Wat is Beveiligde bestandsoverdracht?
We hebben de beste oplossingen voor beveiligde bestandsoverdrachtsoftware gevonden om jouw bedrijf te helpen compliant en veilig te blijven bij het verwerken van gevoelige gegevens.
Wat is een beveiligde bestandsoverdracht? Beveiligde bestandsoverdracht is het delen van informatie via een privé, versleuteld kanaal; het wordt meestal gebruikt om gevoelige gegevens te beschermen die niet mogen worden gelekt vanwege juridische of compliance-redenen. Voorbeelden zijn het delen van persoonlijk identificeerbare informatie, juridische documenten of bedrijfsgeheimen.
Wat is Beveiligde Bestandsoverdracht?
Beveiligde bestandsoverdracht verwijst naar het proces waarbij gegevens van de ene locatie naar de andere worden verplaatst op een manier die ervoor zorgt dat de informatie beschermd is tegen ongeautoriseerde toegang, wijziging of diefstal. In tegenstelling tot reguliere methoden voor bestandsoverdracht, waarbij gegevens mogelijk onversleuteld over netwerken worden verzonden, maakt beveiligde bestandsoverdracht gebruik van encryptie en andere beveiligingsmaatregelen om de gegevens tijdens het transport te beschermen. Dit verschil is cruciaal in het huidige digitale landschap, waar datalekken en cyberaanvallen veelvoorkomende bedreigingen zijn.
De voordelen van beveiligde bestandsoverdracht zijn talrijk. Ten eerste verbetert het de privacy van gegevens aanzienlijk door ervoor te zorgen dat gevoelige informatie zoals persoonlijke gegevens, financiële dossiers en vertrouwelijke bedrijfsdocumenten worden versleuteld, waardoor ze ontoegankelijk zijn voor onbevoegden. Ten tweede biedt het robuuste gegevensbescherming door de integriteit van de gegevens te waarborgen—de informatie wordt niet gemanipuleerd tijdens de overdracht. Tot slot helpt beveiligde bestandsoverdracht organisaties te voldoen aan wettelijke vereisten. Veel sectoren zijn onderworpen aan regelgeving die de bescherming van gevoelige informatie verplicht stelt, zoals de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) in de zorg, de General Data Protection Regulation (GDPR) in de Europese Unie, en de Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) voor creditcardgegevens. Voldoen aan deze regelgeving vereist de implementatie van beveiligde bestandsoverdrachtpraktijken.
Er zijn diverse methoden om bestanden veilig over te dragen, elk met een eigen set aan functies die zijn afgestemd op verschillende beveiligingsbehoeften en organisatorische vereisten. We bekijken verderop in dit artikel enkele voorbeelden. In de tussentijd bieden alle methoden voor bestandsoverdracht verschillende niveaus van beveiliging, gebruiksgemak en compliancefuncties, waardoor het belangrijk is dat organisaties hun specifieke behoeften en risico’s beoordelen bij het kiezen van de meest geschikte oplossing voor beveiligde bestandsoverdracht.
Beveiligde Bestandsoverdracht vs. Beveiligd Bestanden Delen: Wat is het Verschil?
Hoewel beveiligde bestandsoverdracht en beveiligd bestanden delen beide gericht zijn op het beschermen van de inhoud van bestanden tijdens het verplaatsen van het ene punt naar het andere, voorzien deze mechanismen of oplossingen in licht verschillende behoeften en scenario’s.
Beveiligde bestandsoverdracht wordt primair gebruikt om gegevens te versleutelen tijdens de overdracht tussen twee partijen, zodat gevoelige informatie vertrouwelijk en intact blijft. Deze methode is vooral waardevol bij het verzenden van financiële gegevens, juridische documenten of andere data die strikte vertrouwelijkheid vereisen.
Beveiligd bestanden delen daarentegen stelt meerdere gebruikers in staat om documenten te benaderen en samen te werken in een beveiligde omgeving, wat ideaal is voor projecten die teamwork en continue updates vereisen.
