Zichtbaarheid van content en de rol ervan bij het aantonen van naleving

Naleving van regelgeving is een cruciaal aspect van de bedrijfsvoering van elke organisatie. Het niet naleven van sectorspecifieke regelgeving kan leiden tot forse boetes en juridische gevolgen. Naleving bereiken kan echter een ontmoedigende taak zijn, vooral voor organisaties met complexe datalandschappen en verouderde systemen. Deze Blog Post onderzoekt hoe contentzichtbaarheid naleving van regelgeving kan vereenvoudigen en organisaties kan helpen om eenvoudig aan de vereisten te voldoen.

Inzicht in naleving van regelgeving

Naleving van regelgeving verwijst naar het proces van het voldoen aan sectorspecifieke regels, beleidslijnen, wetten en voorschriften. Deze regelgeving kan verschillen per sector en geografische regio. Enkele van de meest voorkomende regels zijn wetgeving op het gebied van gegevensbescherming en sectorspecifieke regelgeving zoals:

General Data Protection Regulation

De General Data Protection Regulation (GDPR) is een verordening die regels stelt voor hoe bedrijven moeten omgaan met persoonsgegevens van individuen in de Europese Unie. Organisaties moeten expliciete toestemming verkrijgen van personen voordat zij hun persoonsgegevens verzamelen, verwerken of opslaan, en hen toegang geven tot hun informatie. De verordening verplicht bedrijven ook om datalekken binnen 72 uur na ontdekking te melden.

California Consumer Privacy Act

De California Consumer Privacy Act (CCPA) is een privacywet die inwoners van Californië het recht geeft te weten welke persoonlijke informatie bedrijven over hen verzamelen en hoe deze wordt gebruikt. Bedrijven moeten consumenten ook de mogelijkheid bieden zich af te melden voor de verkoop van hun persoonlijke informatie en deze op verzoek te verwijderen.

Gramm-Leach-Bliley Act

De Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA) is een verordening die financiële instellingen verplicht om de privacy van de persoonlijke informatie van hun klanten te beschermen. Dit omvat het beveiligen van informatie zoals rekeningnummers, burgerservicenummers en kredietscores.

Payment Card Industry Data Security Standard

De Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) is een set beveiligingsstandaarden die is opgesteld om de informatie van creditcardhouders te beschermen. Deze standaard geldt voor elk bedrijf dat creditcardbetalingen accepteert en vereist naleving van 12 specifieke vereiste om de bescherming van gevoelige informatie te waarborgen.

Federal Risk and Authorization Management Program

Het Federal Risk and Authorization Management Program (FedRAMP) is een overheidsprogramma dat normen stelt voor cloudserviceproviders die overheidsgegevens hosten. Het vereist naleving van een set beveiligingsmaatregelen en biedt een gestandaardiseerde aanpak voor beveiligingsbeoordeling, autorisatie en continue monitoring.

Health Insurance Portability and Accountability Act

De Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) is een verordening die de privacy en beveiliging van gezondheidsinformatie van individuen beschermt. Zorgverleners en aanverwante organisaties moeten beveiligingsbeleid en procedures opstellen om ongeautoriseerde toegang tot beschermde gezondheidsinformatie (PHI) te voorkomen.

De rol van contentzichtbaarheid bij naleving van regelgeving

Contentzichtbaarheid verwijst naar het vermogen om data te volgen en te monitoren binnen de systemen en processen van een organisatie. Contentzichtbaarheid biedt organisaties realtime inzicht in waar content—met name gevoelige content zoals persoonlijk identificeerbare informatie (PII), intellectueel eigendom, klantgegevens, financiële data en contracten—wordt opgeslagen, wie er toegang toe heeft en met wie deze wordt gedeeld. Contentzichtbaarheid op dit detailniveau stelt organisaties in staat om nalevingsrisico’s te identificeren en corrigerende maatregelen te nemen. Door de juiste technologie in te zetten en een compliancegerichte cultuur te creëren, kan contentzichtbaarheid de naleving versterken en het nalevingsproces vereenvoudigen.

