[HIPAA-conforme SFTP] Enterprise Servers en Oplossingen

Op zoek naar een HIPAA-conforme SFTP-server? We vergelijken de beste conforme servers, de voordelen van SFTP-servers en hoe u boetes voor HIPAA-overtredingen kunt voorkomen.

Het gebruik van SFTP-servers om HIPAA-conform te zijn is essentieel. Als uw organisatie zwakke encryptie gebruikt in uw SFTP-servers, loopt u een groter risico op nalevingsschendingen. Uw organisatie heeft sterke encryptiestandaarden en MAC-algoritmen nodig om te voldoen aan de vereisten.

Wat is SFTP en waarom is het belangrijk voor zakelijke zorgapplicaties?

SSH File Transfer Protocol (SFTP) is een veilig protocol dat wordt gebruikt om de overdracht van grote bestanden via netwerkverbindingen te beschermen.

SFTP is gebaseerd op File Transfer Protocol (FTP), een van de oudste en meest gebruikte methoden voor bestandsoverdracht ter wereld. FTP is een vrij basale overdrachtsmethode die het snel en eenvoudig maakt om grote hoeveelheden bestanden over netwerken te verplaatsen. Echter, FTP is van nature onveilig.

Secure file transfer protocol pakt enkele beperkingen van traditioneel FTP aan door beveiligingsfuncties toe te voegen om verzonden gegevens te beschermen:

1. Secure Shell (SSH) encryptie om gegevens tijdens verzending te beschermen. SSH is een encryptiestandaard die extra functionaliteit biedt bovenop eenvoudige bestandsoverdracht.
2. Het verminderen van het aantal benodigde verbindingen tussen computers. Met FTP opent uw computer meerdere kanalen tussen de twee machines om de bestandsoverdracht mogelijk te maken. SSH FTP gebruikt slechts één kanaal via één poort. Dit maakt het beveiligen van verbindingen eenvoudiger.
3. Veilige bestandsoverdracht kan een cruciaal onderdeel zijn van noodzakelijke nalevingsvereisten, waaronder die voor HIPAA, waarbij onbeveiligde gegevensoverdrachten een overtreding zijn.

Wat is een HIPAA-conforme SFTP-server?

Een HIPAA-conforme SFTP-server is een SFTP-server die is geconfigureerd om te voldoen aan de vereisten van de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). Dit houdt in dat er beveiligingsmaatregelen zijn getroffen om gevoelige patiëntgegevens te beschermen, zoals encryptie, authenticatie, toegangscontrole en logging. Daarnaast moet een HIPAA-conforme SFTP-server ook voldoen aan andere wetten en regelgeving met betrekking tot gegevensbeveiliging en privacy, zoals de Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) en de Health Information Technology for Economic and Clinical Health (HITECH) Act.

Beveiligingsfuncties van HIPAA-conforme servers

Een HIPAA-conforme SFTP-server moet voldoen aan strenge beveiligingsvereisten om ervoor te zorgen dat PHI veilig en vertrouwelijk blijft. Deze beveiligingsvereisten omvatten:

1. Gegevensencryptie: HIPAA-conforme SFTP-servers moeten gegevensencryptie inschakelen zowel tijdens verzending als in rust.
2. Multi-factor authenticatie: Servers moeten multi-factor authenticatie inschakelen om gebruikers toegang te beveiligen en ongeautoriseerde toegang tot beschermde gezondheidsinformatie (PHI) te voorkomen.
3. Firewallbescherming: Firewalls moeten worden geïmplementeerd om servertoegang vanuit kwaadaardige bronnen te beveiligen.
4. Toegangscontrole: Servers moeten toegangscontrolemethoden implementeren om interne en externe toegang tot PHI te reguleren.
5. Audit logging: Servers moeten gebruikersactiviteiten en toegang bijhouden voor monitoring, auditing en nalevingsdoeleinden.
6. Beveiligingspatches: Regelmatige beveiligingspatches en updates zijn vereist om de server te beschermen tegen beveiligingsdreigingen en kwetsbaarheden.

Hoe voldoet SFTP aan HIPAA-nalevingsvereisten?

