Begrijp en bereik GDPR-naleving

De General Data Protection Regulation, of GDPR, is ontwikkeld om juridische eenheid en duidelijkheid te brengen in de bescherming van persoonsgegevens van EU-burgers. Veel organisaties zijn zich echter niet bewust van hoe persoonsgegevens worden gedefinieerd onder de GDPR, wat ze moeten doen om GDPR-naleving te bereiken, of zelfs of ze überhaupt moeten voldoen.

De definitie van ‘persoonsgegevens’ onder de GDPR is echter bijzonder breed. Woonadressen, namen, geboortedata, foto’s en zelfs socialmediaberichten worden allemaal beschouwd als Persoonlijk Identificeerbare Informatie, of PII, zoals gedefinieerd onder de GDPR.

De GDPR geeft een EU-burger ook het recht om te weten welke PII wordt verzameld, waarom deze wordt verzameld en hoe deze wordt gebruikt. En als zij dat willen, kunnen EU-burgers eisen dat gegevensbeheerders hun PII overdragen, afstaan of zelfs verwijderen.

Het International Commissioner’s Office (ICO) vereist dat elk bedrijf dat zaken doet met personen in de EU aantoont dat zij diverse controles hebben om de privacy van EU-burgers te beschermen, anders riskeren zij hoge boetes. Tenzij deze organisaties in staat zijn om de noodzakelijke privacycontroles te lokaliseren, te beveiligen en aan te tonen, zullen zij geen GDPR-naleving bereiken.

Vul het GDPR-nalevingsgat: Hoe doet u dit effectief?

Het navigeren door de complexiteit van de GDPR kan voor organisaties vaak als een enorme uitdaging voelen. Toch is naleving niet optioneel en vormt het een basis van vertrouwen en transparantie met klanten in dit datagedreven tijdperk. Organisaties kunnen aan hun verplichtingen onder de verordening voldoen en PII beschermen wanneer zij de GDPR-vereisten begrijpen, uitgebreide data-audits uitvoeren, robuuste data management-praktijken implementeren en een privacycultuur bevorderen, onder andere. Laten we deze stappen verder onderzoeken om het pad naar succesvolle GDPR-naleving te ontdekken.

Begrijp de GDPR-vereisten

De eerste stap om het GDPR-nalevingsgat te dichten is het grondig begrijpen van de vereisten. De GDPR biedt een robuust kader dat transparantie, verantwoordelijkheid en individuele rechten met betrekking tot persoonsgegevens verplicht stelt. De verordening is uitgebreid en behandelt onderwerpen zoals de wettelijke basis voor gegevensverwerking, rechten van individuen om hun gegevens in te zien, te corrigeren en te verwijderen, en procedures voor meldingen van datalekken. Door deze vereisten goed te begrijpen, kunnen organisaties effectief niet-nalevingsgebieden identificeren en corrigerende maatregelen plannen.

Voer uitgebreide data-audits uit

Data-audits zijn essentieel om het type, de locatie en het doel van persoonsgegevens binnen de organisatie te begrijpen. Audits moeten alle datatypes en opslaglocaties omvatten, inclusief cloudgebaseerde diensten. Dit proces helpt bij het identificeren van gaten in GDPR-naleving, zoals gegevens zonder geldige wettelijke basis of zonder toestemming van de betrokkene. De resultaten van een uitgebreide data-audit vormen de basis voor een GDPR-nalevingsstappenplan.

Implementeer robuuste data management-praktijken

Na een data-audit moeten organisaties robuuste data management-praktijken implementeren om GDPR-naleving te waarborgen. Dit omvat het opstellen van een gegevensinventaris of datakaart, regelmatige opschoning van gegevens om overbodige of verouderde persoonsgegevens te verwijderen, en het vaststellen van duidelijke beleidsregels voor gegevensbewaring en -verwijdering. Daarnaast moeten dataminimalisatiepraktijken ervoor zorgen dat alleen noodzakelijke gegevens worden verzameld en bewaard.

Investeer in technologie en training

Technologie kan een krachtig hulpmiddel zijn bij het bereiken van GDPR-naleving. Tools zoals data-classificatie en preventie van gegevensverlies-software kunnen taken automatiseren, de gegevensbeveiliging verbeteren en menselijke fouten minimaliseren. Maar technologie alleen is niet voldoende. Organisaties moeten ook investeren in regelmatige training om ervoor te zorgen dat medewerkers hun verantwoordelijkheden onder de GDPR begrijpen en persoonsgegevens veilig en respectvol behandelen.

