Beheerde bestandsoverdracht (MFT) voor FERPA-naleving

In de voortdurende zoektocht naar meer efficiëntie, kostenbesparing en een sterkere concurrentiepositie, omarmen en implementeren hogescholen en universiteiten steeds vaker technologische oplossingen voor het verwerken, opslaan, delen en overdragen van studentendossiers. Deze instellingen in het hoger onderwijs produceren en beheren daardoor enorme hoeveelheden studentgegevens. Deze dossiers bevatten niet alleen cijfers en cijferlijsten, maar ook gevoelige informatie die kan worden geclassificeerd als persoonlijk identificeerbare informatie en beschermde gezondheidsinformatie (PII/PHI).

Het delen van dergelijke gegevens met vertrouwde derden is dagelijkse praktijk voor instellingen in het hoger onderwijs, waardoor het essentieel is om strikt te voldoen aan de Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA), die de bescherming en veilige overdracht van deze dossiers voorschrijft.

In deze post bespreken we de unieke vereisten voor het beschermen van studentendossiers bij uitwisseling met vertrouwde derden in het kader van FERPA, en verkennen we beste practices voor het gebruik van managed file transfer (MFT)-technologie om studentendossiers te beveiligen, de privacy van studenten te beschermen en te voldoen aan de FERPA-vereisten.

Twijfel je nog tussen FTP en managed file transfer? Hier zijn zes redenen waarom managed file transfer beter is dan FTP.

Studentendossiers begrijpen

Studentendossiers zijn in wezen een volledige documentatie van de reis van een student gedurende zijn of haar academische loopbaan. Deze dossiers bevatten doorgaans basisinformatie zoals naam, adres en burgerservicenummer, maar ook academische geschiedenis, aanwezigheid, disciplinaire dossiers, details over studiefinanciering, gezondheidsdossiers en nog veel meer. Deze schat aan informatie is een veelvoorkomend doelwit voor cybercriminelen die systemen hacken waarin deze dossiers worden verwerkt, opgeslagen, gedeeld en overgedragen. Hackers houden de gegevens vervolgens gegijzeld voor losgeld of verkopen ze op het dark web, waar ze worden gebruikt voor identiteitsdiefstal.

Het veilig overdragen van deze dossiers is een reguliere activiteit voor instellingen in het hoger onderwijs. Dit zijn enkele voorbeelden waarbij studentendossiers worden overgedragen aan vertrouwde derden:

1. Onderwijsaccreditatie-instanties: instellingen voor hoger onderwijs delen hun studentendossiers vaak met deze accreditatieorganisaties om de academische normen en kwaliteit van de instelling te beoordelen en te verifiëren, waaronder het bekijken van slagingspercentages, afstudeercijfers, academische voortgang, enzovoort.
2. Andere instellingen: wanneer een student overstapt naar een andere universiteit of hogeschool, stuurt de oorspronkelijke instelling de academische dossiers van de student naar de nieuwe instelling. Dit helpt de nieuwe instelling te bepalen op welk niveau de student geplaatst moet worden en welke studiepunten kunnen worden overgedragen.
3. Onderzoeks­partners: universiteiten en hogescholen nemen vaak deel aan academisch onderzoek in samenwerking met andere instellingen of private bedrijven. In dergelijke gevallen kunnen geanonimiseerde studentgegevens worden gedeeld voor onderzoeks- en analyse­doeleinden.
4. Beurzencommissies: als een student een beurs aanvraagt, kan de universiteit de academische dossiers van de student delen met de beurzencommissie. Dit helpt commissies bij het nemen van beslissingen over de geschiktheid en toewijzing van de beurs.
5. Studieleningenverstrekkers: sommige instellingen delen studentendossiers met verstrekkers van studieleningen of overheidsinstanties die studiefinanciering beheren. Dit is om de status van de student te bevestigen en hun recht op financiële ondersteuning te verifiëren. Alle persoonlijke informatie wordt verwerkt in overeenstemming met privacywetgeving en -regelgeving.

Elk van deze gevallen onderstreept het belang van het waarborgen van de veiligheid en privacy van deze dossiers, vooral vanwege de gevoelige aard van de betrokken gegevens.

