Hoe FERPA-naleving aantonen: beste practices voor IT-, risico- en cyberbeveiligingsprofessionals

Het waarborgen van gegevensprivacy en gegevensbescherming is nog nooit zo belangrijk geweest. Niemand is immuun voor het blootstellen van zijn persoonlijk identificeerbare informatie (PII) door een cyberaanval of datalek. Studentenbestanden bevatten veel PII en zijn daarom zeer aantrekkelijk voor hackers, die deze informatie kunnen verkopen aan criminelen voor identiteitsdiefstal en fraude.

De Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) is een federale wet die in 1974 is ingevoerd om de privacy van studenten te beschermen, inclusief hun onderwijsdossiers. Voor IT-, risico- en cybersecurityprofessionals is het begrijpen en aantonen van FERPA-naleving cruciaal om studentgegevens te beveiligen en de integriteit van onderwijsinstellingen te waarborgen. Deze Blog Post behandelt de basisprincipes van FERPA en FERPA-nalevingsrichtlijnen, specifiek beste practices voor het bereiken en behouden van FERPA-naleving.

FERPA-regelgeving: Wie moet voldoen

FERPA vereist dat alle onderwijsinstellingen die profiteren van federale financiering zich aan de regelgeving houden. FERPA-nalevingsrichtlijnen zijn niet beperkt tot het basisonderwijs en het voortgezet openbaar onderwijs, maar gelden ook voor diverse instellingen voor hoger onderwijs, zoals community colleges, staatsuniversiteiten en particuliere universiteiten als zij federale steun of subsidies ontvangen.

Informatie beschermd onder FERPA

FERPA-nalevingsvereisten zijn bedoeld om onderwijsdossiers te beveiligen. Deze dossiers omvatten cijfers, cijferlijsten, roosters van studenten en andere soorten informatie zoals financiële gegevens en disciplinaire dossiers. Daarnaast moeten instellingen persoonlijk identificeerbare en beschermde gezondheidsinformatie (PII/PHI) beschermen, zoals burgerservicenummers, geboortedata, contactgegevens en dossiers van het studenten gezondheidscentrum, inclusief voorschriften en informatie over ziektekostenverzekeringen. Naleving zorgt ervoor dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot deze gevoelige dossiers, wat helpt om de privacy van studenten en gegevensbeveiliging te waarborgen.

Belangrijkste bepalingen van FERPA-naleving

FERPA verleent ouders en in aanmerking komende studenten bepaalde rechten met betrekking tot hun onderwijsdossiers. Deze rechten gaan over op studenten wanneer zij 18 jaar worden of een school bezoeken die verder gaat dan het middelbare schoolniveau. De wet is van toepassing op alle scholen die financiering ontvangen onder een toepasselijk programma van het Amerikaanse ministerie van Onderwijs.

Ouders of in aanmerking komende studenten hebben verschillende rechten met betrekking tot de toegang tot en het beheer van het onderwijsdossier van een student dat door de school wordt bijgehouden. Ten eerste hebben zij het recht om deze dossiers in te zien en te beoordelen. Scholen zijn niet verplicht om kopieën te verstrekken, tenzij omstandigheden, zoals grote afstand, het onmogelijk maken voor ouders of studenten om de dossiers persoonlijk in te zien.

Bovendien kunnen ouders of in aanmerking komende studenten correcties aanvragen voor dossiers waarvan zij denken dat deze onjuist of misleidend zijn. Als de school besluit het dossier niet te wijzigen, heeft de ouder of student recht op een formele hoorzitting over de kwestie.

Wat betreft de controle over het vrijgeven van informatie, moeten scholen schriftelijke toestemming krijgen van de ouder of student voordat zij informatie uit het onderwijsdossier van een student vrijgeven. FERPA staat scholen echter toe om dossiers zonder toestemming vrij te geven aan bepaalde partijen onder specifieke voorwaarden. Deze voorwaarden omvatten het vrijgeven aan schoolfunctionarissen met legitieme onderwijsbelangen, andere scholen waar de student naartoe verhuist en aangewezen functionarissen voor audit- of evaluatiedoeleinden, onder andere.

