Wat is Beveiligd delen van bestanden?
Niet alle softwareoplossingen voor bestandsoverdracht zijn gelijk. Hoewel er gratis oplossingen bestaan, missen deze vaak de robuuste beveiligings- en compliancefuncties die noodzakelijk zijn voor zakelijk gebruik. Het is essentieel om een oplossing te kiezen die aansluit bij de specifieke behoeften van jouw organisatie.
Hoe deel ik bestanden veilig? De beste manier om bestanden veilig te delen is door een betaalde optie te gebruiken die garandeert dat je over de juiste beveiligingsfuncties beschikt en voldoet aan de richtlijnen voor naleving van regelgeving. Hoewel sommige opties aantrekkelijk lijken, is het gebruik van geschikte software uiteindelijk beter voor je bedrijf.
Wat is beveiligde bestandsoverdracht en waarom is het belangrijk voor bedrijven?
Bestandsoverdracht staat centraal in vrijwel elke activiteit op internet, en zeker in de meeste datagedreven bedrijfsprocessen. Deze overdracht kan bestaan uit individuele uitwisseling tussen medewerkers en grootschalige batch-overdrachten voor ondernemingen die datastorage en back-ups ondersteunen.
Echter, beveiligde bestandsoverdracht is slechts zo sterk als de zwakste schakel. Hoewel er diverse beveiligingsopties zijn voor communicatie, voldoen slechts enkele technologieën aan de eisen van een echt veilige manier om data te delen.
Denk aan enkele van de volgende tools voor informatie-uitwisseling:
- E-mail: Ondanks technologische vooruitgang vertrouwen veel gebruikers nog steeds op e-mail voor bestandsbeheer en -deling. Moderne oplossingen voor beveiligde bestandsoverdracht zoals Kiteworks bieden echter verbeterde beveiligings- en compliancefuncties die e-mail niet heeft. E-mail is overal, eenvoudig en gericht op simpele uitwisseling. Het probleem is dat e-mail vaak niet de veiligste optie is om informatie te delen en zeker geen technologie die hiervoor speciaal is ontwikkeld.
- Verwijderbare media: USB-sticks, externe harde schijven en andere vormen van verwijderbare media worden ook nog vaak gebruikt om informatie te delen. Deze zijn niet beveiligd en het rondsturen van apparaten met vier of vijf versies van hetzelfde bestand is inefficiënt en onpraktisch.
- File Transfer Protocol: FTP is een van de oudste en meest gebruikte methoden voor bestandsoverdracht wereldwijd, vooral omdat het gratis is, standaard bij bijna elk besturingssysteem wordt geleverd en snel data overdraagt. Maar FTP is van nature onveilig, zonder encryptie, en daardoor ongeschikt voor de meeste zakelijke toepassingen of compliance-strategieën.
- Secure FTP: SFTP is de versleutelde versie van FTP, gebouwd op Secure Shell-functionaliteit. SFTP is een standaard voor veilige overdrachten. Hoewel het niet direct aan veel compliance-standaarden voldoet, maakt het wel gebruik van encryptie en kan het zo worden geconfigureerd. Het dient vaak als basis voor veel zakelijke platforms voor bestandsoverdracht.
- Beheerde bestandsoverdracht: MFT omvat doorgaans SFTP en andere protocollen en bundelt deze tot uitgebreide zakelijke oplossingen met cloudgebaseerde overdracht, analytics, audittrail, automatisering, batchverwerking en compliance-beveiligingsbeheer.
- Peer-to-peer: P2P-bestandsoverdracht is een complexe methode. Het idee van P2P is om client-servermodellen te vermijden die prestatieknelpunten kunnen veroorzaken. P2P gebruikt vaak een gedistribueerd model en technologieën als BitTorrent hebben bestandsoverdracht veranderd. Toch is P2P meestal niet beveiligd en ongeschikt voor de meeste zakelijke toepassingen.
Cloudgebaseerde beveiligde bestandsoverdracht
Cloudgebaseerde beveiligde bestandsoverdracht houdt in dat bestanden via internet worden gedeeld, terwijl hun beveiliging en privacy worden gewaarborgd. Deze methode gebruikt cloudplatforms om geautoriseerde toegang tot bestanden te bieden, zodat ze beschermd blijven. Hierbij worden bestanden geüpload naar een cloudplatform of server en gedeeld met specifieke personen of groepen met geautoriseerde toegang.
