Informatiebeheer: Waarom is het belangrijk?

Informatiebeheer wordt steeds belangrijker voor alle organisaties. Maar wat is het en waarom is informatiebeheer zo belangrijk?

Waarom is informatiebeheer belangrijk? Informatiebeheer is belangrijk omdat het zorgt voor verantwoordelijkheid en een raamwerk waarmee organisaties beleid, rollen en standaarden kunnen implementeren om informatie die wordt verwerkt, gebruikt en opgeslagen te beschermen.

Wat is informatiebeheer en waarom is het belangrijk?

Informatiebeheer is het managen van de bruikbaarheid, integriteit en beveiliging van informatie. Gartner definieert de term als “de specificatie van beslissingsrechten en verantwoordingsstructuren om passend gedrag te waarborgen bij de waardering, creatie, opslag, het gebruik, archiveren en verwijderen van informatie.” Dit is een grondige manier om te zeggen dat een beleid en systeem voor informatiebeheer je organisatie helpt om data te beheren voor maximale naleving, beveiliging en toegankelijkheid. Dit verschilt van de datalevenscyclus doordat informatiebeheer ook het beleid en de procedures omvat die informatie binnen een gehele organisatie aansturen.

Waarom is dat zo belangrijk? Er zijn een paar redenen:

• Veel compliance-raamwerken, waaronder PCI DSS, HIPAA en FedRAMP, bevatten vaak vereisten voor informatiebeheer. Dit komt doordat governance een administratieve infrastructuur biedt voor documentatie en verantwoordelijkheid.
• Governancebeleid sluit doorgaans aan op cyberbeveiligingsbeleid om organisaties te helpen hun cyberbeveiligingsinspanningen te coördineren. Niet elk systeem of elk stukje informatie in je bedrijf heeft dezelfde beveiligingsvereisten, maar veel van die data valt onder een bepaalde regelgeving vanwege gevoeligheid (bijvoorbeeld klantgegevens, financiële informatie, enzovoort) en een informatiebeheerbeleid kan je helpen te begrijpen waar je data zich bevindt, waar het naartoe gaat en wie er toegang toe heeft.
• Informatiebeheer geeft je organisatie een duidelijk beeld van je data, zodat je beslissingen kunt nemen die cyberbeveiliging, compliance en bedrijfsdoelstellingen op elkaar afstemmen. Nu veel bedrijven, zelfs mkb’ers, datagedreven operaties worden die terabytes aan informatie beheren, biedt governance een systeem om die complexiteit te managen zonder overweldigd te raken.

Governance is zo’n belangrijk aspect van datagedreven bedrijven dat professionals gecertificeerd worden door erkende organisaties. Zo is de Association of Records Manager and Administrators International (ARMA) een beroepsorganisatie van informatiebeheerexperts die professionals certificeert, doorlopende cursussen en workshops aanbiedt en evenementen sponsort. Evenzo is de Certified Governance Officers Association (CIGO) een vergelijkbare organisatie voor governance-professionals op internationaal niveau.

Wat is het verschil tussen informatiebeheer en gegevensbeheer?

Informatiebeheer is het proces van het beheren van de verzameling, opslag, verspreiding en verwijdering van alle soorten data. Het omvat het opstellen van beleid, processen en procedures die bepalen hoe de organisatie haar data gebruikt en beschermt. Informatiebeheer omvat ook auditing om te waarborgen dat deze beleidsregels en procedures worden nageleefd. Gegevensbeheer daarentegen is het proces van het beheren en toezicht houden op data binnen een organisatie, inclusief de processen, technologieën en beleidsregels die ervoor zorgen dat data accuraat, veilig en betrouwbaar is. Het omvat het vaststellen van standaarden voor data management en het handhaven ervan binnen de organisatie.

Wat is een informatiebeheerframework?

