Beste HIPAA-conforme diensten voor bestandsoverdracht & aandachtspunten

Wat is de beste HIPAA-conforme oplossing voor bestandsoverdracht? Een verkeerde keuze maakt het verschil tussen veilige beschermde gezondheidsinformatie (PHI) of kostbare datalekken.

Wat is HIPAA?

De Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) is een federale wet die de privacy en beveiliging van beschermde gezondheidsinformatie (PHI) waarborgt. Dit houdt in dat patiënten meer controle krijgen over hun persoonlijke gezondheidsinformatie en dat er grenzen worden gesteld aan hoe en wanneer die informatie wordt gedeeld. Het omvat ook administratieve, fysieke en technische waarborgen om de privacy en beveiliging van PHI te garanderen.

Zorgorganisaties en hun zakelijke partners moeten aantonen dat ze voldoen aan HIPAA om te waarborgen dat ze de nodige stappen nemen om patiëntinformatie veilig te houden. Naleving van HIPAA helpt ervoor te zorgen dat patiëntinformatie wordt beschermd tegen ongeautoriseerde toegang of misbruik, en het draagt ook bij aan het opbouwen van vertrouwen tussen zorgorganisaties en hun patiënten.

HIPAA-naleving beschermt patiënten en hun privacy door strikte richtlijnen vast te stellen over hoe en wanneer patiëntinformatie mag worden gedeeld. Het helpt ook ongeautoriseerde toegang tot patiëntinformatie te voorkomen door technische en fysieke waarborgen voor zorgorganisaties vast te leggen. HIPAA geeft patiënten bovendien meer controle over hun informatie door hen het recht te geven kopieën van hun dossiers op te vragen en hun gegevens te laten aanpassen of corrigeren indien nodig. Tot slot voorziet HIPAA in sancties voor organisaties die niet aan de wet voldoen.

Hoe beïnvloedt HIPAA bestandsoverdracht?

Elke oplossing voor bestandsoverdracht waarbij PHI betrokken is, moet voldoen aan de drie overkoepelende regels van HIPAA:

1. De Privacyregel, die PHI definieert en de verantwoordelijkheden van zorgverleners, verzekeraars en gerelateerde bedrijven bij het opslaan en overdragen ervan. Kort gezegd moeten zij de privacy van de patiënt beschermen, behalve in specifieke situaties.
2. De Beveiligingsregel, die de beveiligingsmaatregelen beschrijft die zorginstellingen moeten toepassen om gegevens in rust en onderweg te beschermen.
3. De Datalekkenmeldingsregel, die de verantwoordelijkheden van deze aanbieders beschrijft in gevallen waarin hun systemen zijn gecompromitteerd en PHI is blootgesteld.

De HIPAA Privacy- en HIPAA Beveiligingsregels

De HIPAA Privacyregel beschermt de privacy van alle individueel identificeerbare gezondheidsinformatie, zoals gevoelige patiëntgegevens. Het vereist onder andere dat zorgverleners, zorgverzekeraars en andere entiteiten die PHI verwerken, deze informatie adequaat beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, gebruik en openbaarmaking.

De HIPAA Beveiligingsregel stelt nationale standaarden vast voor de beveiliging van elektronische PHI. Organisaties moeten administratieve, fysieke en technische waarborgen toepassen ter bescherming van PHI. Ook vereist het dat organisaties een risicobeheerprogramma implementeren om potentiële risico’s voor de beveiliging van PHI te identificeren en aan te pakken.

Bij bestandsoverdracht vereisen de HIPAA-regels dat organisaties redelijke maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat alle gedeelde of overgedragen PHI veilig gebeurt. Deze maatregelen kunnen bestaan uit het implementeren van toegangscontroles zoals authenticatie en encryptie, evenals het gebruik van beveiligde protocollen of producten voor bestandsoverdracht. Organisaties moeten hun activiteiten rondom bestandsoverdracht ook regelmatig monitoren en auditen om te waarborgen dat PHI niet ongepast wordt geraadpleegd of gebruikt.

De Beveiligingsregel is van groot belang voor oplossingen voor bestandsoverdracht, omdat het drie essentiële waarborgen definieert die elke oplossing moet implementeren:

1. Administratieve waarborgen: Deze waarborgen omvatten het hebben van adequaat gegevensbeheer en risicobeheerbeleid, effectief leiderschap en besluitvorming met betrekking tot beveiligingsimplementatie, en relevante training en permanente educatieprogramma’s ter ondersteuning van cyberhygiëne van medewerkers.
2. Fysieke waarborgen: Fysieke waarborgen omvatten het beschermen van de fysieke locatie van gegevens, zoals werkplekken en servers, met maatregelen als sloten, camera’s, biometrie en andere middelen.
3. Technische waarborgen: Deze waarborgen omvatten beschermende maatregelen zoals anti-malwaresoftware, encryptie, wachtwoorden en firewalls.

Zorgverleners moeten aan al deze vereisten voldoen om PHI te verwerken volgens HIPAA. Dat betekent dat van het backoffice tot datacenters en softwareplatforms, patiëntgegevens beschermd moeten worden.