Tot slot zijn scholen verplicht om ouders en in aanmerking komende studenten jaarlijks te informeren over hun rechten onder FERPA. De wijze van kennisgeving is ter beoordeling van elke school en kan bestaan uit een speciale brief, opname in een PTA-bulletin, een studentenhandboek of zelfs een krantenartikel.

Handhaving en sancties van FERPA

FERPA wordt gehandhaafd door het Family Policy Compliance Office (FPCO) van het Amerikaanse ministerie van Onderwijs. Dit kantoor is verantwoordelijk voor het waarborgen dat onderwijsinstellingen voldoen aan de bepalingen van de wet om de privacy van studentendossiers te beschermen.

Als een instelling zich niet aan de FERPA-regelgeving houdt, kan dit ernstige gevolgen hebben, waaronder het mogelijke verlies van federale financiering. Dit maakt naleving van FERPA niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook essentieel voor de financiële levensvatbaarheid van de instelling, aangezien federale financiering een aanzienlijk deel van het budget van een onderwijsinstelling kan uitmaken.

Voordelen van FERPA-naleving

Het naleven van FERPA-nalevingsvereisten biedt aanzienlijke voordelen voor onderwijsinstellingen, studenten en hun families. Zo verbetert FERPA-naleving de gegevensbeveiliging, bevordert het vertrouwen en handhaaft het privacy-normen, waardoor ongeoorloofde openbaarmaking van gevoelige informatie wordt voorkomen. Daarnaast beschermt FERPA-naleving instellingen tegen juridische gevolgen en stimuleert het een cultuur van verantwoordelijkheid en integriteit.

Hoe FERPA-naleving onderwijsinstellingen ten goede komt

Door FERPA-nalevingsrichtlijnen te volgen, kunnen instellingen de kans op datalekken en ongeoorloofde toegang tot studentendossiers verkleinen, wat anders kan leiden tot ernstige juridische aansprakelijkheid en financiële sancties. Bovendien verbeteren instellingen die FERPA-naleving prioriteren hun reputatie als betrouwbare en verantwoordelijke beheerders van studentgegevens. Deze toewijding aan privacy en gegevensbeveiliging kan de positie van de instelling bij haar stakeholders aanzienlijk versterken. Tot slot kunnen robuuste data management-praktijken in lijn met FERPA-vereisten administratieve processen stroomlijnen, wat leidt tot een verbeterde operationele efficiëntie. FERPA-naleving biedt dus meerdere voordelen, van privacybescherming en risicobeperking tot reputatiemanagement en operationele efficiëntie.

Hoe FERPA-naleving individuen ten goede komt

Wanneer onderwijsinstellingen zich houden aan FERPA-nalevingsvereisten, krijgen studenten en hun ouders of verzorgers de middelen en mogelijkheden om onderwijsdossiers te beheren en te controleren. Deze mogelijkheid bevordert een gevoel van eigenaarschap en verantwoordelijkheid voor hun persoonlijke informatie en academische geschiedenis. Door controle te hebben over studentendossiers kunnen studenten, ouders en verzorgers ervoor zorgen dat gevoelige gegevens, zoals cijfers, aanwezigheid en gedragsrapporten, vertrouwelijk blijven. Deze bevoegdheid stelt hen in staat te bepalen wie toegang heeft tot hun informatie, zodat deze alleen wordt gedeeld met vertrouwde personen zoals docenten, schooladministrateurs en geautoriseerde onderwijsinstellingen.

Beste practices voor het bereiken van FERPA-naleving

IT-, risico- en cybersecurityprofessionals kunnen hun FERPA-nalevingstraject stroomlijnen en FERPA-naleving op de lange termijn behouden door audits uit te voeren, beste practices voor data management te implementeren, toegangscontroles af te dwingen, encryptie toe te passen, personeel te trainen en incident response plannen voor te bereiden. Hieronder lichten we deze beste practices verder toe.

Voer een FERPA-audit uit

Begin met een grondige audit van uw huidige data management-praktijken. Breng alle locaties in kaart waar studentgegevens worden opgeslagen, wie er toegang heeft en hoe gegevens momenteel worden beschermd. Deze audit vormt de basis voor het ontwikkelen of verfijnen van uw FERPA-nalevingsstrategie.