Creëer een privacycultuur

Het bereiken van GDPR-naleving vereist een verschuiving in de organisatiecultuur richting het prioriteren van privacy. Dit houdt in dat gegevensbescherming onderdeel wordt van dagelijkse bedrijfsprocessen en besluitvorming. Een cyberbewustzijnscultuur betekent dat privacyoverwegingen geen bijzaak zijn, maar worden geïntegreerd in het ontwerp van producten, diensten en bedrijfspraktijken, een concept dat bekend staat als “Privacy by Design and Default.”

Zoek ondersteuning van specialisten

Voor veel organisaties kan GDPR-naleving een complexe en ontmoedigende taak zijn. In zulke gevallen kan externe hulp van adviseurs of juridisch adviseurs die gespecialiseerd zijn in gegevensbescherming van onschatbare waarde zijn. Zij kunnen advies geven over de interpretatie van de GDPR, grondige data-audits uitvoeren en helpen bij het ontwerpen van een op maat gemaakte GDPR-nalevingsstrategie.

Door deze stappen te volgen, kunnen organisaties het GDPR-nalevingsgat effectief dichten en het risico op boetes en datalekken beperken, terwijl het vertrouwen en de zekerheid bij klanten en stakeholders wordt vergroot.

GDPR-nalevingschecklist voor gegevensbeheerders

Gegevensbeheerders dragen onder de GDPR een grote verantwoordelijkheid als beheerders van PII. Zij moeten ervoor zorgen dat alle gegevensverwerkingsactiviteiten voldoen aan de strenge vereisten van de GDPR. Hoewel het pad naar naleving complex kan zijn, kan een checklist het traject beheersbaar en systematisch maken. Hier bieden we een gedetailleerde GDPR-nalevingschecklist voor gegevensbeheerders. Deze checklist dient als leidraad voor systematisch en effectief beheer van gegevensprivacy en -bescherming.

Laten we deze vereisten nader bekijken en hoe gegevensbeheerders te werk moeten gaan.

Benoem een Functionaris voor Gegevensprivacy (DPO)

Als uw organisatie op grote schaal betrokkenen monitort of gevoelige gegevens verwerkt, is het aanstellen van een Functionaris voor Gegevensprivacy (DPO) een vereiste onder de GDPR. De DPO moet kennis hebben van de GDPR en taken kunnen uitvoeren zoals het informeren van het bedrijf over naleving, het uitvoeren van audits en het fungeren als contactpersoon tussen het bedrijf en toezichthoudende autoriteiten.

Begrijp en documenteer gegevensverwerkingsactiviteiten

Gegevensbeheerders moeten het volledige overzicht hebben van hun gegevensverwerkingsactiviteiten. Dit houdt in dat ze weten welke gegevens worden verzameld, waarom ze worden verzameld, hoe ze worden verwerkt, waar ze worden opgeslagen, wie er toegang toe heeft en wanneer en hoe ze worden verwijderd. Al deze activiteiten moeten goed worden gedocumenteerd om een transparant overzicht van gegevensverwerking te bieden.

Verkrijg expliciete toestemming

Een van de pijlers van GDPR-naleving is het verkrijgen van expliciete, geïnformeerde toestemming van betrokkenen voordat hun gegevens worden verwerkt. Beheerders moeten duidelijke, eenvoudige informatie geven over hoe de gegevens worden gebruikt en ervoor zorgen dat de toestemming net zo eenvoudig kan worden ingetrokken als gegeven.

Implementeer Privacy by Design en Default

De GDPR introduceert de principes van Privacy by Design en Default, die vereisen dat gegevensbescherming in elke fase van de gegevensverwerkingscyclus wordt geïntegreerd. Gegevensbeheerders moeten ervoor zorgen dat alleen noodzakelijke gegevens worden verwerkt, de toegang beperkt blijft en gegevens alleen zo lang als nodig worden bewaard.

Beveilig persoonsgegevens

Gegevensbeheerders zijn verplicht persoonsgegevens te beschermen tegen datalekken. Deze bescherming omvat het implementeren van passende technische en organisatorische maatregelen zoals encryptie, pseudonimisering, veilige IT-systemen en het regelmatig testen en evalueren van deze maatregelen op effectiviteit.

