbare en beschermde gezondheidsinformatie (PII/PHI), financiële gegevens, klantgegevens en intellectueel eigendom (IP), tegen toegang door ongeautoriseerd personeel.
2. Voldoe aan regelgeving: Veel sectoren, zoals de zorg, productie en financiën, moeten voldoen aan regelgeving en normen voor gegevensprivacy die vereisen dat bepaalde soorten informatie veilig worden gedeeld (en opgeslagen). Voorbeelden van naleving van regelgeving zijn de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR), de California Consumer Privacy Act (CCPA), de Financial Industry Regulatory Authority (FINRA), de Federal Information Security Management Act (FISMA) en de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). Het niet naleven van deze regelgeving kan resulteren in hoge boetes en rechtszaken.
3. Voorkom Datalekken: Wanneer bestanden onveilig worden gedeeld, kunnen ze worden onderschept door hackers of ongeautoriseerde partijen, wat kan leiden tot datalekken en identiteitsdiefstal.
4. Zorg voor gegevensintegriteit: Beveiligde methoden voor bestandsoverdracht zorgen ervoor dat de gedeelde gegevens nauwkeurig zijn en niet zijn gemanipuleerd of beschadigd tijdens het transport.
5. Verbeter samenwerking: Beveiligde bestandsoverdracht stelt teams in staat om effectiever samen te werken en informatie te delen, wetende dat hun gevoelige gegevens beschermd zijn.

Beveiligde Bestandsoverdracht vs. Gratis Bestandsoverdracht: Een Vergelijking van Functies en Mogelijkheden

Een beveiligde oplossing voor bestandsoverdracht, zoals Kiteworks, biedt beveiliging op ondernemingsniveau, naleving, inzetflexibiliteit en geavanceerd beheer, ideaal voor gereguleerde sectoren. Daarentegen is een gratis oplossing voor bestandsoverdracht, zoals Dropbox, veilig voor basisuitwisseling en samenwerking, maar mist de diepte van naleving, auditing en inzetopties. De volgende tabel toont belangrijke verschillen in deze oplossingen:

Functie/Mogelijkheid	Kiteworks Beveiligde Bestandsoverdracht	Dropbox Gratis Beveiligde Bestandsoverdracht
Encryptie	AES-256 in rust, sterke TLS 1.2 tijdens transport, ondersteunt E2EE	AES-256 in rust, SSL/TLS tijdens transport, E2EE-mappen beschikbaar
Naleving & Beheer	Ondersteunt HIPAA, GDPR, CMMC, NIST CSF, GxP; geavanceerde auditing	GDPR, basis HIPAA-ondersteuning voor teams, basis auditlogs
Gebruikersauthenticatie	SSO, multi-factor authentication (MFA), rolgebaseerde permissies	Twee-factor authenticatie, basis rolgebaseerde permissies
Inzetopties	On-premises, private cloud, hybride, FedRAMP	Alleen cloud
Bestandsgrootte Limiet	Grote bestanden, beperkt door beleid of infrastructuur	2 GB per overdracht (gratis), tot 250 GB (betaald)
Activiteitsmonitoring & Auditing	Realtime en historische CISO-dashboard, SIEM-integratie	Basis toegang tot bestandslogs, meldingen, geen SIEM-integratie
Samenwerkingsfuncties	Co-auteurschap (MS Office), VDR’s, beheerde bestandsoverdracht, SFTP	Realtime synchronisatie, opmerkingen, gedeelde mappen, groepsdeling
Toegangscontrole	Granulair, beleidsgestuurd, vervaldatum, wachtwoord, externe controles	Wachtwoordbescherming, linkverval, granulaire maprechten
Integraties van Derden	Verbindt met ECM’s (Dropbox, Box, OneDrive, SharePoint, etc.)	Integreert met enkele apps; beperkte ECM-integratie
Doelgroep	Ondernemingen, gereguleerde sectoren, hoge beveiligingsbehoeften	Individuen, kleine teams, algemeen gebruik

Waar Moet Ik Op Letten Bij Een Oplossing Voor Beveiligde Bestandsoverdracht?

