Protection des données dès la conception : comment intégrer des contrôles RGPD à votre programme MFT
Protection des données dès la conception : comment intégrer des contrôles RGPD à votre programme MFT
La protection des données dès la conception impose aux organisations d’intégrer les contrôles de confidentialité dans les systèmes dès le départ, au lieu de les ajouter après le déploiement. Le RGPD impose cette démarche, exigeant que les mesures de protection des données soient intégrées par défaut dans les activités de traitement.
Les systèmes de transfert sécurisé de fichiers (MFT) gèrent d’importants volumes de données personnelles lors des transferts entre services, partenaires et systèmes. Sans contrôles RGPD intégrés, les organisations risquent de traiter des données personnelles de manière illicite, de ne pas respecter les droits des personnes concernées ou de subir des violations entraînant des obligations de notification et des sanctions réglementaires.
Ce guide explique comment intégrer les contrôles RGPD directement dans les programmes MFT en s’appuyant sur les principes de protection des données dès la conception. Vous découvrirez comment appliquer la confidentialité par défaut, activer les droits des personnes concernées, imposer la limitation des finalités et tenir la documentation exigée par le RGPD pour prouver la conformité.
Résumé exécutif
Idée principale : La protection des données dès la conception consiste à intégrer les contrôles RGPD dans les systèmes MFT dès le départ, plutôt que d’ajouter la conformité après coup. Cette approche met en œuvre des mesures techniques telles que le chiffrement automatique, des contrôles d’accès fondés sur le principe du moindre privilège, la minimisation des données pour éviter la collecte inutile de données personnelles, la limitation des finalités pour restreindre l’utilisation des données aux usages définis, ainsi que des contrôles de conservation qui suppriment automatiquement les données devenues inutiles. Les organisations mettent également en place des mesures organisationnelles telles que des analyses d’impact sur la vie privée, des registres de traitement et des procédures pour répondre aux demandes des personnes concernées.
Pourquoi c’est important : Les violations du RGPD peuvent entraîner des amendes allant jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires mondial annuel ou 20 millions d’euros, le montant le plus élevé étant retenu. Au-delà des sanctions, la non-conformité porte atteinte à la réputation et crée une responsabilité juridique en cas de mauvaise gestion des données personnelles. Ajouter les contrôles RGPD à des systèmes existants coûte bien plus cher que de les intégrer dès la conception, perturbe l’activité lors de la mise en œuvre et aboutit souvent à une protection incomplète. La protection des données dès la conception permet de créer des systèmes conformes au RGPD par défaut, réduit la charge de conformité et offre une meilleure protection de la vie privée, renforçant ainsi la confiance des clients.
Points clés à retenir
1. La confidentialité par défaut signifie que les systèmes appliquent automatiquement la protection maximale des données sans configuration préalable. Les systèmes MFT doivent chiffrer les données personnelles, limiter l’accès aux seuls utilisateurs autorisés, minimiser la collecte de données et appliquer des limites de conservation par défaut, sans que les administrateurs aient à activer ces protections.
2. La limitation des finalités restreint l’utilisation des données personnelles à des objectifs précis et légitimes communiqués aux personnes concernées. Les organisations doivent définir des finalités valides pour chaque transfert de fichier contenant des données personnelles et mettre en place des contrôles empêchant l’utilisation des données à des fins incompatibles, comme le marketing non autorisé ou le profilage.
3. La minimisation des données garantit que seules les données personnelles nécessaires sont collectées et transférées. Les systèmes MFT doivent intégrer des contrôles qui identifient et bloquent les transferts contenant des données personnelles inutiles, aidant ainsi les organisations à respecter l’exigence du RGPD de ne traiter que les données adéquates et pertinentes pour les finalités définies.
4. Les droits des personnes concernées exigent des fonctions automatisées pour l’accès, la rectification, l’effacement et la portabilité. Les organisations doivent mettre en place des workflows permettant de localiser les données personnelles dans tous les systèmes MFT, de compiler les informations pour les demandes d’accès, de corriger les données inexactes, de supprimer les données sur demande et de fournir les données dans des formats portables dans le délai de 30 jours imposé par le RGPD.