Respecteer rechten van betrokkenen

De GDPR kent betrokkenen specifieke rechten toe, zoals het recht op inzage, rectificatie van onjuistheden, verwijdering van gegevens, beperking van verwerking en gegevensoverdraagbaarheid. Gegevensbeheerders moeten duidelijke procedures opstellen om tijdig en effectief te reageren op verzoeken van betrokkenen om hun rechten uit te oefenen.

Bereid u voor op een datalek

Ondanks alle inspanningen kunnen datalekken toch voorkomen. Gegevensbeheerders moeten daarom een goed gedefinieerd responsplan voor datalekken hebben. Dit omvat het identificeren en beperken van de impact van het lek, het melden aan de toezichthouder binnen 72 uur en het zonder onnodige vertraging informeren van de getroffen betrokkenen.

Voer Data Protection Impact Assessments (DPIA’s) uit

Het uitvoeren van een Data Protection Impact Assessment (DPIA) is noodzakelijk bij gegevensverwerkingsactiviteiten met een hoog risico. DPIA’s helpen gegevensbeheerders privacyrisico’s te identificeren en te minimaliseren, wat bijdraagt aan GDPR-naleving.

Faciliteer GDPR-naleving met Enterprise PII Discovery

GDPR-naleving vereist robuuste strategieën voor enterprise PII discovery. Het ontdekken, volgen en beheren van dergelijke informatie is cruciaal, omdat verkeerd beheer kan leiden tot niet-nalevingsinbreuken en aanzienlijke boetes en reputatieschade voor de organisatie.

AI en machine learning kunnen krachtige hulpmiddelen zijn voor het automatiseren van PII discovery. Deze technologieën kunnen snel en nauwkeurig grote hoeveelheden data doorzoeken, verborgen patronen identificeren en helpen bij het classificeren van gegevens volgens GDPR-principes. Door deze technologieën te integreren in data management-systemen kunnen organisaties een uitgebreide PII-inventaris opbouwen, wat essentieel is voor het behouden van GDPR-naleving.

PII discovery is echter slechts één onderdeel van GDPR-naleving. Organisaties moeten ook robuuste gegevensbeschermingsmaatregelen implementeren, zodat verzamelde PII veilig wordt opgeslagen en verwerkt. Ze moeten ook duidelijke communicatie met betrokkenen onderhouden, hen informeren over hun gegevensrechten, hoe deze worden gebruikt en mechanismen bieden voor het intrekken van toestemming.

Bovendien moeten bewaarbeleidsregels regelmatig worden geëvalueerd en bijgewerkt, waarbij onnodige PII wordt verwijderd om het risico te minimaliseren.

Naleving moet geen eenmalige gebeurtenis zijn, maar een doorlopend proces. Het automatiseren van PII discovery kan handmatig werk verminderen, menselijke fouten beperken en bijdragen aan de GDPR-nalevingsreis van een organisatie. Enterprise PII discovery vormt zo een delicaat snijvlak van technologie, privacy en naleving van regelgeving.

GDPR Search: Navigeren in naleving in het tijdperk van gegevensprivacy

GDPR-naleving, met name als het gaat om GDPR search-praktijken, kan complex zijn. Hieronder verkennen we het concept van search, waarbij we de noodzakelijke processen en strategieën beschrijven om te voldoen aan de GDPR en andere belangrijke privacyverplichtingen.

Identificeer en beheer PII met GDPR Search

GDPR search is het proces van het identificeren en beheren van PII binnen het data-ecosysteem van een organisatie, zodat wordt voldaan aan de GDPR-normen. Het omvat nauwkeurige datamapping, systematische categorisatie en zorgvuldige omgang met alle PII. Het zorgvuldige evenwicht tussen gegevens­toegang en bescherming onderstreept het belang van GDPR search.

Krijg inzicht in alle PII met data-audits

Data-audits zijn een integraal onderdeel van GDPR search. Ze geven inzicht in het type, de locatie en het doel van PII binnen een organisatie. Audits kunnen potentiële nalevingsproblemen aan het licht brengen door gegevens te onthullen die mogelijk geen wettelijke basis voor verwerking hebben. Regelmatige audits bevorderen een proactieve benadering van GDPR-naleving, waardoor snelle identificatie en herstel van mogelijke tekortkomingen mogelijk wordt.

