Beveiligd delen van bestanden voor Microsoft Office 365

In een snel veranderende digitale wereld vertrouwen bedrijven sterk op e-mail en bestandsoverdracht om te communiceren en samen te werken met klanten en teamleden. Echter, met de toename van cyberaanvallen en datalekken is beveiligde bestandsoverdracht een steeds belangrijker onderwerp voor organisaties geworden. In deze Blog Post verkennen we hoe bedrijven veilig bestanden kunnen delen met Microsoft Office 365.

Microsoft Office 365: Een introductie

Microsoft Office 365 is een cloudgebaseerde productiviteitssuite die een breed scala aan tools en applicaties biedt voor bedrijven, waaronder e-mail, bestandsopslag en samenwerking.

Microsoft Office 365 is populair bij bedrijven omdat het een uitgebreide suite van productiviteitstools biedt zoals Word, Excel, PowerPoint en Outlook, die standaard zijn in diverse sectoren. Bedrijven die Microsoft Office 365 gebruiken, ervaren verschillende zakelijke voordelen:

1. Hogere productiviteit: Office 365 is cloudgebaseerd, waardoor medewerkers overal toegang hebben tot hun werk. Ook kunnen meerdere gebruikers tegelijkertijd aan hetzelfde document werken, wat samenwerking en productiviteit vergroot.
2. Toegankelijkheid: Als cloudservice is Microsoft Office 365 te benaderen vanaf elk apparaat met internetverbinding. Dit betekent dat medewerkers thuis, onderweg of op klantlocaties kunnen werken zonder aan een vaste werkplek gebonden te zijn.
3. Draagbaarheid: Alle bestanden en documenten worden in de cloud opgeslagen, waardoor ze eenvoudig te delen en te verplaatsen zijn. Gebruikers zijn niet gebonden aan een specifiek apparaat of locatie, omdat hun bestanden vanaf elk apparaat toegankelijk zijn.
4. Updates en upgrades: Office 365 zorgt ervoor dat bedrijven altijd de meest recente versies van de software gebruiken, die automatisch worden bijgewerkt zonder handmatige tussenkomst.
5. Kosteneffectief: Er zijn geen initiële kosten bij Office 365. In plaats daarvan werkt het met een abonnementsmodel waarbij bedrijven per gebruiker per maand betalen. Dit is vooral handig voor groeiende bedrijven, omdat ze hun behoeften kunnen opschalen naarmate ze groeien.

Beveiligingsrisico’s van bestandsoverdracht in Microsoft Office 365

Hoewel Office 365 veel voordelen biedt voor bedrijven, brengt het ook beveiligingsrisico’s met zich mee, vooral als het gaat om bestandsoverdracht. Er zijn inherente risico’s verbonden aan het delen van bestanden, ongeacht de gebruikte applicatie. Microsoft Office 365 kent echter een unieke set uitdagingen. Zo beschikt Office 365 wel over ingebouwde beveiligingsfuncties, maar deze zijn mogelijk niet toereikend om te beschermen tegen malware-, ransomware-aanvallen en geavanceerde bedreigingen. Daarnaast hanteert Microsoft het shared responsibility model: zij zijn verantwoordelijk voor de beveiliging “van” de cloud, terwijl klanten verantwoordelijk zijn voor de beveiliging “in” de cloud; gebruikers moeten zich dus bewust zijn van hun rol bij het beveiligen van hun data. Ook is de e-maildienst van Office 365 een belangrijk doelwit voor phishingaanvallen, waarbij cybercriminelen gebruikers misleiden om hun inloggegevens of andere gevoelige informatie prijs te geven.

Laten we deze en enkele andere veelvoorkomende beveiligingsrisico’s bij bestandsoverdracht in Office 365 nader bekijken:

Gebrek aan adequate encryptie

Een van de grootste beveiligingsrisico’s van bestandsoverdracht in Office 365 is het ontbreken van voldoende end-to-end encryptie. Als bestanden niet worden versleuteld tijdens verzending en opslag, kunnen ze worden onderschept door hackers of andere derden, waardoor gevoelige inhoud risico loopt.