5. La responsabilité exige une documentation détaillée prouvant la conformité au RGPD. Les organisations doivent tenir à jour des registres des activités de traitement, documenter les mesures techniques et organisationnelles, réaliser des analyses d’impact sur la protection des données et prouver la conformité grâce à des journaux d’audit retraçant toutes les manipulations de données personnelles.
Qu’est-ce que le transfert sécurisé de fichiers et pourquoi surpasse-t-il le FTP ?
Pour en savoir plus :
Comprendre les exigences RGPD pour le transfert de fichiers
Le RGPD définit des exigences strictes pour le traitement des données personnelles. Comprendre comment ces exigences s’appliquent au transfert de fichiers aide les organisations à identifier les contrôles nécessaires.
Qu’est-ce qu’une donnée personnelle ?
Le RGPD définit la donnée personnelle de façon large comme toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Pour les systèmes MFT, cela inclut :
Identifiants directs :
- Noms, adresses e-mail, numéros de téléphone
- Numéros d’identification officiels (sécurité sociale, passeport)
- Numéros de compte, identifiants clients
- Adresses IP, identifiants d’appareil
Identifiants indirects :
- Informations démographiques (âge, sexe, localisation)
- Informations professionnelles (poste, service, salaire)
- Informations financières (revenus, scores de crédit, historiques de transactions)
- Informations de santé (dossiers médicaux, demandes de remboursement)
- Données biométriques (empreintes digitales, reconnaissance faciale)
Les organisations doivent considérer tout fichier contenant ces informations comme soumis au RGPD lorsqu’il concerne des personnes situées dans l’Union européenne ou l’Espace économique européen, quel que soit le lieu d’implantation de l’organisation.
Principes RGPD clés impactant le transfert de fichiers
Le RGPD énonce six principes fondamentaux qui influencent directement la manière dont les organisations transfèrent des fichiers contenant des données personnelles.
Légalité, loyauté et transparence
Les organisations doivent disposer d’une base légale valable pour traiter les données personnelles et être transparentes sur l’utilisation des données. Pour les transferts de fichiers, cela implique de documenter la raison du transfert, de s’assurer que les transferts servent des finalités légitimes et de fournir des informations claires aux personnes concernées.
Limitation des finalités
Les données personnelles doivent être collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes et ne pas être traitées ultérieurement de manière incompatible avec ces finalités. Les organisations ne peuvent pas transférer des données clients collectées pour la gestion des commandes à des tiers à des fins de marketing sans base légale distincte.
Minimisation des données
Les organisations doivent traiter uniquement les données personnelles adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire pour les finalités définies. Les transferts de fichiers ne doivent pas inclure de champs de données inutiles ou des ensembles de données complets si seules certaines informations sont requises.
Exactitude
Les données personnelles doivent être exactes et tenues à jour. Les organisations doivent mettre en place des processus pour corriger les données inexactes et veiller à ce que les transferts de fichiers ne propagent pas d’informations obsolètes dans les systèmes.
Limitation de la conservation
Les données personnelles doivent être conservées uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités définies. Les systèmes MFT doivent intégrer des contrôles de conservation qui suppriment automatiquement les données personnelles lorsque la loi ou l’activité n’en justifie plus la conservation.
Intégrité et confidentialité
Les organisations doivent traiter les données personnelles de manière sécurisée, en les protégeant contre tout accès non autorisé, perte accidentelle ou dommage. Les transferts de fichiers nécessitent le chiffrement, des contrôles d’accès et des vérifications d’intégrité pour répondre à ce principe.
Exigences RGPD clés pour les systèmes MFT
Certaines exigences spécifiques du RGPD impactent directement la conception et le fonctionnement des systèmes MFT.
