Veilige Toegang tot Medische Dossiers: Hoe Beveiligde Bestandsoverdracht Ziekenhuizen Helpt Extern Samen te Werken met EMR’s
Toegang tot medische dossiers is een vereiste voor het leveren van snelle, effectieve patiëntenzorg. En de laatste tijd is het een grote uitdaging geworden voor IT-organisaties in de zorg, die moeite hebben om veilige bestandsoverdracht te bieden aan artsen, verpleegkundigen en andere zorgverleners, terwijl ze tegelijkertijd moeten voldoen aan HIPAA.
Het vraagstuk van toegang tot medische dossiers komt onvermijdelijk naar voren bij de overstap naar elektronische medische dossiers (EMR). Lees verder om meer te weten te komen over dit belangrijke onderwerp en hoe zorgorganisaties omgaan met toegang tot medische dossiers en tegelijkertijd voldoen aan HIPAA.
Wat is elektronische medische informatiebeveiliging?
Elektronische medische informatiebeveiliging (EMIS) is een tak van informatiebeveiliging die zich richt op het beschermen van de privacy, integriteit en beschikbaarheid van patiëntgezondheidsinformatie die elektronisch wordt opgeslagen, verzameld en beheerd. Het omvat het toepassen van diverse beveiligingsmaatregelen, zoals authenticatie, toegangscontrole, encryptie en databack-up, om beschermde gezondheidsinformatie (PHI) te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, gebruik of manipulatie. Elektronische medische informatiebeveiliging omvat ook fysieke beveiligingsmaatregelen, zoals het correct vernietigen van gevoelige gegevens en het beperken van toegang tot systemen waar gezondheidsinformatie is opgeslagen.
EMIS is een belangrijk onderdeel van de algemene cybersecuritystrategie in de zorg, omdat medische informatie steeds meer wordt gedigitaliseerd en zorgverleners hun gegevens moeten beschermen tegen cyberaanvallen, zoals ransomware en datalekken. Een EMIS-strategie omvat het identificeren en reageren op gaten in de systeembeveiliging, het regelmatig auditen van systemen om beveiligingszwaktes op te sporen en het waarborgen van HIPAA-naleving. EMIS houdt ook in dat er procedures en beleidsmaatregelen worden ontwikkeld om patiëntgezondheidsinformatie te beschermen, zoals data-encryptie en toegangscontrole, evenals het opleiden van personeel in cybersecurity beste practices.
Uitdagingen bij toegang tot medische dossiers en EMR’s
De Amerikaanse zorgsector maakt een decennialange overgang door van papieren patiëntendossiers naar elektronische medische dossiers (EMR). EMR—ook wel elektronische gezondheidsdossiers (EHR) genoemd—voldoen aan een belangrijk doel van HIPAA, namelijk het beter overdraagbaar en deelbaar maken van patiëntendossiers tussen patiënten, verzekeraars en zorgverleners.
Ziekenhuizen hebben drie belangrijke motivaties om EMR te implementeren:
- Verbeterde patiëntresultaten—EMR’s maken het voor artsen en andere zorgverleners eenvoudiger om een actueel beeld te krijgen van de status en medische geschiedenis van een patiënt.
- Meer efficiëntie—Door papieren dossiers te vervangen door elektronische dossiers die direct doorzoekbaar en deelbaar zijn, beloven EMR’s zorgverleners efficiënter te maken, wat uiteindelijk tijd en geld bespaart.
- Regelgevende stimulansen—Via de Medicare- en Medicaid EHR-stimuleringsprogramma’s ontvangen zorgverleners betalingen voor de invoering en het zinvol gebruik van EHR-systemen.
De voordelen zijn duidelijk, maar de overgang verloopt traag. Nog in 2012 gebruikte 63% van de Amerikaanse artsen nog faxapparaten om beschermde gezondheidsinformatie (PHI) te delen met andere artsen, zorgverleners en verzekeraars. En het faxgebruik is sindsdien toegenomen en bereikte een all-time high in de Amerikaanse zorgsector in 2015.
Ondanks de belofte van EMR’s is het integreren ervan in de werkprocessen van medisch personeel problematisch gebleken. Uit een recent KPMG-onderzoek blijkt dat de meeste artsen ontevreden zijn over de huidige implementaties van EMR’s. Ironisch genoeg vinden artsen het werken met EMR’s tijdrovend en beperkend, omdat ze niet altijd goed integreren met andere systemen.
Wat valt er onder HIPAA-conforme documentendeling?
HIPAA-conforme documentendeling verwijst doorgaans naar de veilige uitwisseling van beschermde gezondheidsinformatie (PHI) tussen zorgverleners, patiënten en andere entiteiten die onder de HIPAA-regelgeving vallen. Deze informatie kan bestaan uit medische dossiers, recepten, laboratoriumresultaten en facturatiegegevens. Deze uitwisseling is onderworpen aan strikte controles en technische waarborgen om te garanderen dat de informatie veilig en vertrouwelijk blijft.