FERPA en de noodzaak om studentendossiers te beschermen

De Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) is een federale wet in de Verenigde Staten die studenten bepaalde rechten geeft met betrekking tot hun onderwijsdossiers. De kern van deze wetgeving is het beschermen van de privacy van studentendossiers.

FERPA geeft richtlijnen over wie toegang mag hebben tot deze dossiers en onder welke voorwaarden. Zo mogen onderwijsinstellingen zonder expliciete toestemming geen studentendossiers vrijgeven. De enige uitzondering hierop is wanneer dergelijke informatie wordt gedeeld met partijen met een legitiem onderwijsbelang of andere FERPA-uitzonderingen. Dit betekent dat naleving van FERPA bij het overdragen van bestanden geen keuze is, maar een wettelijke verplichting.

Kosten van niet-naleving van FERPA

Niet-naleving van FERPA kan ernstige gevolgen hebben voor onderwijsinstellingen. De financiële sancties kunnen fors zijn, waaronder het verlies van federale financiering. Daarnaast kunnen juridische gevolgen, zoals rechtszaken van studenten of ouders, leiden tot dure schikkingen. Tot slot lopen instellingen die FERPA overtreden reputatieschade op. Het verlies van vertrouwen kan leiden tot een lagere instroom van studenten, met verdere financiële schade tot gevolg.

Managed File Transfer voor FERPA-naleving

Managed File Transfer (MFT)-oplossingen zijn softwaretoepassingen die worden gebruikt om het veilige overdragen van gegevens van de ene computer naar de andere via een netwerk te beheren. MFT biedt meer controle en beveiliging dan standaard FTP, waardoor het een geschikte keuze is voor het veilig overdragen van gevoelige studentendossiers.

Hoewel MFT-oplossingen een robuust raamwerk bieden voor veilige gegevensoverdracht, moeten instellingen in het hoger onderwijs bepaalde beste practices volgen om het volledige potentieel van deze oplossingen te benutten in het kader van FERPA-naleving. We bespreken hieronder enkele van deze practices.

Beste practices voor het gebruik van MFT voor FERPA-naleving

Het implementeren van een managed file transfer-systeem voor het veilig overdragen van studentendossiers gaat verder dan alleen het installeren van de software. Instellingen in het hoger onderwijs dienen beste practices te hanteren om het volledige potentieel van MFT-oplossingen te benutten en optimale FERPA-naleving te waarborgen. Hier zijn enkele beste practices:

1. Geef prioriteit aan encryptie: Een van de belangrijkste elementen voor veilige gegevensoverdracht is encryptie. Zorg er bij het gebruik van MFT-oplossingen voor dat de software robuuste end-to-end encryptie biedt om de gegevens tijdens verzending en opslag te beschermen. Dit voorkomt ongeautoriseerde toegang tijdens bestandsoverdracht en biedt maximale bescherming voor studentendossiers.

Lees meer over beste practices voor encryptie.

2. Gebruik veilige protocollen: Veilige protocollen zoals SFTP, FTPS of HTTPS moeten worden gebruikt bij het overdragen van studentendossiers. Deze protocollen bieden betere beveiligingsfuncties dan standaard FTP en dragen zo bij aan een betere naleving van FERPA-regelgeving. Ze ondersteunen veilige gegevensoverdracht door encryptie, authenticatie en integriteitscontroles te bieden. Veilige overdracht en toegangscontrole verkleinen de kans op ongeautoriseerde toegang tot studentendossiers aanzienlijk.

3. Implementeer rolgebaseerde toegangscontrole (RBAC): RBAC stelt instellingen in staat te bepalen wie toegang heeft tot en wijzigingen mag aanbrengen in specifieke gegevens. Dit minimaliseert het risico op ongeoorloofd gebruik of datalekken en versterkt zo de FERPA-naleving. RBAC kent rechten toe op basis van rollen in plaats van individuen, zodat alleen geautoriseerd personeel toegang krijgt tot gegevens.

