Valkuilen op het gebied van naleving om te vermijden bij het gebruik van beheerde bestandsoverdracht
Managed File Transfer-oplossingen zijn een essentieel onderdeel van moderne bedrijfsprocessen. Deze platforms faciliteren de veilige en efficiënte overdracht van bestanden tussen organisaties, of binnen diverse afdelingen van dezelfde organisatie. Ze bieden meer controle en zichtbaarheid over bestandsoverdracht, zorgen voor verbeterde beveiliging en verhogen de naleving van diverse regelgeving.
Hoewel managed file transfer (MFT)-oplossingen een belangrijke rol spelen bij het beveiligen van gegevensoverdracht, kan misbruik of verkeerde configuratie leiden tot datalekken en schendingen van compliance. Dit kan een reeks negatieve gevolgen hebben, zoals hoge boetes, reputatieschade en klantenverlies—allemaal gevolgen die bedrijven koste wat het kost willen vermijden.
Twijfel je nog tussen FTP en managed file transfer? Hier zijn zes redenen waarom managed file transfer beter is dan FTP.
In deze gids verkennen we veelvoorkomende valkuilen op het gebied van naleving van regelgeving waar organisaties tegenaan kunnen lopen bij het gebruik van managed file transfer-oplossingen, en wat organisaties kunnen doen om deze valkuilen te vermijden.
Bescherming van PII, PHI en Intellectueel Eigendom
Alle organisaties beschikken over gevoelige informatie die beschermd moet worden, vooral wanneer deze buiten de organisatie terechtkomt. Veilige gegevensoverdracht, en in het bijzonder beveiligde managed file transfer, is van het grootste belang wanneer organisaties gevoelige informatie delen met vertrouwde derden zoals klanten, adviseurs en dienstverleners.
Gevoelige informatie omvat vaak persoonlijk identificeerbare en beschermde gezondheidsinformatie (PII/PHI), zoals namen van klanten of medewerkers, adressen en facturatiegegevens. Gevoelige informatie kan ook intellectueel eigendom omvatten, zoals productspecificaties, financiële informatie en contracten. Dit zijn allemaal waardevolle activa en vaak het doelwit van cybercriminelen. Daarnaast kan onzorgvuldig omgaan met deze informatie door medewerkers of partners leiden tot schending van diverse regelgeving, zoals GDPR, HIPAA, CMMC, ITAR en vele anderen.
Managed file transfer-oplossingen helpen, mits correct gebruikt, deze typen informatie te beschermen door bestandsoverdracht te beveiligen. Organisaties die niet de nodige voorzorgsmaatregelen nemen bij het overdragen van PII, PHI of IP, lopen niet alleen het risico deze informatie bloot te stellen aan onbevoegde gebruikers, maar schenden ook compliance-regels die dataprivacy verplichten.
Hieronder volgen slechts enkele compliance-valkuilen die organisaties moeten vermijden bij het gebruik van hun managed file transfer-oplossing voor het delen van gevoelige informatie met vertrouwde derden.
Compliance-valkuilen bij Managed File Transfer
Er zijn tal van manieren waarop organisaties mogelijk de compliance-vereisten kunnen schenden bij het gebruik van managed file transfer-systemen. Overtredingen kunnen opnieuw leiden tot aanzienlijke boetes, rechtszaken, klantenverlies en merkschade. Deze valkuilen zijn mogelijk (of mogelijk niet) bekend. Hoe dan ook, ze moeten koste wat het kost worden vermeden als een organisatie een compliance-overtreding wil voorkomen. Laten we ze van dichterbij bekijken.
1. Niet Versleutelen van Managed File Transfer-gegevens
Een van de belangrijkste voordelen van managed file transfer is de mogelijkheid om gegevens tijdens de overdracht te versleutelen, zodat deze vertrouwelijk en veilig blijven. Het niet correct versleutelen van gevoelige gegevens kan deze kwetsbaar maken voor onderschepping, wat kan leiden tot datalekken en compliance-overtredingen. Organisaties moeten ervoor zorgen dat ze up-to-date encryptiemethoden gebruiken, de juiste encryptiesleutels inzetten en versleuteling vereisen voor alle overdrachten van gevoelige gegevens.