Allereerst is het belangrijk om te weten dat SFTP op zichzelf niet HIPAA-conform is. Het is mogelijk om gegevens via SSH FTP over te dragen zonder te voldoen aan HIPAA-naleving.

De HIPAA Privacy Rule bepaalt dat patiëntgegevens privé en beschermd moeten blijven, zowel in rust als tijdens verzending, en niet elke vorm van veilige bestandsoverdracht voldoet aan dat criterium. De Security Rule past deze rechten toe via technische, fysieke en administratieve waarborgen die gegevens beschermen in de digitale en analoge systemen van Covered Entities (CE’s).

SFTP kan een belangrijk onderdeel zijn van naleving van de Security Rule. Deze regel vereist encryptie van PHI tijdens verzending, wat betekent dat er een encryptiestandaard moet zijn die deze gegevens privé houdt. SFTP brengt SSH-encryptiealgoritmen naar het proces van gegevensoverdracht. Hoewel dit een goed begin is, is deze vorm van bestandsoverdracht “out of the box” niet volledig conform zonder extra configuratie. Enkele aanpassingen aan standaard SFTP om naleving te beheren zijn onder andere:

1. Gebruik van oude of verouderde encryptie-algoritmen. Oudere of niet-conforme versies van SSH kunnen vormen van encryptie gebruiken die zijn gekraakt, of bieden simpelweg weinig tot geen bescherming tegen moderne hackingtools. Een implementatie die hiervan gebruikmaakt, voldoet niet aan de HIPAA-vereisten.
2. Het niet beheren van toegangssleutels. SFTP werkt met een implementatie van encryptie die beveiligde sleutels gebruikt om gegevens te versleutelen en te ontsleutelen. Volgens de HIPAA Security Rule moeten CE’s en Business Associates (BA’s) digitale en fysieke toegang tot encryptiesleutels beschermen. Als u SFTP gebruikt maar de sleutels die ePHI beveiligen niet beschermt, voldoet u niet aan de naleving.
3. Ongeautoriseerde externe toegang vanaf het publieke internet toestaan tot uw intranet. De encryptie van gegevens heeft geen waarde als iedereen buiten uw organisatie in uw servers kan binnendringen om gegevens te benaderen. Als u de toegang niet reguleert, voldoet u niet aan de vereisten.
4. Uw logging en rapportage niet goed configureren. SFTP maakt het mogelijk om toegang en gegevenswijzigingen te loggen, en HIPAA vereist dergelijke logging om diverse redenen. Maar als u uw server niet goed instelt om correct te loggen, kunt u belangrijke HIPAA-vereisten schenden.

Bepaal welke configuratie-instellingen uw SFTP-implementatie nodig heeft. Als u werkt met een aanbieder die HIPAA-conforme SFTP levert, zijn deze instellingen al aanwezig.

Hoe configureert u SFTP om HIPAA-naleving te waarborgen?

Zoals we al hebben gezien, is SFTP op zichzelf niet HIPAA-conform. Enkele manieren om een SFTP-server HIPAA-conform te maken zijn onder andere:

1. Gebruik sterke wachtwoorden/authenticatie: Gebruik sterke wachtwoorden en twee-factor authenticatie om SFTP-verbindingen te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang.
2. Beperk toegang: Controleer zorgvuldig wie en welke systemen toegang krijgen tot de SFTP-server.
3. Monitor bestandsactiviteit: Monitor en log bestandsactiviteiten, zoals bestandsbenadering, downloads en uploads, om te voldoen aan de HIPAA-vereisten.
4. Verstevig de server: Verstevig de SFTP-server door te patchen, onnodige services uit te schakelen en toegangscontrollijsten correct te configureren.
5. Versleutel gegevens: Gebruik encryptietechnieken, zoals SSL/TLS-encryptie, om gegevens tijdens verzending en in rust te beschermen.
6. Maak back-ups van uw gegevens: Maak regelmatig back-ups van uw gegevens en bewaar deze op een veilige locatie.
7. Gebruik een veilig loggingsysteem: Stel een veilig loggingsysteem in om systeemactiviteiten vast te leggen, zoals gebruikerslogins, anonieme logins en alle geslaagde of mislukte pogingen om toegang te krijgen tot de SFTP-server.

Wat zijn de boetes voor het niet gebruiken van een HIPAA-conforme SFTP-server?

