Top 3 FERPA-overtredingen en hoe deze te voorkomen

IT-, risico- en complianceprofessionals in het hoger onderwijs moeten een grondig begrip hebben van de cyberdreigingen die persoonlijk identificeerbare en beschermde gezondheidsinformatie (PII/PHI) in gevaar brengen. Als deze bedreigingen niet worden aangepakt, kunnen ze leiden tot een cyberaanval en/of datalek, wat op zijn beurt kan resulteren in een kostbare overtreding van FERPA.

Overtredingen van FERPA kunnen ernstige gevolgen hebben, waaronder het verlies van federale financiering, rechtszaken en reputatieschade. In dit artikel bespreken we de drie belangrijkste FERPA-overtredingen, de gevolgen ervan en geven we strategisch advies om deze te voorkomen.

FERPA Overzicht

De Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) is een federale wet die in 1974 is aangenomen om de privacy van onderwijsdossiers van studenten te beschermen. De wet verleent ouders en voogden ook specifieke rechten met betrekking tot de onderwijsdossiers van hun kinderen, welke rechten overgaan op de student zodra deze 18 wordt of een opleiding volgt boven het niveau van de middelbare school. In dit artikel richten we ons op het deel van FERPA dat betrekking heeft op gegevensprivacy.

FERPA beperkt de openbaarmaking van persoonlijk identificeerbare informatie uit onderwijsdossiers van studenten zonder expliciete toestemming van de ouders of de bevoegde student, behalve in bepaalde wettelijk gespecificeerde situaties. Dit zorgt ervoor dat gevoelige informatie over studenten niet zonder de juiste autorisatie wordt gedeeld en beschermt zo hun privacy.

Door een juridisch kader te creëren voor de bescherming van onderwijsdossiers, speelt FERPA een cruciale rol bij het waarborgen van de vertrouwelijkheid en integriteit van studentinformatie en het bevorderen van vertrouwen tussen gezinnen en onderwijsinstellingen.

Wie valt onder FERPA?

FERPA is van toepassing op alle onderwijsinstellingen en -organisaties die financiering ontvangen via een programma dat wordt beheerd door het Amerikaanse ministerie van Onderwijs. Dit omvat het overgrote deel van scholen, hogescholen en universiteiten. Hieronder vallen basisscholen en middelbare scholen die funderend onderwijs bieden, community colleges en technische instituten die beroepsopleidingen en associate degrees aanbieden, evenals universiteiten die bachelor- en masterprogramma’s verzorgen.

Wat is een FERPA-overtreding?

Een FERPA-overtreding ontstaat eenvoudigweg wanneer een school zich niet houdt aan de richtlijnen van de Family Educational Rights and Privacy Act, die bedoeld is om de vertrouwelijkheid van onderwijsdossiers van studenten te waarborgen. Een FERPA-overtreding resulteert doorgaans in de ongeoorloofde openbaarmaking van persoonlijk identificeerbare informatie, zoals cijfers, disciplinaire dossiers of andere gevoelige gegevens, zonder schriftelijke toestemming.

Voorbeelden van FERPA-overtredingen zijn het onjuist delen van studentencijfers, het delen van informatie zonder toestemming en het weigeren van toegang tot dossiers aan ouders of bevoegde studenten. Deze datalekken kunnen zowel opzettelijk als onbedoeld plaatsvinden.

Waarom FERPA-overtredingen toenemen in het digitale tijdperk

Het hoger onderwijs heeft de afgelopen tien jaar een ingrijpende transformatie ondergaan, waardoor nieuwe kwetsbaarheden zijn ontstaan die het risico op FERPA-overtredingen vergroten. De snelle overstap naar afstandsonderwijs, versneld door de COVID-19-pandemie, heeft het aanvalsoppervlak exponentieel vergroot. Studenten hebben nu toegang tot onderwijsplatformen via persoonlijke apparaten op diverse netwerken, terwijl docenten virtuele lessen geven die onbedoeld studentinformatie kunnen blootstellen aan onbevoegden of worden opgenomen zonder de juiste toestemmingsprotocollen.