Cloudgebaseerde beveiligde bestandsoverdracht biedt diverse voordelen, waaronder:
- Toegankelijkheid: Bestanden zijn overal en altijd toegankelijk, zolang er een internetverbinding is.
- Eenvoudige samenwerking: Meerdere mensen kunnen toegang krijgen tot hetzelfde bestand of dezelfde map, waardoor samenwerken makkelijker en efficiënter wordt.
- Beveiliging: Cloudgebaseerde bestandsoverdracht biedt diverse beveiligingsfuncties, zoals encryptie en authenticatie, om te waarborgen dat bestanden veilig blijven.
- Kostenefficiënt: Bedrijven besparen kosten door cloudgebaseerde bestandsoverdracht te gebruiken in plaats van te investeren in dure on-premises servers.
Populaire cloudgebaseerde platforms voor beveiligde bestandsoverdracht zijn onder andere Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive en Box.
Waarom beveiligde bestandsoverdracht gebruiken?
Of het nu in de cloud of on-premises wordt ingezet, het is belangrijk—sterker nog, essentieel—dat bedrijven een beveiligde oplossing voor bestandsoverdracht gebruiken in plaats van een gratis consumentenapplicatie. Hier zijn enkele redenen waarom bedrijven een beveiligde oplossing moeten gebruiken:
- Bescherm gevoelige inhoud: Beveiligde bestandsoverdracht beschermt gevoelige inhoud, zoals persoonlijk identificeerbare en beschermde gezondheidsinformatie (PII/PHI), financiële gegevens, klantdata en intellectueel eigendom (IP), tegen toegang door onbevoegden.
- Voldoe aan regelgeving: Veel sectoren, zoals de zorg, producenten en de financiële sector, moeten voldoen aan privacywetgeving en standaarden die vereisen dat bepaalde informatie veilig wordt gedeeld (en opgeslagen). Voorbeelden van regelgeving zijn de General Data Protection Regulation (GDPR), California Consumer Privacy Act (CCPA), Financial Industry Regulatory Authority (FINRA), Federal Information Security Management Act (FISMA) en de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). Niet voldoen aan deze regelgeving kan leiden tot hoge boetes en rechtszaken.
- Voorkom datalekken: Wanneer bestanden onveilig worden gedeeld, kunnen ze worden onderschept door hackers of onbevoegden, wat kan leiden tot datalekken en identiteitsdiefstal.
- Zorg voor gegevensintegriteit: Beveiligde methoden voor bestandsoverdracht zorgen ervoor dat de gedeelde data accuraat is en niet is gemanipuleerd of beschadigd tijdens het transport.
- Verbeter samenwerking: Beveiligde bestandsoverdracht stelt teams in staat effectiever samen te werken en informatie te delen, in de wetenschap dat hun gevoelige data beschermd is.
Beveiligde bestandsoverdracht vs. gratis bestandsoverdracht: een vergelijking van functies en mogelijkheden
Een beveiligde oplossing voor bestandsoverdracht, zoals Kiteworks, biedt beveiliging op ondernemingsniveau, compliance, inzetflexibiliteit en geavanceerd beheer—ideaal voor gereguleerde sectoren. Ter vergelijking: een gratis oplossing, zoals Dropbox, is veilig voor basisdeling en samenwerking, maar mist diepgaande compliance, auditing en inzetopties. In onderstaande tabel staan de belangrijkste verschillen:
| Functie/Mogelijkheid | Kiteworks Beveiligde Bestandsoverdracht | Dropbox Gratis Beveiligde Bestandsoverdracht |
|---|---|---|
| Encryptie | AES-256 in rust, sterke TLS 1.2 tijdens transport, ondersteunt E2EE | AES-256 in rust, SSL/TLS tijdens transport, E2EE-mappen beschikbaar |
| Compliance & Governance | Ondersteunt HIPAA, GDPR, CMMC, NIST CSF, GxP; geavanceerde auditing | GDPR, basis HIPAA-ondersteuning voor teams, basis audit logs |
| Gebruikersauthenticatie | SSO, multi-factor authentication (MFA), rolgebaseerde rechten | Twee-factor authenticatie, basis rolgebaseerde rechten |
| Inzetopties | On-premises, private cloud, hybride, FedRAMP | Alleen cloud |
| Bestandsgrootte limiet | Grote bestanden, beperkt door beleid of infrastructuur | 2 GB per overdracht (gratis), tot 250 GB (betaald) |
| Activiteitenmonitoring & auditing | Realtime en historische CISO-dashboard, SIEM-integratie | Basis bestandslogs, meldingen, geen SIEM-integratie |
| Samenwerkingsfuncties | Co-authoring (MS Office), VDR’s, beheerde bestandsoverdracht, SFTP | Realtime synchronisatie, opmerkingen, gedeelde mappen, groepsdeling |
| Toegangscontrole | Granulair, beleidsgestuurd, vervaldatum, wachtwoord, externe controles | Wachtwoordbeveiliging, linkverval, granulaire maprechten |
| Integraties met derden | Verbindt met ECM’s (Dropbox, Box, OneDrive, SharePoint, enz.) | Integreert met enkele apps; beperkte ECM-integratie |
| Doelgroep | Ondernemingen, gereguleerde sectoren, hoge beveiligingsbehoefte | Individuen, kleine teams, algemeen gebruik |
Waar moet ik op letten bij een oplossing voor beveiligde bestandsoverdracht?