Protection des données dès la conception et par défaut (article 25)
Les organisations doivent mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles intégrant la protection des données dans les activités de traitement. Les systèmes doivent appliquer les protections appropriées par défaut, sans que les utilisateurs aient à les activer.
Sécurité du traitement (article 32)
Les organisations doivent mettre en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité adaptée au risque, notamment le chiffrement, la pseudonymisation et des mesures assurant la confidentialité et l’intégrité continues.
Registres des activités de traitement (article 30)
Les organisations doivent tenir des registres documentant quelles données personnelles sont traitées, à quelles fins, qui les reçoit, les durées de conservation et les mesures de sécurité appliquées.
Analyses d’impact sur la protection des données (article 35)
Les organisations doivent réaliser des AIPD lorsque le traitement est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes, notamment lors de l’adoption de nouvelles technologies ou du traitement à grande échelle de données sensibles.
Droits des personnes concernées (articles 15 à 22)
Les personnes disposent de droits d’accès à leurs données personnelles, de rectification, d’effacement dans certains cas, de limitation du traitement, de portabilité et d’opposition au traitement.
Intégrer les contrôles RGPD dans le MFT : mise en œuvre étape par étape
Cette section détaille les étapes pour intégrer les contrôles RGPD tout au long de la conception et du déploiement d’un système MFT.
Étape 1 : appliquer la confidentialité par défaut
Configurez les systèmes MFT pour appliquer automatiquement la protection maximale des données sans configuration manuelle.
Activer le chiffrement automatique
Configurez les systèmes pour chiffrer toutes les données personnelles par défaut :
| État des données | Exigence de chiffrement | Mise en œuvre |
|---|---|---|
| Données en transit | TLS 1.3 ou supérieur | Chiffrement automatique de tous les transferts contenant des données personnelles |
| Données au repos | AES 256 ou équivalent | Chiffrement automatique des fichiers en attente et des archives |
| Données de sauvegarde | Identique au stockage principal | Sauvegardes chiffrées avec gestion sécurisée des clés |
Les organisations doivent utiliser des méthodes de chiffrement avancées répondant à l’exigence RGPD de mesures de sécurité à la pointe de la technologie.
Appliquer par défaut le principe du moindre privilège
Configurez des contrôles d’accès accordant uniquement les autorisations strictement nécessaires :
- Les nouveaux utilisateurs n’ont aucun accès tant que des autorisations spécifiques ne leur sont pas accordées
- L’accès est basé sur le rôle, sans autorisations larges
- L’accès aux données personnelles requiert une autorisation explicite selon le besoin métier
- L’accès temporaire expire automatiquement après une période définie
- L’accès administratif est séparé de l’accès aux données
Mettre en place la minimisation automatique des données
Configurez des contrôles empêchant le transfert de données personnelles inutiles :
- Analyse du contenu pour identifier les données personnelles dans les fichiers avant transfert
- Alertes automatiques en cas de transfert contenant plus de données que nécessaire
- Fonction de suppression des champs de données personnelles inutiles
- Options d’échantillonnage pour transférer un sous-ensemble représentatif plutôt que l’ensemble complet
- Transferts basés sur des modèles n’incluant que les champs requis
Activer les contrôles de conservation par défaut
Configurez la conservation et la suppression automatiques :
- Définir les durées de conservation selon les exigences légales et les besoins métier
- Suppression automatique à l’expiration de la période de conservation
- Fonction de gel légal suspendant la suppression en cas de contentieux ou d’enquête
- Vérification et reporting automatisés de la suppression
- Méthodes de suppression sécurisée empêchant toute récupération
Étape 2 : imposer la limitation des finalités
Mettez en place des contrôles restreignant l’utilisation des données personnelles aux finalités légitimes définies.