Cloudadoptie in het hoger onderwijs is sterk toegenomen, waarbij instellingen studentinformatiesystemen migreren naar externe platforms die mogelijk niet over voldoende beveiligingsmaatregelen of duidelijke gegevensbeheerbeleid beschikken. Mobiele toegang tot studentendossiers via smartphones en tablets creëert extra risico op datalekken, vooral wanneer apparaten verloren gaan, worden gestolen of gecompromitteerd. De opkomst van educatieve technologie-applicaties—van learning management systemen tot proctoringsoftware—heeft een complex ecosysteem gecreëerd waarin studentgegevens tussen meerdere leveranciers stromen, elk met een verschillend niveau van beveiligingsvolwassenheid.

Cybercriminelen zijn steeds geavanceerder geworden en richten zich op onderwijsinstellingen met ransomware-aanvallen die duizenden studentendossiers tegelijk kunnen blootstellen. Recente gegevens van het Internet Crime Complaint Center van de FBI tonen aan dat onderwijsinstellingen tussen 2022 en 2023 een stijging van 30% zagen in gemelde cyberincidenten. Spraakmakende datalekken bij grote universiteiten hebben geleid tot onderzoeken naar FERPA-overtredingen en herstelkosten van miljoenen dollars, wat het reële effect van onvoldoende cyberbeveiliging aantoont.

Deze veranderende dreigingen vereisen dat IT-, risico- en compliance-teams hun benadering van FERPA-naleving fundamenteel herzien. Traditionele papieren controles zijn ontoereikend in de huidige digitale omgeving, waardoor uitgebreide updates nodig zijn van toegangsbeheer, encryptieprotocollen, incidentresponsprocedures en trainingsprogramma’s voor personeel. De in dit artikel beschreven mitigatiestrategieën bieden een stappenplan om deze moderne uitdagingen aan te pakken en het vertrouwen van studenten en gezinnen in onderwijsinstellingen te behouden.

Top 3 FERPA-overtredingen

FERPA-naleving is essentieel voor het beschermen van de privacy van studenten. IT-, risico- en complianceprofessionals moeten op de hoogte zijn van de meest voorkomende FERPA-overtredingen om ernstige gevolgen te voorkomen. Veelvoorkomende FERPA-overtredingen zijn ongeoorloofde openbaarmaking van onderwijsdossiers, onjuiste vernietiging van studentendossiers en onvoldoende gegevensbeschermingspraktijken. Deze en andere overtredingen kunnen leiden tot ernstige financiële, juridische en reputatiegevolgen. Door deze veelvoorkomende overtredingen te identificeren en effectieve strategieën te implementeren om ze proactief aan te pakken, kunnen onderwijsinstellingen het risico op FERPA-overtredingen aanzienlijk verkleinen en de integriteit van hun privacypraktijken voor studenten waarborgen.

1. Ongeoorloofde openbaarmaking van onderwijsdossiers

De belangrijkste FERPA-overtreding is de ongeoorloofde openbaarmaking van onderwijsdossiers. Ongeoorloofde openbaarmaking van cijfers, cijferlijsten, roosters, disciplinaire dossiers en persoonlijke informatie vindt plaats wanneer dergelijke informatie wordt gedeeld zonder expliciete toestemming van de student of diens ouder. Voorbeelden van onjuiste openbaarmaking zijn:

• Het delen van cijfers of toetsresultaten met ouders of voogden zonder toestemming van de student (als de student ouder is dan 18 of op een hogeschool/universiteit zit)
• Het openbaar posten van cijfers of examenresultaten met identificerende informatie, zoals studentnummers
• Het bespreken van academische prestaties van een student met onbevoegden

Om deze veelvoorkomende FERPA-overtreding te voorkomen, is het essentieel dat onderwijsinstellingen strikte toegangscontroles implementeren, waaronder rolgebaseerde rechten en multi-factor authentication.

Rolgebaseerde toegangscontrole beperkt de toegang tot gegevens op basis van gebruikersrollen, zodat alleen geautoriseerd personeel toegang heeft tot gevoelige studenteninformatie. IT-, risico- en compliancepersoneel in het hoger onderwijs moet regelmatig de roltoewijzingen herzien en bijwerken om veranderende verantwoordelijkheden binnen de organisatie te weerspiegelen. Multi-factor authentication (MFA) verhoogt de beveiliging door meerdere verificatiemethoden te vereisen voordat toegang wordt verleend tot gevoelige informatie zoals studentendossiers.

