Top HIPAA-conforme formulieren
Verzamelt u online patiëntinformatie? Als u geen HIPAA-conform formulier gebruikt, loopt u het risico op een datalek of HIPAA-gerelateerde boetes en sancties.
Zijn Google Forms HIPAA-conform? Standaard Google Forms zijn niet HIPAA-conform. U kunt ze echter wel HIPAA-conform maken door een business associate agreement met Google te ondertekenen en de beveiligings- en privacy-instellingen van het account aan te passen om beschermde gezondheidsinformatie (PHI) en andere gevoelige gegevens te beveiligen.
Definitie van HIPAA-naleving
HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) naleving verwijst naar het voldoen aan de reeks beveiligingsregels die zijn opgesteld door het Amerikaanse ministerie van Volksgezondheid en Human Services (HHS) om de privacy en beveiliging van persoonlijke gezondheidsinformatie te beschermen. Deze regels vereisen dat organisaties passende maatregelen nemen om gevoelige gezondheidsinformatie van patiënten te beschermen. Dit omvat het implementeren van sterke fysieke, technische en administratieve beveiligingsmaatregelen om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van de gegevens te waarborgen.
Organisaties die HIPAA-conform moeten zijn, zijn onder andere zorgverleners, zorgverzekeraars, clearinghouses in de zorg en hun business associates. Elke organisatie die werkt met beschermde gezondheidsinformatie (PHI) moet voldoen aan HIPAA, aangezien PHI alle identificerende informatie bevat die verband houdt met de fysieke of mentale gezondheid van een patiënt. Voorbeelden van organisaties die HIPAA-conform moeten zijn, zijn zorgverzekeraars, ziekenhuizen, dokterspraktijken, klinieken, verpleeghuizen, apotheken, medische laboratoria en elke andere organisatie die met PHI werkt.
HIPAA-naleving is belangrijk omdat het ervoor zorgt dat gevoelige informatie van patiënten wordt beschermd tegen ongeautoriseerde toegang of openbaarmaking. Dit helpt de privacy en beveiliging van patiëntinformatie te behouden en ondersteunt het vertrouwen tussen zorgverleners en hun patiënten. Naleving van HIPAA helpt ook om ervoor te zorgen dat patiëntinformatie accuraat, up-to-date en veilig blijft. Daarnaast helpt naleving om datalekken te voorkomen, die kunnen leiden tot financiële sancties en kostbare reputatieschade.
Organisaties en hun klanten en patiënten profiteren op diverse manieren van HIPAA-naleving. HIPAA-naleving zorgt ervoor dat gevoelige patiëntgegevens goed beveiligd en vertrouwelijk worden behandeld. Het waarborgt ook dat patiëntinformatie actueel en accuraat blijft en biedt het kader voor organisaties om toegang tot patiëntgegevens te monitoren en te auditen. Verder helpt HIPAA-naleving om de financiële en reputatiebelangen van organisaties en patiënten te beschermen door datalekken en andere kwaadaardige aanvallen te voorkomen.
Bovendien kan naleving het risico op boetes wegens niet-naleving, aansprakelijkheidskwesties en andere juridische problemen verkleinen.
Wat zijn HIPAA-conforme formulieren?
HIPAA-conforme formulieren zijn door gebruikers ingevulde digitale documenten met velden, tekst en andere invoervelden die door patiënten worden ingevuld om een datagedreven taak te voltooien. U kunt bijvoorbeeld gezondheidsinformatie van een patiënt verzamelen tijdens de intake en ervoor kiezen dit digitaal te doen. U kunt hiervoor een digitaal formulier op een kiosk of mobiel apparaat gebruiken, maar het formulier moet voldoen aan de HIPAA Privacy- en Security-regels.
Kort samengevat definieert HIPAA PHI als alle gegevens die kunnen worden gebruikt om een individuele patiënt te identificeren als onderdeel van het zorgproces. Deze gegevens kunnen medische dossiers, aantekeningen van artsen, correspondentie tussen patiënten en artsen, en betalings- en facturatiegegevens van patiënten omvatten.