Niet alle oplossingen zijn gelijk. Hoewel consumentenbestandsoverdracht relatief eenvoudig kan zijn, moeten zakelijke gebruikers en organisatorische uitwisseling enkele essentiële criteria overwegen:

• Beveiliging en naleving: Ondernemingen opereren waarschijnlijk in een wereld waar beveiliging en naleving van het grootste belang zijn. Een geschikte oplossing voor beveiligde bestandsoverdracht voor dergelijke organisaties zou aan hun behoeften voldoen door de juiste niveaus van encryptie en serverbeveiliging, privacybescherming, tracking, controles, auditing, rapportage en meer op te nemen.
• Limieten voor bestandsoverdracht: Documenten heen en weer sturen is één ding. Maar in veel gevallen moeten gebruikers multimediabestanden zoals video’s, CT- en MRI-afbeeldingen of CAD-bestanden uitwisselen. Dit omvat ook geen batchoverdrachten die ze mogelijk willen implementeren. Voor veel sectoren zijn grote bestandsoverdrachten een standaard operationele procedure en dagelijkse functie.
• Geavanceerde bestandsoverdracht: Een solide oplossing kan ook meerdere manieren omvatten om bestanden over te dragen. Dit omvat gebruiksvriendelijke deelinterfaces, batch SFTP-overdrachten, geautomatiseerde MFT-overdrachten, enz.
• Auditlogging: Naast naleving en beveiliging zijn auditlogs ongelooflijk nuttig, zo niet noodzakelijk. Goede systemen moeten systeem- en gebruikersgebeurtenissen loggen, forensisch onderzoek bieden in geval van systeemfouten of inbreuken, en een audittrail creëren voor naleving.
• Beveiliging en bedrijfsanalyses: Nog geavanceerdere oplossingen omvatten het implementeren van dashboards en analyses om chief information security officers (CISO’s) te helpen bij het beheren van beveiliging en naleving en gegevensbeheerders in staat te stellen praktijken en technologieën te verbeteren voor betere prestaties.
• Beveiligingsinformatie en gebeurtenisbeheer: Een geavanceerde vorm van logging en systeemgebeurtenismonitoring, SIEM wordt vaak gezien als een krachtig beveiligingshulpmiddel dat vereist is door veel nalevingskaders. Hoewel niet altijd noodzakelijk, is het hebben van een ingebouwde SIEM of SIEM-integratie cruciaal voor alles, van beveiligings- en nalevingsbeheer tot snelle incidentrespons.
• Mobiele uitwisseling: Een betrouwbare en flexibele oplossing moet verschillende opties voor gegevensbeheer en -uitwisseling bieden, inclusief lokale synchronisatie en beveiligde mobiele bestandsoverdracht via speciale apps.

10 Tips voor Beveiligde Bestandsoverdracht voor Bedrijven

Beveiligde bestandsoverdracht is cruciaal voor bedrijven van elke omvang. Naarmate cyberdreigingen toenemen, is het essentieel om beschermende maatregelen voor gevoelige informatie te implementeren. In deze lijst hebben we 10 essentiële tips voor beveiligde bestandsoverdracht samengesteld, met onderwerpen zoals encryptie, toegangscontrole en het informeren van werknemers.

