Top E-mail Encryptiediensten voor Zakelijke Communicatie
E-mail encryptie is een belangrijke verdedigingslinie voor uw zakelijke communicatie. Door e-mail encryptie te gebruiken, helpen organisaties te voorkomen dat hackers toegang krijgen tot privé-informatie wanneer deze wordt verzonden, gedeeld en overgedragen.
Is e-mail encryptie veilig? Versleutelde e-mails, mits ze end-to-end versleuteld zijn, zijn gedurende de gehele levenscyclus van de e-mail veilig; van het verzenden tot het archiveren van de e-mail blijft deze beveiligd.
Wat is e-mail encryptie?
E-mail encryptie lijkt op elke andere vorm van encryptie; het maakt de inhoud van een bericht onleesbaar met cryptografie om e-mails te beschermen tegen diefstal of afluisteren.
Traditionele e-mail wordt als platte tekst verzonden. Dit betekent dat het over internetlijnen reist zonder encryptiebescherming. Als iemand die gegevens onderschept en bekijkt, kan diegene het direct lezen. Door berichten te versleutelen kunnen organisaties zichzelf beschermen tegen het per ongeluk openbaar maken van gevoelige gegevens.
E-mail is een specifieke vorm van communicatie die verborgen metadata en commando’s bevat die ook versleuteld moeten worden. Er zijn enkele typen cryptografie-algoritmen die specifiek voor e-mail werken.
Deze protocollen omvatten het volgende:
Transportlaagbeveiliging
TLS is de opvolger van het Secure Sockets Layer-protocol. Geïntroduceerd in 1999 door de Internet Engineering Task Force, past TLS encryptie toe om berichten te verzenden via een TLS-tunneltechniek: Noch de verzender noch de ontvanger hoeft het te implementeren. De meest gebruikte vorm van TLS in communicatie is STARTTLS.
Pretty Good Privacy
PGP werd in 1991 uitgebracht als open-source technologie en is daarmee een gratis en publieke vorm van public-key cryptografie. In essentie gebruikt PGP de unieke eigenschappen van priemgetallen om gegevens voor een gebruiker te coderen voordat deze via e-mail worden verzonden. Het PGP-schema creëert twee “sleutels” voor een gebruiker. De publieke sleutel codeert gegevens, terwijl de privésleutel gegevens decodeert.
In dit schema stellen gebruikers hun publieke sleutel beschikbaar aan het publiek. Iedereen die een bericht wil sturen, gebruikt de PGP-algoritmen en de publieke sleutel om hun bestand te versleutelen. Zodra de ontvangende gebruiker het bericht ontvangt, kan deze zijn privésleutel gebruiken om het te decoderen. Alleen de privésleutel van een bepaald paar kan informatie decoderen die met de publieke sleutel is versleuteld, en het is vrijwel onmogelijk om met de huidige computertechnologie de ene sleutel uit de andere af te leiden.
Om dit mogelijk te maken, gebruikt PGP wat bekend staat als “end-to-end” cryptografie.
Secure Multipurpose Internet Mail Extension
Ook ontwikkeld door de IETF, werkt S/MIME vergelijkbaar met PGP maar gebruikt andere encryptiemethoden om multimedia-bestanden te ondersteunen. S/MIME wordt meestal gebruikt door zakelijke e-mailproviders.
TLS-beveiliging wordt vaak gebruikt voor algemeen e-mailverkeer, en extra encryptie voor berichten op servers wordt overgelaten aan unieke platforms.
Voordelen van e-mailbeveiliging voor bedrijven
E-mailbeveiliging is een essentieel onderdeel van het runnen van een succesvol bedrijf. Het beschermt niet alleen gevoelige informatie tegen cyberaanvallen, maar helpt ook het vertrouwen van klanten op te bouwen en een positief merkimago te behouden. Enkele voordelen van e-mailbeveiliging voor bedrijven zijn:
1. E-mailbeveiliging beschermt gevoelige informatie
E-mailbeveiligingsmaatregelen zorgen ervoor dat gevoelige bedrijfsinformatie zoals financiële gegevens, klantgegevens en handelsgeheimen vertrouwelijk blijven.
2. E-mailbeveiliging voorkomt cyberaanvallen
E-mailbeveiligingsoplossingen beschermen bedrijven tegen diverse cyberaanvallen zoals phishing, malware en ransomware.
3. E-mailbeveiliging vergroot het vertrouwen van klanten
Door hun e-mailcommunicatie te beveiligen, verzekeren bedrijven hun klanten dat gevoelige informatie in e-mails en e-mailbijlagen veilig is, of deze nu wordt gedeeld, opgeslagen of gearchiveerd.
4. E-mailbeveiliging helpt bedrijven te voldoen aan privacyregelgeving
Veel bedrijven moeten voldoen aan privacyregelgeving zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) en de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). E-mailbeveiligingsoplossingen zorgen ervoor dat bedrijven aan deze regelgeving voldoen en hoge boetes vermijden.
