Wat is Electronically Stored Information (ESI)?
Electronically Stored Information, vaak afgekort als ESI, is een term die wordt gebruikt om elke vorm van digitale data te beschrijven die wordt geproduceerd, bewerkt, gecommuniceerd of opgeslagen in een elektronisch medium. ESI wordt snel de ruggengraat van moderne communicatie en administratie, en transformeert de manier waarop organisaties werken en zaken doen.
ESI omvat een breed scala aan digitale gegevens, van veelgebruikte bestandstypen zoals documenten, e-mails en spreadsheets tot meer complexe digitale artefacten zoals databases, cloudopslag en sociale mediaberichten. In dit artikel verkennen we de componenten, toepassingen en het belang van ESI, vooral in zakelijke omgevingen waar het bijdraagt aan besluitvorming, naleving en geschiloplossing.
Belangrijkste kenmerken van Electronically Stored Information (ESI)
Electronically Stored Information (ESI) is een breed begrip dat wordt gebruikt om alle vormen van digitale data te beschrijven. Het omvat, maar is niet beperkt tot, e-mails, Word-documenten, spreadsheets, databases, presentaties, audiobestanden, videobestanden, socialmediaberichten, webcontent en andere vormen van digitale communicatie.
Naast deze bekende vormen is een aanzienlijk deel van ESI vaak verborgen, opgeslagen in systeemrepositories of vastgelegd in netwerklogs. Zo worden sporen van webbrowsergebruik, mobiele communicatiegegevens en GPS-systeemgebruik ook als ESI gecategoriseerd.
Het gebruik van ESI is zeer divers en uitgebreid, en beïnvloedt vrijwel elk aspect van bedrijfsvoering. Bijvoorbeeld, e-mails en Word-documenten worden doorgaans gebruikt voor interne en externe communicatie, documentatie en administratie. Databases en spreadsheets worden ingezet voor informatiemanagement, analyse en rapportage. Digitale sporen van webbrowsergebruik bieden waardevolle inzichten in consumentengedrag en markttrends, wat bedrijfsstrategieën en besluitvorming beïnvloedt. Gegevens van mobiele communicatie en GPS-systemen kunnen worden gebruikt om de productiviteit van medewerkers, logistiek en supply chain-processen te monitoren en beheren.
Het belang van ESI ligt in het hardnekkige karakter ervan. In tegenstelling tot traditionele informatiedragers blijft ESI bestaan, zelfs na verwijdering uit het systeem. In de context van verwijdering betekent dit slechts het verwijderen van de link of verwijzing naar de data, niet de daadwerkelijke data. Deze persistentie van ESI kan zeer voordelig zijn. Zo kan het gegevensherstel en digitale forensisch onderzoek vergemakkelijken, waardoor bedrijven worden beschermd tegen dataverlies, systeemstoringen of cyberdreigingen.
Dit brengt echter ook een potentieel risico voor gegevensprivacy en beveiliging met zich mee, omdat het kan leiden tot ongeautoriseerde toegang of datalekken. Daarom is het beheren en beveiligen van ESI van het grootste belang voor bedrijven.
Hoe verschilt ESI van andere informatietypen?
In tegenstelling tot traditionele informatiedragers veranderen de unieke kenmerken van ESI de dynamiek van data management aanzienlijk. Ten eerste zorgen de enorme hoeveelheid en diversiteit van ESI voor een uniek scala aan uitdagingen. ESI wordt vaak opgeslagen op meerdere platforms en locaties, is eenvoudig te repliceren en kan worden aangepast zonder tastbare sporen achter te laten. Daarnaast bevat ESI metadata – informatie over de data zelf, zoals aanmaakdatum, auteur en wijzigingsgeschiedenis.
Een ander uniek kenmerk van ESI is de vluchtigheid ervan. In tegenstelling tot papieren documenten kan ESI direct worden verwijderd, aangepast of verplaatst, waardoor het veel vluchtiger is. Deze vergankelijke aard vereist specifieke strategieën en technologieën om ESI effectief vast te leggen, op te slaan en op te vragen wanneer dat nodig is.
Hoe gebruiken organisaties ESI?
Organisaties vertrouwen vaak op ESI om werkprocessen te stroomlijnen, de klantenservice te verbeteren en strategische beslissingen te nemen. ESI is ook essentieel in juridische procedures, waar het wordt gebruikt als digitaal bewijs. De wet vereist dat bedrijven ESI nauwkeurig bewaren en presenteren tijdens rechtszaken. Bedrijven gebruiken ESI ook voor interne audits, risicobeoordelingen en om te voldoen aan wettelijke vereisten.
