Comment envoyer des PII par e-mail en toute sécurité

Envoi d’informations personnelles identifiables (PII) par e-mail : sécurité et conformité

Si votre entreprise reçoit des informations personnelles identifiables (PII) par e-mail de la part de clients, de sous-traitants ou d’autres personnes, vous devez respecter des réglementations strictes pour éviter des amendes importantes.

Est-il sûr d’envoyer des informations personnelles identifiables par e-mail ? Non, vous ne devez jamais transmettre de PII par e-mail. Cependant, si vous devez envoyer des PII par e-mail, il faut impérativement les chiffrer et appliquer des protocoles de sécurité spécifiques pour garantir qu’en cas d’interception, les PII restent illisibles.

Quelle Sécurité Email est nécessaire pour protéger votre messagerie d’entreprise

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Table of Contents

Qu’est-ce qu’une information personnelle identifiable (PII) ?

En termes simples, une information personnelle identifiable (PII) désigne toute donnée permettant à quelqu’un de déduire directement ou indirectement l’identité d’une autre personne. « Déduire », dans ce contexte, signifie tout élément rendant une identité déterminable.

Bien que cela semble évident, la notion de PII reste mal définie aux États-Unis. Il est donc difficile de distinguer ce qui relève des PII et ce qui n’en relève pas, d’autant plus que le contexte peut modifier la nature confidentielle d’une information.

POINTS CLÉS À RETENIR

  1. L’e-mail standard n’est pas sécurisé pour transmettre des PII

    Un e-mail non chiffré expose les informations personnelles sensibles à l’interception, aux violations de données et aux manquements à la conformité.

  2. Les conséquences juridiques d’une mauvaise gestion des PII sont sévères

    Les organisations encourent de lourdes sanctions en cas de non-respect du RGPD, de l’HIPAA et d’autres réglementations, avec des amendes pouvant atteindre plusieurs millions.

  3. Le chiffrement de bout en bout offre la meilleure protection

    Le chiffrement de bout en bout garantit la confidentialité des données tout au long de la transmission, contrairement au TLS qui ne protège que les échanges entre serveurs.

  4. Privilégiez des alternatives sécurisées à l’e-mail

    Les portails chiffrés, les plateformes de partage sécurisé de fichiers et les fichiers protégés par mot de passe offrent une meilleure protection que les pièces jointes classiques.

  5. La sécurité des PII repose sur la technologie et la formation

    Au-delà des outils de chiffrement, la formation régulière des collaborateurs à la sécurité est essentielle pour éviter toute exposition accidentelle des PII.

Quelle différence entre les informations personnelles identifiables (PII) et les informations médicales protégées (PHI) ?

Les informations personnelles identifiables et les informations médicales protégées (PII/PHI) sont deux types de données sensibles, mais elles diffèrent par leur portée, leur contexte et les exigences réglementaires qui s’y appliquent.

Les PII désignent toute information permettant d’identifier une personne seule ou en combinaison avec d’autres données. Cela inclut les noms, numéros de sécurité sociale, adresses, numéros de téléphone et adresses e-mail. Les PII sont encadrées par différentes lois sur la protection des données selon le secteur et la région, telles que le RGPD, la CCPA ou la FISMA.

Les PHI, en revanche, constituent une sous-catégorie des PII, spécifiquement liée à la santé d’un individu. Elles englobent les dossiers médicaux, diagnostics, informations sur les traitements, détails d’assurance et toute donnée liée à l’état de santé ou à la prise en charge d’une personne. Les PHI sont strictement encadrées par la loi américaine HIPAA (HIPAA) et concernent uniquement les entités couvertes (ex. : professionnels de santé, assureurs) ou leurs partenaires commerciaux.

À retenir : toutes les PHI sont des PII, mais toutes les PII ne sont pas des PHI. Les PHI doivent inclure des données de santé et être créées, reçues ou conservées par une entité couverte.

Comprendre cette distinction est essentiel pour appliquer les bons contrôles de confidentialité, notamment dans les secteurs réglementés comme la santé.

