Veilige training voor medewerkers
HR-afdelingen moeten vaak trainingsmateriaal verspreiden onder medewerkers. Dit kan een uitdaging zijn vanwege het gevoelige karakter van de informatie en de noodzaak om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben. Kiteworks biedt een veilig platform voor het delen van dit materiaal. Dankzij de sterke encryptie en toegangscontrole is het trainingsmateriaal uitsluitend toegankelijk voor geautoriseerde personen, waardoor vertrouwelijkheid en gegevensbescherming worden gewaarborgd.
Veilige HR budgettering
HR-afdelingen moeten vaak gevoelige budgetinformatie delen. Dit is een uitdaging vanwege de noodzaak om vertrouwelijkheid te waarborgen en de gegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang. Kiteworks maakt veilige bestandsoverdracht mogelijk, zodat deze informatie vertrouwelijk en beschermd blijft. Dankzij de sterke encryptie en toegangscontrole is de budgetinformatie uitsluitend toegankelijk voor geautoriseerde personen, waarmee gegevensbescherming en vertrouwelijkheid worden gegarandeerd.
Veilige erkenningsprogramma’s voor medewerkers
HR-afdelingen moeten vaak gevoelige informatie delen over erkenningsprogramma’s voor medewerkers. Dit is een uitdaging vanwege de noodzaak om vertrouwelijkheid te waarborgen en de gegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang. Kiteworks biedt een veilig platform voor het delen van deze informatie. Dankzij de sterke encryptie en toegangscontrole is informatie over erkenningsprogramma’s uitsluitend toegankelijk voor geautoriseerde personen, waarmee vertrouwelijkheid en gegevensbescherming worden gegarandeerd.
Veilige strategische planning voor HR
HR-afdelingen moeten vaak gevoelige documenten over strategische planning delen. Dit is een uitdaging vanwege de noodzaak om vertrouwelijkheid te waarborgen en de gegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang. Kiteworks maakt veilige bestandsoverdracht mogelijk, zodat deze documenten beschermd en vertrouwelijk blijven. Dankzij de sterke encryptie en toegangscontrole zijn strategische planningsdocumenten uitsluitend toegankelijk voor geautoriseerde personen, waarmee gegevensbescherming en vertrouwelijkheid worden gegarandeerd.
Veilig HR-crisismanagement
In crisistijden moeten HR-afdelingen gevoelige informatie snel en veilig delen. Dit is een uitdaging vanwege de noodzaak om vertrouwelijkheid te waarborgen en de gegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang. Kiteworks biedt een veilig platform voor het delen van deze informatie. Dankzij de sterke encryptie en toegangscontrole is crisismanagementinformatie uitsluitend toegankelijk voor geautoriseerde personen, waarmee vertrouwelijkheid en gegevensbescherming worden gegarandeerd.
Veilige sollicitaties
HR-afdelingen ontvangen gevoelige informatie van sollicitanten. Het waarborgen van de privacy en beveiliging van deze gegevens kan een uitdaging zijn. Kiteworks biedt een veilig platform voor het ontvangen en opslaan van sollicitaties. Dankzij de sterke encryptie en toegangscontrole is deze data uitsluitend toegankelijk voor geautoriseerde personen, waarmee privacy en gegevensbescherming worden gegarandeerd.
Veilige feedback van medewerkers
HR-afdelingen verzamelen vaak feedback van medewerkers. Deze gegevens zijn gevoelig en moeten veilig worden behandeld. Kiteworks maakt het mogelijk om feedback van medewerkers veilig te verzamelen en op te slaan. Dankzij de sterke encryptie en toegangscontrole is deze data uitsluitend toegankelijk voor geautoriseerde personen, waarmee vertrouwelijkheid en gegevensbescherming worden gegarandeerd.
Veilige gezondheidsgegevens van medewerkers
HR-afdelingen verwerken vaak gevoelige gezondheidsinformatie van medewerkers. Het waarborgen van de privacy en beveiliging van deze gegevens kan een uitdaging zijn. Kiteworks biedt een veilig platform voor het opslaan en delen van gezondheidsgegevens. Dankzij de sterke encryptie en toegangscontrole is deze data uitsluitend toegankelijk voor geautoriseerde personen, waarmee privacy en gegevensbescherming worden gegarandeerd.
