Veilig Bestanden Delen voor Accountants en Accountantskantoren: Een Uitgebreide Gids
Accountants stappen af van traditionele, op papier gebaseerde workflows en omarmen cloudgebaseerde technologie voor hun dagelijkse werkzaamheden. Deze verschuiving brengt de noodzaak met zich mee voor veilige methoden van bestandsoverdracht om gevoelige financiële gegevens te beschermen. In deze Blog Post verkennen we de workflows van accountantskantoren, veilige bestandsoverdracht tussen accountants en hun klanten, en de risico’s die inherent zijn aan het delen van bestanden met collega’s en klanten. We bekijken daarnaast diverse methoden voor bestandsoverdracht en de “must-have” mogelijkheden en functies die accountantskantoren helpen bij het kiezen van de beste oplossing voor veilige bestandsoverdracht.
Workflows van Accountantskantoren
Accountantskantoren verschillen sterk in omvang, maar werken allemaal met meerdere klanten, elk met unieke—en zeer gevoelige—financiële informatie. Effectieve workflows vereisen efficiënte communicatie en samenwerking tussen accountants en hun klanten. Hier komt veilige bestandsoverdracht om de hoek kijken. Veilige bestandsoverdracht stelt accountantskantoren in staat om eenvoudig gevoelige financiële gegevens uit te wisselen met klanten, terwijl de vertrouwelijkheid van de data wordt gewaarborgd.
Zo moeten accountants bijvoorbeeld financiële documenten opvragen bij klanten om belastingaangiften te voltooien of financiële overzichten te beoordelen. In het verleden betekende dit dat documenten werden verstuurd per post, koerier of fax, wat tijdrovend, kostbaar en onveilig was. Hoewel e-mail en file transfer protocol (FTP) het delen van bestanden efficiënter maakten, hebben beide oplossingen aanzienlijke beperkingen op het gebied van beveiliging en functionaliteit. Met veilige methoden voor bestandsoverdracht kunnen klanten echter gevoelige informatie veilig delen, in overeenstemming met wetgeving en standaarden op het gebied van gegevensbescherming, en met een volledige audittrail die alle bestandsactiviteiten bijhoudt en registreert. Daarnaast helpen oplossingen voor veilige bestandsoverdracht accountantskantoren te voldoen aan regelgeving voor gegevensbescherming, zoals GDPR en HIPAA. Door het gebruik van encryptie, toegangscontrole en andere geavanceerde beveiligingsfuncties kunnen accountantskantoren het risico op datalekken en ongeautoriseerde toegang tot gevoelige financiële gegevens verkleinen—iets wat kan leiden tot overtredingen, rechtszaken, verlies van klanten en omzet, en reputatieschade.
Soorten Accountancy-inhoud
Accountancy-inhoud varieert qua type en gevoeligheid, maar uiteindelijk moet alles veilig gedeeld worden om de privacy van de klant te beschermen. Een oplossing voor veilige bestandsoverdracht zorgt ervoor dat accountancy-inhoud vertrouwelijk blijft en beschermd is tegen ongeautoriseerde toegang. Deze typen accountancy-inhoud omvatten financiële overzichten, belastingaangiften, auditrapporten, salarisinformatie, PII/PHI en klantgegevens. Laten we dit nader bekijken:
Financiële Overzichten
Deze documenten geven een momentopname van de financiële prestaties van een bedrijf over een bepaalde periode. Ze omvatten balans, winst- en verliesrekening en kasstroomoverzicht. Deze documenten bevatten gevoelige financiële informatie, zoals omzet, kosten en winstmarges, en moeten vertrouwelijk blijven om de integriteit van de financiële gegevens van het bedrijf te waarborgen.