2. Onjuiste vernietiging van studentendossiers

Onjuiste vernietiging van studentendossiers is een andere belangrijke oorzaak van FERPA-overtredingen. Deze overtreding doet zich vaak voor wanneer onderwijsinstellingen er niet in slagen om dossiers met persoonlijk identificeerbare informatie (PII) van studenten veilig te vernietigen. Denk bijvoorbeeld aan het weggooien van papieren studentendossiers in onbeveiligde prullenbakken, het niet wissen van gegevens van computerharde schijven en het achterlaten van fysieke dossiers in onbeveiligde of openbare ruimtes, zoals printers of gedeelde kantoorruimtes. Deze misstappen kunnen leiden tot ongeoorloofde toegang tot studentendossiers, wat opnieuw een overtreding van FERPA is.

Om deze FERPA-overtreding te voorkomen, moeten onderwijsorganisaties grondig beleid voor dossierbeheer en vernietiging implementeren. Veilige vernietigingsmethoden zoals het versnipperen van papieren documenten en het gebruik van data-wiping tools voor elektronische dossiers zijn essentieel. Het trainen van personeel in deze procedures en het uitvoeren van regelmatige audits op het vernietigingsproces kan dit risico verder beperken en naleving van FERPA-regelgeving waarborgen. Overweeg ook om privacy officers of juridische experts te raadplegen om gegevensverwerkingspraktijken te beoordelen.

3. Onvoldoende gegevensbeschermingsmaatregelen

Het derde meest voorkomende type FERPA-overtreding komt voort uit onvoldoende gegevensbeschermingsmaatregelen. Door het toenemende gebruik van technologie in het onderwijs worden digitale dossiers vaak verkeerd beheerd door slechte beveiligingspraktijken, verouderde systemen of gebrek aan training over actuele gegevensbeschermingsmaatregelen. Het niet implementeren van robuuste beveiligingsprotocollen kan leiden tot ongeoorloofde toegang tot gevoelige informatie. Bijvoorbeeld het gebruik van verouderde beveiligingssoftware die vatbaarder is voor een cyberaanval en een daaropvolgend datalek waarbij studentendossiers worden blootgesteld. Andere voorbeelden zijn:

• Het delen van studentendossiers via niet-versleutelde e-mails
• Studentendossiers toegankelijk laten op onbeveiligde apparaten of cloudopslagplatforms
• Ongeoorloofde toegang tot studentendatabase toestaan door zwakke toegangscontroles

Om deze FERPA-overtreding te voorkomen, moeten onderwijsinstellingen investeren in robuuste cyberbeveiligingskaders die aansluiten bij FERPA-standaarden en beste practices. Dit omvat het inzetten van firewalls, antivirusprogramma’s en inbraakdetectiesystemen om ongeoorloofde toegang tot gegevens te voorkomen. Het regelmatig updaten van deze systemen helpt beschermen tegen nieuwe dreigingen. Daarnaast zorgt het implementeren van een uitgebreid gegevensclassificatiebeleid ervoor dat gevoelige informatie het hoogste beschermingsniveau krijgt.

Instellingen moeten ook regelmatig trainings- en bewustwordingsprogramma’s organiseren voor docenten en medewerkers, waarbij het belang van gegevensbeveiliging en de rol van ieder individu in het waarborgen daarvan wordt benadrukt.

Jaarlijkse FERPA-training en bewustwordingsprogramma’s

Effectieve FERPA-naleving vereist uitgebreide trainingsprogramma’s die verder gaan dan eenmalige introductiesessies. Onderwijsinstellingen moeten jaarlijkse trainingscycli implementeren met gespecialiseerde inhoud afgestemd op verschillende rollen binnen de organisatie. Docenten hebben training nodig gericht op praktijksituaties in de klas, zoals het correct bespreken van cijfers, e-mailcommunicatie met studenten en toestemmingsvereisten voor aanbevelingsbrieven. Medewerkers moeten worden geïnformeerd over protocollen voor dossiertoegang, beperkingen op het delen van gegevens en procedures voor veilige vernietiging.