Niet alle oplossingen zijn gelijk. Waar consumentenbestandsoverdracht relatief eenvoudig kan zijn, moeten zakelijke gebruikers en organisaties rekening houden met enkele essentiële criteria:
- Beveiliging en compliance: Ondernemingen opereren doorgaans in een wereld waar beveiliging en compliance cruciaal zijn. Een geschikte oplossing voldoet aan deze eisen door de juiste mate van encryptie en serverbeveiliging, privacybescherming, tracking, controles, auditing, rapportage en meer te bieden.
- Limieten voor bestandsoverdracht: Documenten heen en weer sturen is één ding. Maar vaak moeten gebruikers ook multimedia delen, zoals video’s, CT- en MRI-beelden of CAD-bestanden. Dit omvat ook batch-overdrachten die ze willen uitvoeren. In veel sectoren zijn grote bestandsoverdrachten dagelijkse praktijk.
- Geavanceerde bestandsoverdracht: Een goede oplossing biedt meerdere manieren om bestanden te delen. Denk aan gebruiksvriendelijke interfaces, batch SFTP-overdrachten, geautomatiseerde MFT-overdrachten, enzovoort.
- Audit logs: Naast compliance en beveiliging zijn logs voor auditing onmisbaar. Systemen moeten systeem- en gebruikersgebeurtenissen loggen, forensisch onderzoek mogelijk maken bij systeemstoringen of datalekken, en een audittrail creëren voor compliance.
- Beveiligings- en bedrijfsanalyses: Geavanceerdere oplossingen bieden dashboards en analyses waarmee chief information security officers (CISO’s) beveiliging en compliance kunnen beheren en datamanagers hun processen en technologieën kunnen verbeteren voor betere prestaties.
- Security information and event management: Een geavanceerde vorm van logging en monitoring van systeemgebeurtenissen. SIEM wordt vaak gezien als een krachtig beveiligingsmiddel dat door veel compliancekaders wordt vereist. Hoewel niet altijd noodzakelijk, is een ingebouwde SIEM of SIEM-integratie van groot belang voor alles van governance tot snelle incidentrespons.
- Mobiele bestandsoverdracht: Een betrouwbare en flexibele oplossing biedt diverse data management- en delingsopties, waaronder lokale synchronisatie en beveiligde mobiele bestandsoverdracht via speciale apps.
10 tips voor beveiligde bestandsoverdracht voor bedrijven
Beveiligde bestandsoverdracht is cruciaal voor bedrijven van elke omvang. Nu cyberdreigingen toenemen, is het essentieel om beschermende maatregelen te nemen voor gevoelige informatie. In deze lijst vind je 10 essentiële tips voor beveiligde bestandsoverdracht, met onderwerpen als encryptie, toegangscontrole en het informeren van medewerkers.
- Gebruik een beveiligde dienst voor bestandsoverdracht: Maak gebruik van een betrouwbare en veilige dienst met sterke encryptieprotocollen om je data te beschermen.
- Beperk toegang: Beperk toegang tot bestanden tot alleen degenen die deze nodig hebben. Stel rechten en toegangsgegevens in zodat alleen geautoriseerd personeel toegang heeft.