Belastingaangiften
Belastingaangiften zijn een ander cruciaal type accountancy-inhoud dat uitsluitend gedeeld mag worden via een veilige oplossing voor bestandsoverdracht. Belastingaangiften bevatten gevoelige informatie over het inkomen, de aftrekposten en betaalde belastingen van een individu of bedrijf. Deze gegevens moeten vertrouwelijk blijven om identiteitsdiefstal, fraude of zelfs een PR-schandaal te voorkomen. Een veilige oplossing voor bestandsoverdracht zorgt ervoor dat belastingaangiften alleen toegankelijk zijn voor geautoriseerd personeel, waardoor de financiële informatie van het bedrijf beschermd blijft tegen ongeautoriseerde toegang.
Auditrapporten
Auditrapporten worden gebruikt om de juistheid en volledigheid van de financiële overzichten van een bedrijf te verifiëren. Deze rapporten bevatten gedetailleerde analyses van de financiële prestaties van het bedrijf en moeten vertrouwelijk blijven om de integriteit van het auditproces te waarborgen. Een veilige oplossing voor bestandsoverdracht zorgt ervoor dat auditrapporten alleen toegankelijk zijn voor geautoriseerd personeel, zodat het auditproces objectief en onpartijdig blijft.
Salarisinformatie
Salarisinformatie is een ander cruciaal type accountancy-inhoud dat uitsluitend gedeeld mag worden via een veilige oplossing voor bestandsoverdracht. Door salarisinformatie veilig te delen, wordt ervoor gezorgd dat deze gevoelige inhoud alleen toegankelijk is voor geautoriseerd personeel en de privacy van medewerkers behouden blijft. Salarisinformatie omvat persoonlijk identificeerbare informatie van medewerkers, salarissen, bonussen, inhoudingen en ingehouden belastingen, die allemaal vertrouwelijk moeten blijven om de privacy van gegevens te beschermen en te waarborgen.
Klantgegevens
Klantgegevens vormen een brede categorie van accountancy-inhoud en omvatten informatie over de financiële situatie van klanten, zoals bankafschriften, beleggingsportefeuilles, e-mailcorrespondentie, betalingsinformatie en persoonlijk identificeerbare informatie. Een veilige oplossing voor bestandsoverdracht zorgt ervoor dat klantgegevens alleen toegankelijk zijn voor geautoriseerd personeel, waardoor de vertrouwelijkheid en het vertrouwen van de klant behouden blijven.
Risico’s bij Bestandsoverdracht
Accountantskantoren lopen diverse risico’s bij het delen van gevoelige financiële informatie met klanten of vertrouwde derden zoals auditors, toezichthouders en adviseurs. Risico’s bij bestandsoverdracht omvatten datalekken, cyberaanvallen, insiderrisico en niet-naleving van regelgeving. Accountantskantoren moeten deze risico’s beperken en de beveiliging en privacy van klantinformatie waarborgen.
Datalekken vormen een aanzienlijk risico bij bestandsoverdracht, en accountantskantoren moeten maatregelen nemen om deze te voorkomen. Een datalek kan ontstaan door diverse factoren, zoals zwakke wachtwoorden, onbeveiligde netwerken of phishingaanvallen. De gevolgen van een datalek kunnen ernstig zijn, waaronder reputatieschade, verlies van klanten en juridische en financiële aansprakelijkheid.
Cyberaanvallen zijn een ander groot risico bij bestandsoverdracht en kunnen verschillende vormen aannemen, zoals malware, ransomware of denial-of-service-aanvallen. Accountantskantoren moeten de beste practices op het gebied van cyberbeveiliging volgen, waaronder het gebruik van een veilige oplossing voor bestandsoverdracht, om cyberaanvallen te voorkomen. Denk hierbij aan training in cyberbeveiligingsbewustzijn, advanced threat protection (ATP), firewalls en meer.
Cybersecuritybedreigingen zoals malware, man-in-the-middle aanvallen, phishing en ransomware-aanvallen zijn aanzienlijke risico’s waarmee accountantskantoren rekening moeten houden bij het delen van gevoelige financiële informatie met klanten. Malware kan systemen infecteren, data stelen, bedrijfsprocessen verstoren of aanvallers toegang geven tot gevoelige informatie. Man-in-the-middle aanvallen kunnen communicatie tussen partijen onderscheppen en data stelen of schadelijke inhoud invoegen. Phishingaanvallen kunnen gebruikers misleiden om gevoelige informatie prijs te geven of op links te klikken die malware op hun apparaten downloaden. Ransomware kan data, en de systemen waarop deze data staat, versleutelen en losgeld eisen voor de decryptiesleutel.
