Wat is Risicobeheer voor verkopers: Een VRM-programma opzetten

Vendor risk management gaat over de kwetsbaarheden die leveranciers en derde partijen met zich meebrengen voor je organisatie. Maar hoe kun je deze risico’s beperken?

Wat is Vendor Risk Management?

Vendor risk management (VRM) is het proces van het beoordelen, monitoren en beperken van risico’s die samenhangen met leveranciers die diensten of producten aan een organisatie leveren. Het doel van VRM is om ervoor te zorgen dat de organisatie beschermd is tegen mogelijke verliezen veroorzaakt door ongunstige prestaties of gedrag van de leverancier en om een acceptabel risiconiveau te behouden. Dit proces vereist een grondige screening van leveranciers en de implementatie van beleid, procedures en protocollen om te zorgen voor naleving van alle contractuele vereisten. Ook omvat het proces het uitvoeren van regelmatige beoordelingen en audits van de prestaties van de leverancier om te waarborgen dat zij voldoen aan de standaarden van de organisatie.

Waarom is Vendor Risk Management belangrijk?

Vendor risk management is belangrijk omdat het organisaties helpt om alle risico’s die samenhangen met hun leveranciersrelaties te identificeren, beoordelen en aanpakken. Het helpt organisaties om de risico’s te begrijpen en te beheren die door derde partijen (leveranciers, aannemers en toeleveranciers) worden gecreëerd, zodat mogelijke verstoringen van bedrijfsactiviteiten en processen worden verminderd of voorkomen, evenals mogelijke financiële en reputatieschade. Vendor risk management ondersteunt organisaties ook bij het voldoen aan sectorregels en beschermt hun klanten en andere belanghebbenden.

Wat zijn de verschillende soorten leveranciersrisico’s?

Leveranciersrisico’s verwijzen naar diverse potentiële problemen die kunnen ontstaan door samenwerking met leveranciers. Enkele van de meest voorkomende typen leveranciersrisico’s zijn:

1. Financiële risico’s: Het risico dat voortkomt uit de financiële gezondheid van een leverancier of het vermogen om een project af te ronden.
2. Beveiligingsrisico’s: Het risico dat voortkomt uit het vermogen van een leverancier om beveiligingsstandaarden te handhaven, waaronder gegevensprivacy en bescherming van intellectueel eigendom.
3. Kwaliteitsrisico’s: Het risico dat voortkomt uit het vermogen van een leverancier om producten of diensten te leveren die aan hun verplichtingen voldoen.
4. Reputatierisico’s: Het risico dat voortkomt uit de reputatie van een leverancier, inclusief hun prestaties in het verleden en publieke perceptie.
5. Regelgevingsrisico’s: Het risico dat voortkomt uit het vermogen van een leverancier om te voldoen aan relevante wetten en regelgeving.
6. Leveringsrisico’s: Het risico dat voortkomt uit het vermogen van een leverancier om binnen afgesproken termijnen en budgetten te leveren.
7. Relatierisico’s: Het risico dat voortkomt uit het vermogen van een leverancier om een sterke samenwerking met jouw organisatie te behouden.

Waarom heeft een bedrijf Vendor Risk Management nodig?

Leveranciers maken deel uit van zakendoen. Complexe ondernemingen spreiden hun aanbod en diensten steeds vaker over diverse sectoren, en hebben daardoor uitgebreide mogelijkheden nodig om aan de eisen van hun gezamenlijke markten te voldoen.

In de moderne digitale markt is er daarom een groeiende afhankelijkheid van managed service providers die software en oplossingen aanbieden voor beveiliging, betalingsverwerking, cloudopslag—bijna elke mogelijke behoefte die een bedrijf kan hebben.

Naast deze managed service providers (MSP’s) zijn ook interne functies zoals identity management en authenticatie, beveiligingscentra en netwerkbeheer traditioneel uitbesteed aan leveranciers.