Recommandations NIST SP 800-122 sur la catégorisation des PII

Le National Institute of Standards and Technology (NIST) distingue deux catégories de PII : les informations liées et non liées. Les informations liées permettent d’identifier directement une personne. Exemples de PII liées :

  • Nom et prénom
  • Adresse personnelle
  • Adresse professionnelle
  • Numéro de sécurité sociale (SSN)
  • Numéro de téléphone (professionnel, personnel ou mobile)
  • Informations sur les biens personnels (numéro d’identification de véhicule, etc.)
  • Date de naissance
  • Numéros de carte de crédit ou de débit
  • Adresses e-mail
  • Informations liées à l’IT (adresses MAC spécifiques à l’appareil, adresses IP, numéros de série, etc.)

Les informations non liées sont moins directes et nécessitent qu’un tiers combine plusieurs éléments pour identifier une personne. Exemples d’informations non liées :

  • Noms et prénoms courants
  • Catégories raciales et de genre
  • Âge
  • Intitulé de poste
  • Informations d’adresse plus larges (ville, État, pays ou code postal)

Les PII non liées semblent « moins risquées », mais il est impossible de prévoir quelles combinaisons pourraient révéler accidentellement une identité. Il est donc essentiel d’utiliser des plateformes, outils et processus adaptés à vos cas d’usage pour protéger ces données.

À noter : la définition et le traitement des PII varient selon les réglementations sur la protection des données :

  • Selon la loi HIPAA (HIPAA), les PII sont assimilées à des informations médicales protégées (PHI). La HIPAA définit les PHI comme toute information relative à la santé, aux soins ou à la facturation d’un patient.
  • La norme PCI DSS (PCI DSS) met l’accent sur les données de paiement. Les PII envoyées par e-mail concernent donc principalement les numéros de carte bancaire, ainsi que toute combinaison de nom, adresse, numéro de téléphone ou adresse e-mail permettant d’identifier un client.
  • FedRAMP distingue trois niveaux d’impact : FedRAMP Low authorization, FedRAMP Moderate authorization et FedRAMP High authorization. Les types de PII varient selon le niveau. Par exemple, de nombreux systèmes FedRAMP Low Impact ne contiennent que des identifiants de connexion, alors que les systèmes FedRAMP High Impact peuvent traiter des PHI. Dans tous les cas, l’envoi de PII par e-mail est interdit sauf si les données sont chiffrées.

Classification des PII sensibles et non sensibles

Distinguer les PII sensibles des non sensibles est essentiel pour une gestion adaptée des données et des risques.

Les PII sensibles sont des informations qui, si elles sont perdues, compromises ou divulguées sans autorisation, peuvent causer un préjudice important, de l’embarras, des désagréments ou une injustice pour la personne concernée. Exemples : numéros de compte bancaire, numéros de sécurité sociale, données biométriques, informations médicales, numéros de permis de conduire. Ce type de PII est souvent soumis à une protection réglementaire spécifique, comme les « catégories particulières de données personnelles » du RGPD (ex. : origine raciale, religion, données de santé).

En raison des risques élevés liés à leur exposition, les PII sensibles exigent des mesures de sécurité renforcées : chiffrement fort au repos et en transit, contrôles d’accès stricts, journalisation complète des accès et masquage ou tokenisation des données si possible.

Les PII non sensibles, à l’inverse, sont des informations potentiellement identifiantes, mais généralement publiques ou dont la divulgation ne causerait pas de préjudice significatif. Exemples : codes postaux, numéros de téléphone publics, intitulés de poste génériques. Elles doivent tout de même être protégées, mais les mesures de sécurité peuvent être moins strictes que pour les PII sensibles. Toutefois, la combinaison de plusieurs PII non sensibles peut accroître le niveau de risque, d’où la nécessité d’une évaluation attentive.

Comment identifier les PII dans votre organisation ?