Trainingsmodules moeten kerncompetenties behandelen, waaronder principes van gegevensclassificatie, waarbij deelnemers leren onderscheid te maken tussen door FERPA beschermde dossiers en openbare informatie. Modules over toestemmingsbeheer leren de juiste procedures voor het verkrijgen, documenteren en valideren van toestemming van studenten voor het delen van informatie. Modules over het reageren op datalekken bereiden personeel voor om potentiële overtredingen te herkennen, incidenten snel te melden en beheersmaatregelen te implementeren terwijl bewijsmateriaal voor onderzoek wordt veiliggesteld.

Beoordelingsmethoden moeten scenario-gebaseerde toetsen omvatten waarbij deelnemers realistische situaties doorlopen rond dossieraanvragen, technologiegebruik en beslissingen over het delen van informatie. Interactieve casestudy’s versterken het leerproces, terwijl competentietoetsen het begrip van kernconcepten verifiëren. Instellingen moeten gedetailleerde trainingsdossiers bijhouden met voltooiingsdata, toetsresultaten en aanvullende training voor medewerkers die extra instructie nodig hebben.

Aannemers en externe leveranciers met toegang tot studentendossiers vereisen gespecialiseerde training die aansluit bij hun specifieke verantwoordelijkheden rond gegevensverwerking. Dit geldt voor cloudserviceproviders, technologiepartners en onderzoeksinstellingen die mogelijk onderwijsdossiers verwerken. Trainingsdossiers dienen als belangrijk bewijs tijdens compliance-audits en tonen de inzet van de instelling voor FERPA-vereisten en zorgvuldigheid bij leveranciersbeheer en risicobeoordeling.

Aanbevelingsbrieven: een veelvoorkomende FERPA-valkuil

Docenten overtreden vaak onbewust FERPA bij het schrijven van aanbevelingsbrieven door specifieke details uit onderwijsdossiers op te nemen zonder de juiste toestemming van de student. Veelvoorkomende overtredingen ontstaan wanneer aanbevelingsbrieven exacte GPA-cijfers, klasseringen, specifieke cursusresultaten of disciplinaire incidenten vermelden. Zelfs goedbedoelende docenten kunnen onbedoeld beschermde informatie delen, zoals de status van studiefinanciering, voorzieningen bij een beperking of details over studieprobatie, waarvoor expliciete schriftelijke toestemming vereist is.

Om FERPA-naleving te waarborgen, moeten instellingen gestructureerde toestemmingsprocessen implementeren voor aanbevelingsbrieven. Studenten moeten schriftelijke toestemming geven waarin wordt gespecificeerd welke onderwijsdossiers mogen worden genoemd en aan wie de informatie mag worden verstrekt. Toestemmingsformulieren moeten duidelijk aangeven welke soorten informatie voor vrijgave worden geautoriseerd, zoals academische prestaties, aanwezigheidsgegevens of gedragsobservaties uit de onderwijsomgeving.

Conforme alternatieven zijn het richten van aanbevelingsbrieven op directe observaties van prestaties, karakterbeoordelingen op basis van interacties in de klas en professioneel oordeel over capaciteiten zonder specifieke beschermde gegevens te noemen. Docenten kunnen aangetoonde competenties, voorbeelden van werk en leiderschapskwaliteiten beschrijven die zij uit eigen ervaring hebben waargenomen, in plaats van numerieke rangschikkingen of cijfers uit officiële dossiers te vermelden.

Goedkeuringsprocessen moeten checklists bevatten voor docenten en administratieve beoordelaars om te verifiëren dat de juiste toestemmingsdocumentatie aanwezig is voordat aanbevelingsbrieven worden ingediend. Standaardformuleringen voor toestemming moeten de ontvangende organisatie, het doel van de openbaarmaking, het type gedeelde dossiers en de vervaldatum van de autorisatie specificeren. Regelmatige audits van aanbevelingsprocedures helpen consistente nalevingspraktijken te waarborgen binnen alle academische afdelingen en administratieve eenheden.

Sancties bij FERPA-overtredingen

FERPA-overtredingen kunnen leiden tot aanzienlijke sancties voor onderwijsinstellingen. Dit kan het intrekken van federale financiering, juridische geschillen en reputatieschade omvatten.