Veilige arbeidsovereenkomsten voor medewerkers
HR-afdelingen moeten vaak gevoelige contractdocumenten delen met medewerkers. Dit is een uitdaging vanwege de noodzaak om vertrouwelijkheid te waarborgen en de gegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang. Kiteworks maakt veilige bestandsoverdracht mogelijk, zodat deze documenten beschermd en vertrouwelijk blijven. Dankzij de sterke encryptie en toegangscontrole zijn contractdocumenten uitsluitend toegankelijk voor geautoriseerde personen, waarmee gegevensbescherming en vertrouwelijkheid worden gegarandeerd.
Veilige juridische naleving voor HR
HR-afdelingen moeten zorgen voor naleving van arbeidswetgeving. Dit vereist het veilig beheren van gevoelige nalevingsdocumenten. Kiteworks biedt een veilig platform voor het delen en samenwerken aan deze documenten. Dankzij de sterke encryptie en toegangscontrole zijn deze documenten uitsluitend toegankelijk voor geautoriseerde personen, waarmee gegevensbescherming en vertrouwelijkheid worden gegarandeerd.
Veilige beoordelingsgesprekken voor medewerkers
HR-teams werken vaak samen met managers en medewerkers aan beoordelingsgesprekken. Deze documenten bevatten gevoelige informatie die veilig moet worden beheerd. Kiteworks biedt een veilig platform voor het delen en samenwerken aan beoordelingsgesprekken. Dankzij de sterke encryptie en toegangscontrole zijn deze documenten uitsluitend toegankelijk voor geautoriseerde personen, waarmee gegevensbescherming en vertrouwelijkheid worden gegarandeerd.
Veilige auditdocumentatie voor HR
HR-afdelingen moeten zich voorbereiden op audits door gevoelige documenten veilig te beheren. Dit is een uitdaging vanwege de noodzaak om vertrouwelijkheid te waarborgen en de gegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang. Kiteworks maakt veilige bestandsoverdracht mogelijk, zodat deze documenten beschermd en vertrouwelijk blijven. Dankzij de sterke encryptie en toegangscontrole zijn auditdocumenten uitsluitend toegankelijk voor geautoriseerde personen, waarmee gegevensbescherming en vertrouwelijkheid worden gegarandeerd.
Veilige beleidsupdates voor HR
HR-afdelingen moeten vaak gevoelige beleidsupdates delen met medewerkers. Dit is een uitdaging vanwege de noodzaak om vertrouwelijkheid te waarborgen en de gegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang. Kiteworks biedt een veilig platform voor het delen van deze updates. Dankzij de sterke encryptie en toegangscontrole zijn deze updates uitsluitend toegankelijk voor geautoriseerde personen, waarmee vertrouwelijkheid en gegevensbescherming worden gegarandeerd.
Veilige incidentrapportage voor HR
HR-afdelingen moeten vaak gevoelige incidentrapporten beheren. Het waarborgen van de privacy en beveiliging van deze gegevens kan een uitdaging zijn. Kiteworks biedt een veilig platform voor het opslaan en delen van incidentrapporten. Dankzij de sterke encryptie en toegangscontrole is deze data uitsluitend toegankelijk voor geautoriseerde personen, waarmee privacy en gegevensbescherming worden gegarandeerd.
Veilige contracten met HR-leveranciers
HR-afdelingen moeten vaak gevoelige contractdocumenten delen met leveranciers. Dit is een uitdaging vanwege de noodzaak om vertrouwelijkheid te waarborgen en de gegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang. Kiteworks maakt veilige bestandsoverdracht mogelijk, zodat deze documenten beschermd en vertrouwelijk blijven. Dankzij de sterke encryptie en toegangscontrole zijn contractdocumenten uitsluitend toegankelijk voor geautoriseerde personen, waarmee gegevensbescherming en vertrouwelijkheid worden gegarandeerd.
Veelgestelde vragen
HR-afdelingen verwerken een breed scala aan gevoelige gegevens die beschermd moeten worden om te voldoen aan regelgeving, de vertrouwelijkheid van medewerkers te waarborgen en de integriteit van de organisatie te beschermen. HR-afdelingen verwerken diverse soorten gevoelige gegevens, waarvan veel persoonlijk identificeerbare informatie en beschermde gezondheidsinformatie (PII/PHI) bevatten.
Andere voorbeelden van gevoelige gegevens zijn onder meer personeelsdossiers (contracten, geheimhoudingsverklaringen, concurrentiebedingen, enz.), loonadministratie, bank- en belastinginformatie, informatie over secundaire arbeidsvoorwaarden, prestatie- en disciplinaire dossiers, wervings- en onboardinggegevens, opleidings- en ontwikkelingsdossiers, juridische en compliance-documenten en gevoelige correspondentie.