Documenter les finalités valides du traitement
Définissez et documentez les finalités légitimes du traitement des données personnelles via le MFT :
Traitement des commandes clients :
- Finalité : traiter les commandes clients et livrer les produits/services
- Données personnelles : nom du client, adresse de livraison, coordonnées, détails de la commande
- Conservation : 7 ans pour les documents financiers, 2 ans pour les données opérationnelles
- Transferts valides : vers les transporteurs, prestataires de paiement, systèmes de service client
- Usages interdits : marketing sans consentement distinct, profilage, vente à des tiers
Gestion des dossiers collaborateurs :
- Finalité : gérer la relation de travail, la paie, les avantages sociaux
- Données personnelles : identifiant collaborateur, coordonnées, salaire, affiliation aux avantages, évaluations
- Conservation : durée de l’emploi plus obligations légales (généralement 7 ans pour la fiscalité)
- Transferts valides : vers les prestataires de paie, organismes d’avantages sociaux, reporting réglementaire
- Usages interdits : divulgation non autorisée à des tiers, profilage hors contexte professionnel
Soins de santé :
- Finalité : assurer le traitement médical et la coordination des soins
- Données personnelles : identification du patient, antécédents médicaux, traitements, informations d’assurance
- Conservation : durée minimale requise par la loi (généralement 6 à 10 ans, plus pour les mineurs)
- Transferts valides : vers les médecins, spécialistes, laboratoires, assurances pour le traitement des demandes
- Usages interdits : recherche sans consentement, marketing, divulgations non autorisées
Mettre en place des contrôles techniques pour la limitation des finalités
Configurez les systèmes MFT pour faire respecter les restrictions de finalité :
- Étiqueter les fichiers avec la finalité lors de la création ou de la réception
- Vérifier que les transferts correspondent aux finalités documentées
- Bloquer les transferts ne respectant pas les restrictions de finalité
- Exiger une validation pour les transferts vers de nouveaux destinataires ou pour de nouvelles finalités
- Consigner toutes les finalités et décisions de validation
Surveiller les violations de finalité
Implémentez une surveillance permettant de détecter les violations potentielles de la limitation des finalités :
- Transferts vers des destinataires inattendus déclenchant des alertes
- Utilisation des données au-delà des périodes de conservation définies
- Modèles d’accès suggérant un usage non autorisé
- Intégration avec la prévention des pertes de données (DLP) pour l’analyse du contenu
- Audits réguliers des transferts par rapport aux finalités documentées
Étape 3 : activer les droits des personnes concernées
Mettez en place des fonctions automatisées permettant aux organisations de répondre aux droits des personnes concernées dans les délais du RGPD.
Droit d’accès (article 15)
Les personnes peuvent demander une copie de leurs données personnelles et des informations sur leur traitement. Mettez en place des workflows automatisés :
Workflow de demande d’accès :
- La personne concernée soumet sa demande via un portail sécurisé
- Le système vérifie l’identité du demandeur
- Recherche automatique dans tous les systèmes MFT des données de la personne
- Compilation des journaux de transfert indiquant quand, où et pourquoi les données ont été transférées
- Génération d’un rapport dans un format accessible
- Remise sécurisée à la personne concernée sous 30 jours
Le système doit permettre de savoir :
- Quelles données personnelles sont détenues
- Les finalités du traitement
- Les catégories de destinataires ayant reçu les données
- Les durées de conservation
- Les sources des données si elles n’ont pas été collectées auprès de la personne
- Les informations sur la prise de décision automatisée ou le profilage
Droit de rectification (article 16)
Les personnes peuvent demander la correction de données personnelles inexactes. Mettez en place des fonctions pour :
- Identifier tous les emplacements où les données personnelles existent dans les systèmes MFT
- Mettre à jour les données dans tous les systèmes concernés simultanément
- Notifier les destinataires ayant reçu des données inexactes
- Maintenir une traçabilité des corrections
- Vérifier la bonne réalisation de la correction
Droit à l’effacement/droit à l’oubli (article 17)
Les personnes peuvent demander la suppression de leurs données personnelles dans certains cas. Mettez en place l’effacement automatisé :
Workflow d’effacement :
- La personne concernée soumet une demande d’effacement
- Le système vérifie que la demande répond aux critères RGPD
- Identification automatique de toutes les données personnelles dans l’infrastructure MFT
- Suppression dans les systèmes actifs, archives et sauvegardes
- Notification aux destinataires ayant reçu les données
- Documentation de l’effacement pour les registres de conformité
- Vérification de la suppression complète
Les organisations doivent noter que le droit à l’effacement comporte des exceptions, notamment les obligations légales de conservation et les intérêts légitimes liés à la gestion de contentieux.