Gegevensbescherming voor zorgorganisaties en voldoen aan HIPAA-naleving

Zorgorganisaties kunnen gegevens beschermen en voldoen aan HIPAA-naleving bij het delen van bestanden door maatregelen te nemen om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van de gegevens te waarborgen. Organisaties moeten end-to-end encryptie, gebruikersauthenticatie en beveiligde protocollen eisen bij het overdragen van bestanden. Daarnaast moeten er fysieke en digitale toegangscontroles zijn zodat gegevens alleen toegankelijk zijn voor geautoriseerd personeel. Ook moeten organisaties regelmatige beveiligingsbeoordelingen en back-ups uitvoeren om te garanderen dat gegevens beschikbaar zijn bij verlies of vernietiging. Gegevens moeten bovendien worden geaudit en gemonitord om te voldoen aan HIPAA.

Wie moet HIPAA-conforme bestandsoverdracht gebruiken?

HIPAA definieert alle relevante partijen in de zorg die aan de regelgeving moeten voldoen:

1. Covered Entities (CE’s), de primaire zorgverleners zoals ziekenhuizen, klinieken, dokterspraktijken, verzekeraars en iedereen die direct betrokken is bij patiëntenzorg.
2. Business Associates (BA’s), die ondersteunende rollen vervullen (verzekeringen, productie van apparatuur, IT-ondersteuning) voor Covered Entities.

Elke leverancier die samenwerkt met een CE is per definitie een Business Associate. Zij zullen onvermijdelijk PHI verwerken voor overdracht of opslag en moeten daarom HIPAA-conforme software gebruiken. Dit betekent dat als een leverancier van bestandsoverdracht zijn oplossing compliant wil maken, of wil samenwerken met een compliant leverancier, ze het volgende moeten doen:

1. Een Business Associate Agreement afsluiten met hun partner CE,
2. Fysieke, administratieve en technische waarborgen implementeren voor patiëntgegevens, en
3. Voldoen aan aanvullende regelgeving rond risico, rapportage en melding zoals gedefinieerd door HIPAA.

Waar moet ik op letten bij HIPAA-leveranciers voor bestandsoverdracht?

Er zijn enkele fundamentele kenmerken waar elke organisatie die PHI verwerkt op moet letten bij het beoordelen van een leverancier voor bestandsoverdracht:

1. Heeft de leverancier een BAA? Veel aanbieders hebben een standaard BAA die zorgorganisaties kunnen gebruiken of aanpassen voor hun samenwerkingsovereenkomst. Het ontbreken van een BAA kan erop wijzen dat de leverancier niet volwassen genoeg is om PHI te verwerken of zelf niet HIPAA-conform is.
2. Biedt de leverancier enterprise-mogelijkheden? Het delen van PHI gaat niet alleen om het overdragen van bestanden. Het draait om het hebben van analyses, beheer en governance om complexe processen in een sterk gereguleerde omgeving te ondersteunen. Dit geldt des te meer voor zorgverleners die al te maken hebben met strenge beveiligingskwesties.
3. Waar ligt hun expertise? Een goede oplossing voor bestandsoverdracht biedt beveiliging, datavisibiliteit, naleving en bescherming. De zorg is geen sector waarin een CE of BA zich misstappen kan permitteren.

Deze drie aspecten zijn algemeen maar belangrijk. HIPAA-overtredingen kunnen beginnen bij $100 per incident, maar oplopen tot $50.000 per overtreding, met het risico op miljoenen aan boetes per jaar afhankelijk van het datalek of de nalevingsschending.

Is G Suite een HIPAA-conforme dienst voor bestandsoverdracht?

Aangezien Google Drive zo populair is, vraag je je misschien af: is G Suite HIPAA-conform? Nee, G Suite is geen HIPAA-conforme dienst voor bestandsoverdracht. Google heeft niet de noodzakelijke stappen genomen om ervoor te zorgen dat G Suite voldoet aan de beveiligings-, privacy- en technische standaarden die zijn vastgelegd in de HIPAA Compliance Rule.

Google Drive op zichzelf is niet HIPAA-conform. Een organisatie moet een business associate agreement met Google ondertekenen en daarnaast controles, authenticatie, wachtwoorden en andere noodzakelijke waarborgen implementeren als ze Google Drive willen gebruiken voor het verwerken van PHI.

Is OneDrive een HIPAA-conforme dienst voor bestandsoverdracht?

Nee, OneDrive is geen HIPAA-conforme dienst voor bestandsoverdracht. Om HIPAA-conform te zijn, moeten diensten voldoen aan strikte beveiligingsregels, waaronder encryptie van gegevens, audit logs en toegangscontrole. Microsoft heeft niet aangegeven dat OneDrive aan deze vereisten voldoet en daarom mag het niet worden gebruikt voor het opslaan van HIPAA-beschermde gegevens.