Identifier où se trouvent les informations personnelles identifiables (PII) dans votre organisation est une étape clé pour gérer la confidentialité des données, respecter les obligations réglementaires et réduire les risques. La liste de contrôle suivante propose une démarche structurée pour découvrir, classifier et documenter les PII dans vos systèmes et processus métiers :

  • Définir le périmètre et les objectifs du projet : Déterminez précisément quels services, systèmes (serveurs de messagerie, bases de données, stockage cloud, applications tierces) et processus métiers traitent potentiellement des PII. Précisez les objectifs : conformité réglementaire, réduction des risques ou minimisation des données.
  • Réaliser des entretiens avec les parties prenantes : Impliquez les personnes clés de chaque service (RH, finance, marketing, IT, juridique…) pour comprendre comment elles collectent, utilisent, stockent et transmettent les PII, y compris les pratiques d’envoi par e-mail. Recueillez des informations sur les flux de données et les risques perçus.
  • Utiliser des outils d’inventaire automatisés : Déployez des logiciels spécialisés capables d’analyser les systèmes, bases de données, partages de fichiers et archives e-mail pour détecter les schémas correspondant aux PII connues (ex. : numéros de sécurité sociale, cartes bancaires, mots-clés spécifiques). Ces outils accélèrent considérablement l’inventaire.
  • Élaborer des schémas de flux de données : Cartographiez visuellement l’entrée, la circulation, le traitement et la sortie des PII dans l’organisation. Portez une attention particulière aux points de transfert (passerelles e-mail, intégrations API, partages avec des tiers) pour repérer les vulnérabilités potentielles.
  • Classer les PII identifiées : Catégorisez les PII découvertes selon leur sensibilité (sensibles vs non sensibles) et leur pertinence réglementaire (ex. : RGPD, HIPAA, CCPA, etc.). Appliquez des balises de classification des données cohérentes dans les référentiels de données.
  • Documenter rigoureusement les résultats : Tenez un inventaire détaillé des PII recensées : type de PII, emplacement, propriétaire, finalité du traitement, durée de conservation, mesures de sécurité, flux de données associés. Cette documentation est indispensable pour prouver la conformité lors d’audits et pour évaluer les risques.

Comment le RGPD définit-il les PII ?

Selon le RGPD, une donnée personnelle est toute information « se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (personne concernée)… directement ou indirectement ». Le RGPD précise également les éléments considérés comme des données personnelles : nom, numéro d’identification, identifiant en ligne ou « un ou plusieurs éléments propres à l’identité physique, physiologique, génétique, économique, culturelle ou sociale de cette personne ».

Bien que les notions de PII et de données personnelles soient proches, les implications juridiques sont beaucoup plus larges. Toute donnée permettant d’identifier une personne est considérée comme une donnée personnelle et doit rester sécurisée, privée et confidentielle. Cela inclut les journaux de sécurité, formulaires de consentement, cookies et tout identifiant utilisé pour maintenir la présence ou l’expérience d’un client sur une plateforme en ligne.

Vous risquez également de lourdes sanctions — jusqu’à 4 % de votre chiffre d’affaires — si vous envoyez des PII par e-mail en violation du RGPD.

Pour en savoir plus sur le partage de PII en conformité avec le RGPD : Comment envoyer des PII par e-mail en conformité avec le RGPD

Quelle différence entre PII et données personnelles ?

Alors que la définition des PII reste floue aux États-Unis, l’Union européenne a clarifié ce concept. C’est pourquoi la notion de « donnée personnelle », telle que définie dans le cadre du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), est précisément encadrée et reprise dans les textes juridiques et réglementaires.

Techniques de chiffrement pour sécuriser les PII

Le chiffrement est une technique largement utilisée pour protéger les informations personnelles identifiables (PII) avant leur envoi par e-mail. Protéger les PII est fondamental, car elles contiennent des données sensibles susceptibles de provoquer des préjudices en cas de compromission (vol d’identité, fraude à la carte bancaire, activités malveillantes…). Le chiffrement ajoute une couche de sécurité aux e-mails contenant des PII, garantissant la confidentialité et la sécurité des informations. Le chiffrement des e-mails est un outil essentiel pour protéger les informations confidentielles des clients pendant leur transit. En chiffrant les PII, les organisations veillent à ce que seules les personnes autorisées y aient accès. Voici quelques méthodes courantes pour chiffrer les PII :

Chiffrement symétrique pour la protection des PII

Le chiffrement symétrique utilise une seule clé secrète pour chiffrer et déchiffrer le contenu. Cette méthode est idéale pour sécuriser les PII, car elle garantit la confidentialité et l’authenticité des données. La clé reste secrète et seuls les utilisateurs autorisés y ont accès.