Hoewel beide praktijken uitgebreide beveiligingsfuncties en mogelijkheden bieden, is beveiligde bestandsoverdracht vaak geschikter voor situaties waarin een hoog niveau van privacy vereist is en waar toegang strikt moet worden gecontroleerd. Bijvoorbeeld, een organisatie die gevoelige klantinformatie verzendt, profiteert van beveiligde bestandsoverdracht om gegevensintegriteit en -beveiliging te waarborgen. Door de nuances tussen deze twee processen te begrijpen, kunnen bedrijven weloverwogen beslissingen nemen over welke methode het beste aansluit bij hun specifieke behoeften op het gebied van gegevensbescherming en samenwerking.
Waarom Bestanden Overdragen via een Beveiligd Kanaal?
Een beveiligd bestandsoverdrachtskanaal is een systeem dat de gegevens versleutelt voordat deze worden verzonden. Dit betekent dat de informatie beschermd is tegen inzage door onbevoegden tijdens de overdracht. Een onbeveiligd bestandsoverdrachtskanaal versleutelt de gegevens niet en laat deze onbeschermd achter.
Sommige bestanden moeten via een beveiligd kanaal worden verzonden in plaats van een onbeveiligd kanaal om te waarborgen dat de informatie vertrouwelijk blijft. Gevoelige informatie zoals financiële documenten, juridische documenten en medische dossiers moeten veilig worden overgedragen om de privacy van de betrokken personen te beschermen.
De privacyrisico’s van het overdragen van gevoelige bestanden via een onbeveiligd kanaal voor bestandsoverdracht zijn ernstig. Zonder de juiste beveiligingsmaatregelen worden de gegevens blootgesteld aan onbevoegden die mogelijk de informatie kunnen bekijken, gebruiken of zelfs wijzigen. Dit kan leiden tot schendingen van de privacy en mogelijk identiteitsdiefstal of fraude. Daarnaast kunnen onbevoegden toegang krijgen tot vertrouwelijke bedrijfs- of overheidsinformatie, wat kan leiden tot ernstige juridische gevolgen.
De compliance-risico’s van het overdragen van gevoelige bestanden via een onbeveiligd bestandsoverdrachtskanaal kunnen aanzienlijk zijn. Veel organisaties zijn verplicht te voldoen aan privacy- en beveiligingsregelgeving, zoals HIPAA, PCI DSS, de California Consumer Privacy Act (CCPA), de Data Protection Act van 2018 (DPA 2018), het Cybersecurity Maturity Model Certification (CMMC), en andere. Deze regelgeving vereist dat organisaties passende maatregelen nemen om de privacy van klantgegevens te beschermen. Door een onbeveiligd systeem voor bestandsoverdracht te gebruiken, voldoet een organisatie mogelijk niet aan deze regelgeving en loopt zij het risico op juridische stappen.
De reputatierisico’s van het overdragen van gevoelige bestanden via een onbeveiligd kanaal voor bestandsoverdracht kunnen eveneens groot zijn. Als onbeveiligde gegevens van een organisatie worden ingezien of gestolen door onbevoegden, kan de reputatie van de organisatie ernstig worden geschaad. Dit kan leiden tot een afname van het klantvertrouwen, verminderde omzet en mogelijke juridische stappen. Om deze reden is het essentieel dat organisaties passende maatregelen nemen om de beveiliging van hun gegevens te waarborgen en de gevoelige informatie van hun klanten te beschermen.
Wat Zijn de Verschillende Soorten Beveiligde Bestandsoverdracht?
