Inzicht in het Biden Executive Order voor het beveiligen van gevoelige persoonlijke gegevens
Kiteworks’ General Counsel Camilo Artiga-Purcell heeft zojuist een artikel in Law360 gepubliceerd over het Executive Order van het Witte Huis inzake gegevensbescherming, dat voor velen waardevol zal zijn. Hierin benoemt hij vijf implicaties voor juridische professionals en geeft hij negen aanbevelingen voor gegevensbescherming aan de lezers.
Het Executive Order van het Witte Huis van februari 2024 is gericht op het versterken van de bescherming van gevoelige persoonsgegevens. Dit besluit heeft verstrekkende gevolgen voor bedrijven in alle sectoren, maar is vooral relevant voor de juridische sector, waar de vertrouwelijkheid van cliëntinformatie van het grootste belang is.
Als aanbieder van oplossingen voor communicatie van gevoelige content, erkent Kiteworks het belang van dit Executive Order en de uitdagingen die het met zich meebrengt voor juridische professionals. In deze Blog Post verkennen we de belangrijkste aspecten van het besluit, de potentiële impact op juridische praktijken en de stappen die genomen kunnen worden om naleving van regelgeving te waarborgen en een competitief voordeel te behouden.
Nalevingsuitdagingen voor juridische professionals
Het Executive Order gaat verder dan de basisbescherming van persoonsgegevens en omvat alle vormen van digitale communicatie die gevoelige informatie kunnen bevatten. Dit betekent dat juridische professionals extra waakzaamheid moeten betrachten bij het verwerken en uitwisselen van vertrouwelijke cliëntgegevens.
Beperkingen op gegevensoverdracht
Een van de belangrijkste uitdagingen die het besluit oplegt, is de beperking van gegevensoverdrachten. Juridische praktijken moeten hun datastromen nu nauwkeurig analyseren en robuuste mechanismen implementeren om ongeautoriseerde grensoverschrijdende overdracht van gevoelige content te voorkomen. Dit vereist vaak aanzienlijke investeringen in technologie en training om te voldoen aan diverse internationale juridische kaders zoals GDPR, DPA 2018, PIPEDA en andere.
Het verenigen van federale vereisten met internationale wetgeving
Voldoen aan het Executive Order wordt verder bemoeilijkt door de noodzaak om federale vereisten te verenigen met een lappendeken van internationale wetten. De uiteenlopende definities van “gevoelige content” per rechtsbevoegdheid maken het voor juridische professionals lastig om in dit complexe regelgevingslandschap te navigeren.
De rol van geofencing bij naleving
Datalokalisatie, en geofencing in het bijzonder, komt naar voren als een cruciaal hulpmiddel voor juridische professionals bij het naleven van beperkingen op gegevensoverdracht. Door virtuele grenzen te creëren, zorgt geofencing ervoor dat gevoelige gegevens geografische grenzen niet overschrijden zonder de juiste autorisatie.
Voordelen van geofencing voor juridische praktijken
Het implementeren van geofencing biedt diverse belangrijke voordelen voor juridische praktijken:
- Geautomatiseerde naleving van dataresidentie-regelgeving
- Bescherming tegen onbedoelde schendingen van advocaat-cliëntvertrouwelijkheid
- Realtime waarschuwingen en automatische blokkades voor gevoelige content die probeert verboden geografische grenzen te overschrijden
- Effectieve beperking van regelgevingsrisico’s
Uitdagingen bij de implementatie van geofencing
Hoewel geofencing een krachtig nalevingsinstrument is, brengt de implementatie ervan enkele uitdagingen met zich mee:
- Technische complexiteit bij het nauwkeurig definiëren van geografische grenzen, vooral in gebieden met onduidelijke regelgevende afbakeningen
- Het vinden van een balans tussen beveiliging en toegankelijkheid om legitieme internationale communicatie en samenwerking niet te belemmeren
Operationele uitdagingen en noodzakelijke herijkingen
Om te voldoen aan het Executive Order moeten juridische praktijken hun bedrijfsvoering grondig herijken. Dit houdt in:
Herzien van processen voor gegevensverwerking
Processen voor gegevensverwerking moeten worden herzien om rekening te houden met de nuances van gevoelige content. Dit omvat classificatie van gegevens op basis van gevoeligheid, het inrichten van duidelijke communicatiekanalen en het toepassen van strikte toegangscontroles.
Actualiseren van overeenkomsten met partners en leveranciers
Overeenkomsten met partners en leveranciers moeten kritisch worden bekeken en geactualiseerd met clausules die naleving van het Executive Order afdwingen. Deze overeenkomsten moeten verantwoordelijkheden en aansprakelijkheden rondom datalekken en ongeautoriseerde verwerking van gevoelige communicatie duidelijk omschrijven.