Nu leveranciers steeds complexere en kritieke functies uitvoeren, is het essentieel dat bedrijven die leveranciers inhuren het risico beoordelen dat zij kunnen introduceren. Deze risico’s kunnen het volgende omvatten:

• Beveiligingsrisico’s: Onbeveiligde technologie van leveranciers, of zelfs onbedoelde datalekken, kunnen impact hebben op de leverancier én al hun klanten. Recente aanvallen op dienstverleners tonen aan hoe onderling verbonden systemen beveiligingsgaten openen.
• Operationele risico’s: Afhankelijkheid van leveranciers kan ondernemingen kwetsbaar maken voor problemen met operationele betrouwbaarheid. Als de systemen van een leverancier uitvallen, kunnen alle klanten zonder essentiële diensten komen te zitten. Stel bijvoorbeeld dat een retailer afhankelijk is van een betalingsverwerker zoals Square en die diensten vallen uit, dan kan die retailer geen producten meer verkopen.
• Nalevingsrisico’s: Diverse sectoren, zoals de zorgporcessen en defensie-aannemers, kennen strenge regelgeving waaraan bedrijven moeten voldoen. Als deze bedrijven samenwerken met leveranciers die zelf niet compliant zijn, kan dat rampzalig uitpakken. Dit betekent dat deze bedrijven samen met leveranciers moeten aantonen en waarborgen dat hun systemen compliant zijn.
• Reputatierisico’s: Met wie een bedrijf samenwerkt, beïnvloedt de reputatie. Samenwerken met een leverancier met een twijfelachtige of onbetrouwbare reputatie kan ook de reputatie van hun klanten schaden. Als een cloudserviceprovider een geschiedenis van datalekken heeft, wekt dat geen vertrouwen bij klanten van bedrijven die die cloudservice gebruiken.

Vendor risk management is daarom een organisatiebrede inspanning om deze risico’s te beoordelen, te begrijpen en te beheersen in relatie tot hun leveranciersrelaties.

Vaak worden de termen “leverancier” en “derde partij” door elkaar gebruikt in risicomanagement. Hoewel er enkele sectorspecifieke verschillen zijn tussen deze termen, verwijzen ze over het algemeen naar hetzelfde type risicomanagement.

Hoe beïnvloedt Vendor Risk Management het initiële selectieproces van leveranciers?

Wanneer een organisatie overweegt een nieuwe partner aan te trekken voor een waardevol product of dienst, moet de organisatie het leveranciersrisico overwegen en evalueren en bepalen welke stappen nodig zijn om leveranciersrisico te beheren. Vendor risk management beïnvloedt het initiële selectieproces door organisaties in staat te stellen potentiële risico’s te identificeren en te beperken. Organisaties kunnen risico’s in kaart brengen en methoden ontwikkelen om deze te beheren voordat ze zich aan een leverancier binden en een contract aangaan. Deze risico’s omvatten de financiële stabiliteit van de leverancier en de beveiliging van de producten of diensten die zij aanbieden. Daarnaast kunnen organisaties de reputatie, geloofwaardigheid, compliance en wettelijke vereisten van de leverancier beoordelen. Door deze factoren mee te nemen in het selectieproces, kunnen organisaties beter waarborgen dat ze een leverancier kiezen die aan hun behoeften voldoet en bij de organisatie past.

Hoe kun je leveranciersrisico monitoren en beheren?

Bedrijven kunnen leveranciersrisico effectief monitoren en beheren door leveranciers consequent te beoordelen en te evalueren, proactief relaties met leveranciers te beveiligen en uitgebreide leveranciersmanagementprocessen te implementeren. Dit kan door zorgvuldigheid toe te passen bij het beoordelen van de kwalificaties van de leverancier, compliance en beveiligingsprotocollen, het regelmatig herzien van contracten en het verifiëren dat wijzigingen of updates aan de gewenste standaarden voldoen. Daarnaast kan het gebruik van geautomatiseerde technologie bedrijven helpen om prestaties van leveranciers te monitoren en te zorgen dat activiteiten van leveranciers goed worden bijgehouden en geregistreerd. Tot slot is het belangrijk om regelmatig contact te onderhouden met leveranciers om informatie en feedback over prestaties te delen en eventuele zorgen te bespreken.

Hoe automatiseer je Vendor Risk Management?

1. Stel een vendor risk management proces op: Stel een beleid op dat het proces en de procedures voor vendor risk management beschrijft. Zorg ervoor dat hierin staat welke groepen en belanghebbenden verantwoordelijk zijn voor verschillende onderdelen van het proces.
2. Monitor leveranciers: Monitor leveranciers regelmatig op veranderingen in hun beveiligingsstatus en andere gebieden die op meer risico kunnen wijzen voor je organisatie.
3. Analyseer risico’s: Analyseer het risico dat elke leverancier met zich meebrengt. Beoordeel hun beveiligingsstatus, compliance vereisten, financiële stabiliteit en meer.
4. Herbeoordeel risico’s: Herbeoordeel het risico van elke leverancier regelmatig. Dit moet gebeuren wanneer er significante veranderingen zijn bij de leverancier of hun diensten.
5. Maak en beheer contracten: Zorg dat contracten goed zijn opgesteld met passende bepalingen voor beveiliging en compliance.
6. Automatiseer vendor risk management:Automatiseer het vendor risk management proces met technologie zoals geautomatiseerde e-mailnotificaties, dashboards en workflowprocessen.