Insiderrisico, waaronder menselijke fouten, diefstal en sabotage, is een ander groot risico bij bestandsoverdracht. Medewerkers kunnen per ongeluk gevoelige financiële informatie naar de verkeerde ontvanger sturen of nalaten de juiste beveiligingsmaatregelen te nemen bij het delen van bestanden. Een ontevreden medewerker kan gevoelige inhoud stelen en delen met een concurrent of online plaatsen. Accountantskantoren moeten hun medewerkers informeren over beste practices voor veilige bestandsoverdracht en technologieën, processen en protocollen implementeren om onbedoelde openbaarmaking van gevoelige informatie te voorkomen.
Niet-naleving van regelgeving is een ander groot risico bij bestandsoverdracht. Accountantskantoren moeten voldoen aan diverse wetten op het gebied van gegevensbescherming, waaronder de Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA), de General Data Protection Regulation (GDPR), de California Consumer Privacy Act (CCPA), enzovoorts. Het niet naleven van deze regelgeving kan leiden tot financiële sancties en boetes./p>
Veilige Bestandsoverdracht Tussen Accountants en Klanten
Door het toenemende risico op datalekken en cyberaanvallen is het van vitaal belang dat accountantskantoren een veilige oplossing voor bestandsoverdracht gebruiken bij het bedienen van hun klanten, om gevoelige financiële informatie te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang. Hier volgt een korte lijst van essentiële mogelijkheden en functies die een veilige oplossing voor bestandsoverdracht moet bieden:
Encryptie
Encryptie is een fundamenteel onderdeel van veilige bestandsoverdracht, omdat het inhoud beschermt tegen onderschepping en ongeautoriseerde toegang. Versleutelde data wordt omgezet in een code die alleen kan worden ontcijferd met een specifieke sleutel of wachtwoord. Dit zorgt ervoor dat zelfs als de data wordt onderschept, deze niet gelezen of benaderd kan worden door iemand zonder de sleutel. Inhoud moet idealiter versleuteld zijn tijdens verzending en opslag, met gebruik van de hoogste niveaus van enterprise-grade encryptie, namelijk TLS 1.2 encryptie tijdens verzending en AES-256 Encryptie bij opslag.
Risico op Datalekken Beperken
Datalekken zijn een grote zorg in de financiële sector, waaronder de accountancybranche, omdat de inhoud die accountants met hun klanten delen zeer gevoelige informatie bevat die, als deze wordt gecompromitteerd, kan worden gebruikt voor fraude en identiteitsdiefstal. Een datalek kan leiden tot financiële verliezen, reputatieschade en juridische aansprakelijkheid. Een veilige oplossing voor bestandsoverdracht helpt dit risico te beperken door geavanceerde beveiligingsfuncties te bieden, zoals toegangscontrole, firewalls en inbraakdetectiesystemen. Deze functies helpen ongeautoriseerde toegang tot gevoelige financiële gegevens te voorkomen, zodat vertrouwelijke informatie privé blijft.
Authenticatie
Authenticatie is een ander cruciaal onderdeel van een veilige oplossing voor bestandsoverdracht, omdat het de identiteit verifieert van de gebruiker die toegang krijgt tot de data. Multi-factor authentication vereist bijvoorbeeld dat gebruikers een wachtwoord en een unieke code invoeren die naar hun mobiele apparaat of e-mail wordt gestuurd, wat een extra beveiligingslaag biedt tegen ongeautoriseerde toegang.
Diverse Methoden voor Bestandsoverdracht
Er zijn verschillende methoden voor bestandsoverdracht beschikbaar voor accountantskantoren. Denk aan e-mail, cloudgebaseerde bestandsoverdracht, klantportalen en virtuele dataruimten. Elke methode heeft voor- en nadelen, en accountantskantoren moeten hun opties zorgvuldig evalueren om de beste oplossing voor hun behoeften te vinden.