Andere uitdagingen: ongestructureerde data en interoperabiliteit
Een deel van het probleem heeft te maken met data management. Toegang tot medische dossiers blijkt vaak slechts gedeeltelijk mogelijk. Hoewel EMR’s onmiskenbaar het bijhouden van gestructureerde gegevens hebben verbeterd, bieden ze artsen en ander medisch personeel vaak geen snelle, eenvoudige en veilige manier om ongestructureerde patiëntgegevens te benaderen, beheren en delen.
In de zorg omvatten ongestructureerde gegevens medische beelden (röntgenfoto’s, echo’s, enz.), foto’s, aantekeningen van artsen, video’s en data van diverse sensoren of wearables. IBM schat dat 80% van de data in de zorg ongestructureerd is. Gestructureerde data daarentegen zijn, ter vereenvoudiging, cijfers en woorden die eenvoudig verzameld en geclassificeerd kunnen worden: patiëntnamen, burgerservicenummers, verzekeringsgegevens, enz.
Totdat EMR-oplossingen efficiënter en effectiever worden met ongestructureerde data, hebben zorgverleners een snelle, gebruiksvriendelijke en praktische manier nodig om zowel gestructureerde als ongestructureerde data te delen met intern personeel, maar ook met externe zorgverleners, artsengroepen en poliklinieken. Momenteel hebben EMR-systemen moeite om te integreren met andere IT-systemen binnen een ziekenhuis en hebben veel systemen moeite met interoperabiliteit met EMR-systemen van andere zorgverleners.
Totdat EMR-leveranciers en, in mindere mate, IT-professionals in de zorg deze interoperabiliteitsproblemen oplossen en de werkprocessen weerspiegelen die nodig zijn voor veilige en efficiënte patiëntenzorg, zullen zorgverleners hun EMR-systemen moeten aanvullen met oplossingen voor bestandsoverdracht die:
- snelle, veilige communicatie ondersteunen tussen afdelingen en tussen de zorgverlener en externe partnerorganisaties
- integreren met bestaande klinische werkprocessen
- zowel gestructureerde als ongestructureerde data beveiligen om de privacy van patiënten te beschermen
- helpen bij het realiseren van zinvol gebruik
De rol van HITECH bij veilige toegang tot medische dossiers
De Health Information Technology for Economic and Clinical Health (HITECH) Act is een wet die in 2009 in de Verenigde Staten is aangenomen om het gebruik van gezondheidsinformatietechnologie te bevorderen. HITECH breidt de HIPAA-privacy- en beveiligingsregels uit, zorgt voor meer handhaving en strengere straffen bij overtredingen, en stimuleert de invoering van elektronische gezondheidsdossiers (EHR’s). De wet biedt ook stimulansen aan zorgorganisaties die gecertificeerde EHR-technologie implementeren en zinvol gebruik aantonen. Onder de HITECH-wet zijn diverse programma’s opgezet waardoor medische dossiers beter toegankelijk zijn geworden voor patiënten en zorgverleners.
De HITECH Security Rule vereist bijvoorbeeld dat beschermde gezondheidsinformatie wordt beheerd op een manier die de veiligheid en privacy waarborgt, waardoor het voor zorgverleners eenvoudiger wordt om medische dossiers te delen en op te vragen. Andere bepalingen van de HITECH-wet ondersteunen ook de elektronische uitwisseling van gezondheidsinformatie, onder andere via elektronische gezondheidsdossiers en gezondheidsinformatienetwerken. Dit maakt het voor zorgverleners eenvoudiger en sneller om toegang te krijgen tot medische dossiers en deze op te vragen.
Wat gebeurt er bij een datalek met medische dossiers?
Wanneer er sprake is van een datalek met medische dossiers, is de verantwoordelijke organisatie verplicht om de getroffen patiënten te informeren, volgens de HIPAA Notification Rule. Alle onder HIPAA vallende entiteiten moeten binnen 60 dagen na het datalek de getroffen personen informeren over beveiligingsincidenten waarbij hun beschermde gezondheidsinformatie (PHI) betrokken is. De melding bevat informatie over wat er is gebeurd en wat de getroffen persoon kan doen om zijn of haar gegevens te beschermen. De melding moet in duidelijke taal zijn opgesteld en gemakkelijk leesbaar zijn. Het moet contactinformatie bevatten van de verantwoordelijke entiteit, een beschrijving van het datalek, een beschrijving van de getroffen PHI, stappen die de getroffen persoon kan nemen om zijn of haar gegevens te beschermen, en een melding van het recht om een klacht in te dienen bij het Office for Civil Rights van het Department of Health and Human Services (HHS).