Een informatiebeheerstructuur biedt een helikopterview van hoe jouw organisatie informatie-assets creëert en beheert. Dit framework is een combinatie van maatregelen, waaronder beleid, procedures, administratieve training, technologie, compliance-eisen, risicobeheer en bedrijfsdoelstellingen die invloed hebben op (en beïnvloed worden door) hoe je data wordt gebruikt.

Er zijn diverse belangrijke componenten van een informatiebeheerframework, waaronder:

1. Compliance: Valt de manier waarop je data opslaat, verzendt en benadert binnen de wettelijke richtlijnen? Documenteer je toegang op de juiste manier via bijvoorbeeld audittrails? Is data overal waar het is opgeslagen goed beschermd?
2. Beveiliging: Welke niveaus van encryptie gebruik je, op welke momenten van gebruik of opslag? Wie heeft toegang tot belangrijke autorisatie- en authenticatiegegevens? Beheer je het risico dat samenhangt met informatie-toegang binnen je IT-systemen op de juiste manier?
3. Administratie: Zijn je medewerkers goed getraind om informatie veilig te delen en op te slaan? Zijn er beleidsregels en procedures om consistente toegang, delen en opslag van informatie te waarborgen, vooral als het gevoelig is? Hoe documenteer je toegang tot en overdracht van informatie? Hoe reageer je op beveiligingsincidenten?
4. Bedrijfsdoelstellingen: Ondersteunt informatiebeheer goed managementbeslissingen? Zijn bedrijfsresultaten afgestemd op datagedreven plannen en procedures? Is data binnen je organisatie toegankelijk waar het nodig is? Zijn er continuïteits- en veerkrachtplannen voor het geval van een beveiligingsincident?
5. Juridische eisen: Sla je data op, benader en deel je data in overeenstemming met je wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld om consumentenbescherming, contractuele afspraken of andere wettelijke vereisten te accommoderen?

Door deze punten te volgen, helpt een framework je bedrijf om goed geïnformeerde beslissingen te nemen over bedrijfs- en personeelsplanning, risicobeheer en langetermijndoelstellingen. Een informatieframework bevat doorgaans:

• Een overzicht van de verantwoordelijkheden en verplichtingen van je bedrijf.
• Belangrijke rollen in de organisatie die verband houden met data management en bedrijfsvoering.
• Kernprincipes die deze operaties aansturen.
• Operaties en technologieën die aansluiten bij je beveiligings-, compliance- en bedrijfsplannen.
• Operaties en technologieën die ook aansluiten bij je wettelijke, juridische en ethische vereisten.

Waarom zou je bedrijf informatiebeheermaatregelen moeten implementeren?

Als je bedrijf data op enige betekenisvolle manier verwerkt, deelt of ontvangt, dan moet je beleid voor gegevensbeheer hebben. Goed gegevensbeheer helpt je te begrijpen hoe je data werkt en informeert je besluitvorming om je bedrijfsdoelen te bereiken. Het stelt je ook in staat om kritieke aspecten van je bedrijf zoals beveiliging en compliance te beheren.

In de eerste plaats helpt een informatiebeheerframework je om de waarde van je data te begrijpen. We horen allemaal mooie woorden over “datagedreven” bedrijven, maar nu marketing, operations en logistiek steeds meer focussen op gebruik, is het aan bedrijven om die data te waarderen als een belangrijke bron en asset voor het bedrijf. Dat betekent dat:

1. Het bedrijf weet waar de data is, waar het naartoe gaat en hoe het wordt gebruikt. Dit kan betekenen dat data bij de juiste mensen terechtkomt of dat die data zichtbaar wordt voor belangrijke stakeholders in de organisatie.
2. Het management kan begrijpen wie data verwerkt, en ervoor zorgen dat medewerkers op een eenvoudige maar veilige manier data kunnen delen binnen en buiten de organisatie zonder compliance- of beveiligingsprocedures of vereisten te schenden.
3. Security- en Compliance Officers kunnen waarborgen dat beleid en procedures voor data worden nageleefd, terwijl ze het bedrijf blijven ondersteunen.