5. E-mailbeveiliging helpt bedrijven hun merk te beschermen
Kwaadaardige e-mails of datalekken die klantgegevens blootstellen, kunnen de reputatie van een bedrijf schaden en leiden tot verlies van vertrouwen bij klanten en partners. E-mailbeveiligingsmaatregelen kunnen deze incidenten helpen voorkomen en een positief imago voor het bedrijf behouden.
Wat is de beste e-mail encryptie?
Welke e-maildienst heeft de beste e-mail encryptie? Het antwoord kan u frustreren. Uiteindelijk is de dienst met de beste e-mail encryptie degene die het meest veilig, gebruiksvriendelijk en betrouwbaar is voor uw specifieke vereiste. Uw vereiste moeten rekening houden met factoren zoals het aantal gebruikers, de gevoeligheid van de gedeelde inhoud, relevante privacyregelgeving en andere aspecten.
De beste e-mail encryptie maakt effectief gebruik van sterke encryptiemechanismen, zoals AES-256 Encryptie, die de inhoud van e-mails beschermen tegen ongeautoriseerde toegang. Idealiter heeft de e-mail encryptie een intuïtieve gebruikersinterface en workflow, die minimale installatie en inspanning van de gebruiker vereist.
De encryptie moet ook geïntegreerd zijn met de e-mailprovider, zodat gebruikers direct de encryptiefunctie kunnen gebruiken zonder extra installatie. Daarnaast moet de e-mail encryptie ondersteuning bieden voor diverse platforms, waaronder mobiele apparaten, zodat gebruikers overal toegang hebben tot de functie. Voor maximale beveiliging moet de e-mail encryptie tot slot beschikken over multi-factor authenticatie, waarbij gebruikers zowel een wachtwoord als een unieke toegangscode moeten invoeren. Dit helpt ongeautoriseerde toegang tot e-mails te voorkomen, zelfs als het wachtwoord op de een of andere manier is gecompromitteerd.
Wat is end-to-end encryptie voor e-mail?
End-to-end encryptie is een communicatiesysteem waarbij alleen de e-mailverzender en -ontvanger het e-mailbericht kunnen lezen. Het maakt gebruik van encryptiesleutels die alleen tussen deze twee gebruikers worden gedeeld, waarmee alle berichten tussen hen worden versleuteld en ontsleuteld. Dit voorkomt dat derden de inhoud van de berichten kunnen onderscheppen of benaderen, en zorgt voor een veilige communicatie tussen beide gebruikers.
End-to-end encryptie voor e-mail is een type encryptie dat berichten rechtstreeks van de verzender naar de ontvanger versleutelt, en alleen de verzender en ontvanger hebben de sleutels om deze te ontsleutelen. De encryptie voorkomt dat iemand daartussenin, zoals een e-mailprovider of een overheid, de e-mails kan lezen of benaderen. Dit helpt de vertrouwelijkheid van e-mails te waarborgen en zorgt ervoor dat alleen de verzender en de bedoelde ontvanger de inhoud van de e-mail kunnen lezen.
Waarom is e-mail encryptie uitdagend?
Omdat er een verschil is tussen encryptie voor e-mails tijdens verzending en op de server, zijn er twee benaderingen nodig om die informatie te beschermen:
- De eerste gebruikt TLS om informatie tijdens verzending te beschermen. Omdat technologieën zoals STARTTLS geen data-encryptie op de server vereisen, wordt STARTTLS (of andere versies van TLS) vaak gebruikt of in elk geval aangeboden door veel private en publieke diensten.
- De tweede gebruikt PGP en/of S/MIME (of een andere vorm van encryptie) om gegevens vóór en na verzending te beschermen.
De tweede benadering is veel lastiger te implementeren dan de eerste. Om goede encryptie zoals PGP te gebruiken, moeten zowel de verzender als de ontvanger hetzelfde protocol hanteren. Dat betekent dat ze een applicatie moeten gebruiken die deze technologie bevat, of een platform dat het implementeert.
Het probleem is dat de meeste gebruikers, vooral consumenten, diverse externe mailproviders gebruiken, zoals Google Gmail of Microsoft Outlook. Vaak bieden deze providers geen compatibiliteit met end-to-end encryptiemethoden.
Geautomatiseerde e-mail encryptie voor bedrijven
Geautomatiseerde e-mail encryptie voor bedrijven is een krachtig hulpmiddel dat de veiligheid van gevoelige informatie die via e-mail wordt verzonden waarborgt. Deze technologie werkt door e-mailinhoud en bijlagen te versleutelen met encryptieprotocollen zoals S/MIME en OpenPGP. Het automatiseert functies zoals end-to-end encryptie, die e-mails beschermt tegen toegang door ongeautoriseerde ontvangers terwijl ze onderweg of opgeslagen zijn. Preventie van gegevensverlies (DLP) voorkomt dat gevoelige gegevens uitlekken of verloren gaan door potentiële beveiligingsdreigingen te identificeren en te blokkeren. Multi-factor authenticatie (MFA) zorgt ervoor dat alleen geautoriseerd personeel toegang heeft tot gevoelige informatie. Encryptiesleutelbeheer is een andere belangrijke functie die het genereren, opslaan en beheren van encryptiesleutels automatiseert, zodat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot en inzicht krijgen in versleutelde e-mails.