Elke primaire zorgverlener (de “Covered Entity” of CE) of een partner (de “Business Associate” of BA) die op welke manier dan ook PHI verwerkt, valt onder HIPAA en moet zich houden aan de rapportage-, beveiligings- en administratieve regels van de wet.
Alle persoonlijke gegevens die een patiënt in een digitaal formulier invoert, kunnen worden beschouwd als PHI. Dergelijke informatie moet dus privé blijven en beschermd worden tegen ongeautoriseerde toegang.
Er zijn diverse regels en richtlijnen die bepalen welke stappen nodig zijn om een formulier te beveiligen:
- Het formulier moet worden beveiligd met de juiste controles zoals gedefinieerd in de HIPAA Security Rule. Dit houdt in dat redelijke, juiste encryptie en beveiligingssoftware aanwezig moeten zijn om gegevens in rust en onderweg te beschermen. Uw formulier moet dus gegevens beveiligen op het apparaat zelf én wanneer deze door diverse applicaties binnen een netwerk worden verzonden.
- Het apparaat waarop het formulier is ingediend moet beschikken over voldoende technische en fysieke beveiligingen, waaronder autorisatiebescherming, encryptie en toegangscontrole tot het apparaat.
- Als het formulier wordt geleverd door een externe softwareleverancier, moet de CE een geldige Business Associate Agreement (BAA) met de leverancier hebben om hun verantwoordelijkheden en aansprakelijkheid, evenals die van uzelf, te verduidelijken.
Zelfs met deze beveiligingen is er geen garantie dat het formulier conform is als niet ook de juiste stappen worden gevolgd (zoals het omgaan met gegevens of apparaten voor gegevensverzameling). Een niet-conform formulier kan PHI in gevaar brengen en uw zorgorganisatie in overtreding brengen, met boetes tot $50.000 per incident en mogelijk gevangenisstraf tot gevolg.
Waarom HIPAA-conforme online intakeformulieren?
HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) conforme online intakeformulieren bieden een veilige manier om gevoelige gezondheidsinformatie van patiënten te verzamelen, op te slaan en te versturen. Veel zorg- en welzijnsorganisaties maken inmiddels gebruik van HIPAA-conforme online intakeformulieren om te waarborgen dat patiëntgegevens vertrouwelijk en veilig blijven en niet worden gedeeld met externe organisaties of individuen. Het gebruik van online formulieren maakt het bovendien overbodig om papieren formulieren handmatig in te vullen, wat tijd en geld bespaart en de kans op fouten verkleint. Verder zorgt het gebruik van HIPAA-conforme formulieren ervoor dat de privacy van de patiënt wordt gewaarborgd en dat de gegevens alleen toegankelijk zijn voor personen die daar wettelijk toe bevoegd zijn.
Kan ik zeker weten dat mijn huidige formulieraanbieder conform is?
Het korte antwoord is ja. Omdat digitale en webgebaseerde HIPAA-conforme formulieren technische tools zijn die door zorgverleners worden gebruikt, kunnen ze net als andere toepassingen HIPAA-conform worden ontworpen. Ook de formulieraanbieder kan HIPAA-conform worden. Hoe dat precies werkt, hangt af van de mogelijkheden van de diensten die de aanbieder levert.
Enkele manieren om zeker te stellen dat uw formulieraanbieder HIPAA-conform is:
- Garandeer versleutelde gegevensopslag en -overdracht: Als een patiënt een formulier indient, worden die gegevens meestal ergens opgeslagen, bijvoorbeeld in een externe database. Alle gegevens die zo worden verzonden, moeten tijdens het transport worden versleuteld met technologie als SSL of SFTP (of vergelijkbare en conforme technologie). Als encryptie kan worden ingeschakeld, via de aanbieder of via instellingen, doe dit dan altijd.
- Bescherm alle rapportages of analyses: De kracht van de meeste platforms is hun vermogen om gegevens te verzamelen voor rapportages en analyses, maar deze gegevens moeten ook worden beschermd als het om PHI gaat.
- Controleer e-mails: Veel formulieraanbieders sturen e-mailnotificaties bij ingediende formulieren. Deze notificaties mogen geen PHI bevatten. Zorg er daarnaast voor dat de e-mail is versleuteld en wordt opgeslagen op versleutelde servers via een HIPAA-conforme derde partij.