Informatiebeheer, privacy en beveiliging

Privacy en beveiliging zijn twee basisprincipes van informatiebeheer. Privacy draait om de bescherming van persoonsgegevens en het waarborgen dat privacywetten worden gerespecteerd. Beveiliging richt zich op het beschermen van informatie tegen datalekken, ongeautoriseerde toegang en andere bedreigingen. Informatiebeheer omvat het implementeren van tools en processen om ervoor te zorgen dat data verantwoord en veilig wordt behandeld. Dit omvat data-encryptie, toegangscontrolesystemen, firewalls en regelmatige kwetsbaarheidsscans. Beleid- en procedurehandboeken moeten worden geïmplementeerd om instructies te geven over goede data management praktijken die privacy en beveiliging mogelijk maken als onderdeel van een bredere, meer omvattende informatiebeheerinspanning. Sommige organisaties moeten ook voldoen aan specifieke branche- of landenniveau-regelgeving. Tot slot moeten organisaties hun beveiligingssystemen regelmatig evalueren om te waarborgen dat informatie veilig en beschermd blijft.

Hoe informatiebeheer invloed heeft op dataprivacy en beveiliging

Informatiebeheer is een set van beleidsregels, procedures en praktijken die organisaties gebruiken om het verzamelen, opslaan en gebruiken van informatie te managen. Het is ontworpen om ervoor te zorgen dat informatie verantwoord, veilig en in overeenstemming met toepasselijke wetten en regelgeving wordt beheerd. Door bewust te zijn van dataprivacy en beveiliging kan informatiebeheer organisaties helpen de data die ze bezitten te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, de nauwkeurigheid en integriteit ervan te waarborgen en het risico op datalekken en andere kwaadwillende activiteiten te verkleinen. Informatiebeheer helpt organisaties ook te voldoen aan hun verplichtingen onder de relevante privacy- en beveiligingswetgeving, zoals de General Data Protection Regulation (GDPR) en de California Consumer Privacy Act (CCPA). Effectief informatiebeheer kan organisaties helpen het vertrouwen van hun klanten en andere stakeholders te behouden door hun inzet te tonen voor het beschermen van de data die ze bezitten en ervoor te zorgen dat deze op een veilige en verantwoorde manier wordt behandeld.

Het Kiteworks-platform en informatiebeheer

Het Kiteworks-platform stelt organisaties in staat hun informatiebeheerdoelstellingen te bereiken terwijl ze voldoen aan hun beveiligings- en complianceverplichtingen. Dat komt omdat het Kiteworks-platform de nadruk legt op beveiliging, compliance en toegankelijkheid via een aantal functionaliteiten:

1. Een helikopterview van data: Met het CISO-dashboard kun je je informatie volgen, waar deze ook is opgeslagen en met wie deze wordt gedeeld. Organisaties kunnen hun data beter beheren en beschermen wanneer ze kunnen zien hoe deze het netwerk binnenkomt, doorkruist en verlaat.
2. Geplande batch-bestandsoverdrachten: Neem de controle over de informatiestroom die je organisatie binnenkomt of verlaat met geplande overdrachten die plaatsvinden wanneer jij dat wilt, of dat nu buiten werktijden is of tijdens specifieke gebeurtenissen of triggers, met beveiligde beheerde bestandsoverdracht.
3. Beveiliging en compliance: Coördineer compliance-strategieën en beveiligingsinfrastructuur vanuit één locatie, inclusief SFTP-bestandsoverdrachten en beveiligde e-mail, met een systeem dat je data net zo veilig en vertrouwelijk kan houden als jouw bedrijf of toezichthouders eisen.

Wil je weten hoe Kiteworks jouw informatiebeheer kan ondersteunen? Plan dan vandaag nog een aangepaste demo van Kiteworks.