Wie zou e-mail encryptie moeten gebruiken?
Op papier vereisen de meeste e-mail compliance-standaarden een vorm van cryptografie om persoonlijk identificeerbare informatie (PII) tijdens verzending en opslag op de server te beschermen. Deze vereiste geldt ook voor e-mails. Regelgeving zoals de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), de Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) en het Federal Risk and Authorization Management Program (FedRAMP) schrijven een vorm van encryptie voor.
Berichten in publieke diensten worden echter zelden, zo niet nooit, op de server versleuteld. Dit betekent dat elk bericht dat door een gereguleerde organisatie wordt verzonden uiteindelijk op een onbeveiligde server kan belanden.
Denk aan een ziekenhuis dat beschermde gezondheidsinformatie (PHI) naar een patiënt stuurt. Volgens HIPAA-regelgeving moet PHI altijd worden opgeslagen op versleutelde servers. Deze ziekenhuizen hebben echter geen controle over het type e-mail dat hun patiënten gebruiken, waardoor ze het risico lopen PHI bloot te stellen en niet aan de compliance-standaarden te voldoen.
Met dit in gedachten zou elke organisatie die gevoelige informatie verwerkt, versleutelde e-mail moeten gebruiken. Deze organisaties hebben echter beperkte opties wanneer ze te maken hebben met patiënten, consumenten of niet-gereguleerde organisaties:
- Gedeelde e-mailplatforms: E-mailplatforms kunnen organisaties helpen te bepalen wie ze gebruikt en hoe ze worden gebruikt. Het gebruik van gedeelde platforms helpt organisaties te bepalen hoe berichten worden versleuteld en verzonden.
- Beveiligde e-maillinks: Aangezien het veel eenvoudiger is om een centrale server te beveiligen dan om veilige praktijken te coördineren, kiezen veel organisaties voor content management-platforms die links via publieke e-mail versturen. Deze links leiden gebruikers terug naar een portaal waar ze authenticatiegegevens moeten opgeven. Hierdoor blijven gegevens veilig en kunnen organisaties conforme berichten naar iedereen sturen, ongeacht hun provider.
Over het algemeen vereisen verschillende sectoren en regelgeving verschillende niveaus van encryptie voor e-mails, waarvan veel niet praktisch zijn voor organisaties om buiten hun eigen organisatie als communicatiemiddel te gebruiken. Daarom kiezen veel organisaties, vooral in sectoren als financiën en zorg, voor beveiligde e-maillinks met AES-256 versleutelde servers om gegevens te beschermen zonder deze via e-mail bloot te stellen.
Kiteworks is het antwoord wanneer e-mail encryptie cruciaal is om uw bedrijf te beschermen
E-mail is een cruciaal kanaal voor communicatie van gevoelige inhoud, zowel intern als extern. Het verenigen, volgen, controleren en beveiligen van die e-mailcommunicatie is essentieel voor effectief en efficiënt compliance- en risicobeheer. E-mail encryptie is daarom een topprioriteit.
Er zijn veel verschillende opties als het gaat om e-mail encryptieoplossingen. Kiteworks is meer dan een e-mailprovider—het fungeert als een private content network-platform voor governance, compliance en beveiliging van de meest gevoelige inhoud van een organisatie. Kiteworks beveiligde e-mail biedt encryptie op ondernemingsniveau en uniforme beveiligingscontroles, zowel via een e-mail encryptiegateway en standaard e-mailclients zonder plug-ins als via een Microsoft Outlook-plug-in, webapplicatie, plug-in voor bedrijfsapplicaties of mobiele applicaties. Het levert ook geautomatiseerde beleidsregels op basis van rollen om de beveiliging en naleving van regelgeving van de meest gevoelige informatie van een organisatie te waarborgen.
De beslissing om een e-mail wel of niet te versleutelen is gebaseerd op geautomatiseerd beleid in plaats van gebruikers en plug-ins, wat IT-resources ontlast. Metadata en audit logs volgen alle kwaadaardige blootstelling van privé-informatie. Bestaande beveiligingsinvesteringen in threat scanning, anti-malware, continue gegevensbescherming (CDP) en preventie van gegevensverlies (DLP) versterken de bescherming van inkomende e-mailcommunicatie.
Kiteworks biedt daarnaast zakelijke functies zoals analytics, onbeperkt berichtenverkeer, een bestandslimiet van 16 TB en geautomatiseerde beheerde bestandsoverdracht.
Ontdek hoe Kiteworks het verzenden en ontvangen van e-mail automatiseert, ongeacht de gebruikte encryptiestandaard, en plan een persoonlijke demo.