Technologieën voor beveiligd bestanden delen maken gebruik van beveiligingsmaatregelen zoals encryptie en andere cryptografie om te waarborgen dat informatie niet wordt gecompromitteerd tijdens het transport. Echter, “bestandsoverdracht” is een brede categorie, en gebruikers en organisaties wisselen bestanden op diverse manieren uit. Dienovereenkomstig kent bestandsoverdracht verschillende vormen, die doorgaans inspelen op uiteenlopende behoeften op het gebied van beveiliging, compliance of prestaties.
Er zijn vandaag de dag diverse beveiligde bestandsoverdrachtprotocollen in gebruik. Deze omvatten onder andere:
- Secure (of SSH) File Transfer Protocol (SFTP): SFTP is een veelgebruikte, flexibele en sterke manier van bestandsoverdracht, gebaseerd op het oudere File Transfer Protocol maar gebouwd op het Secure Shell-protocol. Door SSH als overdrachtsmechanisme te gebruiken, kunnen systemen veilig met elkaar verbinden via een server-clientmodel, waarbij encryptie van gegevens tijdens transport wordt ondersteund en geavanceerdere commando-interacties tussen computers mogelijk zijn.
- File Transfer Protocol met SSL: Net als SFTP gebruikt FTPS het FTP-model en bouwt het voort op het Secure Sockets Layer-protocol. FTPS is wat lastiger op te zetten en te onderhouden, omdat het een multi-poortverbinding en beveiligingscertificaten vereist die problemen kunnen veroorzaken met firewalls. Hoewel FTPS nog steeds wordt gebruikt, kiezen beveiligde overdrachtsoplossingen doorgaans voor een vorm van SFTP.
- Hypertext Transfer Protocol Secure (HTTPS): HTTPS is de beveiligde vorm van HTTP, het basisprotocol voor het overdragen van webpagina’s. Websites die HTTPS gebruiken moeten zich registreren bij een certificaatautoriteit. Webbrowser kunnen de aanwezigheid van HTTPS (het “HTTPS://”-voorvoegsel in een URL) bevestigen door het certificaat te verifiëren. HTTPS maakt het mogelijk om veilig te communiceren met websites en webformulieren en ondersteunt integriteitscontrole tegen gehackte sites.
- Managed File Transfer (MFT): MFT-oplossingen omvatten doorgaans verschillende soorten beveiligde overdracht (SFTP, FTPS, HTTPS, enz.) en bundelen deze met andere enterprise-functies zoals automatisering, batchverwerking of analyses.
Beveiligde bestandsoverdracht speelt een belangrijke rol in cyberbeveiliging, privacy en compliance. Een bepaalde beveiligde overdrachtsoplossing is mogelijk niet direct compliant met een specifiek framework. Toch bevatten regelgevingen zoals HIPAA of FedRAMP vaak basisvereisten voor encryptie die kunnen worden ingevuld met aangepaste of geüpdatete SFTP-, HTTPS- en MFT-oplossingen.
Wat Zijn de Voordelen van het Gebruik van Beveiligde Bestandsoverdracht?
Veel gebruikers hebben decennialang onbeveiligde overdrachtsprotocollen gebruikt om diverse redenen, zoals snelheid, kosten en gebruiksgemak. Moderne bedrijven en enterprise-gebruikers moeten echter bestandsoverdracht inzetten om hun gegevensbeveiliging te waarborgen.
Hoewel het misschien voor de hand ligt, biedt het gebruik van bestandsoverdracht verschillende essentiële voordelen die bedrijven versterken. Deze voordelen zijn onder andere:
- Beveiliging: Traditionele e-mail- en FTP-overdrachten verlopen via platte tekst, wat betekent dat als de overdracht wordt onderschept, een hacker de informatie direct kan lezen. Beveiligde overdrachten zorgen ervoor dat onderschepte gegevens onleesbaar zijn voor hackers.
- Compliance: De meeste wetten, standaarden en regelgeving op het gebied van compliance vereisen een vorm van gegevensbescherming, zoals encryptie, firewalls, anti-malware, enz. Beveiligde bestandsoverdracht bevat dergelijke bescherming standaard of via upgrades en aanpassingen. Een aangepaste of speciaal gebouwde overdrachtsoplossing kan voldoen aan de specifieke eisen van elk compliance-framework.