- Stel Multi-factor Authentication in: Gebruik multi-factor authentication (MFA) om te waarborgen dat iedereen die toegang probeert te krijgen over de juiste inloggegevens én extra beveiligingsmaatregelen beschikt.
- Versleutel bestanden vóór het delen: Gebruik encryptietools om bestanden te versleutelen voordat je ze deelt, zodat onbevoegden geen toegang krijgen.
- Gebruik een beveiligd e-mailsysteem: Gebruik een beveiligd e-mailsysteem dat berichten en bijlagen versleutelt, zodat cybercriminelen gevoelige informatie moeilijk kunnen onderscheppen of stelen.
- Informeer medewerkers: Security awareness-trainingen richten zich op het belang van beveiligingspraktijken en de risico’s van bestandsoverdracht. Medewerkers moeten weten hoe ze met gevoelige informatie omgaan en encryptietools gebruiken.
- Werk beveiligingsinstellingen regelmatig bij: Werk je beveiligingsinstellingen regelmatig bij om je bestanden te beschermen. Dit omvat het updaten van wachtwoorden, het intrekken van toegang voor ex-medewerkers en het up-to-date houden van software en systemen met de laatste beveiligingspatches.
- Monitor toegang en gebruik: Houd bij wie toegang heeft tot je bestanden en hoe deze worden gebruikt. Dit helpt om onbevoegde toegang te voorkomen en verdachte activiteiten te signaleren.
- Gebruik sterke wachtwoorden: Gebruik sterke wachtwoorden en verplicht medewerkers om sterke wachtwoorden te gebruiken voor toegang tot bestanden. Dit voorkomt dat hackers wachtwoorden raden en toegang krijgen tot gevoelige informatie.
- Maak back-ups van je bestanden: Maak regelmatig back-ups om dataverlies te voorkomen bij een beveiligingsincident of ander probleem. Zo kun je snel herstellen van eventuele dataverliesincidenten.
Moet ik kiezen voor een gratis oplossing voor bestandsoverdracht?
Het korte antwoord is nee. Hoewel gratis oplossingen bestaan, missen deze vaak de robuuste beveiligings- en compliancefuncties die noodzakelijk zijn voor zakelijk gebruik. Kiteworks biedt een uitgebreide, beveiligde oplossing voor bestandsoverdracht die is ontworpen om te voldoen aan de behoeften van ondernemingen, met waarborging van gegevensbescherming en naleving van regelgeving.
Er bestaan ook open-sourceplatforms—maar deze vereisen meestal dat de organisatie zelf de software installeert, onderhoudt en bijwerkt. De meeste beveiligde oplossingen voor bestandsoverdracht, vooral cloudgebaseerde, nemen deze complexe taken uit handen.
Kiteworks is jouw beste keuze voor beveiligde bestandsoverdracht
Bestandsoverdracht is een van de meest fundamentele activiteiten voor een bedrijf. Met een beveiligde, conforme en krachtige oplossing voor bestandsoverdracht beschikken bedrijven over de tools die ze nodig hebben om veilig, efficiënt en effectief te werken zonder hun workflows of beleid voor gegevensbeheer te compromitteren.
Kiteworks beveiligde bestandsoverdracht stelt organisaties in staat samen te werken met derden via diverse beveiligde kanalen, zoals Secure Virtual Data Rooms, samenwerking, Secure Managed File Transfer (secure MFT) en Secure File Transfer Protocol (Kiteworks SFTP), met waarborging van naleving van regelgeving, waaronder GDPR-naleving, HIPAA-naleving en SOC2-naleving.
Met Kiteworks kunnen bedrijven gegevensintegriteit en -bescherming waarborgen en tegelijkertijd efficiënte workflows behouden. Door gebruik te maken van één beveiligd platform voor bestandsoverdracht met een uniforme set aan controles, governancebeleid, gebruikersbeheer en datakoppelingen, kunnen organisaties risico’s en kosten verminderen. Kernmogelijkheden zijn co-authoring met naadloze Microsoft Office-integratie, samenwerking met elke gebruiker wereldwijd, integratie van e-mailcollaboratie met gedeelde mappen en meer.
Het Kiteworks Private Data Network biedt organisaties robuuste mogelijkheden voor beveiligde bestandsoverdracht met uitgebreide governance, compliance en bescherming. Plan vandaag nog een persoonlijke demo om meer te weten te komen.