Droit à la portabilité des données (article 20)
Les personnes peuvent recevoir leurs données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et les transmettre à un autre responsable de traitement. Mettez en place des fonctions pour :
- Exporter les données personnelles dans des formats standards (JSON, XML, CSV)
- Inclure toutes les données fournies ou générées concernant la personne
- Transmission directe à un autre responsable lorsque c’est techniquement possible
- Préserver la structure et les liens des données
- Réaliser les demandes de portabilité sous 30 jours
Étape 4 : mettre en place des contrôles sur les transferts transfrontaliers
Le RGPD limite les transferts de données personnelles hors de l’Espace économique européen, sauf si des garanties appropriées sont en place.
Identifier les scénarios de transfert nécessitant des garanties
Cartographiez les workflows de transfert de fichiers impliquant des transferts internationaux de données personnelles :
| Scénario de transfert | Exigence RGPD | Mise en œuvre |
|---|---|---|
| UE vers États-Unis | Décision d’adéquation, clauses contractuelles types (CCT) ou règles d’entreprise contraignantes (BCR) | Mettre en œuvre les CCT, vérifier les garanties du destinataire américain |
| UE vers Royaume-Uni | Décision d’adéquation en vigueur | Documenter la base d’adéquation, surveiller les évolutions |
| UE vers autres pays hors EEE | Décision d’adéquation, CCT ou BCR | Mettre en place les garanties appropriées, documenter la conformité |
| Transferts intra-groupe | BCR ou CCT | Mettre en œuvre des BCR ou CCT pour les transferts intra-groupe |
Mettre en place des contrôles techniques pour les restrictions géographiques
Configurez les systèmes MFT pour faire respecter les restrictions géographiques :
- Blocage automatique des transferts vers des destinations interdites
- Validation de l’existence de garanties appropriées chez les destinataires
- Approbations obligatoires pour les transferts internationaux
- Documentation de la base légale pour chaque transfert à l’international
- Surveillance des transferts internationaux non autorisés
Tenir la documentation des transferts internationaux
Le RGPD exige que les organisations documentent les transferts transfrontaliers :
- Pays vers lesquels les données personnelles sont transférées
- Catégories de destinataires dans chaque pays
- Base légale des transferts (adéquation, CCT, BCR, dérogations)
- Copies des garanties mises en place (CCT signées)
- Évaluation des mesures de sécurité des destinataires
Étape 5 : réaliser et documenter les analyses d’impact sur la protection des données
Le RGPD impose la réalisation d’AIPD lorsque le traitement est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes.
