Beveiligde bestandsoverdracht voor overheidsinstanties op staats- en lokaal niveau

Het beschermen van gevoelige informatie is een topprioriteit voor overheidsinstanties op staats- en lokaal niveau. Door de toename van cyberdreigingen en de groeiende behoefte aan samenwerking en efficiëntie, is investeren in oplossingen voor beveiligde bestandsoverdracht essentieel geworden voor deze instanties. Het Amerikaanse Department of Homeland Security (DHS) heeft in september 2022 het State and Local Cybersecurity Grant Program (SLCGP) opgericht, specifiek voor staats-, lokale en territoriale (SLT) overheden in het hele land, om hun beveiligingsstatus te evalueren en te verbeteren. Het is belangrijk dat SLT-instanties een deel van deze middelen investeren in beveiligde bestandsoverdracht om gevoelige communicatie binnen hun systemen te beschermen. Dit artikel richt zich op het belang van het beveiligen van gevoelige content voor staats- en lokale overheidsinstanties en behandelt belangrijke overwegingen voor het implementeren van oplossingen voor beveiligde bestandsoverdracht.

Overzicht van het State and Local Cybersecurity Grant Program (SLCGP)

Het SLCGP is een initiatief van het Department of Homeland Security dat gericht is op het verbeteren van de beveiligingsstatus van staats- en lokale overheidsinstanties. In aanmerking komende instanties ontvangen financiering om hun cyberbeveiligingsmogelijkheden te versterken, waaronder het beschermen van gevoelige gegevens tegen potentiële cyberdreigingen.

Hoeveel financiering is beschikbaar via het SLCGP?

Het Congres heeft $200 miljoen toegewezen aan het SLCGP voor het fiscale jaar (FY) 2022, waarvan $185 miljoen voor het programma, $6 miljoen voor het Tribal Cybersecurity Grant Program, en $8,5 miljoen voor DHS om de subsidie te beheren. Voor FY 2023 heeft het Congres $400 miljoen toegewezen en het aanvraagproces begon in het late voorjaar van 2023. De verdeelformule in de Bipartisan Infrastructure Law omvat een basisfinanciering voor elke staat en elk territorium. De toewijzingen voor staten, het District of Columbia en Puerto Rico omvatten extra middelen op basis van een combinatie van de totale bevolking en de plattelandsbevolking. Staatsadministratieve instanties voor staten en territoria zijn de enige in aanmerking komende aanvragers. Daarnaast kunnen twee of meer in aanmerking komende entiteiten gezamenlijk een aanvraag indienen als een multi-entiteitengroep.

Wat moeten organisaties opnemen in hun cybersecurityplan voor SLCGP-financiering?

Om ervoor te zorgen dat het cybersecurityplan van een instantie voldoet aan de vereiste voor SLCGP-financiering, vereist het Department of Homeland Security dat een cybersecurityplan de volgende principes behandelt:

Deze principes moeten worden afgestemd op de specifieke behoeften en vereiste van een organisatie. Regelmatige updates van het cybersecurityplan zijn noodzakelijk om in te spelen op veranderende dreigingen en technologieën. Een goede oplossing voor beveiligde bestandsoverdracht kan aan de meeste van deze principes voldoen.

Voordelen van het implementeren van beveiligde bestandsoverdracht voor overheidsinstanties

Staats- en lokale overheidsinstanties verwerken een enorme hoeveelheid gevoelige informatie, waaronder persoonlijk identificeerbare informatie en beschermde gezondheidsinformatie (PII/PHI), intellectueel eigendom, informatie over strafrecht en meer. Het beschermen van deze informatie is essentieel voor het waarborgen van de privacy en veiligheid van burgers en overheidsmedewerkers, evenals overheidsbezittingen, vooral kritieke infrastructuur. Investeren in oplossingen voor beveiligde bestandsoverdracht biedt SLT-instanties de volgende voordelen:

Beveiligde bestandsoverdracht zorgt voor veilige e-mail- en bestandsinhoud

Overheidsinstanties zijn aantrekkelijke doelwitten voor cybercriminelen vanwege de grote hoeveelheid gevoelige informatie die zij beheren. De toenemende complexiteit van cyberdreigingen, zoals ransomware-aanvallen en phishing, vormt een aanzienlijk risico voor de vertrouwelijkheid en integriteit van overheidscontent. Oplossingen voor beveiligde bestandsoverdracht helpen deze risico’s te beperken.