Wat is een Vendor Risk Management Maturity Model (VRMMM)?

Een vendor risk management maturity model (VRMMM) is een raamwerk dat organisaties een set metrieken biedt om hun vendor risk management (VRM) praktijken te beoordelen. Het model helpt organisaties om beter inzicht te krijgen in hun huidige risicolandschap en verbetermogelijkheden te identificeren. Ook biedt het een stappenplan waarmee organisaties hun VRM-capaciteit continu kunnen verfijnen en weerbaarder worden tegen leveranciersgerelateerde risico’s. De VRMMM bestaat uit vijf belangrijke niveaus: bewustzijn, proactief, geïntegreerd, strategisch en geoptimaliseerd. Elk niveau beschrijft een set kenmerken en praktijken die een bedrijf moet hebben bij het beheren van leveranciersrelaties. Bedrijven kunnen het model gebruiken om hun huidige capaciteiten te beoordelen, doelen te stellen en voortgang in de tijd te volgen.

Meestal bevat de VRMMM diverse volwassenheidsniveaus om capaciteiten te meten:

1. Start-up/Geen leveranciersbeheer: Een organisatie heeft op dit volwassenheidsniveau geen enkel leveranciersrisicobeoordeling geïmplementeerd (meestal bij nieuwe bedrijven).
2. Ad hoc-activiteiten: Leveranciersrisico-activiteiten worden ad hoc uitgevoerd op basis van verschillende situaties zonder strategieën of plannen, hoewel de organisatie mogelijk enkele strategieën overweegt.
3. Stappenplan en ad hoc-activiteiten: Ad hoc-activiteiten gaan door, maar de beveiliging en het leveranciersbeheer hebben een leveranciersmanagement stappenplan opgesteld en goedgekeurd.
4. Gedefinieerd en vastgesteld: Beheerplannen zijn gedefinieerd, geïmplementeerd en deels in uitvoering binnen een organisatie, maar nog niet volledig uitgerold.
5. Volledig geïmplementeerd: Leveranciersbeheeractiviteiten zijn operationeel, inclusief rapportage en integratie van compliance.
6. Continue verbetering: Organisaties monitoren leveranciersrisico’s om strategieën en beheer continu te optimaliseren.

Wat zijn geschikte beste practices bij het selecteren van een leverancier?

Zelfs met een VRMMM-systeem moeten organisaties potentiële derde partijen zorgvuldig screenen voordat ze een relatie aangaan. Ook na het ondertekenen van het contract moeten bedrijven deze relaties voortdurend blijven beoordelen.

Om zorgvuldigheid te betrachten bij leveranciers en beste practices te handhaven, kunnen organisaties de volgende suggesties overwegen:

• Ontwikkel een risicomanagementprogramma: Zorg vóór het aangaan van een leveranciersrelatie voor programma’s die beleid, procedures en bedrijfsdoelen rondom leveranciersrelaties definiëren. Het is onmogelijk om criteria voor het beoordelen van leveranciers te ontwikkelen zonder deze criteria vooraf vast te stellen. 
• Stel contractvereisten op: Zorg voor een standaard leverancierscontract dat eisen rondom risicomanagement bevat, waaronder verplichte rapportage, monitoring en beoordelingen. Deze vereisten kunnen ook het regelmatig herzien van contractvoorwaarden omvatten op basis van veranderende systeemconfiguraties, nieuwe infrastructuur of veranderende bedrijfsmodellen.
• Voer achtergrondcontroles uit: Evalueer een leverancier altijd op alle risicocategorieën. Dit kan het bestuderen van nieuwsberichten en branche-informatie zijn, overleg met huidige en voormalige klanten van de leverancier, het opvragen van rapporten over financiën en compliance-standaarden, en het uitvoeren van gecoördineerde beoordelingen van medewerkers en technologieën.
• Definieer een selectieproces: Zorg voor documentatie en taal voor aanvragen van voorstellen, inclusief beleid en meetpunten om potentiële leveranciers te vergelijken. Deze aanvragen moeten ook duidelijke omschrijvingen bevatten van de risicobeoordeling en achtergrondcontroles die deze leveranciers moeten ondergaan.
• Zorg voor plannen voor respons op datalekken: Bij samenwerking met technologie-leveranciers is de kans op een datalek altijd aanwezig. Wacht niet tot leveranciers hun problemen oplossen, maar heb een plan voor respons en herstel bij een datalek klaar voor het geval het misgaat.
• Voer doorlopende audits uit: Laat beveiliging niet aan het toeval over. Leveranciersbeheer moet werken met de meest actuele informatie, door regelmatig rapportages en audits uit te voeren. Audits kunnen compliance- en technische beoordelingen omvatten en geautomatiseerde kwetsbaarheidsscans. Vereis daarnaast dat leveranciers jaarlijks rapporteren over hun systemen en bij wijzigingen in technologie of configuratie vaker rapporteren. Een organisatie kan ook leveranciersvragenlijsten laten invullen door de derde partij om bepaalde aspecten van risicobeoordeling te stroomlijnen.
• Wijs bekwame leiders toe aan leveranciersbeheer: De meeste organisaties hebben managers of leidinggevenden voor gebieden als financiën, marketing en informatiebeveiliging. Stel een manager aan voor leveranciersbeheer die eigenaar is van leveranciersrelaties en het risicobeoordelingsproces.