2. Gebrek aan Gereguleerde Toegang tot Managed File Transfer-gegevens
Reguleren wie toegang heeft tot PII, PHI en IP is cruciaal voor het beschermen van gevoelige informatie en het behouden van compliance. Zonder goede toegangscontrole kunnen onbevoegden toegang krijgen tot gevoelige gegevens, wat kan leiden tot datalekken. Moderne, beveiligde managed file transfer-systemen beschikken doorgaans over robuuste toegangscontrolefuncties waarmee organisaties kunnen bepalen wie bepaalde bestanden mag bekijken, bewerken of overdragen. Het niet effectief gebruiken van deze functies, of ze helemaal niet inzetten, kan tot ernstige compliance-problemen leiden.
3. Geen Monitoring en Logging van Managed File Transfers
Monitoring en logging van bestandsoverdrachten is cruciaal voor zowel beveiliging als compliance. Voor beveiligingsdoeleinden stellen audit logs organisaties in staat om ongebruikelijke bestandsoverdrachtactiviteiten te identificeren die kunnen wijzen op een potentiële dreiging of inbreuk. Vanuit compliance-oogpunt bieden audit logs een overzicht van alle bestandsoverdrachtactiviteiten, wat noodzakelijk kan zijn om compliance aan te tonen tijdens een audit.
Helaas verwaarlozen sommige organisaties deze belangrijke functie van hun managed file transfer-oplossingen. Zonder monitoring en logging wordt het vrijwel onmogelijk om snel ongeautoriseerde of verdachte bestandsoverdrachten te detecteren en erop te reageren. Dit kan ertoe leiden dat mogelijke datalekken niet worden opgemerkt, met ernstige compliance-overtredingen tot gevolg.
4. Niet Zorgen voor Compliance van Derden
Wanneer je een managed file transfer-systeem gebruikt om bestanden uit te wisselen met derden zoals klanten, adviseurs of aannemers, is het cruciaal om ervoor te zorgen dat deze vertrouwde partners ook voldoen aan dezelfde regelgeving als jouw organisatie. Het niet waarborgen van compliance van derden kan leiden tot datalekken, compliance-overtredingen en zware boetes.
Organisaties moeten daarom derden grondig screenen voordat ze gevoelige gegevens delen, waarbij ze hun beveiligingsmaatregelen en compliance-praktijken zorgvuldig evalueren. Contracten moeten ook duidelijke bepalingen bevatten over gegevensbescherming en compliance. Deze en andere strategieën zijn essentiële onderdelen van een goed risicobeheer door derden, iets wat elke organisatie zou moeten omarmen.
5. Geen Regelmatige Audits van Managed File Transfer-oplossingen
Het uitvoeren van regelmatige systeemaudits is een integraal onderdeel van het behouden van compliance. Systeemaudits bieden inzicht in het functioneren van de managed file transfer-oplossing van een organisatie, waardoor potentiële zwakke plekken, gaten of misbruik kunnen worden geïdentificeerd. Het niet uitvoeren van regelmatige audits kan voorkomen dat compliance-problemen vroegtijdig worden ontdekt, wat kan leiden tot datalekken en overtredingen.
Organisaties dienen een systeemauditplan op te stellen (niet alleen voor hun managed file transfer-oplossing, maar voor alle oplossingen) waarin staat wat er wordt geaudit, wanneer en door wie. Dit plan moet ook de stappen bevatten die genomen worden als een compliance-issue wordt vastgesteld. Het niet implementeren en naleven van zo’n plan kan mogelijk tot ernstige compliance-problemen leiden.
6. Niet Updaten of Patchen van Managed File Transfer-oplossingen
Net als elke andere oplossing worden MFT-oplossingen continu bedreigd door cybercriminelen die kwetsbaarheden proberen uit te buiten. Het up-to-date houden en patchen van je managed file transfer-oplossing is essentieel voor een veilige en conforme omgeving. Verouderde oplossingen kunnen kwetsbaarheden bevatten die door aanvallers kunnen worden misbruikt, wat kan leiden tot datalekken en compliance-overtredingen.
Organisaties moeten een beleid voor software-updates en patchbeheer hanteren om ervoor te zorgen dat alle oplossingen, inclusief hun managed file transfer-oplossing, altijd actueel zijn. Het negeren van systeemupdates en patches brengt niet alleen de gegevens van een organisatie in gevaar, maar verhoogt ook het risico op non-compliance met regelgeving die vereist dat systemen up-to-date en veilig zijn.