Streef naar dataminimalisatie voor goed data management

Effectieve data management-praktijken staan centraal in GDPR search. Deze praktijken omvatten dataminimalisatie (alleen noodzakelijke gegevens bewaren), het waarborgen van gegevensnauwkeurigheid en veilige gegevensopslag. Duidelijk beleid voor gegevensbewaring, inclusief tijdlijnen voor het verwijderen van gegevens, voorkomt onnodige ophoping van PII.

Vul GDPR Search aan met technologische integraties

Technologische ontwikkelingen bieden essentiële tools voor GDPR search. Data-classificatietools kunnen de categorisatie en labeling van PII automatiseren, waardoor het beheer eenvoudiger wordt. Preventie van gegevensverlies-software kan de gegevensbeveiliging tijdens verwerking en overdracht verbeteren. Door deze tools te gebruiken, kunnen organisaties hun GDPR search-efficiëntie verhogen, handmatig werk minimaliseren en het risico op menselijke fouten verkleinen.

Creëer een privacy-first cultuur

Het verankeren van een privacy-first cultuur is essentieel voor effectieve GDPR search. Door privacyoverwegingen in alle bedrijfsaspecten te integreren, begrijpt elke medewerker zijn rol in GDPR-naleving. Regelmatige training kan personeel op de hoogte houden van GDPR-vereisten en geïnformeerde beslissingen bevorderen bij het omgaan met PII.

Ondersteun GDPR Search met adviseurs

Gezien de complexiteit en de hoeveelheid data kan GDPR search voor veel organisaties een uitdaging zijn. In zulke gevallen kan hulp van adviseurs die gespecialiseerd zijn in GDPR waardevol zijn. Deze experts kunnen grondige data-audits uitvoeren, efficiënte data management-strategieën aanbevelen en begeleiden bij de implementatie van geschikte technologische tools.

Bereik GDPR-naleving met ondersteuning van Kiteworks

Met het Kiteworks Private Content Network kunnen organisaties en hun Functionarissen voor Gegevensprivacy (DPO’s) zien waar PII en andere gevoelige inhoud zich bevindt en deze veilig delen buiten de grenzen van de onderneming, terwijl alle controles behouden blijven die nodig zijn om GDPR-naleving te bereiken.

Kiteworks ondersteunt GDPR-naleving op de volgende manieren:

• Gegevensbescherming: Kiteworks biedt robuuste encryptie voor gegevens in rust en onderweg, waarmee de bescherming van persoonsgegevens wordt gewaarborgd.
• Toegangscontrole: Granulaire toegangscontroles met rolgebaseerde rechten stellen organisaties in staat te bepalen wie toegang heeft tot PII, zodat alleen geautoriseerd personeel met “need-to-know”-rechten gevoelige informatie kan benaderen. Daarnaast wordt alle bestandsactiviteit—wie wat naar wie en wanneer verzendt—gemonitord, gevolgd en vastgelegd.
• Datalekmelding: In het geval van een datalek kan Kiteworks een gedetailleerde audit log leveren met daarin gegevens over toegang en gebruikersactiviteiten, waarmee organisaties kunnen voldoen aan de 72-uurs meldplicht van de GDPR.
• Gegevensoverdraagbaarheid: Kiteworks ondersteunt het recht op gegevensoverdraagbaarheid door gebruikers in staat te stellen hun persoonsgegevens veilig te benaderen, over te dragen en te downloaden via beveiligde bestandsoverdracht of een virtuele dataruimte.
• Dataminimalisatie: Kiteworks stelt organisaties in staat om te bepalen hoeveel en welk type persoonsgegevens wordt verzameld en opgeslagen, ter ondersteuning van het GDPR-principe van dataminimalisatie.

Wilt u meer weten over Kiteworks en hoe het uw organisatie kan ondersteunen bij het bereiken van GDPR-naleving? Plan vandaag nog een aangepaste demo.

Aanvullende bronnen

• Blog Post PII verzenden via e-mail: beveiligings- & nalevingsaspecten
• Case Study Hartmann: Voldoen aan de GDPR bij het delen en opslaan van PHI
• Blog Post Hoe maak je GDPR-conforme formulieren
• Blog Post Datasoevereiniteit en GDPR [Inzicht in gegevensbeveiliging]
• Blog Post Is SFTP GDPR-conform? [Hoe maak je SFTP GDPR-conform]