Versterken van beveiligingsprotocollen
Juridische praktijken moeten hun beveiligingsprotocollen versterken om te zorgen voor veilige, gecontroleerde en conforme communicatie in een veranderend regelgevingslandschap.
Toegenomen toezicht en proactieve naleving
Het Executive Order vergroot de kans op intensiever toezicht op het beheer van communicatie met gevoelige content. Juridische entiteiten kunnen vaker audits verwachten, diepgaandere onderzoeken naar gegevensverwerking en strengere eisen aan rapportage over naleving.
Om valkuilen te vermijden en betrokkenheid bij gegevensbescherming te tonen, zouden juridische praktijken:
- Regelmatige nalevingscontroles uitvoeren
- Continu personeel trainen
- Een cultuur van naleving van bovenaf stimuleren
- Op de hoogte blijven van wijzigingen in regelgeving
Navigeren in het competitieve landschap
Naleving van het Executive Order is niet alleen een juridische noodzaak; het biedt ook een competitief voordeel voor wie de complexiteit ervan met finesse weet te hanteren. Bedrijven die aantoonbaar robuust voldoen aan het besluit, worden waarschijnlijk gezien als betrouwbare beheerders van gevoelige contentcommunicatie en trekken cliënten aan die databeveiliging prioriteren.
Actiestappen voor naleving en concurrentievoordeel
Om naleving te bereiken en een competitief voordeel te behalen, zouden juridische praktijken de volgende belangrijke stappen moeten nemen:
- Uitgebreide nalevingscontroles en trainingen uitvoeren
- Processen voor gegevensverwerking herzien en strikte toegangscontroles toepassen
- Overeenkomsten met partners en leveranciers actualiseren om naleving af te dwingen
- Geofencing implementeren om beperkingen op gegevensoverdracht te orkestreren
- Beveiligingsprotocollen versterken voor veilige en conforme communicatie
- Op de hoogte blijven van veranderende regelgeving
- Kansen voor innovatie in nalevingsoplossingen benutten
- Een cultuur van naleving van bovenaf stimuleren
- Een incident response plan opstellen en zorgen voor paraatheid bij alle stakeholders
- Voldoende cyberverzekering afsluiten
Kiteworks inzetten om het nieuwe regelgevingslandschap te navigeren
Het Executive Order van Biden over het beveiligen van gevoelige persoonsgegevens brengt aanzienlijke uitdagingen met zich mee voor de juridische sector, waardoor een herijking van werkwijzen nodig is om de heiligheid van advocaat-cliëntvertrouwelijkheid te waarborgen. Als vertrouwde aanbieder van oplossingen voor communicatie van gevoelige content, erkent Kiteworks het belang van aanpassing aan dit nieuwe regelgevingslandschap.
Door prioriteit te geven aan naleving, innovatieve oplossingen te omarmen en een cultuur van gegevensbescherming te cultiveren, kunnen juridische praktijken de complexiteit van het Executive Order met vertrouwen tegemoet treden. Zo handhaven zij niet alleen de rechtsorde, maar versterken zij ook het vertrouwen in het juridische systeem.
Bij Kiteworks zetten wij ons in om juridische professionals in advocatenkantoren en juridische afdelingen van bedrijven te ondersteunen bij de uitdagingen van veilige communicatie van gevoelige content in het licht van veranderende regelgeving. Onze oplossingen zijn ontworpen om naleving te faciliteren, beveiliging te versterken en de hoogste normen voor gegevensbescherming te waarborgen. Terwijl de juridische sector zich op het snijvlak van naleving en beveiliging bevindt, staat Kiteworks klaar om u te ondersteunen bij het met vertrouwen navigeren van dit kritieke moment.
Het Kiteworks Private Content Network, een FIPS 140-2 Level gevalideerd platform voor beveiligd delen van bestanden en bestandsoverdracht, consolideert e-mail, bestandsoverdracht, webformulieren, SFTP en beheerde bestandsoverdracht, zodat organisaties elk bestand kunnen controleren, beschermen en volgen zodra het de organisatie binnenkomt of verlaat.
Kiteworks-inzetopties omvatten on-premises, gehost, privé, hybride en FedRAMP virtual private cloud. Met Kiteworks: beheer de toegang tot gevoelige content; bescherm deze bij externe uitwisseling via geautomatiseerde end-to-end encryptie, multi-factor authentication en integraties met beveiligingsinfrastructuur; zie, volg en rapporteer alle bestandsactiviteiten, namelijk wie wat naar wie, wanneer en hoe verzendt. Toon ten slotte naleving aan met regelgeving en standaarden zoals GDPR, HIPAA, CMMC, Cyber Essentials Plus, IRAP en vele anderen.
Wilt u meer weten over Kiteworks Secure Managed File Transfer en de mogelijkheden op het gebied van beveiliging, naleving en automatisering? Plan vandaag nog een gepersonaliseerde demo.