Chiffrement asymétrique pour la protection des PII

Le chiffrement asymétrique repose sur deux clés distinctes : l’une pour chiffrer, l’autre pour déchiffrer. L’expéditeur chiffre le contenu avec la clé publique du destinataire, qui le déchiffre ensuite avec sa clé privée. Cette méthode est particulièrement adaptée pour sécuriser les PII lors de la transmission.

Hachage pour la protection des PII

Le hachage crée une empreinte numérique unique du contenu des PII, impossible à inverser. Même si un attaquant accède au contenu haché, il lui sera pratiquement impossible de retrouver les données d’origine.

Tokenisation pour la protection des PII

La tokenisation remplace les données sensibles par un identifiant unique (token) sans valeur ni signification en dehors du système où il est utilisé. Cette technique est particulièrement utile pour sécuriser les PII lors du stockage ou des transactions, car elle protège les données même en cas de compromission du système. Elle permet aussi de traiter les transactions plus efficacement et limite les risques de fuite de données.

Gestion des clés de chiffrement pour la protection des PII

Une gestion rigoureuse des clés de chiffrement est essentielle pour garantir la sécurité des données chiffrées. Les clés doivent être stockées de façon sécurisée et accessibles uniquement aux personnes autorisées. Il faut également prévoir la rotation et la révocation des clés pour éviter toute compromission.

Mettre en œuvre plusieurs techniques de chiffrement permet de bâtir une stratégie de sécurité solide pour protéger les PII, mais il est crucial de réviser et d’actualiser régulièrement les méthodes utilisées pour contrer les nouvelles menaces.

Alternatives à l’e-mail pour envoyer des PII

L’abstinence reste la meilleure solution pour protéger les PII.

Gérer des PII implique : serveurs sécurisés, chiffrement, règles, procédures, audits, etc. Votre plateforme e-mail doit donc répondre à des exigences de sécurité strictes. L’envoi de PII via un e-mail public ne respecte aucune réglementation sur la protection des données et ne garantit pas la confidentialité des clients.

Si vous devez absolument partager des PII, privilégiez des alternatives clés. Outre le chiffrement des données en transit et au repos, les organisations devraient envisager les solutions suivantes pour échanger des PII en conformité avec le RGPD, l’HIPAA, la CCPA et d’autres réglementations :

SFTP ou autres transferts de fichiers

SFTP, s’il est correctement configuré, permet de partager et transférer des données de façon sécurisée et conforme. Le transfert sécurisé de fichiers géré (MFT) est une autre option. Cependant, cela peut rebuter le destinataire : peu de clients accepteront d’utiliser une solution MFT ou SFTP, sauf si leur secteur l’exige.

Liens e-mail sécurisés

Les liens e-mail sécurisés combinent les avantages des serveurs sécurisés et de l’e-mail. Au lieu d’envoyer des données chiffrées, l’organisation transmet un lien sécurisé vers un serveur chiffré contenant le message dans une boîte de réception dédiée. L’utilisateur doit s’authentifier pour accéder au serveur et au message contenant les PII.

Cette option est la plus simple et la plus facile à gérer pour protéger les PII par e-mail. Elle évite aux utilisateurs d’apprendre ou d’adopter de nouveaux outils, et transfère la responsabilité vers l’infrastructure IT. Grâce aux liens e-mail sécurisés, vous pouvez aussi répondre à d’autres exigences de conformité e-mail comme la gestion des journaux d’audit et des accès utilisateurs.

Méthodes acceptées pour envoyer des PII par e-mail de façon sécurisée

L’envoi de PII par e-mail présente des risques si les données ne sont pas correctement sécurisées. Pour garantir la protection des données et la conformité réglementaire, les organisations doivent adopter des méthodes sécurisées adaptées à leurs besoins et à leur tolérance au risque. Voici plusieurs approches reconnues pour transmettre des PII par e-mail, chacune offrant différents niveaux de sécurité, d’ergonomie et de complexité :