- Privacy: Ook los van compliance en beveiliging kan technologie voor bestandsoverdracht organisaties of zakelijke gebruikers helpen hun dataprivacy te beschermen. Belangrijke documenten of bestanden, ongeacht compliance of beveiliging, moeten worden beschermd tegen ongewenste openbaarmaking.
Waar Moeten Organisaties op Letten bij een Oplossing voor Beveiligde Bestandsoverdracht?
Het zoeken naar platforms voor bestandsoverdracht kan uitdagend zijn en vraagt om het overwegen van diverse oplossingen met verschillende functies en mogelijkheden.
Enkele mogelijkheden en functies waar organisaties op moeten letten bij een oplossing voor bestandsoverdracht zijn:
- Juiste Beveiligings- en Compliance-standaarden: Het belangrijkste startpunt is bepalen of de technologie voldoet aan de minimale beveiligings- en compliancevereisten. Dit omvat passende beveiligingsmaatregelen voor bedrijfsbescherming en logistiek, evenals minimale vereisten om te voldoen aan compliance-regelgeving.
- Enterprise-functies: Niet alle oplossingen beschikken over zakelijke of enterprise-functies, maar veel van de belangrijkste aanbieders in deze sector voegen functies toe zoals automatisering, eenvoudige webtoegang en andere tools en hulpmiddelen. Een organisatie die bestandsoverdracht wil implementeren, moet haar zakelijke behoeften formuleren en zoeken naar een platform met veel functionaliteit dat aan deze behoeften voldoet.
- Compatibiliteit en Integraties: Moderne oplossingen voor bestandsoverdracht, vooral die zichzelf als MFT presenteren, bieden doorgaans integraties met populaire software. Dit kan productiviteitsintegraties met Microsoft 365 zijn, integraties met beveiligde platforms voor digitale handtekeningen, of zelfs grote samenwerkingshulpmiddelen zoals Microsoft Teams of Slack.
- Prijs: Hoewel prijs altijd een aandachtspunt is, moeten organisaties met grote hoeveelheden overdrachten of data-gedreven logistiek beveiligde bestandsoverdracht zien als een investering in plaats van een kostenpost.
Wat is de Beste Oplossing voor Beveiligde Bestandsoverdracht?
De beste oplossing voor beveiligde bestandsoverdracht houdt rekening met de behoefte aan zowel gegevensbeveiliging als gebruiksgemak. Het moet sterke encryptieprotocollen gebruiken, veilige toegangscontroles bieden en beschikken over een betrouwbaar systeem voor auditing en logretentie. Het moet daarnaast intuïtief en eenvoudig te gebruiken zijn voor alle gebruikers.
Bedrijven moeten zowel beveiliging als gebruiksgemak overwegen bij het selecteren van een oplossing voor beveiligde bestandsoverdracht. Ze moeten zoeken naar oplossingen die gegevensencryptie, veilige toegangscontroles en een uitgebreid auditlogsysteem bieden. De oplossing moet betrouwbare logretentie hebben, zodat alle bestandsoverdrachten kunnen worden gevolgd en gecontroleerd. De oplossing moet ook een intuïtieve gebruikersinterface hebben, zodat alle gebruikers eenvoudig en veilig bestanden kunnen overdragen. Tot slot moet de oplossing een kosteneffectief en schaalbaar plan bieden dat aansluit bij de uiteenlopende behoeften van bedrijven.