Ongeautoriseerde toegang tot gevoelige content kan leiden tot datalekken, met reputatieschade, financieel verlies en mogelijke juridische gevolgen tot gevolg. Oplossingen voor beveiligde bestandsoverdracht bieden robuuste beveiligingsmaatregelen, zoals encryptie en toegangscontrole, om te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot gevoelige gegevens.

Beveiligde bestandsoverdracht verbetert samenwerking en efficiëntie

Effectieve communicatie en samenwerking tussen verschillende afdelingen en instanties zijn essentieel voor het soepel functioneren van staats- en lokale overheden. Overheidsinstanties staan echter voortdurend voor de uitdaging om beveiliging en productiviteit in balans te houden. Strikte beveiligingsmaatregelen zijn van cruciaal belang, maar als ze te belastend zijn, belemmeren ze samenwerking en vertragen ze processen. Oplossingen voor beveiligde bestandsoverdracht pakken deze uitdaging aan door een gebruiksvriendelijke interface en functies te bieden waarmee instanties productief kunnen blijven en tegelijkertijd de gegevensbeveiliging waarborgen.

De meeste oplossingen voor beveiligde bestandsoverdracht bieden functies die instanties helpen te voldoen aan hun wettelijke verplichtingen zonder concessies te doen aan productiviteit. Zo maken deze oplossingen realtime samenwerking aan documenten mogelijk, waardoor medewerkers efficiënt kunnen samenwerken en de productiviteit van de instantie wordt verhoogd. Gebruikers kunnen bewerkingen uitvoeren, opmerkingen achterlaten en wijzigingen bijhouden. Oplossingen voor beveiligde bestandsoverdracht stellen medewerkers van verschillende afdelingen en instanties ook in staat eenvoudig bestanden en informatie te delen. Dit stroomlijnt de communicatie en elimineert de noodzaak voor handmatige uitwisseling van documenten, wat tijd en middelen bespaart.

Beveiligde bestandsoverdracht helpt organisaties te voldoen aan vereiste voor naleving van regelgeving

Overheidsinstanties zijn verplicht te voldoen aan regelgeving op het gebied van gegevens- en consumentenprivacy, zoals de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), regelgeving op staatsniveau zoals de California Consumer Privacy Act (CCPA), en de Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS). Niet-naleving van deze regelgeving kan leiden tot zware sancties. Oplossingen voor beveiligde bestandsoverdracht bieden de noodzakelijke beveiligingsmaatregelen om aan deze vereiste voor naleving van regelgeving te voldoen. Naleving van deze vereiste is noodzakelijk om gevoelige gegevens te beschermen en het vertrouwen van het publiek te behouden.

Belangrijkste kenmerken van oplossingen voor beveiligde bestandsoverdracht

Oplossingen voor beveiligde bestandsoverdracht bieden een reeks belangrijke functies. Samen helpen ze gevoelige content te beschermen en zorgen ze voor veilige overdracht en opslag van bestanden. Ze moeten organisaties en SLT-instanties ook in staat stellen gebruikersactiviteiten te monitoren en te volgen voor beveiligings- en nalevingsdoeleinden. Deze functies omvatten:

End-to-end encryptie beschermt PII gedurende het gehele e-mailtraject

End-to-end encryptie zorgt ervoor dat gegevens tijdens verzending en opslag versleuteld blijven, waardoor ze onleesbaar zijn voor onbevoegden. End-to-end encryptie betekent dat gegevens op het apparaat van de verzender worden versleuteld en alleen door de beoogde ontvanger kunnen worden ontsleuteld. De gegevens blijven versleuteld tijdens verzending en in rust, zodat zelfs als ze worden onderschept, ze niet toegankelijk of begrijpelijk zijn voor onbevoegden. Dit biedt een extra beveiligingslaag en beschermt gevoelige content tegen potentiële cyberaanvallen.