Een van de zwaarste gevolgen van FERPA-overtredingen is het mogelijke verlies van federale financiering, wat de financiële stabiliteit en het vermogen van een instelling om onderwijs te bieden aanzienlijk kan beïnvloeden.

Ook kunnen juridische geschillen ontstaan, wat kan leiden tot kostbare rechtszaken en de mogelijkheid van schikkingen of boetes.

Ten slotte kan reputatieschade als gevolg van FERPA-overtredingen het vertrouwen van studenten, ouders en de gemeenschap ondermijnen, waardoor het voor instellingen moeilijk wordt om studenten aan te trekken en te behouden.

Hoe FERPA wordt gehandhaafd: toezicht en onderzoeksproces

De handhaving van FERPA valt onder de rechtsbevoegdheid van het Family Policy Compliance Office (FPCO) van het Amerikaanse ministerie van Onderwijs, dat klachten onderzoekt en zorgt voor institutionele naleving van federale privacyvereisten. De FPCO fungeert als het primaire toezichthoudende orgaan en reageert op meldingen van FERPA-overtredingen die zijn ingediend door studenten, ouders of andere belanghebbenden die menen dat hun privacyrechten zijn geschonden.

Het indienen van een klacht vereist specifieke documentatie, waaronder details over de vermeende overtreding, betrokken partijen en ondersteunend bewijs. Klachten moeten schriftelijk worden ingediend binnen 180 dagen na ontdekking van de overtreding of binnen 180 dagen nadat men redelijkerwijs op de hoogte had moeten zijn van de overtreding. De FPCO beoordeelt de meldingen om te bepalen of deze onder de rechtsbevoegdheid van FERPA vallen en een formeel onderzoek rechtvaardigen.

Onderzoekstrajecten duren doorgaans 90-120 dagen vanaf ontvangst van de klacht, waarin de FPCO om reacties van de instelling vraagt, beleid en procedures beoordeelt en bewijs van beide partijen onderzoekt. Onderwijsinstellingen moeten uitgebreide documentatie aanleveren van hun praktijken, trainingsprogramma’s en herstelmaatregelen die zijn genomen naar aanleiding van de vermeende overtredingen. Het onderzoeksproces biedt instellingen de mogelijkheid om verzachtende omstandigheden aan te voeren en hun nalevingsinspanningen aan te tonen.

Wanneer overtredingen worden vastgesteld, kunnen corrigerende actieplannen worden vereist, waarbij specifieke verbeteringen aan beleid, training of technische controles binnen vastgestelde termijnen moeten worden doorgevoerd. Instellingen moeten regelmatig voortgangsrapportages aanleveren over de implementatie van de vereiste wijzigingen. Escalatie naar het beëindigen van financiering vindt alleen plaats in extreme gevallen van opzettelijke niet-naleving of herhaalde overtredingen die systematische minachting voor FERPA-vereisten aantonen. Deze handhavingsaspecten moeten instellingen meenemen in hun risicobeoordelingen en investeringsbeslissingen rond compliance.

Studentendossiers beschermd onder FERPA

Het zal voor onderwijsinstellingen moeilijk zijn om een FERPA-overtreding te voorkomen als zij niet duidelijk weten wat wordt verstaan onder “studentendossiers”. Binnen de context van FERPA verwijzen studenten- of onderwijsdossiers naar alle dossiers die direct betrekking hebben op een student en worden beheerd door een onderwijsinstelling of een partij die namens de instelling optreedt. Deze dossiers omvatten:

• Academische dossiers:Cijfers, cijferlijsten, klassenlijsten, roosters en aanwezigheidsregistraties.
• Persoonlijke informatie:Studentnummers, contactgegevens en burgerservicenummers (indien onderdeel van het dossier).
• Disciplinaire dossiers:Dossiers met betrekking tot schorsingen, verwijderingen of andere disciplinaire maatregelen.
• Medische dossiers (indien beheerd door de school):Inentingsbewijzen of documentatie van de schoolverpleegkundige (niet onder HIPAA als onderdeel van onderwijsdossiers).
• Financiële dossiers:Informatie over collegegeldbetalingen, beurzen en studiefinanciering.
• Dossiers speciaal onderwijs:Individuele onderwijsprogramma’s (IEP’s) en bijbehorende evaluaties.
• Studentendossiers kunnen ook arbeidsdossiers omvatten als het dienstverband afhankelijk is van de status als student, bijvoorbeeld werk-studie dossiers. Foto’s en video’s vallen ook onder FERPA als ze worden gebruikt om een student direct te identificeren of door de instelling worden beheerd.