Déterminer quand une AIPD est requise
Réalisez une AIPD pour les déploiements MFT impliquant :
- Traitement à grande échelle de données sensibles ou de casiers judiciaires
- Surveillance systématique de zones accessibles au public à grande échelle
- Décisions automatisées ayant des effets juridiques ou significatifs
- Traitement à grande échelle de données de personnes vulnérables
- Nouvelles technologies ou méthodes de traitement présentant des risques pour la vie privée
- Combinaison, rapprochement ou croisement d’ensembles de données
- Empêchement des personnes d’exercer leurs droits ou d’accéder à des services
Réaliser des AIPD détaillées
Structurez les AIPD pour répondre aux exigences RGPD :
Éléments d’une AIPD :
- Description des opérations de traitement : documenter les données transférées, les finalités, les destinataires, les durées de conservation
- Évaluation de la nécessité et de la proportionnalité : expliquer pourquoi le traitement est nécessaire et proportionné aux finalités
- Évaluation des risques : identifier les risques pour les droits et libertés des personnes
- Mesures pour traiter les risques : documenter les mesures techniques et organisationnelles pour atténuer les risques identifiés
- Garanties et mesures de sécurité : décrire le chiffrement, les contrôles d’accès, la surveillance, la gestion des incidents
- Compte-rendu des consultations : documenter la consultation du DPO et, le cas échéant, des personnes concernées
Mettre en œuvre les recommandations issues de l’AIPD
Utilisez les conclusions de l’AIPD pour améliorer la conception du système MFT :
- Renforcer le chiffrement ou les contrôles d’accès si des risques sont identifiés
- Mettre en place une surveillance accrue pour les transferts à risque
- Ajuster les durées de conservation pour limiter le stockage
- Améliorer les capacités de minimisation des données
- Renforcer la détection et la gestion des violations
Étape 6 : tenir des registres et une documentation détaillés
Le principe de responsabilité du RGPD impose aux organisations de prouver leur conformité par des registres détaillés.
Tenir les registres des activités de traitement
Documentez toutes les activités de traitement impliquant des transferts de données personnelles :
Éléments obligatoires du registre :
- Nom et coordonnées du responsable de traitement et du DPO
- Finalités du traitement
- Catégories de personnes concernées (clients, collaborateurs, patients)
- Catégories de données personnelles (coordonnées, données financières, dossiers de santé)
- Catégories de destinataires des données
- Transferts internationaux et garanties mises en place
- Durées de conservation selon les catégories de données
- Mesures techniques et organisationnelles de sécurité
Documenter les mesures techniques et organisationnelles
Tenez une documentation détaillée des contrôles RGPD :
- Schémas d’architecture du système illustrant les flux de données
- Spécifications du chiffrement et procédures de gestion des clés
- Politiques de contrôle d’accès et définitions des rôles
- Paramétrages de minimisation et de conservation des données
- Procédures de gestion des incidents
- Supports de formation pour le personnel manipulant des données personnelles
- Due diligence des prestataires et contrats avec les sous-traitants
- Résultats d’audit et actions correctives
Mettre en place une journalisation d’audit détaillée
Configurez une journalisation d’audit détaillée démontrant la conformité :
- Tous les transferts de données personnelles avec horodatage, sources, destinations
- Accès utilisateur aux données personnelles avec détails d’authentification
- Demandes et réponses aux droits des personnes concernées
- Exécution des politiques de conservation et activités de suppression
- Incidents de sécurité et actions correctives
- Modifications de configuration impactant la protection des données
- Tentatives d’accès échouées et violations de politiques
Les journaux doivent être conservés au moins trois ans pour prouver la conformité RGPD sur le long terme.
Étape 7 : mettre en place la détection et la notification des violations
Le RGPD impose aux organisations de notifier l’autorité de contrôle en cas de violation de données personnelles sous 72 heures et d’informer les personnes concernées si le risque est élevé.
Configurer la détection automatisée des violations
Mettez en place une surveillance permettant de détecter les violations potentielles impliquant des données personnelles :
- Tentatives d’accès non autorisé aux données personnelles
- Volumes de transfert inhabituels suggérant une exfiltration
- Transferts vers des destinations inattendues
- Échecs de chiffrement ou de vérification d’intégrité
- Accès depuis des lieux ou appareils inhabituels
- Tentatives d’élévation de privilèges
Mettre en place des workflows de gestion des violations
Configurez des workflows automatisés facilitant la gestion rapide des violations :
Étapes de gestion des violations :
- Détection et alerte automatisées en cas d’indicateurs de violation
- Collecte automatique des preuves (journaux, fichiers concernés, activités utilisateur)
- Évaluation de la gravité et identification des personnes concernées
- Modèles de notification pour l’autorité de contrôle et les personnes concernées
- Génération de la documentation pour les registres de conformité
- Suivi et vérification des actions correctives
Tenir un registre des violations
Le RGPD impose de documenter toutes les violations de données personnelles, qu’une notification soit requise ou non :
- Date et heure de découverte de la violation
- Nature de la violation (accès non autorisé, perte de données, ransomware)
- Catégories et nombre approximatif de personnes concernées
- Catégories et nombre approximatif d’enregistrements de données personnelles concernés
- Conséquences probables de la violation
- Mesures prises ou proposées pour traiter la violation
- Décisions de notification et justification
Comment Kiteworks permet un MFT conforme au RGPD
La solution MFT sécurisée de Kiteworks intègre des contrôles RGPD conçus selon les principes de protection des données dès la conception et par défaut.