7. Ontbreken van Goede Training over Managed File Transfer-oplossingen
Een andere veelvoorkomende valkuil bij het behouden van compliance met managed file transfer-oplossingen is het ontbreken van goede training. Zonder grondige training begrijpen medewerkers mogelijk niet volledig het belang van compliance of hoe ze de managed file transfer-oplossing correct moeten gebruiken. Dit kan leiden tot onbedoeld misbruik of verkeerde configuratie van de oplossing, met mogelijke compliance-overtredingen tot gevolg.
Regelmatige trainingssessies moeten worden georganiseerd om medewerkers op de hoogte te houden van de laatste compliance-vereisten, updates van de managed file transfer-oplossing en de juiste procedures voor veilige en conforme bestandsoverdracht. De training moet ook de gevolgen van non-compliance benadrukken, zodat medewerkers het belang van hun rol bij het behouden van compliance begrijpen.
Kiteworks Helpt Organisaties Compliance-valkuilen te Voorkomen met Beveiligde Managed File Transfer
Compliance behouden bij het gebruik van managed file transfer is cruciaal in het huidige compliance-tijdperk. Door inzicht te krijgen in en het vermijden van veelvoorkomende valkuilen, kunnen organisaties hun managed file transfer-oplossing efficiënt inzetten en tegelijkertijd compliant blijven.
Belangrijke punten om te onthouden zijn onder meer het beschermen van PII, PHI en IP, het uitvoeren van regelmatige systeemaudits, het systeem up-to-date houden en het waarborgen van compliance van derden. Daarnaast zijn het beveiligen van gegevens via encryptie, het behouden van gereguleerde toegang tot data en het monitoren en loggen van bestandsoverdrachten van essentieel belang. Tot slot kan continue training van medewerkers helpen om potentiële datalekken te voorkomen door gebrek aan bewustzijn en verkeerd gebruik van het systeem.
Door beleid te implementeren en te handhaven dat deze aspecten adresseert, kunnen organisaties effectief dure compliance-valkuilen vermijden en zorgen voor veilige en conforme bestandsoverdracht met managed file transfer-systemen. Dit beschermt niet alleen de organisatie tegen hoge boetes en rechtszaken, maar helpt ook het vertrouwen van klanten te behouden en de reputatie van de organisatie te beschermen.
Het Kiteworks Private Content Network, een FIPS 140-2 Level gevalideerd platform voor beveiligd delen van bestanden en bestandsoverdracht, consolideert e-mail, bestandsoverdracht, webformulieren, SFTP en managed file transfer, zodat organisaties elk bestand kunnen controleren, beschermen en volgen zodra het de organisatie binnenkomt of verlaat.
Kiteworks beveiligde managed file transfer biedt robuuste automatisering, betrouwbare, schaalbare operationele management en eenvoudige, codevrije formulieren en visuele bewerking. Het is ontworpen met focus op beveiliging, zichtbaarheid en compliance. Kiteworks verzorgt alle logging, governance en beveiligingsvereisten met gecentraliseerd beleidbeheer, terwijl een hardened virtual appliance data en metadata beschermt tegen kwaadwillende insiders en advanced persistent threats. Hierdoor kunnen bedrijven bestanden veilig overdragen en tegelijkertijd voldoen aan relevante regelgeving.
Kiteworks beveiligde managed file transfer ondersteunt flexibele flows om bestanden tussen diverse typen gegevensbronnen en bestemmingen te verplaatsen via diverse protocollen. Daarnaast biedt de oplossing een reeks authoring- en beheerfuncties, waaronder een Operations Web Console, drag-and-drop flow authoring, declaratieve aangepaste operators en de mogelijkheid om op schema, gebeurtenis, bestandsdetectie of handmatig te draaien.
Tot slot biedt de Kiteworks Secure MFT Client toegang tot veelgebruikte repositories zoals Kiteworks-mappen, SFTP-servers, FTPS, CIFS File Shares, OneDrive for Business, SharePoint Online, Box, Dropbox en meer.
Samengevat biedt Kiteworks beveiligde managed file transfer volledige zichtbaarheid, compliance en controle over IP, PII, PHI en andere gevoelige content, met gebruik van geavanceerde encryptie, ingebouwde audittrails, compliance-rapportages en rolgebaseerd beleid.
Wil je meer weten over de beveiligde managed file transfer-mogelijkheden van Kiteworks? Plan vandaag nog een aangepaste demo.