Kiteworks beschikt over een lange lijst van behaalde compliance- en certificeringsresultaten.

Contentzichtbaarheid en gegevensbescherming

Contentzichtbaarheid wordt steeds belangrijker voor organisaties die gevoelige informatie verwerken, opslaan of beheren, vooral PII. Regelgeving zoals de GDPR en de Data Protection Act 2018 in Europa en de CCPA en vele andere Amerikaanse staatswetten op het gebied van gegevensbescherming stellen strenge vereiste aan hoe organisaties omgaan met PII. Tools voor contentzichtbaarheid stellen organisaties in staat om de stroom van persoonsgegevens binnen hun systemen te monitoren en te beheersen, waardoor de risico’s van gegevensverwerking en -beheer effectief worden beperkt.

Om te voldoen aan regelgeving voor gegevensbescherming moeten organisaties gevoelige content zoals PII kunnen identificeren en ervoor zorgen dat deze niet verkeerd wordt behandeld of wordt blootgesteld aan ongeautoriseerde toegang. Contentzichtbaarheid vereenvoudigt dit proces door een gecentraliseerd overzicht te bieden van alle content binnen het ecosysteem van een organisatie en het mogelijk te maken gevoelige content te identificeren.

Contentzichtbaarheid bevordert ook transparantie en toestemming bij gegevensverwerking, wat basisprincipes zijn van regelgeving op het gebied van gegevensbescherming. Met contentzichtbaarheid kunnen organisaties hun gegevensverwerkingspraktijken duidelijk communiceren naar betrokkenen, voornamelijk klanten, en hun toestemming verkrijgen voor gegevensverwerking.

Naleving automatiseren met contentzichtbaarheidstools

Handmatige nalevingsprocessen kunnen tijdrovend en foutgevoelig zijn, wat kan leiden tot fouten en niet-naleving. Geautomatiseerde compliance-tools stroomlijnen nalevingsprocessen door content te monitoren en te volgen binnen de systemen en applicaties van een organisatie. Deze tools bieden realtime waarschuwingen en stellen organisaties in staat om moeiteloos nalevingsrapportages te genereren. Contentmonitoring- en trackingsystemen kunnen worden aangepast aan sectorspecifieke nalevingsvereiste.

Een framework bouwen voor contentzichtbaarheid

Om naleving te bereiken of aan te tonen, moeten organisaties een compliancegerichte cultuur creëren door alle belanghebbenden te betrekken, van het topmanagement tot de medewerkers op de werkvloer. Er moeten uitgebreide beleidslijnen en procedures worden ontwikkeld om te zorgen voor naleving van sectorspecifieke regelgeving. Een gecentraliseerde opslagplaats voor alle compliance-gerelateerde data en documentatie is essentieel voor eenvoudige toegang en beheer.

Contentzichtbaarheid in sterk gereguleerde sectoren

Sterk gereguleerde sectoren zoals de financiële sector, zorg en juridische dienstverlening staan voor unieke nalevingsuitdagingen. Zo moet de zorgsector zich houden aan strikte regelgeving om de privacy van patiënten te beschermen, terwijl de financiële sector moet voldoen aan wet- en regelgeving om fraude te voorkomen en klantgegevens te beschermen. Contentzichtbaarheid kan deze sectoren helpen om aan hun specifieke regelgeving te voldoen door het bieden van het benodigde inzicht in hun datalandschap, waardoor ze weloverwogen beslissingen kunnen nemen en corrigerende acties kunnen ondernemen.