1. Gebruik een beveiligde dienst voor bestandsoverdracht: Maak gebruik van een gerenommeerde en beveiligde dienst voor bestandsoverdracht die sterke encryptieprotocollen heeft om uw gegevens te beschermen.
2. Beperk toegang: Beperk de toegang tot bestanden tot alleen degenen die het nodig hebben. Stel machtigingen en referenties in om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerd personeel toegang heeft tot de bestanden.
3. Stel Multi-factor Authentication in: Gebruik multi-factor authentication (MFA) om ervoor te zorgen dat iedereen die probeert toegang te krijgen tot de bestanden de juiste inloggegevens en aanvullende beveiligingsmaatregelen heeft.
4. Versleutel bestanden voordat u ze deelt: Gebruik encryptietools om bestanden te versleutelen voordat u ze deelt om ongeautoriseerde toegang te voorkomen.
5. Gebruik een beveiligd e-mailsysteem: Maak gebruik van een beveiligd e-mailsysteem dat berichten en bijlagen versleutelt, waardoor het moeilijk is voor cyberaanvallers om gevoelige informatie te onderscheppen en te stelen.
6. Informeer werknemers: Beveiligingsbewustzijnstrainingen richten zich op het belang van beveiligingspraktijken en de risico’s van bestandsoverdracht. Ze moeten zich bewust zijn van hoe ze gevoelige informatie moeten behandelen en hoe ze encryptietools moeten gebruiken.
7. Werk beveiligingsinstellingen regelmatig bij: Werk uw beveiligingsinstellingen regelmatig bij om ervoor te zorgen dat uw bestanden beschermd blijven. Dit omvat het bijwerken van wachtwoorden, het intrekken van toegang voor voormalige werknemers en het up-to-date houden van software en systemen met de nieuwste beveiligingspatches.
8. Monitor toegang en gebruik: Monitor wie toegang heeft tot uw bestanden en hoe ze worden gebruikt. Dit kan helpen ongeautoriseerde toegang te voorkomen en verdachte activiteiten te identificeren.
9. Gebruik sterke wachtwoorden: Gebruik sterke wachtwoorden en vereis dat werknemers sterke wachtwoorden gebruiken voor toegang tot bestanden. Dit kan voorkomen dat hackers wachtwoorden raden en toegang krijgen tot gevoelige informatie.
10. Maak back-ups van uw bestanden: Maak regelmatig back-ups van uw bestanden om gegevensverlies te voorkomen in geval van een beveiligingsinbreuk of ander probleem. Dit kan u ook helpen snel te herstellen van eventuele gegevensverliesincidenten.

Moet Ik Een Gratis Oplossing Voor Bestandsoverdracht Kiezen?

Het korte antwoord is nee. Hoewel er gratis oplossingen voor bestandsoverdracht beschikbaar zijn, missen ze vaak de robuuste beveiligings- en nalevingsfuncties die nodig zijn voor zakelijk gebruik. Kiteworks biedt een uitgebreide, beveiligde oplossing voor bestandsoverdracht die is ontworpen om te voldoen aan de behoeften van ondernemingen, waarbij gegevensbescherming en naleving van regelgeving worden gewaarborgd.

Er bestaan ook open-source platforms—maar deze vertrouwen vaak op de organisatie om de software te installeren, te onderhouden en bij te werken. De meeste oplossingen voor beveiligde bestandsoverdracht, met name cloudgebaseerde, behandelen deze moeilijke taken.

Kiteworks Is Uw Beste Keuze Voor Een Oplossing Voor Beveiligde Bestandsoverdracht

Bestandsoverdracht is een van de meest fundamentele activiteiten voor een bedrijf. Het hebben van een veilige, conforme en krachtige oplossing voor bestandsoverdracht biedt bedrijven de tools die ze nodig hebben om veilig, beveiligd, efficiënt en effectief te werken zonder hun workflows of gegevensbeheerbeleid op te offeren.

Kiteworks beveiligde bestandsoverdracht stelt organisaties in staat om samen te werken met derden via diverse beveiligde kanalen, zoals Secure Virtual Data Rooms, samenwerking, Secure Managed File Transfer (secure MFT) en Secure File Transfer Protocol (Kiteworks SFTP), waarbij naleving van regelgeving, inclusief GDPR-naleving, HIPAA-naleving en SOC2-naleving, wordt gewaarborgd.

Met Kiteworks kunnen bedrijven gegevensintegriteit en -bescherming waarborgen terwijl ze efficiënte workflows behouden. Door gebruik te maken van een gemeenschappelijke basis voor beveiligde bestandsoverdracht met een enkele set controles, beheerbeleid, gebruikersbeheer en gegevensbronconnectiviteit, kunnen organisaties risico’s en kosten verminderen. Kernmogelijkheden omvatten co-auteurschap met naadloze Microsoft Office-integratie, samenwerking met elke gebruiker, overal ter wereld, integratie van e-mailsamenwerking met gedeelde mappen en meer.

Het Kiteworks Private Data Network biedt organisaties robuuste mogelijkheden voor beveiligde bestandsoverdracht met uitgebreide governance, naleving en bescherming. Plan vandaag nog een persoonlijke demo om meer te leren.

Terug naar Risico & Nalevingsglossarium