Vendor Risk Management beheren: een cruciale stap richting compliance

Vendor risk management is een essentiële stap om te voldoen aan sectorregels en beste practices. Het omvat het beoordelen van de capaciteiten, het beleid en de procedures van leveranciers om te garanderen dat alle producten en diensten veilig en compliant zijn. Vendor risk management helpt organisaties om risico’s te identificeren, te beperken en te beheren die samenhangen met leveranciers, zodat hun data en systemen veilig en compliant blijven.

Organisaties moeten een uitgebreid risicobeoordelingsproces hebben om potentiële risico’s met leveranciers te identificeren en te monitoren, zowel vóór als na het contract. In de pre-contractfase moeten organisaties de kwalificaties van leveranciers identificeren en beoordelen, een zorgvuldigheidsbeoordeling uitvoeren en de impact van een mogelijke samenwerking op de bedrijfsvoering inschatten. Documentatie van het beoordelingsproces en de bevindingen moet worden bewaard voor latere evaluatie of in geval van geschillen.

In de post-contractfase moeten organisaties onboarding en voortdurende monitoring uitvoeren van alle leveranciers, inclusief beoordelingen van naleving van contractuele verplichtingen, beveiliging en privacyvereisten. Ook moeten er routinematige beoordelingen van leveranciersoplossingen worden uitgevoerd om te waarborgen dat zij het afgesproken serviceniveau bieden en nog steeds voldoen aan de risicovoorwaarden van de organisatie. Organisaties moeten een proces hebben om eventuele problemen of tekortkomingen aan te pakken, zoals non-compliance van de leverancier of onvoldoende beveiligingsmaatregelen.

Organisaties dienen hun beleid en procedures rondom leveranciersrisico regelmatig te herzien, omdat deze up-to-date moeten blijven met ontwikkelingen in de sector en veranderende regelgeving. Vendor risk management draait niet alleen om naleving van regelgeving, maar ook om het beschermen van gevoelige data. Door effectief risicomanagement kunnen organisaties waarborgen dat hun data veilig blijft en dat de leveranciers waarmee zij werken hun verplichtingen nakomen.

Compliant en veilig contentmanagement met Kiteworks

Leveranciersbeheer vormt een grote uitdaging voor veel organisaties. Kiteworks, aanbieder van cloudgebaseerde content- en data management voor derde partijen, maakt deze taken eenvoudiger. Met geavanceerde rapportage- en auditmogelijkheden, beveiligde samenwerkingshulpmiddelen voor derde partijen en uitgebreide automatisering en analyses kunnen gebruikers van Kiteworks beveiligings- en compliancekwesties met elke samenwerkingspartner of leverancier monitoren.

Lees de capability brief om te ontdekken hoe Kiteworks vendor risk management en compliance ondersteunt. Probeer ook zeker een gratis, gepersonaliseerde demo van het Kiteworks-platform.

 

Gerelateerde content:
Wat is Security Risk Management?
Wat is Supply Chain Financial Risk?
Hoe voer je Third Party Risk Due Diligence uit?
Wat is Integrated Risk Management? IRM vs. GRC vs. ERM
Wat zijn Cybersecurity Risk Solutions?

Terug naar Risk & Compliance Woordenlijst