Obstakels voor contentzichtbaarheid overwinnen

Het implementeren van contentzichtbaarheid kan uitdagend zijn, vooral voor organisaties met complexe datalandschappen en verouderde processen. Legacy-systemen en handmatige processen kunnen de invoering van contentzichtbaarheid belemmeren, terwijl beveiligingszorgen en cyberdreigingen nalevingsinspanningen kunnen ondermijnen. Organisaties kunnen deze obstakels echter overwinnen door de juiste technologie te implementeren, medewerkers te trainen en een cultuur van cyberbewustzijn te bevorderen.

Beste practices voor het implementeren van contentzichtbaarheid

Om contentzichtbaarheid succesvol te implementeren, moeten organisaties een risicobeoordeling voor compliance uitvoeren, strategieën voor contentmonitoring ontwerpen en implementeren, en uitgebreide training aan medewerkers bieden. Het bevorderen van bewustzijn rondom compliance en het ontwikkelen van de benodigde processen zorgt ervoor dat iedereen naar dezelfde doelen toewerkt. Andere beste practices zijn onder meer:

1. Stel duidelijke doelen en doelstellingen voor contentzichtbaarheid vast

Voordat datazichtbaarheid wordt geïmplementeerd, is het belangrijk om heldere doelen en doelstellingen te formuleren. Dit helpt organisaties te bepalen welke data zichtbaar moet zijn, hoe deze gepresenteerd moet worden en welke specifieke resultaten ze willen behalen.

2. Identificeer de juiste databronnen voor maximale contentzichtbaarheid

Organisaties moeten de juiste databronnen identificeren die relevant zijn voor hun doelen en doelstellingen. Dit vereist inzicht in de beschikbare data, de betrouwbaarheid en volledigheid ervan, en hoe deze kan worden gebruikt om de gewenste resultaten te behalen.

3. Gebruik de juiste tools en technologieën om contentzichtbaarheid te realiseren

Organisaties moeten de juiste tools en technologieën inzetten om datazichtbaarheid mogelijk te maken. Dit omvat het selecteren van geschikte data-analysesoftware, database managementsystemen en datavisualisatietools.

4. Zorg voor datakwaliteit voor nauwkeurige contentzichtbaarheid

Datakwaliteit is essentieel voor het bereiken van nauwkeurige datazichtbaarheid. Dit betekent investeren in datacleaning, standaardisatie van data en beste practices voor gegevensbeheer om te waarborgen dat de data accuraat, volledig en consistent is.

5. Stel gegevensbeheerpraktijken vast om contentzichtbaarheid te behouden

Organisaties moeten gegevensbeheerpraktijken implementeren om te waarborgen dat data op de juiste manier wordt beheerd en volgens beste practices. Dit omvat het definiëren van rollen en verantwoordelijkheden, het opstellen van datapolicy’s en procedures, en het monitoren van datagebruik en -toegang.

6. Stimuleer samenwerking om contentzichtbaarheid te verbeteren

Contentzichtbaarheid vereist samenwerking tussen diverse functies en afdelingen. Dit houdt in dat er mogelijkheden worden gecreëerd voor cross-functionele samenwerking, het delen van data wordt aangemoedigd en communicatie tussen belanghebbenden wordt gefaciliteerd.

7. Monitor en meet resultaten om contentkwaliteit te evalueren en te verbeteren

Organisaties moeten de resultaten van hun contentzichtbaarheidsinspanningen monitoren en meten om de effectiviteit ervan te bepalen. Dit houdt in dat prestaties worden gevolgd ten opzichte van doelstellingen, de impact van contentzichtbaarheid op bedrijfsresultaten wordt gemeten en waar nodig bijsturing plaatsvindt.

De voordelen van contentzichtbaarheid buiten compliance

Contentzichtbaarheid levert bedrijven tal van voordelen op, ook buiten naleving van regelgeving. Een effectieve strategie voor contentzichtbaarheid helpt bedrijven efficiënter te werken, vertrouwen op te bouwen bij klanten, risico’s te beperken en meer. Laten we enkele van deze voordelen bekijken.