E-mail is een standaardmethode voor het delen van bestanden tussen accountantskantoren en klanten. Het is echter ook een kwetsbare en onveilige manier om gevoelige informatie te verzenden. E-mailaccounts zijn vaak het doelwit van cybercriminelen die phishingaanvallen gebruiken om toegang te krijgen tot gevoelige informatie, zoals inloggegevens en financiële data. Bovendien kunnen e-mailbijlagen malware of ransomware bevatten die systemen kunnen infecteren en data stelen.
Om de risico’s van het delen van gevoelige informatie via e-mail te beperken, moeten accountantskantoren bepaalde e-mailpraktijken hanteren, zoals encryptie en two-factor authentication, om e-mails en bijlagen te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang. Ze moeten hun medewerkers ook informeren over het belang van sterke wachtwoorden, het vermijden van het klikken op verdachte links of het downloaden van bijlagen van onbekende afzenders, en het melden van verdachte e-mails aan hun IT-afdeling.
Cloudgebaseerde Bestandsoverdracht
Cloudgebaseerde diensten voor bestandsoverdracht zijn een populaire en handige manier geworden voor accountantskantoren om veilig bestanden te delen met hun klanten. Deze diensten stellen gebruikers in staat om bestanden overal op te slaan, te openen en te delen, terwijl ze extra beveiligingsfuncties bieden om gevoelige informatie te beschermen. Cloudgebaseerde oplossingen voor bestandsoverdracht bevatten diverse beveiligingsmogelijkheden en functies, zoals encryptie, two-factor authentication, granulaire permissies en audittrails, waarmee accountantskantoren kunnen monitoren wie toegang heeft tot de bestanden van hun klanten en kunnen waarborgen dat deze niet worden misbruikt.
Accountantskantoren moeten echter ook bewust zijn van de potentiële risico’s van cloudgebaseerde diensten voor bestandsoverdracht. Als deze niet correct zijn geconfigureerd, kunnen ze gevoelige informatie blootstellen aan iedereen met een internetverbinding, wat kan leiden tot cyberaanvallen en datalekken. Bovendien zijn niet alle cloudgebaseerde diensten voor bestandsoverdracht gelijk, en sommige voldoen mogelijk niet aan de specifieke beveiligings- en compliancevereisten van accountantskantoren, vooral voor kantoren die actief zijn in gereguleerde sectoren zoals de zorg en de financiële sector.
Klantportalen
Een van de belangrijkste voordelen van het gebruik van een klantportaal is de mogelijkheid om toegang tot gevoelige informatie te beheren. Klanten kunnen alleen toegang krijgen tot bestanden die met hen zijn gedeeld, en hun toegang kan worden beperkt tot specifieke bestanden of mappen. Dit helpt om onbedoelde blootstelling van vertrouwelijke informatie of ongeautoriseerde toegang door kwaadwillenden te voorkomen.
Een ander voordeel van klantportalen is dat ze een centrale plek bieden voor het delen van bestanden. Dit elimineert de noodzaak voor meerdere methoden van bestandsoverdracht en verkleint het risico op datalekken door menselijke fouten, zoals het versturen van bestanden naar het verkeerde e-mailadres of het bijvoegen van het verkeerde bestand. Daarnaast bieden klantportalen diverse functies die de beveiliging versterken, waaronder multi-factor authentication, wachtwoordbeveiliging en activiteitsregistratie. Deze functies kunnen ongeautoriseerde toegang tot bestanden voorkomen en accountantskantoren waarschuwen voor mogelijke beveiligingsincidenten.
Het is van vitaal belang dat het klantportaal wordt gehost op een beveiligde server en dat data zowel tijdens verzending als opslag wordt versleuteld. Encryptie is essentieel om ongeautoriseerde toegang tot data te voorkomen, zelfs als deze wordt onderschept tijdens verzending of opslag. Regelmatige beveiligingsbeoordelingen en updates moeten ook worden uitgevoerd om kwetsbaarheden te identificeren en aan te pakken.