Gebruikersauthenticatie en toegangscontrole zorgen voor beperkte toegang tot gevoelige content

Sterke gebruikersauthenticatiemechanismen, zoals wachtwoorden, biometrie of multi-factor authenticatie, zorgen ervoor dat alleen bevoegde personen toegang krijgen tot gevoelige content. Granulaire toegangscontrole beperkt daarentegen de blootstelling van gegevens verder door instanties toe te staan te bepalen wie toegang heeft tot specifieke bestanden of mappen, meestal op basis van hun rol of verantwoordelijkheden. Granulaire toegangscontrole helpt de blootstelling van gegevens te beperken tot alleen degenen die deze nodig hebben, waardoor het risico op ongeautoriseerde toegang of onbedoeld datalek wordt verminderd. Door verschillende toegangsrechten toe te wijzen op basis van gebruikersrollen of -rechten, kunnen instanties ervoor zorgen dat gevoelige content alleen toegankelijk is voor geautoriseerd personeel.

Beveiligde bestandsoverdrachtprotocollen voldoen aan regelgeving voor gegevensprivacy

Er zijn diverse beveiligde bestandsoverdrachtprotocollen beschikbaar, zoals FTP over SSL/TLS (FTPS), SSH File Transfer Protocol (SFTP) en Hypertext Transfer Protocol Secure (HTTPS). Elk protocol heeft zijn eigen sterke en zwakke punten, en instanties moeten het protocol kiezen dat het beste aansluit bij hun behoeften. Bij het selecteren van een beveiligd bestandsoverdrachtprotocol moeten organisaties rekening houden met factoren zoals het vereiste beveiligingsniveau, compatibiliteit met bestaande infrastructuur, gebruiksgemak en of het voldoet aan vereiste voor naleving van regelgeving zoals GDPR, HIPAA, CCPA en andere.

Audit logs en activiteitsmonitoring identificeren potentiële beveiligingslekken

Audit logs bieden een overzicht van bestandsactiviteiten, wijzigingen en overdrachten, waardoor instanties legitieme bestandsactiviteiten kunnen volgen en verdachte of ongeautoriseerde bestandsactiviteiten kunnen onderzoeken. Monitoring van gebruikersactiviteiten helpt potentiële beveiligingslekken te identificeren en zorgt voor naleving van governance- en industrienormen.

Factoren om te overwegen bij het implementeren van een oplossing voor beveiligde bestandsoverdracht

Bij het selecteren van een oplossing voor beveiligde bestandsoverdracht moeten staats- en lokale overheidsinstanties diverse factoren overwegen, waaronder beveiliging, gebruiksgemak en kosteneffectiviteit. Deze moeten voorafgegaan worden door een beoordeling van de behoeften van de instantie, hun specifieke beveiligings- en nalevingsvereiste en hun bestaande infrastructuur. Enkele van deze factoren zijn:

Beoordeel de behoeften van de organisatie op het gebied van bestandsoverdracht

Voordat een oplossing voor beveiligde bestandsoverdracht wordt geïmplementeerd, moeten staats- en lokale overheidsinstanties hun specifieke zakelijke, beveiligings- en nalevingsbehoeften beoordelen. Dit omvat het identificeren van de typen gevoelige content die zij verwerken en met wie deze gedeeld moet worden, het begrijpen van hun opslagvereiste en het evalueren van eventuele beperkingen in de bestaande infrastructuur die de implementatie kunnen beïnvloeden.

Identificeer typen gevoelige gegevens en hun opslagvereiste

Instanties moeten de diverse typen gevoelige content die zij verwerken identificeren, zoals PII, PHI, contracten, e-mailcommunicatie, informatie over strafrecht en meer. Elk type content kan specifieke opslagvereiste hebben, zoals encryptie of beperkte toegang. Inzicht in deze opslagvereiste is essentieel voor het implementeren van een effectieve oplossing voor beveiligde bestandsoverdracht.