Contentzichtbaarheid verbetert operationele efficiëntie en productiviteit

Met contentzichtbaarheid kunnen organisaties hun contentinventaris volgen en analyseren, overbodigheden identificeren en processen automatiseren, wat leidt tot lagere kosten, gestroomlijnde operaties en hogere productiviteit.

Contentzichtbaarheid versterkt gegevensbeheer en risicomanagement

Door realtime inzicht te bieden in hun contentlandschap kunnen bedrijven potentiële beveiligingsdreigingen, datalekken en frauduleuze activiteiten identificeren en passende maatregelen nemen om de risico’s te beperken.

Contentzichtbaarheid biedt inzichten voor bedrijfsontwikkeling

Door analyse van contentgebruik en -gedrag kunnen bedrijven nieuwe kansen en gebruikersbehoeften identificeren, contentstrategieën optimaliseren en nieuwe inkomstenstromen ontwikkelen.

Versterk uw contentzichtbaarheid voor soepele compliance met Kiteworks

Contentzichtbaarheid is essentieel om compliance aan te tonen en gevoelige content te beschermen. Het Kiteworks Private Content Network biedt organisaties wereldwijd en in elke sector essentieel inzicht in hoe data wordt gebruikt, wie er toegang toe heeft en met wie deze wordt gedeeld. De contentzichtbaarheid van Kiteworks helpt bedrijven ook om alle bestandactiviteiten op hun netwerk te monitoren en te volgen, en ongeautoriseerde toegang tot gevoelige informatie te voorkomen.

Met de geavanceerde analysetools van Kiteworks kunnen bedrijven potentiële risico’s identificeren en snel corrigerende maatregelen nemen. Het CISO Dashboard van Kiteworks geeft organisaties een overzicht van hun meest gevoelige content: waar deze is opgeslagen, wie er toegang toe heeft, hoe deze wordt gebruikt en of deze voldoet aan regelgeving voor gegevensbescherming. Het CISO Dashboard stelt zakelijke beslissers in staat om weloverwogen keuzes te maken over beveiliging en nalevingsvereiste.

Koppelingen met on-premises en cloudgebaseerde enterprise content management-oplossingen zoals Box, Dropbox, Microsoft SharePoint en OneDrive for Business zorgen voor veilige contenttoegang die wordt gemonitord, gevolgd en vastgelegd. Enterprise applicatie-plugins zoals Microsoft Office 365, Salesforce en iManage verbeteren de contentzichtbaarheid en contentbeveiliging verder.

Auditing en rapportage zijn belangrijke onderdelen van contentzichtbaarheid en daarmee van naleving van regelgeving. Kiteworks biedt een gedetailleerde en uitgebreide audit log van alle bestandactiviteiten, namelijk wie wat naar wie heeft gestuurd, wanneer en hoe, die kan worden aangepast aan specifieke compliancebehoeften. Deze logs kunnen worden gekoppeld aan een aangesloten security information and event management (SIEM)-oplossing voor threat detection, forensische analyse, legal holds en eDiscovery, en uiteraard voor naleving van regelgeving. Kiteworks ondersteunt of helpt organisaties daadwerkelijk bij het aantonen van naleving van diverse regelgeving en standaarden voor gegevensbescherming, waaronder GDPR, HIPAA, FedRAMP, de Cybersecurity Maturity Model Certification (CMMC), Cyber Essentials Plus, International Traffic in Arms Regulations (ITAR), de International Organization for Standardization 27000 normen (ISO 27001) en nog veel meer.

Kiteworks beschermt PII en andere gevoelige informatie tegen ongeautoriseerde toegang met functies zoals granulaire toegangscontrole, digital rights management en end-to-end encryptie. Organisaties gebruiken deze tools om in te stellen, te controleren en af te dwingen wie toegang heeft tot gevoelige content.

Wilt u meer weten over het Kiteworks Private Content Network en hoe dit contentzichtbaarheid biedt voor uw compliance-inspanningen? Plan dan vandaag nog een aangepaste demo in.