  • E-mail chiffré de bout en bout : Utilise des protocoles comme S/MIME ou PGP, ou des plateformes intégrées telles que le Réseau de données privé de Kiteworks, pour chiffrer le contenu du message du point d’envoi à la réception, c’est-à-dire via le chiffrement de bout en bout. Cette méthode répond parfaitement aux exigences de chiffrement du RGPD et de l’HIPAA. Le chiffrement des e-mails nécessite une configuration (échange de clés) ou des logiciels compatibles des deux côtés. Nécessite une gestion des clés et la formation des utilisateurs.
  • Portails web sécurisés : Les destinataires reçoivent une notification par e-mail avec un lien vers un portail sécurisé où ils doivent s’authentifier pour consulter le message ou télécharger les fichiers contenant des PII. Ce système offre un excellent contrôle, une authentification forte et la prise en charge des journaux d’audit pour la conformité réglementaire. Il impose des étapes supplémentaires (authentification multifactorielle MFA), ce qui peut être moins pratique qu’un e-mail direct. Nécessite une plateforme dédiée, la gestion des utilisateurs et des instructions claires pour les destinataires.
  • Pièces jointes protégées par mot de passe : Chiffrez les fichiers (PDF, archives ZIP…) contenant des PII et protégez-les par un mot de passe fort avant de les joindre à l’e-mail. Cette solution répond aux besoins de chiffrement de base, mais repose entièrement sur la transmission sécurisée du mot de passe ; elle reste insuffisante pour les réglementations strictes si la gestion du mot de passe est faible. L’ergonomie est simple, mais nécessite une coordination entre l’expéditeur et le destinataire pour le mot de passe. Les utilisateurs doivent savoir chiffrer les fichiers et transmettre le mot de passe par un canal séparé et sécurisé (appel, SMS…). L’envoi du mot de passe dans le même e-mail ou un autre e-mail annule la sécurité.
  • Liens de partage zéro trust (liens sécurisés) : Similaires aux portails, mais axés sur le partage de fichiers. L’e-mail contient un lien unique et temporaire vers un serveur sécurisé pour télécharger le fichier contenant les PII, avec authentification requise. Cette méthode offre une sécurité renforcée, une traçabilité et un contrôle d’accès, en parfaite adéquation avec les exigences réglementaires. L’expérience utilisateur est généralement fluide, souvent intégrée à des plateformes de partage sécurisé de fichiers ou de réseau de données privé comme Kiteworks. Elle nécessite la mise en place de la plateforme et la configuration des règles de sécurité.

Enjeux juridiques et réglementaires liés à l’envoi de PII par e-mail

L’envoi de PII par e-mail peut s’avérer peu sûr et entraîner un accès non autorisé à des données privées et confidentielles. La plupart des services de messagerie ne sont pas chiffrés et peuvent donc être interceptés pendant le transit, exposant les données sensibles à des attaques. D’autres risques guettent les organisations lors de l’envoi de PII par e-mail, notamment :

  1. Protection des données : L’envoi de PII par e-mail peut enfreindre les lois sur la protection des données dans la juridiction du destinataire. Les réglementations peuvent exiger des mesures supplémentaires pour garantir la sécurité de l’e-mail et éviter toute divulgation inappropriée.
  2. Vie privée et consentement : L’envoi de PII par e-mail peut contrevenir aux lois sur la vie privée et le consentement dans la juridiction du destinataire. Dans certains cas, il faut obtenir le consentement explicite de l’utilisateur avant d’envoyer ses données personnelles.
  3. Législation anti-spam : L’envoi de PII par e-mail peut enfreindre les lois anti-spam dans la juridiction du destinataire. Les e-mails non sollicités peuvent être interdits et tout e-mail contenant des PII doit respecter la législation en vigueur.
  4. Transferts internationaux : L’envoi de PII par e-mail peut impliquer des transferts de données entre pays, ce qui entraîne des obligations juridiques et réglementaires supplémentaires, comme celles du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Checklist de conformité pour l’envoi de PII par e-mail

L’e-mail reste un canal courant mais risqué pour transmettre des informations personnelles identifiables (PII). Pour limiter l’exposition et garantir la conformité réglementaire, les organisations doivent appliquer des procédures strictes pour la gestion des e-mails. Voici les étapes essentielles pour sécuriser les PII dans les communications par e-mail — de la minimisation des données à la formation des utilisateurs, en passant par le chiffrement, le consentement et la supervision :