Effectieve security awareness training vereist doorgaans een gezamenlijke aanpak van HR en IT om volledige dekking en betrokkenheid binnen de organisatie te waarborgen. IT-afdelingen zijn meestal verantwoordelijk voor inhoudelijke expertise, het geven van de training en monitoring en naleving. HR-afdelingen richten zich doorgaans op het organiseren en plannen, onboarding en communicatie van beleid, en op betrokkenheid en cultuur van medewerkers.
Samen ontwikkelen ze beveiligingsbeleid en zorgen ze ervoor dat deze aansluiten bij zowel technische vereiste als de organisatiecultuur. Ze werken ook samen om trainingsinhoud regelmatig bij te werken op basis van nieuwe dreigingen, feedback van medewerkers en veranderingen in technologie en bedrijfsprocessen.
HR-afdelingen verwerken een aanzienlijke hoeveelheid gevoelige informatie, waarvan veel persoonlijk identificeerbare informatie en beschermde gezondheidsinformatie (PII/PHI) bevat, zoals persoonlijke medewerkersgegevens, looninformatie en vertrouwelijke documenten. Het beschermen van deze gevoelige gegevens is essentieel om privacy te waarborgen en te voldoen aan diverse regelgeving.
Er zijn verschillende strategieën die HR-afdelingen kunnen toepassen om gevoelige informatie te beschermen, zoals het implementeren van sterke toegangscontroles zoals multi-factor authentication (MFA), gegevens versleutelen tijdens verzending en opslag, gebruikmaken van MFA, beveiligde beheerde bestandsoverdracht, beveiligd delen van bestanden en andere communicatiekanalen, het uitvoeren van regelmatige security awareness training programma’s, en meer.
Door deze strategieën toe te passen, kunnen HR-afdelingen het risico op datalekken aanzienlijk verkleinen en de bescherming van gevoelige informatie waarborgen.
HR-afdelingen moeten voldoen aan diverse compliance vereiste die zijn ontworpen om medewerkersgegevens te beschermen, eerlijke arbeidspraktijken te waarborgen en een veilige en rechtvaardige werkplek te behouden. Enkele belangrijke compliance vereiste waar HR-afdelingen doorgaans aan moeten voldoen zijn de General Data Protection Regulation (GDPR), de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), arbeids- en arbeidswetten zoals de Fair Labor Standards Act (FLSA), Family and Medical Leave Act (FMLA), en gelijke kansen wetten zoals Title VII van de Civil Rights Act, de Americans with Disabilities Act (ADA), en de Age Discrimination in Employment Act (ADEA).
Andere regelgeving omvat de Occupational Safety and Health Administration (OSHA), Employee Retirement Income Security Act (ERISA), de Affordable Care Act (ACA) en de National Labor Relations Act (NLRA).
Daarnaast zijn er ook staatsspecifieke arbeidswetten en sectorspecifieke compliance vereiste waaraan HR-afdelingen moeten voldoen.
Uiteindelijk moeten HR-afdelingen op de hoogte blijven van en voldoen aan deze diverse regelgeving om juridische sancties te voorkomen en een eerlijke, veilige en rechtvaardige werkplek te waarborgen. Regelmatige training, beleidsupdates en samenwerking met juridische en compliance-experts kunnen HR-afdelingen helpen deze complexe vereiste effectief te navigeren.
Het in balans brengen van efficiëntie en productiviteit met gegevensbescherming en privacy is een belangrijke uitdaging. Enkele strategieën die HR-afdelingen kunnen helpen deze balans te bereiken zijn het implementeren van robuust gegevensbeheerbeleid, technologieoplossingen verstandig inzetten, toegangscontroles toepassen, regelmatige security awareness training programma’s uitvoeren, dataminimalisatie toepassen, veilige communicatiekanalen gebruiken, regelmatige audits en monitoring uitvoeren, naleving van regelgeving met privacywetgeving en -normen aantonen, efficiënte data management-praktijken hanteren en technologie combineren met menselijke controle.
Door een gebalanceerde aanpak te hanteren, zorgen HR-afdelingen ervoor dat gevoelige gegevens beschermd blijven terwijl HR-processen soepel en efficiënt verlopen.
Aanbevolen bronnen
Beveilig uw kritieke gegevens met het Kiteworks Private Data Network
IT, SECURITY, PRIVACY, AND COMPLIANCE LEADERS AT THOUSANDS OF THE WORLD’S LEADING ENTERPRISES AND GOVERNMENT AGENCIES TRUST KITEWORKS