Implementeer toegangscontroles

Door rolgebaseerde toegangscontroles (RBAC) te implementeren, zorgen onderwijsinstellingen ervoor dat alleen geautoriseerd personeel toegang heeft tot studentendossiers op basis van hun rol binnen de instelling. Medewerkers van de universiteit op de financiële administratie hebben bijvoorbeeld geen toegang nodig tot, en zouden dus geen toegang moeten hebben tot, medische dossiers van studenten.

Bovendien is het essentieel om sterke authenticatiemethoden in te zetten, zoals multi-factor authentication, samen met robuuste autorisatieprocessen om de identiteit van gebruikers die studentendossiers openen te verifiëren. Deze combinatie van RBAC en strenge authenticatie- en autorisatiemaatregelen verhoogt de beveiliging en integriteit van studentinformatie binnen de instelling.

Gegevensencryptie

Encryptie speelt een cruciale rol bij het waarborgen van de privacy van studentgegevens en het voldoen aan FERPA-nalevingsvereisten. Studentgegevens moeten worden versleuteld bij het delen (tijdens verzending) en bij opslag (in rust).

Gegevens tijdens verzending betreft informatie die van de ene locatie naar de andere wordt verzonden, of dit nu via een lokaal netwerk of via internet is. Encryptie van gegevens tijdens verzending zorgt ervoor dat onderschepte datapakketten tijdens overdracht niet kunnen worden gelezen of gemanipuleerd. Dit wordt doorgaans bereikt met protocollen zoals TLS (Transport Layer Security) of SSL (Secure Sockets Layer), die een beveiligd kanaal bieden tussen de communicerende partijen.

Encryptie van gegevens in rust houdt in dat gegevens worden omgezet in een onleesbaar formaat met cryptografische algoritmen. Dit betekent dat zelfs als iemand ongeoorloofde toegang tot studentinformatie krijgt, de gegevens onleesbaar blijven en dus veilig zijn, omdat alleen degenen met de juiste decryptiesleutel deze terug kunnen omzetten naar een leesbaar formaat.

Regelmatige training en bewustwording

Om ervoor te zorgen dat docenten, medewerkers en bestuurders de FERPA-vereisten en hun verantwoordelijkheden in het beschermen van studentgegevens volledig begrijpen, is het belangrijk om regelmatig trainingen voor beveiligingsbewustzijn te organiseren. Daarnaast kunnen doorlopende bewustwordingscampagnes helpen om FERPA-naleving onder de aandacht te houden bij alle medewerkers. Deze campagnes kunnen gebruikmaken van nieuwsbrieven, posters en diverse andere communicatiekanalen om kernboodschappen consequent te herhalen.

Dataminimalisatie- en bewaarbeleid

Implementeer dataminimalisatiepraktijken om ervoor te zorgen dat alleen essentiële studentinformatie wordt verzameld en opgeslagen. Dit betekent kritisch beoordelen welke gegevens echt nodig zijn voor onderwijsdoeleinden en alle niet-essentiële details verwijderen. Ontwikkel en handhaaf duidelijk bewaarbeleid waarin de specifieke bewaartermijn van studentendossiers wordt vastgelegd, rekening houdend met wettelijke vereisten en onderwijsbehoeften. Stel protocollen op om het juiste moment en de juiste methode te bepalen voor het veilig verwijderen van dossiers die niet langer nodig zijn, zodat gevoelige informatie permanent wordt gewist of vernietigd ter bescherming van de privacy van studenten.

Omarm incident response planning

Ontwikkel en onderhoud een uitgebreid incident response plan dat is ontworpen om effectief om te gaan met mogelijke datalekken of ongeoorloofde toegang tot studentendossiers. Dit plan moet gedetailleerde procedures bevatten voor het snel onderzoeken van incidenten, inclusief stappen om de omvang en aard van het lek te bepalen. Ook moeten duidelijke strategieën voor beperking worden opgenomen, zoals het isoleren van getroffen systemen en het beoordelen van kwetsbaarheden. Verder moet het plan richtlijnen bevatten voor tijdige melding, zodat getroffen personen en relevante autoriteiten zo snel mogelijk worden geïnformeerd. Regelmatige updates en trainingen zijn noodzakelijk om het team voorbereid te houden en het plan actueel te houden met veranderende dreigingen en regelgeving.