  1. Vérifier la nécessité et minimiser les données : Avant d’envoyer des PII par e-mail, assurez-vous que c’est indispensable. Privilégiez d’autres méthodes si possible. Si l’e-mail s’impose, ne transmettez que le strict nécessaire (principe de minimisation des données).
  2. Obtenir le consentement explicite (si nécessaire) : Assurez-vous d’avoir le consentement explicite de la personne concernée pour l’envoi de ses PII par e-mail, notamment selon le RGPD, sauf si une autre base légale s’applique. Documentez ce consentement.
  3. Vérifier l’identité et l’adresse du destinataire : Contrôlez soigneusement l’adresse e-mail du destinataire. Mettez en place des mesures pour vérifier son identité, surtout pour les PII très sensibles. Évitez d’envoyer à des adresses génériques ou de groupe.
  4. Imposer l’utilisation de méthodes sécurisées validées : Appliquez des règles internes exigeant l’utilisation de solutions sécurisées spécifiques, comme les e-mails avec chiffrement de bout en bout, les portails sécurisés ou les liens sécurisés. Interdisez l’envoi de PII sensibles par e-mail non chiffré.
  5. Appliquer un chiffrement fort : Protégez les PII avec un chiffrement à la pointe, en transit et au repos. Pour le chiffrement en transit, TLS est standard mais insuffisant pour les données sensibles. Pour le chiffrement au repos, AES 256 est recommandé. Utilisez le chiffrement de bout en bout pour le corps de l’e-mail ou chiffrez les pièces jointes contenant des PII.
  6. Sécuriser correctement les pièces jointes : Si vous envoyez des PII en pièce jointe, appliquez un chiffrement fort (ex. : AES 256) et un mot de passe robuste. Transmettez impérativement le mot de passe par un canal séparé et sécurisé (appel, messagerie sécurisée…), jamais dans le même e-mail ni dans un autre e-mail.
  7. Mettre en œuvre la prévention des pertes de données (DLP) : Utilisez des outils de DLP pour surveiller les e-mails sortants, détecter les PII et bloquer ou chiffrer automatiquement les messages selon la politique définie, afin de limiter les fuites accidentelles.
  8. Former régulièrement les utilisateurs : Sensibilisez les collaborateurs aux risques liés à l’envoi de PII par e-mail, aux réglementations applicables, aux règles internes et aux bonnes pratiques de sécurité. Les sessions de formation à la sécurité doivent rappeler la question : « Est-il sûr d’envoyer des informations confidentielles par e-mail sans protection adaptée ? » (Réponse : Non).
  9. Tenir des journaux d’audit complets : Veillez à ce que votre solution de sécurité e-mail journalise toutes les activités pertinentes : expéditeur, destinataire, horodatage, détection de PII (le cas échéant), actions de sécurité appliquées (chiffrement, etc.). Conservez les journaux d’audit selon les exigences réglementaires et internes.
  10. Gérer les clés de chiffrement en toute sécurité : Si vous utilisez des méthodes nécessitant une gestion des clés (S/MIME, PGP…), mettez en place des processus sécurisés pour la génération, la distribution, le stockage, la rotation et la révocation des clés.

Normes NIST sur la protection des PII

Le Cybersecurity Framework du National Institute of Standards and Technology (NIST CSF) ainsi que le NIST Privacy Framework définissent des standards pour protéger les PII des individus. Ce cadre guide les organisations dans la conception et la mise en œuvre d’un programme de sécurité de l’information. Les standards PII couvrent la collecte, le stockage, la transmission des données, le développement logiciel, le contrôle d’accès physique, les listes de contrôle d’accès et le chiffrement. Ils précisent aussi les exigences en matière d’audit et de reporting.

Les organisations ont tout intérêt à adopter le NIST CSF et ses standards PII, car il s’agit de recommandations reconnues, fiables et applicables, qui constituent une base solide pour garantir la gestion sécurisée et responsable des données sensibles des clients. Suivre ces standards permet de se prémunir contre les risques de sécurité et les violations de la confidentialité. Par ailleurs, des réglementations comme l’HIPAA s’appuient sur les standards PII du NIST CSF comme exigences minimales pour les organisations traitant des PII. Être conforme à ces standards aide donc à éviter de lourdes amendes en cas de non-respect.

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