- Laat uw formulieraanbieder een BAA ondertekenen: Als uw formulieraanbieder PHI namens u verwerkt, treedt deze op als BA en moet er dus een BAA worden ondertekend.
Het is essentieel dat u samen met de BAA beveiligings- en risicoanalyses uitvoert op het product van de formulieraanbieder. Alleen zo kunt u zeker zijn dat zij de juiste controles en beveiligingen hebben om patiëntgegevens te beheren.
Hoe maak ik effectieve HIPAA-conforme formulieren?
Om een formulier HIPAA-conform te maken, moet het voldoen aan bepaalde standaarden om de privacy en veiligheid van beschermde gezondheidsinformatie (PHI) te waarborgen, zoals vastgelegd in de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). Dit omvat beperkingen op het gebruik en de openbaarmaking van PHI, en vereisten voor veilige opslag, encryptie en andere beveiligingen. Formulieren moeten duidelijk als HIPAA-conform zijn gelabeld, een verklaring bevatten dat PHI alleen wordt gebruikt en gedeeld volgens de HIPAA-regels, en de schriftelijke toestemming van de patiënt bevatten voor het gebruik en delen van PHI. Daarnaast mag het formulier geen velden bevatten waarmee de persoon kan worden geïdentificeerd, en moet gedeelde PHI worden beperkt tot alleen wat nodig is voor het doel van het formulier.
Organisaties die HIPAA-conforme formulieren willen opstellen, moeten een goed gedefinieerd proces hebben om te waarborgen dat aan deze standaarden wordt voldaan. Dit begint met het bepalen van het specifieke doel van het formulier en welk type PHI zal worden verwerkt. Zodra dit duidelijk is, moet de organisatie een formulier ontwikkelen dat het doel helder omschrijft, het gebruik van PHI beperkt en duidelijke, begrijpelijke taal gebruikt voor de patiënt. Daarnaast moeten organisaties ervoor zorgen dat gedeelde PHI veilig en versleuteld is, en moet het formulier regelmatig worden bijgewerkt om te voldoen aan de meest recente HIPAA-vereisten. Tot slot moeten organisaties het formulier regelmatig evalueren om te waarborgen dat ze HIPAA-conform blijven.
Gids voor HIPAA-conforme formulieren & administratie in de eerstelijnszorg
Het waarborgen van HIPAA-naleving in de eerstelijnszorg betekent dat formulieren en administratie met PHI correct moeten worden beheerd. Het implementeren van HIPAA-conforme formulieren en documentatiepraktijken is essentieel om de privacy van patiënten te beschermen, datalekken te voorkomen en te voldoen aan regelgeving. Hier vindt u een stappenplan om artsen en medewerkers in de eerstelijnszorg te helpen bij het opstellen en beheren van HIPAA-conforme formulieren en administratie.
Gebruik beveiligde formulieren
Wanneer u PHI verzamelt via intakeformulieren, toestemmingsformulieren of andere documentatie, zorg er dan voor dat deze formulieren veilig zijn en voldoen aan de HIPAA-standaarden. Als u elektronische formulieren gebruikt, kies dan voor een HIPAA-conform platform met encryptie, toegangscontrole en veilige gegevensopslag.
Implementeer toegangscontrole
Beperk de toegang tot webformulieren en administratie met PHI tot uitsluitend geautoriseerd personeel. Stel sterke authenticatiemaatregelen in, zoals unieke gebruikers-ID’s en wachtwoorden, zodat alleen personen met een legitieme reden toegang hebben tot de informatie.
Onderhoud privacyverklaringen
Volgens HIPAA moeten eerstelijnspraktijken patiënten een privacyverklaring verstrekken waarin staat hoe hun PHI wordt gebruikt en gedeeld. Zorg ervoor dat deze verklaring actueel is en beschikbaar is voor patiënten, zowel op papier als online.