Evalueer beperkingen van de bestaande infrastructuur

Staats- en lokale overheidsinstanties moeten hun bestaande IT-infrastructuur beoordelen en bepalen of er beperkingen zijn die de implementatie van een oplossing voor beveiligde bestandsoverdracht kunnen beïnvloeden. Deze evaluatie omvat het overwegen van factoren zoals netwerkcapaciteit, opslagmogelijkheden en compatibiliteit met bestaande softwareapplicaties of systemen. Door eventuele beperkingen te identificeren, kunnen instanties plannen maken voor noodzakelijke upgrades of aanpassingen om een soepele implementatie te waarborgen.

Balans tussen beveiliging, gebruiksgemak en kosteneffectiviteit

Hoewel beveiliging van het grootste belang is, moeten instanties ook rekening houden met het gebruiksgemak en de kosteneffectiviteit van de oplossing. De oplossing moet gebruiksvriendelijk en intuïtief zijn, zodat medewerkers het platform eenvoudig kunnen adopteren en navigeren. Het moet ook kosteneffectief zijn, waarde bieden voor de investering van de instantie en aansluiten bij de begrotingsdoelstellingen.

Personeel opleiden in beste practices voor beveiligde bestandsoverdracht

Het implementeren van een oplossing voor beveiligde bestandsoverdracht vereist de deelname en medewerking van medewerkers van de instantie. Om succesvolle (brede) adoptie te waarborgen, moeten instanties hun medewerkers informeren over beste practices voor beveiligde bestandsoverdracht en het belang van gegevensbeveiliging. Dit kan worden bereikt via trainingsprogramma’s, workshops en informatiemateriaal. Trainingsprogramma’s moeten onderwerpen behandelen zoals wachtwoordbeheer, het herkennen van phishingpogingen en het belang van sterke authenticatie.

Stimuleer adoptie via gebruiksvriendelijke interfaces

Om adoptie te stimuleren, moeten instanties gebruiksvriendelijke interfaces bieden die de oplossing voor beveiligde bestandsoverdracht eenvoudig te navigeren maken. Minder gebruiksvriendelijke oplossingen moedigen medewerkers aan om consumentgerichte, niet-goedgekeurde “shadow IT”-oplossingen te gebruiken. Medewerkers moeten eenvoudig bestanden kunnen uploaden, downloaden en delen zonder complicaties. Gebruikerstrainingen moeten medewerkers vertrouwd maken met de functies van de oplossing en voortdurende ondersteuning bieden bij vragen of problemen.

Kiteworks Secure File Sharing beschermt content van staats- en lokale overheidsinstanties

Het Kiteworks Private Content Network biedt staats- en lokale overheidsinstanties een oplossing voor beveiligde bestandsoverdracht waarmee gevoelige content en bestanden veilig kunnen worden uitgewisseld tussen gebruikers en burgers, samenwerkende instanties en organisaties, en systemen, terwijl wordt voldaan aan regelgeving, gegevensbeheer en informatiebeveiliging. Met Kiteworks maken staats- en lokale overheidsinstanties gebruik van een hardened virtual appliance om veilig gevoelige content te openen, te verzenden en te ontvangen, zowel intern als extern. Kiteworks biedt diverse beveiligde inzetopties, waaronder on-premise, private cloud, hybride cloud, hosted en FedRAMP virtual private cloud.

Het Kiteworks-platform biedt ook uitgebreide audit logs voor alle bestandsactiviteiten, zodat beheerders kunnen bijhouden wie welk bestand naar wie, wanneer en hoe verzendt. Kiteworks maakt ook granulaire toegangsrechten tot gevoelige content mogelijk, zodat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot vertrouwelijke informatie. Dit helpt ongeautoriseerde toegang te voorkomen en waarborgt gegevensbeheer, evenals naleving van gegevensbeheerbeleid en industrienormen.

Wil je meer weten over Kiteworks en hoe het Private Content Network staats- en lokale overheidsinstanties helpt gevoelige content te beschermen wanneer deze wordt gedeeld? Plan dan vandaag nog een aangepaste demo.