Ongeautoriseerde toegang

Een ander belangrijk beveiligingsrisico bij bestandsoverdracht in Microsoft Office 365 is de mogelijkheid van ongeautoriseerde toegang tot gevoelige inhoud. Wanneer medewerkers gevoelige informatie opslaan in Microsoft cloudopslagapplicaties zoals SharePoint Online en OneDrive for Business, zijn deze toegankelijk voor iedereen met een internetverbinding, tenzij rolgebaseerde machtigingen zijn ingesteld. Elke ongeautoriseerde toegang, zelfs door een andere medewerker, kan leiden tot een datalek. Dit kan (en gebeurt vaak) door menselijke fouten, zoals per ongeluk toegang verlenen aan de verkeerde persoon of vergeten toegang in te trekken wanneer deze niet meer nodig is.

Malware- en phishingaanvallen

Malware- en phishingaanvallen vormen ook een aanzienlijk risico bij bestandsoverdracht in Office 365. Microsoft Office 365 is zelfs een magneet voor phishingaanvallen. Als gebruikers per ongeluk malware downloaden of in een phishingval trappen, kunnen hackers toegang krijgen tot hun accounts en gevoelige data stelen.

Waarop letten bij een veilige oplossing voor bestandsoverdracht

Nu we de beveiligingsgaten in Microsoft Office 365 beter begrijpen, bekijken we de essentiële mogelijkheden en functies die nodig zijn om Microsoft Office 365 veiliger te maken bij het delen van bestanden met gevoelige informatie.

Encryptie

Encryptie vormt de basis van een veilige oplossing voor bestandsoverdracht. Het is een proces waarbij platte tekst wordt omgezet in cijfertekst, zodat deze zonder sleutel onleesbaar is. Een veilige oplossing voor bestandsoverdracht moet sterke encryptie-algoritmen hebben die moeilijk te kraken zijn, zodat data tijdens verzending beschermd is. Kies voor oplossingen die toonaangevende encryptie bieden, zoals AES-256 Encryptie en TLS-protocollen.

Authenticatie

Authenticatie zorgt ervoor dat data alleen wordt gedeeld tussen geautoriseerde partijen. Het verifieert de identiteit van de verzender en ontvanger, waardoor ongeautoriseerde toegang wordt voorkomen. Een veilige oplossing voor bestandsoverdracht moet meerdere authenticatieopties bieden, zoals gebruikersnaam en wachtwoord, multi-factor authentication en biometrische authenticatie.

Toegangscontrole

Het kunnen beheren en aanpassen van gebruikersrechten is essentieel voor elk veilig bestandsoverdrachtsysteem. Toegangscontrole zorgt ervoor dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot de data. Het beperkt toegang op basis van gebruikersrollen, machtigingen en privileges. Een veilige oplossing voor bestandsoverdracht moet toegangscontrolemechanismen hebben waarmee beheerders gebruikersrechten en machtigingen kunnen beheren.

Audittrail

Audittrail biedt een gedetailleerd overzicht van alle activiteiten rondom bestandsoverdracht, inclusief wie wanneer en vanaf waar toegang had tot de data. Dit helpt bedrijven te voldoen aan wettelijke vereisten en ongeautoriseerde activiteiten te detecteren. Een veilige oplossing voor bestandsoverdracht moet robuuste audittrailmechanismen bieden waarmee beheerders activiteiten kunnen volgen voor anomaliedetectie, forensisch onderzoek en naleving van regelgeving.

Preventie van gegevensverlies

Preventie van gegevensverlies is het vermogen om onbedoeld of opzettelijk verlies van data te voorkomen. Dit omvat het monitoren en controleren van datastromen, zodat data niet uitlekt of wordt gestolen. Een veilige oplossing voor bestandsoverdracht moet mechanismen hebben die datalekken, lekken en diefstal voorkomen.

Naleving van regelgeving

Veel organisaties moeten voldoen aan specifieke data- en beveiligingsregels. Zorg ervoor dat de oplossing voor bestandsoverdracht die je kiest voldoet aan alle relevante regelgeving, zoals GDPR, HIPAA of PCI DSS. Zo weet je zeker dat je bestandsoverdrachtsysteem voldoet aan de wettelijke vereiste rondom gegevensbeveiliging en privacy.