Bedrijven moeten echter de behoefte aan beveiliging in balans brengen met de noodzaak om efficiënte workflows mogelijk te maken. Dit betekent dat de oplossing een veilige omgeving moet bieden, maar ook de benodigde functies en flexibiliteit moet hebben om medewerkers productief te laten zijn. De oplossing voor beveiligde bestandsoverdracht moet daarom functies bieden zoals geautomatiseerde uploads en tools voor bestandsoverdracht en samenwerking. Daarnaast moet de oplossing een intuïtieve gebruikersinterface hebben, zodat medewerkers eenvoudig toegang hebben tot en gebruik kunnen maken van de beveiligde bestandsoverdracht. Tot slot moet de oplossing kosteneffectief zijn, zodat bedrijven zich niet zwaar hoeven te investeren in de oplossing.
Wees gerust, bedrijven kunnen hun beveiligingsbehoeften voor bestanden realiseren en tegelijkertijd medewerkers efficiënt laten werken. Door de juiste oplossing voor beveiligde bestandsoverdracht te kiezen, profiteren bedrijven van verbeterde beveiliging en efficiëntere workflows. De juiste oplossing voor beveiligde bestandsoverdracht biedt de juiste combinatie van beveiliging en gebruiksgemak, zodat bedrijven hun gegevens kunnen beschermen en medewerkers snel en effectief hun werk kunnen doen.
Bereik Content Governance, Bestandsbeveiliging en Naleving van Regelgeving met Kiteworks
Het Kiteworks Private Content Network (PCN) biedt grote organisaties en overheidsinstanties één platform dat jouw activiteiten voor bestandsoverdracht samenbrengt, beveiligt, beheert en traceert, waaronder beheerde bestandsoverdracht (MFT), secure file transfer protocol (SFTP), bestandsoverdracht, webformulieren, e-mail en application programming interfaces (API’s).
Kritieke mogelijkheden binnen het Kiteworks Private Content Network zijn onder andere:
- Geünificeerde Beveiliging: Standaardiseer je beveiligingsbeleid over alle kanalen voor beveiligde bestandsoverdracht om content consequent te beschermen met een hardened virtual appliance, sterke TLS 1.2-encryptie tijdens transport en AES-256 Encryptie voor data in rust, en integraties met single sign-on (SSO), multi-factor authentication (MFA), advanced threat protection (ATP), preventie van gegevensverlies (DLP), en security information and event management (SIEM)-oplossingen. Pas gedetailleerde beleidscontroles toe voor interne gebruikers en rolgebaseerde rechten voor externe gebruikers om dataprivacy te beschermen. Inzetopties zijn onder andere on-premises, gehost, hybride, private cloud en FedRAMP.
- Naleving: Toon naleving van regelgeving aan in hoe jouw organisatie gevoelige informatie intern en extern verwerkt, opslaat en deelt. Bescherm persoonlijk identificeerbare informatie en beschermde gezondheidsinformatie (PII/PHI) in overeenstemming met de General Data Protection Regulation (GDPR), Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), Cybersecurity Maturity Model Certification (CMMC), en volgens beste practices zoals het National Institute of Standards and Technology Cybersecurity Framework (NIST CSF) en Good Clinical, Manufacturing, etc. Principles (GxP).
- Activiteitenmonitoring, Tracking en Auditing: Bekijk en registreer alle content die de organisatie binnenkomt en verlaat; wie wat naar wie stuurt en wanneer. Een CISO-dashboard biedt zowel een realtime als historisch overzicht van alle bestandsactiviteiten, zodat beveiligingsteams kunnen inzoomen op de relevante details, waaronder gebruikers, tijdstempels en IP-adressen, om afwijkingen te identificeren in hoeveelheid, locatie, domein, gebruiker, bron en scanresultaten. Audit logging over alle communicatiekanalen ondersteunt SIEM-oplossingen zoals Splunk om te helpen bij dreigingspreventie, compliance en eDiscovery.
Wil je meer weten over hoe het Kiteworks PCN jou kan voorzien van beveiligde bestandsoverdracht op enterpriseniveau die jouw data beschermt en naleving van regelgeving mogelijk maakt? Plan dan vandaag nog een demo op maat.