Voer regelmatige audits en beoordelingen uit

Voer regelmatig interne en externe audits uit om de naleving van FERPA-regelgeving te beoordelen. Deze audits moeten grondig en systematisch zijn en alle aspecten van uw gegevensverwerking en opslagprocessen omvatten. Gebruik de bevindingen van deze audits om eventuele gaten of zwakke plekken in uw gegevensbeschermingspraktijken te identificeren, zoals ongeoorloofde toegangspunten, onvoldoende encryptiemethoden of gebrekkige training van medewerkers. Neem direct corrigerende maatregelen om deze problemen aan te pakken, zoals het implementeren van nieuw beleid, het upgraden van beveiligingsmaatregelen of het bieden van extra training aan personeel. Blijf de effectiviteit van deze maatregelen monitoren om voortdurende naleving en gegevensbeveiliging te waarborgen.

Zet technologische oplossingen in

Om gevoelige studentgegevens te beschermen en netwerkbeveiliging te waarborgen, zijn er essentiële tools die moeten worden ingezet. Allereerst zijn Data Loss Prevention (DLP)-tools onmisbaar voor het monitoren en controleren van de verplaatsing van gevoelige informatie binnen het netwerk, zodat ongeoorloofd delen of overdragen wordt voorkomen.

Ten tweede zijn Security Information and Event Management (SIEM)-systemen van groot belang voor het verzamelen en analyseren van beveiligingsdata uit diverse bronnen in real-time. Deze systemen maken snelle detectie en reactie op potentiële dreigingen mogelijk, wat de algehele netwerkbeveiliging en gegevensintegriteit versterkt.

Een andere essentiële technologie is multi-factor authentication (MFA). MFA voegt een extra beveiligingslaag toe door van gebruikers te eisen dat zij twee of meer verificatiefactoren verstrekken om toegang te krijgen tot systemen en gegevens. Dit verkleint het risico op ongeoorloofde toegang, zelfs als inloggegevens zijn gecompromitteerd.

Kiteworks helpt hogescholen en universiteiten FERPA-naleving aan te tonen met een Private Content Network

FERPA-naleving is essentieel voor het beschermen van de privacy van studenten en het waarborgen van de integriteit van onderwijsinstellingen. Door de belangrijkste aspecten van FERPA te begrijpen, de voordelen van naleving te herkennen en beste practices toe te passen, kunnen IT-, risico- en cybersecurityprofessionals studentgegevens effectief beschermen. Regelmatige audits, sterke toegangscontroles, training van medewerkers en het inzetten van technologische oplossingen zijn cruciale onderdelen voor het bereiken en behouden van FERPA-naleving. Omarm deze strategieën om een veilige en conforme onderwijsomgeving te bouwen die de privacy van studenten beschermt en het vertrouwen en de zekerheid van studenten en hun ouders of verzorgers versterkt.

Met Kiteworks delen instellingen voor hoger onderwijs studentendossiers, inclusief financiële informatie, PII, PHI en andere gevoelige inhoud met studenten, ouders, verzorgers, overheidsinstanties, partnerscholen of andere vertrouwde partijen. Doordat zij Kiteworks gebruiken, weten zij dat gevoelige studentgegevens vertrouwelijk blijven en worden gedeeld in overeenstemming met relevante regelgeving zoals COPPA, HIPAA, GDPR, CJIS en vele andere.

Kiteworks-inzetopties omvatten on-premises, gehost, privé, hybride en FedRAMP virtual private cloud. Met Kiteworks: beheer de toegang tot gevoelige inhoud; bescherm deze bij externe uitwisseling met geautomatiseerde end-to-end encryptie, multi-factor authentication en beveiligingsinfrastructuur-integraties; zie, volg en rapporteer alle bestandsactiviteiten, namelijk wie wat naar wie, wanneer en hoe verzendt.

Wil je meer weten over Kiteworks en hoe het je kan helpen om gevoelige student PII en PHI veilig en compliant uit te wisselen, plan dan vandaag nog een persoonlijke demo.