Virtuele Dataruimten
Virtuele dataruimten (VDR’s) zijn een andere optie voor veilige bestandsoverdracht binnen accountantskantoren. Een VDR is een beveiligd online platform waarmee gebruikers documenten kunnen opslaan en delen. Het biedt een hoger beveiligingsniveau dan andere methoden voor bestandsoverdracht, omdat de data wordt versleuteld en beschermd door meerdere beveiligingsmaatregelen.
Naast encryptie bieden VDR’s ook toegangscontrole en permissies, zodat kantoren de toegang tot bepaalde documenten of mappen kunnen beperken tot specifieke gebruikers. Dit zorgt ervoor dat vertrouwelijke documenten alleen toegankelijk zijn voor geautoriseerd personeel.
Een van de voordelen van het gebruik van een VDR is dat het een audittrail biedt van alle acties die op een document worden uitgevoerd. Dit betekent dat kantoren kunnen bijhouden wie een document heeft geraadpleegd, wanneer dit is gebeurd en welke wijzigingen zijn aangebracht. Dit is belangrijk voor het behouden van verantwoordelijkheid en het waarborgen van compliance met regelgeving. VDR’s zijn vooral nuttig voor accountantskantoren met gevoelige financiële informatie, omdat ze een hoog niveau van beveiliging en controle over gedeelde documenten bieden. Ze kunnen echter duurder zijn dan andere methoden voor bestandsoverdracht en vereisen mogelijk meer technische expertise om op te zetten en te beheren.
Accountantskantoren Beschermen Gevoelige Klantgegevens Met Kiteworks Veilige Bestandsoverdracht
Het Kiteworks Private Content Network is een veilig en schaalbaar platform waarmee accountantskantoren klantinformatie veilig en in overeenstemming met eisen en standaarden op het gebied van gegevensbescherming kunnen delen. Of het nu gaat om het delen van informatie via bestandsoverdracht, e-mail, beheerde bestandsoverdracht (MFT) of een ander communicatiekanaal van derden, met Kiteworks kunnen gebruikers veilig gevoelige bestanden verzenden, ontvangen, volgen en beschermen vanaf elk apparaat of locatie.
Door gebruik te maken van de mogelijkheden van Kiteworks voor veilige bestandsoverdracht kunnen organisaties samenwerken aan bestanden, documenten delen en data uitwisselen met collega’s en partners, terwijl ze volledige controle behouden over de beveiliging van hun projecten.
Kiteworks biedt een geavanceerde beveiligingsoplossing voor bestandsoverdracht via zijn hardened virtual appliance en dubbele encryptieprotocol. Dit protocol zorgt ervoor dat gevoelige bestanden tweemaal worden versleuteld: eerst op het apparaat van de eindgebruiker en vervolgens op het Kiteworks-apparaat. De hardened appliance wordt regelmatig onderworpen aan audits en tests om te waarborgen dat het encryptieproces betrouwbaar en veilig is. Daarnaast biedt de Kiteworks Security Fabric gedistribueerde netwerk-authenticatiemechanismen en -diensten om gebruikersidentiteiten, apparaten en datatransacties te verifiëren. Deze combinatie van dubbele encryptie, hardened appliance en Security Fabric biedt een allesomvattende bescherming, zodat alle data die via Kiteworks wordt gedeeld veilig en privé blijft.
Tot slot helpt Kiteworks te voldoen aan diverse vereisten en standaarden, zoals de International Organization of Standardization (ISO) 27000 normen, de General Data Protection Regulation (GDPR), de Cybersecurity Maturity Model Certification (CMMC), de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) en nog veel meer, waardoor het een veilige oplossing is voor organisaties die aan strenge compliancevereisten moeten voldoen. De beveiligingsfuncties van het platform bieden bescherming tegen malware, man-in-the-middle aanvallen, phishing en ransomware, zodat data nooit wordt gecompromitteerd.
Organisaties die de Kiteworks Private Content Network in actie willen zien, kunnen een aangepaste demo inplannen.