Na een datalek moet de verantwoordelijke organisatie stappen ondernemen om verdere datalekken te voorkomen. Afhankelijk van de aard van het lek kan de organisatie het incident moeten melden bij de relevante overheidsinstantie of wetshandhaving. De organisatie kan ook juridisch aansprakelijk worden gesteld, financiële boetes krijgen of verplicht worden om kredietbewakingsdiensten te betalen voor getroffen patiënten. Ook moet de verantwoordelijke organisatie de oorzaak van het datalek evalueren en werken aan het versterken van systemen en procedures om het risico op soortgelijke incidenten in de toekomst te minimaliseren.
Hoe veilige bestandsoverdracht ziekenhuizen helpt medische dossiers te delen in overeenstemming met HIPAA
Oplossingen voor veilige bestandsoverdracht, zoals het Kiteworks secure file sharing and governance platform, stellen ziekenhuizen, zorgsystemen en andere organisaties in staat om extern zowel gestructureerde als ongestructureerde data te delen met het hoogste niveau van beveiliging en controle. Dankzij integraties met EMR-systemen, enterprise content management en cloudopslag kunnen zorgverleners met een veilige bestandsoverdrachtoplossing hun bestaande applicaties, content en werkprocessen uitbreiden, zonder kostbare contentmigraties of verstoringen van processen. Veilige bestandsoverdracht biedt ook snelle, eenvoudige en veilige toegang tot medische dossiers voor geautoriseerde gebruikers vanaf elk apparaat of locatie.
Door veilige bestandsoverdracht te integreren in zorgprocessen, verbeteren zorgorganisaties en hun medewerkers de toegang tot medische dossiers en beschermen ze PHI—cruciaal voor het waarborgen van de privacy van patiënten, het aantonen van HIPAA-naleving en het gebruik van EMR.
Wil je meer weten over het Kiteworks secure file sharing and governance platform? Plan vandaag nog een aangepaste demo van Kiteworks.
Veelgestelde vragen
HIPAA-naleving betekent voldoen aan de federale standaarden die zijn vastgelegd in de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) van 1996. Dit omvat vereisten voor het omgaan met en beschermen van patiëntgegevens, evenals de privacy van patiënten.
Beschermde gezondheidsinformatie (PHI) is alle individueel identificeerbare informatie met betrekking tot de fysieke of mentale gezondheidstoestand van een patiënt, de verleende zorg of de betaling voor zorgdiensten. Dit omvat namen, adressen, burgerservicenummers, medische dossiers en andere vertrouwelijke informatie die aan de gezondheid van een patiënt is gekoppeld.
Het niet naleven van HIPAA-regelgeving kan leiden tot civielrechtelijke of strafrechtelijke sancties. Civielrechtelijke boetes variëren van $100 tot $50.000 per incident. In gevallen van opzettelijke nalatigheid kunnen strafrechtelijke sancties oplopen tot maximaal 10 jaar gevangenisstraf.
Om aan de HIPAA-vereisten te voldoen, moet je technologie bieden voor veilige gegevensopslag, toegangscontrole, gebruikersauthenticatie, encryptie, audit logs en activiteitenmonitoring. Ook moet het mogelijk zijn om de toegang tot data te beperken op basis van de rol van de gebruiker en mogen alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot de gegevens die ze nodig hebben.
Voldoen aan HIPAA-regelgeving helpt bij het beschermen van patiëntgegevens, vergroot het vertrouwen in het zorgsysteem, verlaagt de zorgkosten en verbetert de patiëntveiligheid. Het beschermt je organisatie ook tegen juridische en financiële gevolgen.
Om te zorgen dat je organisatie HIPAA-compliant is, werk je samen met een gekwalificeerde externe partij die je kan helpen je data en processen te auditen, een uitgebreid informatiebeveiligingsplan te ontwikkelen en je personeel op te leiden in beste practices voor gegevensbeveiliging en privacy van patiënten.
Kiteworks biedt organisaties de tools en functionaliteiten die nodig zijn om data veilig en privé te houden en te voldoen aan HIPAA. Het Kiteworks Private Content Network stelt organisaties in staat om HIPAA-naleving aan te tonen door het verenigen, controleren, volgen en beveiligen van gevoelige PHI-data-uitwisselingen—e-mail, bestandsoverdracht, beheerde bestandsoverdracht, webformulieren en API’s. Kiteworks biedt rolgebaseerde toegangscontrole zodat gebruikers alleen toegang krijgen tot de data die ze nodig hebben voor hun werk, en helpt organisaties om data-toegang te monitoren en te controleren volgens HIPAA. Het ondersteunt ook HIPAA-naleving via geautomatiseerde audit logs, mogelijkheden voor on-demand datavernietiging en uitgebreide rapportage. Deze functies helpen organisaties om een duidelijk beeld te houden van hun beveiligingsstatus en garanderen dat patiëntgegevens alleen door geautoriseerde personen worden ingezien en veilig en permanent worden verwijderd wanneer ze niet langer nodig zijn.