Er zijn echter belangrijke uitzonderingen op studentendossiers die niet onder FERPA vallen. Zo sluit FERPA onder andere uit:

• Persoonlijke aantekeningen:Privé-aantekeningen van schoolpersoneel die niet worden gedeeld of onderdeel zijn van het officiële dossier.
• Politie- en beveiligingsdossiers: Gemaakt en beheerd door de campusbeveiliging voor handhavingsdoeleinden.
• Arbeidsdossiers: Dossiers met betrekking tot het dienstverband van studenten als het dienstverband niet gekoppeld is aan de status als student.
• Alumnidossiers: Informatie die is aangemaakt of ontvangen nadat de persoon geen student meer is.
• Medische dossiers: Uitsluitend beheerd door zorgprofessionals voor behandeldoeleinden (onder HIPAA)

Het is van cruciaal belang voor IT-, risico- en complianceprofessionals in het hoger onderwijs om het verschil te kennen tussen door FERPA beschermde dossiers en andere soorten dossiers, om FERPA-naleving te waarborgen en uiteindelijk de privacy van studenten te beschermen.

Informatie niet beschermd door FERPA: ken de grenzen

• Persoonlijke aantekeningen: Persoonlijke observaties en opmerkingen van individuele docenten of medewerkers voor eigen gebruik die niet met anderen worden gedeeld of toegankelijk zijn voor andere personeelsleden. Deze privé-aantekeningen vallen buiten FERPA-bescherming zolang ze niet worden gedeeld of opgenomen in officiële dossiers.
• Politie- en beveiligingsdossiers: Documenten die zijn aangemaakt en beheerd door de campuspolitie of beveiligingsafdeling specifiek voor handhavingsdoeleinden. Op deze dossiers zijn andere openbaarmakingsregels van toepassing en ze vallen niet onder de beperkingen van FERPA, hoewel ze mogelijk wel onder staatswetten voor openbaarheid van bestuur of andere regelgeving vallen.
• Alumnidossiers: Informatie die is verzameld of aangemaakt nadat iemand niet langer als student staat ingeschreven, valt buiten de rechtsbevoegdheid van FERPA. Dit omvat contactgegevens na afstuderen, donatiegegevens, loopbaanupdates en andere alumnigegevens die door fondsenwervingsafdelingen worden beheerd.
• Geanonimiseerde gegevens: Statistische informatie waarvan persoonlijk identificeerbare elementen zijn verwijderd en die niet naar individuele studenten kan worden herleid, vereist geen FERPA-bescherming. Instellingen moeten er echter voor zorgen dat de anonimisering voldoende robuust is om heridentificatie via data-aggregatie of correlatietechnieken te voorkomen.
• Arbeidsdossiers: Informatie over studentenarbeid wanneer het dienstverband losstaat van de status als student valt niet onder FERPA. Werk-studieposities en ander werk dat afhankelijk is van inschrijving blijven wel onder FERPA vallen.
• Medische behandelingsdossiers: Gezondheidsinformatie die door campusgezondheidscentra wordt beheerd voor behandeldoeleinden valt onder HIPAA en niet onder FERPA. Inentingsbewijzen en medische informatie die door onderwijsafdelingen voor academische doeleinden worden beheerd, blijven echter onder FERPA vallen, waardoor overlappende gebieden ontstaan die zorgvuldige juridische analyse vereisen.