De rol van ESI in eDiscovery en Legal Hold-verzoeken
ESI is een cruciaal onderdeel van het uitvoeren van het eDiscovery-proces, dat fundamenteel is voor juridische zaken. eDiscovery verwijst naar het proces van identificeren, verzamelen en produceren van elektronisch opgeslagen informatie als reactie op een verzoek om productie in een rechtszaak of onderzoek.
Tijdens dit uitgebreide proces wordt de ESI zorgvuldig verwerkt, bewaard en grondig beoordeeld om relevant bewijs te identificeren en aan te wijzen dat van nut kan zijn voor de betreffende rechtszaak.
De rol van ESI bij een legal hold-verzoek – een kennisgeving aan een organisatie om alle relevante informatie met betrekking tot een juridisch geschil te bewaren – is van groot belang. Het primaire doel is het voorkomen van wijziging of verwijdering van mogelijk bewijs. Zo wordt ervoor gezorgd dat informatie die relevant is voor het geschil niet wordt gemanipuleerd, aangepast of vernietigd.
Wanneer een legal hold-verzoek formeel wordt uitgevaardigd door de rechtbank of via een dagvaarding, moet alle ESI die mogelijk verband houdt met de zaak in originele staat worden bewaard. Deze bewaarplicht geldt voor alle vormen van ESI, zoals e-mails, documenten, databases, audio-/videobestanden, socialmediaberichten, enzovoort.
Het bewaren van ESI wordt daarmee een essentieel onderdeel van juridische procedures, van het eerste feitenonderzoek tot de voorbereiding op mogelijke rechtszaken. De integriteit van het bewijs wordt als heilig beschouwd, zodat het juridische proces zo effectief mogelijk verloopt, zonder zorgen over gecompromitteerde data of gemanipuleerd bewijs.
Het is belangrijk op te merken dat het niet naleven van een legal hold kan leiden tot ernstige gevolgen, zoals sancties, boetes of negatieve instructies aan de jury.
Risico’s verbonden aan onjuiste omgang met ESI
Onjuiste omgang en opslag van ESI kan aanzienlijke risico’s met zich meebrengen. Datalekken kunnen leiden tot financiële verliezen, reputatieschade, rechtszaken en boetes van toezichthouders. Bovendien kan het per ongeluk verliezen of verwijderen van ESI operationele verstoringen en verlies van zakelijke kansen veroorzaken. In extreme gevallen kunnen dergelijke gebeurtenissen zelfs het voortbestaan van een organisatie bedreigen.
Met de evolutie van technologie neemt ook de complexiteit van cyberdreigingen toe, waardoor een proactieve en allesomvattende benadering van ESI-beveiliging noodzakelijk is. Organisaties moeten op de hoogte blijven van de nieuwste beveiligingsdreigingen en beste practices, en cyberbeveiliging integreren in hun cultuur en bedrijfsvoering.
Juridische gevolgen van verkeerd omgaan met ESI
ESI is een integraal onderdeel geworden van juridische procedures. Het wordt vooral gebruikt bij eDiscovery, het proces van identificeren, verzamelen en produceren van ESI als reactie op een verzoek om productie in een rechtszaak of onderzoek. De betrouwbaarheid en het gemak ervan hebben het tot een onmisbaar hulpmiddel voor geschillen gemaakt.
Bij legal hold-verzoeken zijn organisaties bijvoorbeeld verplicht ESI te bewaren die mogelijk relevant is voor een juridisch geschil. Dit betekent dat zij hun standaardprotocollen voor gegevensverwijdering of archiefbeheer moeten opschorten om te voorkomen dat belangrijk bewijs wordt vernietigd. ESI kan ook doorslaggevend bewijs leveren in rechtszaken, waarbij digitale sporen het verschil kunnen maken.
Verkeerd omgaan met ESI kan echter ernstige juridische gevolgen hebben en mogelijk een zaak in gevaar brengen. Als relevante ESI verloren gaat, wordt aangepast of vernietigd, kan dit leiden tot sancties of negatieve instructies aan de jury, waarbij de rechtbank aanneemt dat de verloren informatie ongunstig was voor de verantwoordelijke partij.
Bovendien kan de geloofwaardigheid van de gehele ESI-verzameling worden ondermijnd als deze niet correct wordt behandeld, wat de mogelijkheid van een partij om zich te verdedigen of haar zaak te bewijzen beïnvloedt. Daarom worden strikte protocollen en technologische oplossingen gebruikt om een juiste omgang met ESI te waarborgen, zodat de integriteit en toelaatbaarheid ervan in de rechtszaal behouden blijven.
Hoe kunnen organisaties ESI beschermen?