Verkrijg toestemming van de patiënt
Wanneer PHI wordt gebruikt of gedeeld voor andere doeleinden dan behandeling, betaling of zorgprocessen, vraag dan schriftelijke toestemming van de patiënt via een HIPAA-conform toestemmingsformulier. Dit formulier moet duidelijk het doel, de gedeelde informatie en het recht van de patiënt om de toestemming in te trekken vermelden.
Bewaar en vernietig administratie veilig
Bewaar papieren formulieren en andere administratie met PHI op een veilige plek, zoals een afgesloten kast of een ruimte met beperkte toegang. Gebruik bij het vernietigen van deze documenten een papierversnipperaar of een beveiligde vernietigingsdienst om ongeautoriseerde toegang tot PHI te voorkomen.
Voer regelmatig risicoanalyses uit
Evalueer periodiek de privacy- en beveiligingsrisico’s van PHI binnen uw praktijk. Breng mogelijke kwetsbaarheden in kaart in uw processen voor het omgaan met administratie en neem maatregelen om deze te verhelpen.
Personeel opleiden
Geef regelmatig training aan alle medewerkers die met PHI werken, zodat zij de HIPAA-vereisten, het belang van het beschermen van patiëntinformatie en de juiste procedures voor het beheren van formulieren en administratie begrijpen.
Het verschil van Kiteworks voor HIPAA-conforme formulieren
Met Kiteworks krijgen zorgverleners veel meer dan alleen een veilig en HIPAA-conform formulierproduct. Covered entities en hun business associates gebruiken Kiteworks om de uitwisseling van PHI met patiënten, leveranciers en partners te beveiligen door zichtbaarheid en beveiliging te centraliseren over diverse externe communicatiekanalen, waaronder e-mail, bestandsoverdracht, mobiel, beheerde bestandsoverdracht, SFTP en webformulieren. Organisaties wereldwijd vertrouwen op Kiteworks voor de volgende bedrijfskritische mogelijkheden:
Beveiligde kanalen
Kiteworks maakt beveiligde bestandsoverdracht en workflows voor beveiligde bestandsoverdracht mogelijk, zodat organisaties PHI veilig kunnen verzenden en ontvangen met partners, patiënten, leveranciers en andere vertrouwde derden. Een hardened virtual appliance, veilige inzetopties en andere beveiligingsfuncties zorgen voor een veilige overdracht van gegevens.
Toegangscontrole
Kiteworks biedt granulaire toegangscontrole, waarmee organisaties gebruikersrechten effectief kunnen beheren en gevoelige informatie kunnen beschermen tegen ongeautoriseerde toegang.
Encryptie van topniveau
Kiteworks gebruikt geavanceerde encryptie om gegevens in transit en in rust te beschermen, zodat uw organisatie altijd verzekerd is van het hoogste beveiligingsniveau voor data.
Integratie met bedrijfsapplicaties en beveiligingsinfrastructuur
Kiteworks integreert naadloos met talloze bedrijfsapplicaties en beveiligingsoplossingen, zodat gebruikers gevoelige inhoud kunnen delen in de applicaties die zij dagelijks gebruiken, zoals Microsoft Outlook, Microsoft Office 365, Google Drive, Salesforce, mobiele apparaten en meer.
Inzicht in alle bestandsactiviteiten
Het platform biedt volledig inzicht in alle bestandsactiviteiten, zodat organisaties bestandsgebruik, delen en downloads kunnen monitoren en volgen, potentiële beveiligingsdreigingen kunnen detecteren en kunnen aantonen dat ze voldoen aan diverse wet- en regelgeving rondom gegevensbescherming, zoals HIPAA, General Data Protection Regulation (GDPR), National Institute of Standards and Technology Cybersecurity Framework (NIST CSF) en meer.
Plan een persoonlijke demo om te ontdekken hoe Kiteworks HIPAA-conforme formulieren levert.
Aanvullende bronnen
- Blog Post Alles wat u moet weten over HIPAA-naleving [Volledige checklist]
- Blog Post [HIPAA-conforme cloudopslag] Veilige & privé-opslag
- Blog Post Beste HIPAA-conforme diensten voor bestandsoverdracht & aandachtspunten
- Blog Post Wat is de HIPAA Minimum Necessary Rule?
- Article HIPAA-nalevingsgids voor bedrijven