CE’s en BA’s kunnen aanzienlijke boetes krijgen als zij hun verplichtingen onder HIPAA niet nakomen. Een HIPAA-overtreding is wanneer een organisatie, al dan niet opzettelijk, haar verantwoordelijkheid om de privacy van patiënten te beschermen niet nakomt via de diverse waarborgen die ze kan implementeren. Dit betekent niet alleen dat een organisatie gevolgen ondervindt als er een datalek plaatsvindt; boetes kunnen ook worden opgelegd voor het ontbreken van waarborgen.

Boetes variëren afhankelijk van de ernst en de periode van de overtreding:

• Tier 1-boetes zijn voor onbedoelde overtredingen, waarbij de CE zich niet bewust was en het redelijkerwijs niet had kunnen voorkomen.
• Tier 2-boetes omvatten overtredingen waarvan de CE zich bewust had moeten zijn, maar die niet konden worden voorkomen, buiten opzettelijke nalatigheid van HIPAA-regels om.
• Tier 3-boetes omvatten overtredingen als gevolg van opzettelijke nalatigheid, maar waarbij pogingen zijn gedaan om het probleem op te lossen.
• Tier 4-boetes zijn het gevolg van opzettelijke nalatigheid waarbij geen poging is gedaan om het probleem binnen een bepaalde periode op te lossen.

Civiele boetes voor deze categorieën nemen toe naarmate de ernst van de overtreding toeneemt:

1. Tier 1 kan boetes opleveren van $100 tot $50.000 per overtreding, met een jaarlijks maximum van $25.000.
2. Tier 2 kan boetes opleveren van $1.000 tot $50.000 per overtreding, met een jaarlijks maximum van $100.000.
3. Tier 3 kan boetes opleveren van $10.000 tot $50.000 per overtreding, met een jaarlijks maximum van $250.000.
4. Tier 4 kan boetes opleveren van minimaal $50.000 per overtreding, met een jaarlijks maximum van $1,5 miljoen.

Bovendien zijn er toenemende strafrechtelijke aanklachten wanneer het ministerie van Justitie vaststelt dat er sprake is van criminaliteit:

1. Organisaties die bewust PHI openbaar maken, kunnen een boete krijgen tot $50.000 en 1 jaar gevangenisstraf voor de schuldigen.
2. Organisaties die enige vorm van fraude plegen als onderdeel van die openbaarmaking kunnen hogere boetes krijgen tot $100.000 en 5 jaar gevangenisstraf.
3. Organisaties die gegevens openbaar maken of stelen voor winst, spionage of commercieel voordeel kunnen boetes krijgen tot $250.000 en 10 jaar gevangenisstraf.

Is mijn hostingprovider echt HIPAA-conform?

De enige manier om zeker te weten of uw hostingprovider HIPAA-conform is, is door het direct aan hen te vragen. Stel vragen zoals welke fysieke, technische en administratieve waarborgen zij hebben getroffen om persoonlijk identificeerbare informatie en beschermde gezondheidsinformatie (PII/PHI) te beschermen. Zij moeten gedetailleerde informatie kunnen geven over hun beveiligingsmaatregelen en beleid. Daarnaast kunt u overwegen een onafhankelijke audit te laten uitvoeren om te controleren of uw hostingprovider aan de HIPAA-nalevingsvereisten voldoet.

Het verschil van Kiteworks voor SFTP-diensten

Kiteworks biedt HIPAA-conforme SFTP als onderdeel van een groter ecosysteem van bestandsbescherming en -beheer, opgebouwd rond de prioriteiten van beveiliging, naleving en toegankelijkheid.

Wat betekent dat voor CE’s die op zoek zijn naar een HIPAA-conforme SFTP-oplossing? Het betekent dat u met Kiteworks veilige toegang tot content en een volledig overzicht van uw gegevens krijgt, inclusief een CISO-dashboard en realtime data-inspectie voor uniforme zichtbaarheid. Naast die datavisibiliteit levert u niet in op kritieke beveiliging (inclusief HIPAA-conforme technische, fysieke en administratieve waarborgen) of algehele HIPAA-naleving.

Plan een aangepaste demo om te zien hoe Kiteworks HIPAA-naleving aanpakt.