ESI is een integraal onderdeel geworden van de dagelijkse activiteiten van de meeste organisaties, van interne communicatie en financiële administratie tot klantinformatie en bedrijfsstrategieën. Deze transformatie heeft veel gemak gebracht, maar ook bepaalde risico’s. Organisaties moeten ESI daarom effectief beheren en beschermen.
Een manier waarop organisaties ESI kunnen beschermen, is door het ontwikkelen en implementeren van uitgebreide data management-beleidsregels. Deze beleidsregels moeten duidelijk omschrijven hoe data wordt opgeslagen, benaderd, overgedragen en verwijderd. Het is cruciaal dat organisaties deze beleidsregels regelmatig bijwerken en ervoor zorgen dat alle medewerkers hiervan op de hoogte zijn.
Een organisatie kan ook audits uitvoeren om de naleving van deze beleidsregels te beoordelen en eventuele kwetsbaarheden te identificeren.
Een andere essentiële methode is investeren in robuuste beveiligingstechnologieën. Denk hierbij aan encryptiesoftware, firewalls en anti-malwareprogramma’s. Wanneer data is versleuteld, is deze zelfs bij diefstal onleesbaar en dus waardeloos. Firewalls kunnen ongeautoriseerde toegang tot netwerken voorkomen, terwijl anti-malwareprogramma’s beschermen tegen virussen en andere schadelijke software.
Tot slot moeten organisaties hun medewerkers trainen in het belang van ESI-bescherming en het veilig omgaan met data. Een gedegen trainingsprogramma kan medewerkers bewust maken van bedreigingen en risico’s voor ESI, hen informeren over het data management-beleid van het bedrijf en hen de kennis en vaardigheden geven om ESI op de juiste manier te beheren.
Nalevingsaspecten met betrekking tot ESI
ESI valt onder diverse regelgevingskaders, afhankelijk van de rechtsbevoegdheid en de aard van de data. Wetgeving op het gebied van gegevensbescherming, zoals de EU’s General Data Protection Regulation (GDPR) en de California Consumer Privacy Act (CCPA), leggen strikte verplichtingen op aan het verzamelen, opslaan en verwerken van persoonsgegevens. Andere regelgeving, zoals de Sarbanes-Oxley Act in de Verenigde Staten, stelt specifieke vereisten aan het bewaren van ESI voor corporate governance en financiële verslaglegging.
Niet-naleving van dergelijke regelgeving kan leiden tot aanzienlijke boetes en sancties, om nog maar te zwijgen van reputatieschade. Daarom is een goed gestructureerd complianceprogramma, dat rekening houdt met de unieke aard van ESI, essentieel voor alle organisaties.
Kiteworks helpt organisaties hun ESI te beschermen
Electronically Stored Information (ESI) is een cruciaal bezit in bedrijfsvoering en het belang ervan mag niet worden onderschat. ESI biedt krachtige inzichten waarmee organisaties besluitvormingsprocessen kunnen aansturen, processen kunnen stroomlijnen en strategische doelstellingen kunnen behalen. Door de unieke eigenschappen en het gevoelige karakter van de informatie die het vaak bevat, brengt ESI echter tal van uitdagingen met zich mee op het gebied van opslag, beheer, beveiliging en naleving.
Effectief omgaan met ESI vereist een proactieve aanpak, waaronder het implementeren van geavanceerde data management-systemen, robuuste beveiligingsprotocollen en een sterke compliancecultuur. Met deze maatregelen kunnen organisaties maximale waarde halen uit hun ESI en tegelijkertijd de bijbehorende risico’s minimaliseren.
Het Kiteworks Private Content Network, een FIPS 140-2 Level 1 gevalideerd platform voor beveiligd delen van bestanden en bestandsoverdracht, consolideert e-mail, bestandsoverdracht, webformulieren, SFTP en beheerde bestandsoverdracht, zodat organisaties elk bestand kunnen controleren, beschermen en volgen zodra het de organisatie binnenkomt of verlaat.
Kiteworks-inzetopties omvatten on-premises, gehost, privaat, hybride en FedRAMP virtual private cloud. Met Kiteworks: beheer de toegang tot gevoelige inhoud; bescherm deze bij externe uitwisseling met geautomatiseerde end-to-end encryptie, multi-factor authentication en integraties met beveiligingsinfrastructuur; zie, volg en rapporteer alle bestandsactiviteiten, namelijk wie wat naar wie stuurt, wanneer en hoe.
Toon tenslotte naleving aan met regelgeving en standaarden zoals GDPR, HIPAA, CMMC, Cyber Essentials Plus, IRAP en vele andere.
Wil je meer weten over Kiteworks? Plan vandaag nog een demo op maat.