Firewallbescherming

Firewallbescherming is het vermogen om het netwerk te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang en aanvallen. Het filtert inkomend en uitgaand verkeer, zodat alleen geautoriseerd verkeer wordt doorgelaten. Een veilige oplossing voor bestandsoverdracht moet firewallbeschermingsmechanismen hebben die het netwerk beschermen tegen aanvallen en ongeautoriseerde toegang.

Veilige protocollen

Veilige protocollen zorgen ervoor dat data veilig via het netwerk wordt gedeeld. Het versleutelt gevoelige inhoud zowel tijdens verzending als in rust om de integriteit te waarborgen. Een veilige oplossing voor bestandsoverdracht moet veilige protocollen ondersteunen, zoals FTPS, SFTP, HTTPS en AS2.

Schaalbaarheid

Schaalbaarheid is het vermogen om grote hoeveelheden data en gebruikers te verwerken zonder concessies te doen aan prestaties of beveiliging. Een veilige oplossing voor bestandsoverdracht moet schaalbaar zijn om aan de groeiende eisen van bedrijven te voldoen.

Gebruiksvriendelijke interface

Een veilige oplossing voor bestandsoverdracht moet een gebruiksvriendelijke interface hebben waarmee gebruikers efficiënt bestanden kunnen delen. Het moet eenvoudig, intuïtief en aanpasbaar zijn.

Integratie

Integratie is het vermogen om te koppelen met andere applicaties en systemen. Een veilige oplossing voor bestandsoverdracht moet integratiemogelijkheden bieden, zodat bedrijven het kunnen koppelen aan bestaande systemen zoals LDAP/AD, SSO, DLP, ATP, IAM, CDR en meer.

Betrouwbaarheid

Betrouwbaarheid is het vermogen om te garanderen dat de oplossing voor bestandsoverdracht beschikbaar is en presteert zoals verwacht. Een veilige oplossing voor bestandsoverdracht moet betrouwbaar zijn en een hoge beschikbaarheid hebben.

Ondersteuning

Ondersteuning is essentieel voor bedrijven om te garanderen dat de oplossing voor bestandsoverdracht correct werkt en om eventuele problemen snel op te lossen. Een veilige oplossing voor bestandsoverdracht moet uitstekende supportdiensten bieden die snel en effectief problemen verhelpen.

Kiteworks helpt organisaties bestanden veilig en compliant te delen in Microsoft Office 365

Het Kiteworks Private Content Network consolideert, beheert, beschermt en volgt communicatiekanalen van derden zoals e-mail, bestandsoverdracht, SFTP, MFT en andere om het risico op een datalek of schending van regelgeving te beperken.

De Kiteworks Microsoft Office 365-plugin stelt bedrijven in staat om de bestanden die medewerkers delen via Teams, OneDrive, Outlook en SharePoint te beheren, beschermen en monitoren. Met Kiteworks kunnen medewerkers zelfs direct bestanden delen via Microsoft-applicaties zoals Word, Excel en PowerPoint. Microsoft-beheerders kunnen met Kiteworks rolgebaseerde toegangscontrole instellen en afdwingen voor bestanden, en automatische logging activeren die alle bestandsactiviteiten rapporteert—wie wat naar wie heeft gestuurd, wanneer en hoe—en zo naleving van regelgeving vergemakkelijkt en het risico op datalekken beperkt.

Kiteworks integreert ook met enterprise content management-systemen (ECM’s) zoals Box en Google Drive, bedrijfsapplicaties zoals Salesforce en iManage, en beveiligingsoplossingen zoals ATP, DLP en CDR voor volledige controle, bescherming en tracking van gevoelige bestanden.

Kiteworks biedt geautomatiseerde end-to-end encryptie, granulaire toegangscontrole, multi-factor authentication, integraties met beveiligingsinfrastructuur en meer. Deze functies, samen met uitgebreide audit logs, helpen organisaties te voldoen aan privacywetgeving en standaarden zoals GDPR, CMMC, HIPAA, IRAP, ITAR, Cyber Essentials Plus, ISO 27000 normen en vele andere.

Wil je meer weten over de mogelijkheden van de Kiteworks Microsoft Plugin en hoe deze je kan helpen controle te krijgen over je gevoelige content die is opgeslagen in en gedeeld wordt vanuit Microsoft Office 365? Plan dan vandaag nog een aangepaste demo in.