Actieplan: wat te doen na een vermoedelijk FERPA-datalek

• Directe beheersing: Stop onmiddellijk de lopende openbaarmaking of ongeoorloofde toegang. Koppel indien nodig getroffen systemen los, trek onjuiste toegangsrechten in en voorkom verdere blootstelling van studentendossiers. Documenteer de tijd en genomen acties tijdens de beheersingsmaatregelen.
• Voorlopige beoordeling: Voer snel een evaluatie uit om de omvang en ernst van de mogelijke overtreding vast te stellen. Breng in kaart welke studentendossiers betrokken zijn, hoeveel personen zijn getroffen en de aard van de ongeoorloofde openbaarmaking of toegang. Bewaar alle relevante bewijsmaterialen, waaronder systeemlogs, communicatie en documentatie.
• Melding aan leidinggevenden: Informeer direct de hoogste leiding, waaronder de voorzitter, rector, juridisch adviseur en compliance officer, binnen 24 uur na ontdekking. Geef een feitelijk overzicht van de bekende details zonder te speculeren over oorzaken of schuldvragen bij de eerste melding.
• Juridisch advies: Schakel de interne juridische afdeling en zo nodig externe privacyadvocaten in om potentiële aansprakelijkheid, wettelijke verplichtingen en communicatiestrategieën te beoordelen. Juridisch advies moet het onderzoek begeleiden om waar nodig het beroepsgeheim te waarborgen.
• Communicatie met belanghebbenden: Ontwikkel een communicatieplan voor getroffen studenten, ouders, docenten en medewerkers op basis van juridisch advies. Meldingen moeten duidelijk en accuraat zijn en informatie bevatten over de genomen herstelmaatregelen. Stem af met het PR-team voor eventuele mediavragen.
• Documentatie en onderzoek: Voer een grondig onderzoek uit met IT-, compliance- en juridische teams om de oorzaken te achterhalen, alle getroffen dossiers te identificeren en de effectiviteit van bestaande controles te beoordelen. Houd een gedetailleerde chronologie bij van gebeurtenissen, genomen beslissingen en acties gedurende het hele responsproces.
• Implementatie van herstelmaatregelen: Ontwikkel en voer een corrigerend actieplan uit om vastgestelde kwetsbaarheden aan te pakken, beveiligingsmaatregelen te verbeteren, beleid en procedures bij te werken en extra training te bieden aan personeel. Monitor de voortgang en effectiviteit van de herstelmaatregelen via regelmatige beoordelingen en audits.

Kiteworks helpt onderwijsinstellingen FERPA-overtredingen te voorkomen

FERPA-overtredingen, of het nu gaat om ongeoorloofde openbaarmaking van onderwijsdossiers, onjuiste vernietiging van studentendossiers of onvoldoende gegevensbeschermingspraktijken, kunnen ingrijpende gevolgen hebben voor onderwijsinstellingen. Door inzicht te krijgen in de typen en gevolgen van deze overtredingen kunnen IT-, risico- en complianceprofessionals strategieën implementeren om studentinformatie te beschermen en FERPA-naleving te waarborgen. Het ontwikkelen van strenge toegangscontroles, investeren in veilige technologieën, regelmatig auditen van gegevensbeschermingsmaatregelen en het informeren van docenten en medewerkers over FERPA-vereisten zijn allemaal cruciale stappen om het risico op FERPA-overtredingen te beperken. Door deze proactieve maatregelen te nemen, kunnen instellingen niet alleen overtredingen voorkomen, maar ook hun reputatie versterken als betrouwbare beheerders van studentinformatie.

Kiteworks helpt hogeronderwijsinstellingen het risico op een FERPA-overtreding te beperken. Het Kiteworks Private Content Network maakt veilige bestandsoverdracht en het delen van studentendossiers en andere gevoelige informatie mogelijk, beschermd door robuuste encryptie en granulaire toegangscontrole, zodat alleen geautoriseerd personeel toegang heeft tot deze content. Kiteworks biedt ook uitgebreide auditlogs en monitoringfuncties, waarmee instellingen kunnen zien en rapporteren wie toegang heeft gehad tot studentendossiers en met wie deze zijn gedeeld.

Het Kiteworks Private Content Network, een FIPS 140-2 Level gevalideerd platform voor veilige bestandsoverdracht en file sharing, consolideert e-mail, bestandsoverdracht, webformulieren, SFTP, beheerde bestandsoverdracht en next-generation digital rights management-oplossingen zodat organisaties elk bestand kunnen controleren, beschermen en volgen zodra het de organisatie binnenkomt of verlaat.

Wil je meer weten over Kiteworks, plan dan vandaag nog een demo op maat.