Confidentialité par défaut
Kiteworks applique automatiquement la protection maximale des données. Tous les transferts de fichiers sont chiffrés par défaut avec des standards de chiffrement reconnus. Les contrôles d’accès appliquent automatiquement le principe du moindre privilège. Les politiques de conservation peuvent être configurées pour supprimer automatiquement les données devenues inutiles.
L’approche « confidentialité par défaut » de la plateforme garantit la conformité sans que les administrateurs aient à activer manuellement les protections, réduisant ainsi le risque d’erreurs de configuration générant des violations du RGPD.
Traçabilité complète des actions
Kiteworks fournit une journalisation d’audit détaillée retraçant toutes les manipulations de données personnelles. Les journaux incluent les identités des utilisateurs, les méthodes d’authentification, les détails des transferts, la vérification du chiffrement et les décisions d’application des politiques.
La centralisation des journaux permet aux organisations de répondre rapidement aux demandes d’accès, de prouver la conformité aux exigences de traitement et d’enquêter sur les violations potentielles dans les délais serrés du RGPD.
Automatisation des droits des personnes concernées
La plateforme propose des workflows automatisés pour répondre aux droits des personnes concernées. Les organisations peuvent rapidement rechercher les données personnelles d’un individu dans tous les systèmes MFT, compiler les réponses aux demandes d’accès, exécuter les demandes d’effacement et générer des exports de données portables.
L’automatisation permet de respecter le délai de 30 jours imposé par le RGPD pour répondre aux demandes, sans mobiliser de ressources sur des recherches manuelles chronophages.
Contrôles géographiques et responsabilité
Kiteworks permet de mettre en place des restrictions géographiques empêchant les transferts internationaux non autorisés. Les fonctions de gouvernance des données de la plateforme assurent une documentation complète des activités de traitement, des mesures techniques et des preuves de conformité démontrant la responsabilité RGPD.
Pour en savoir plus sur l’intégration des contrôles RGPD à votre programme MFT, réservez votre démo sans attendre !
Foire aux questions
Les sociétés de services financiers peuvent appliquer la minimisation des données en configurant les systèmes MFT pour analyser le contenu des fichiers avant transfert, identifier les champs de données personnelles et vérifier que seules les données nécessaires sont incluses selon les finalités documentées. Mettez en place des transferts basés sur des modèles n’incluant que les champs clients requis, plutôt que des dossiers complets. Configurez des alertes automatiques lorsque les transferts contiennent plus de données personnelles que ce que justifient les besoins métiers. Utilisez des contrôles de protection des données qui suppriment automatiquement les champs inutiles avant transfert. Tenez des journaux documentant les décisions de minimisation pour la responsabilité RGPD. Enfin, auditez régulièrement les transferts vers les tiers, vérifiez le bon fonctionnement des contrôles de minimisation et mettez à jour les configurations en cas d’évolution des finalités de traitement.