4. Automatiseer bestandsoverdrachten: Handmatige bestandsoverdrachten vergroten het risico op menselijke fouten, wat kan leiden tot datalekken. MFT-oplossingen beschikken vaak over mogelijkheden voor geautomatiseerde bestandsoverdracht, waarmee dit risico wordt beperkt. Geautomatiseerde bestandsoverdrachten hebben als bijkomend voordeel dat ze de efficiëntie en productiviteit van medewerkers verhogen. Medewerkers kunnen een bestandsoverdracht inplannen en zich vervolgens op andere taken richten.

5. Voer regelmatig audits en monitoring uit op MFT-gegevensoverdrachten: Regelmatige audits en realtime monitoring helpen instellingen om mogelijke datalekken of compliance-issues vroegtijdig te signaleren. De meeste MFT-oplossingen bieden audit- en rapportagetools om dit proces te vergemakkelijken. De audit- en rapportagefunctie in veel managed file transfer-oplossingen maakt het eenvoudig om gegevens­toegang te monitoren, waardoor mogelijke FERPA-overtredingen snel kunnen worden opgespoord.

Kiteworks helpt hoger onderwijs studentprivacy te beschermen met Secure Managed File Transfer

Het veilig overdragen van studentendossiers is een cruciale verantwoordelijkheid voor alle instellingen in het hoger onderwijs. De gevoelige aard van deze dossiers maakt hun bescherming essentieel. FERPA biedt hiervoor het wettelijke kader, zodat studentgegevens met de grootst mogelijke privacy en beveiliging worden behandeld.

Managed File Transfer-oplossingen bieden een effectieve manier om FERPA-naleving te realiseren. Door de hierboven genoemde beste practices te volgen, kunnen instellingen hun MFT-systemen optimaliseren voor maximale beveiliging tijdens bestandsoverdracht en zo de waardevolle en gevoelige gegevens beschermen die ze bevatten. Deze practices zijn echter geen eenmalige implementatie, maar een doorlopend proces om het hoogste niveau van gegevensbeveiliging in het hoger onderwijs te behouden.

Het Kiteworks Private Content Network, een FIPS 140-2 Level gevalideerd platform voor beveiligd delen en overdragen van bestanden, consolideert e-mail, bestandsoverdracht, webformulieren, SFTP en managed file transfer, zodat organisaties elk bestand kunnen beheren, beschermen en volgen zodra het de organisatie binnenkomt of verlaat.

Kiteworks secure managed file transfer biedt krachtige automatisering, betrouwbare, schaalbare operationeel beheer en eenvoudige, codevrije formulieren en visuele bewerking. Het is ontworpen met focus op beveiliging, zichtbaarheid en compliance. Kiteworks regelt alle logging, governance en beveiligingsvereisten met gecentraliseerd beleidbeheer, terwijl een hardened virtual appliance gegevens en metadata beschermt tegen kwaadwillende insiders en advanced persistent threats. Hierdoor kunnen organisaties bestanden veilig overdragen en tegelijkertijd voldoen aan relevante regelgeving.

Kiteworks secure managed file transfer ondersteunt flexibele flows om bestanden tussen diverse soorten gegevensbronnen en bestemmingen over verschillende protocollen te verplaatsen. Daarnaast biedt de oplossing een scala aan authoring- en beheerfuncties, waaronder een Operations Web Console, drag-and-drop flow authoring, declaratieve aangepaste operators en de mogelijkheid om taken op schema, bij een gebeurtenis, bij bestandsdetectie of handmatig uit te voeren.

Tot slot biedt de Kiteworks Secure Managed File Transfer Client toegang tot veelgebruikte repositories zoals Kiteworks-mappen, SFTP-servers, FTPS, CIFS-bestandsdeling, OneDrive for Business, SharePoint Online, Box, Dropbox en meer.

Kiteworks secure managed file transfer biedt volledige zichtbaarheid, compliance en controle over IP, PII, PHI en andere gevoelige content, met gebruik van geavanceerde encryptie, ingebouwde audittrails, compliance-rapportage en rolgebaseerd beleid.

Meer weten over Kiteworks Secure Managed File Transfer en de mogelijkheden op het gebied van beveiliging, compliance en automatisering? Plan vandaag nog een persoonlijke demo.