Uw cloudopslag HIPAA-conform houden

Om te waarborgen dat cloudopslag voldoet aan HIPAA, moeten organisaties eerst zeker weten dat de cloudprovider waarmee ze werken HIPAA-conform is. Dit betekent verifiëren dat de provider de juiste technische waarborgen heeft om de gegevens te beschermen. Klanten moeten bijvoorbeeld controleren of er veilige encryptieprotocollen en toegangscontroles zijn om gegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang.

Bij het delen van bestanden moeten organisaties ervoor zorgen dat de gegevens zowel onderweg als in rust zijn versleuteld. Daarnaast moeten gebruikers zich bewust zijn van alle toepasselijke wetten die van invloed kunnen zijn op hun gegevens, zoals de GDPR

Organisaties moeten er ook voor zorgen dat de cloudprovider regelmatig wordt geaudit op beveiligingsnaleving om HIPAA-naleving te behouden. Tot slot moeten organisaties een duidelijk beleid hebben dat vastlegt wat is toegestaan en verboden bij het delen van bestanden en gegevens in de cloud.

HIPAA-naleving in 2023 navigeren

Om te blijven voldoen aan HIPAA-regelgeving, moeten organisaties ervoor zorgen dat alle beschermde gezondheidsinformatie (PHI) veilig wordt opgeslagen en verwerkt. Daarnaast moet alle PHI zowel onderweg als in rust worden versleuteld en regelmatig worden gemonitord op ongeautoriseerde toegang. Organisaties moeten er ook voor zorgen dat alleen geautoriseerd personeel toegang heeft tot PHI, dat toegangslogs worden bijgehouden en dat toegangsrechten worden ingetrokken bij het vertrek van medewerkers.

Bovendien moeten organisaties een proces voor risicobeoordeling hebben dat regelmatig wordt bijgewerkt en moeten ze doorlopend training en informatievoorziening bieden aan medewerkers over HIPAA-naleving. Tot slot moeten organisaties voorbereid zijn om te reageren in het geval van een datalek en een goed doordacht incident response plan hebben. Door deze stappen te nemen, kunnen organisaties effectief navigeren door HIPAA-naleving in 2023.

Het Kiteworks-platform: de HIPAA-conforme oplossing voor bestandsoverdracht met focus op private cloud en audittrail

Wanneer je werkt met het Kiteworks-platform, krijg je de kracht van een veilige enterprise-oplossing die ook HIPAA-naleving en beveiliging centraal stelt.

Kiteworks is gespecialiseerd in drie gebieden:

1. Beveiliging: Alle Kiteworks-tools, van e-mail tot bestandsoverdracht en opslag, zijn beveiligd met HIPAA-conforme encryptie, integraties met je bestaande beveiligingsinfrastructuur zoals ATP, DLP en SIEM en andere beveiligingsmaatregelen. Omdat er voor elke klant een onafhankelijke private cloud wordt ingezet, is er geen vermenging van gegevens en metadata met andere klanten binnen je eigen Kiteworks-platformapplicatie. Voor de gouden standaard in beveiliging kunnen Amerikaanse organisaties kiezen voor de FedRAMP-hosted oplossing, met een aangewezen derde partij die jaarlijks een gedetailleerde audit uitvoert van meer dan 300 beveiligingscontroles, een jaarlijkse penetratietest vanaf zowel het internet als het bedrijfsnetwerk, en continue monitoring van configuratiewijzigingen of incidenten. Je hebt zelf het beheer over je encryptiesleutels en kunt integreren met een hardware security module (HSM) voor manipulatiebestendige sleutelbescherming.
2. Naleving: Onze faciliteiten en operaties voldoen aan alle HIPAA-beveiligingsmaatregelen voor PHI, waaronder beveiligde dataservers en werkplekken, en administratieve protocollen. Wanneer je gegevens overdraagt via Kiteworks, zijn je gegevens veilig en compliant van begin tot eind. Dit omvat granulaire, rolgebaseerde rechten en controles, met standaardinstellingen voor het minste privilege en DLP-integratie met automatische blokkering van niet-conforme bestanden.
3. Visibiliteit: Datavisibiliteit, analyses en rapportages zijn noodzakelijk voor naleving en cruciaal voor succesvolle bedrijfscontinuïteit en efficiëntie. Het Kiteworks-platform geeft je het inzicht dat je nodig hebt om PHI te beschermen en te beheren. Dit omvat uitgebreide, uniforme, onveranderlijke logs en audittrail om naleving aan auditors te bewijzen en voor forensisch onderzoek bij een eventueel lek. Je kunt ook met één klik een nalevingsrapport genereren dat je controles dekt en potentiële risico’s uitlicht, met een export die geschikt is voor auditors.

Het Kiteworks-platform bevat ook aanvullende HIPAA-conforme functies, zoals beveiligde e-mail en SFTP, enterprise-grade beheerde bestandsoverdracht en geconsolideerde gegevens- en toegangscontrole in één platform. Bovendien is het de enige oplossing met 100% on-premises inzet voor single-tenant cloud, wat betekent dat je zelfs buiten gedeelde cloudservices betere beveiliging hebt.

Plan een aangepaste demo van Kiteworks om te ontdekken hoe het jou kan helpen HIPAA-conforme bestandsoverdracht te realiseren.