Les organisations de santé doivent mettre en place des workflows automatisés permettant de recueillir les demandes d’accès via des portails sécurisés, de vérifier l’identité du demandeur grâce à l’authentification multifactorielle, de rechercher automatiquement dans tous les systèmes MFT les données personnelles de l’individu, de compiler les journaux de transfert retraçant quand et où les données patients ont circulé, de générer des rapports dans des formats accessibles et de transmettre les informations de façon sécurisée sous 30 jours. Configurez le workflow pour identifier tous les emplacements où les données personnelles existent, y compris les systèmes actifs, archives et sauvegardes. Prévoyez la compilation automatisée des informations requises : finalités du traitement, destinataires, durées de conservation, sources des données. Le workflow doit conserver des journaux d’audit détaillés de toutes les activités liées aux demandes d’accès pour la conformité RGPD. Les organisations traitant un grand nombre de demandes bénéficient fortement de l’automatisation, qui élimine les recherches manuelles chronophages.
Les multinationales doivent configurer les systèmes MFT pour valider automatiquement que les transferts internationaux de données collaborateurs de l’UE respectent les exigences RGPD. Mettez en place des contrôles géographiques bloquant les transferts vers des pays hors EEE sauf si des garanties appropriées existent (décisions d’adéquation, clauses contractuelles types ou règles d’entreprise contraignantes). Configurez le système pour exiger la documentation de la base légale avant tout transfert international. Mettez en place une validation automatique des garanties de protection des données chez les destinataires hors EEE. Tenez un registre détaillé de tous les transferts internationaux : pays de destination, base légale, garanties mises en place. Les organisations doivent revoir régulièrement les restrictions géographiques en cas de changement de décision d’adéquation ou d’ajout de nouveaux lieux de traitement. Le système doit alerter les équipes conformité en cas de tentative de transfert international non autorisé et conserver des journaux détaillés pour la responsabilité RGPD.
Les entreprises e-commerce déployant un nouveau système MFT doivent réaliser une analyse d’impact sur la protection des données pour identifier les risques liés à la vie privée dans le traitement des commandes clients. Mettez en place des mesures techniques telles que le chiffrement automatique des données clients en transit et au repos, des contrôles d’accès basés sur les attributs limitant l’accès aux données clients selon la fonction, des contrôles de minimisation évitant la collecte inutile de données personnelles, la suppression et la conservation automatisées alignées sur les exigences légales, ainsi qu’une surveillance des violations. Mettez en place des mesures organisationnelles : documentation des finalités de traitement, formation du personnel sur le RGPD, due diligence des sous-traitants, procédures de gestion des incidents respectant le délai de 72 heures du RGPD, journalisation d’audit complète. Les organisations doivent documenter toutes ces mesures dans les registres de traitement et conserver la preuve que la protection des données a été intégrée dès la conception, et non ajoutée après coup.
Les organisations doivent mettre en place une détection automatisée des violations surveillant en continu les accès non autorisés aux données personnelles, les transferts inhabituels suggérant une exfiltration, les échecs de chiffrement ou d’intégrité et autres indicateurs de violation. Configurez des workflows qui alertent automatiquement les équipes sécurité en cas de détection, collectent les preuves pertinentes (fichiers concernés, activités utilisateur), évaluent la gravité et l’étendue de la violation, identifient les personnes concernées et génèrent les documents de notification à l’aide de modèles validés. Le workflow doit conserver une documentation complète des actions de gestion de la violation : horodatage de la détection, résultats de l’enquête, personnes concernées, décisions de notification, actions correctives. Prévoyez la notification automatisée à l’autorité de contrôle et aux personnes concernées si nécessaire. Les organisations doivent tester régulièrement ces workflows pour garantir le respect du délai de 72 heures du RGPD. Le système doit s’intégrer à des contrôles de sécurité zéro trust pour une prévention et une réaction rapides en cas de violation.
Ressources complémentaires
- Brief
Kiteworks MFT : la solution de transfert sécurisé de fichiers la plus moderne et la plus sûre, pour vos besoins critiques - Blog Post
6 raisons pour lesquelles le transfert sécurisé de fichiers surpasse le FTP - Blog Post
Redéfinir le rôle du transfert sécurisé de fichiers dans l’entreprise moderne - Video
Checklist des fonctions clés du transfert sécurisé de fichiers moderne - Blog Post
Cloud vs. transfert sécurisé de fichiers sur site : quel mode de déploiement choisir ?