Beste practices voor de beveiliging van webformulieren

Als u een gratis webformulier gebruikt, is het verstandig om hier nog eens goed over na te denken, want gratis opties bieden weinig tot geen beveiliging van webformulieren.

Wat zijn beveiligde webformulieren?

Beveiligde webformulieren zijn formulieren die op websites worden gebruikt om veilig gegevens van gebruikers te verzamelen. Ze zijn ontworpen om gebruik te maken van data-encryptie, authenticatie en beveiligde communicatieprotocollen zoals SSL/TLS om de verzamelde informatie te beschermen. Dit voorkomt dat kwaadwillenden de gegevens verkrijgen of wijzigen. Beveiligde webformulieren zijn bovendien gebruiksvriendelijk, met duidelijke instructies over het invullen en verzenden van het formulier en heldere labels bij elk gegevensveld.

Zijn webformulieren veilig? Nee, webformulieren zijn niet standaard veilig. Om ervoor te zorgen dat uw webformulier veilig is, moet u data-encryptie, multi-factor authenticatie, spambeveiliging en andere beveiligingsmaatregelen toepassen om ingediende gegevens te beschermen tegen hackpogingen.

Toepassingen van webformulieren

Webformulieren zijn een effectieve manier om gebruikersgegevens vast te leggen. Ze worden vaak gebruikt om contactgegevens van gebruikers te verzamelen, zoals postadres, telefoonnummer en e-mailadres. Ook stellen ze bedrijven in staat om enquêtes uit te voeren, klantfeedback te verzamelen of gebruikersinformatie te verzamelen voor marketing- en advertentie-initiatieven. Webformulieren worden ook veel gebruikt voor leadgeneratie, het verzamelen van betalingsinformatie en het beheren van gebruikersaccounts, bijvoorbeeld voor het inloggen op een website of app. Daarnaast kunnen webformulieren worden ingezet om gevoelige gegevens veilig op te slaan en te beheren, zoals financiële informatie en medische dossiers, en gebruikers gepersonaliseerde ervaringen te bieden, zoals op maat gemaakte content of productaanbevelingen. Met webformulieren kunnen bedrijven snel, accuraat en veilig gebruikersinformatie verzamelen, waardoor ze hun klanten beter van dienst kunnen zijn.

De rol van CSS en JavaScript in webformulieren

CSS (Cascading Style Sheets) en JavaScript worden beide veelvuldig gebruikt bij het maken van webformulieren. CSS bepaalt het uiterlijk en de uitstraling van het webformulier, waaronder de lay-out, kleurenschema’s en lettertypen. Ook kunnen hiermee grafische elementen zoals knoppen, invoervelden en labels worden vormgegeven. JavaScript wordt gebruikt om dynamische elementen mogelijk te maken, zoals formulier-validatie en extra interactie met de gebruiker. Het kan extra functies bieden, zoals validatie aan de client- en serverzijde, en het tonen of verbergen van bepaalde elementen op basis van gebruikersinteractie. Beide technologieën zijn essentieel voor het creëren van moderne webformulieren die eenvoudig te gebruiken en te navigeren zijn.

Waarom is beveiliging belangrijk voor webformulieren?

Webformulieren zijn een normaal onderdeel van bedrijfsprocessen, en veel consumenten en zakelijke gebruikers denken er niet bij na als ze gegevens in een formulier invullen.

Gebruikers gaan ervan uit dat de organisatie die om informatie vraagt deze veilig, beschermd en privé zal houden. Organisaties moeten deze verantwoordelijkheid serieus nemen. Zelfs als een organisatie zich geen zorgen maakt over de perceptie van klanten of partners, zullen veel toezichthouders het gebruik van onbeveiligde webformulieren niet tolereren.

De belangrijkste uitdaging voor de beveiliging van webformulieren is dat ze vaak de eerste lijn zijn voor gebruikersinteractie en het accepteren van invoer. Dit maakt ze tot een belangrijk doelwit voor kwaadwillende cyberaanvallen. Omdat elke gebruiker of bot informatie kan invoeren in een open webformulier, moeten bedrijven zowel de gebruikersinformatie als hun systemen als geheel beschermen tegen deze aanvallen.

Veelvoorkomende beveiligingsdreigingen bij webformulieren

Enkele beveiligingsdreigingen en uitdagingen die samenhangen met webformulieren zijn onder andere:

• SQL-injecties: SQL is de querytaal die wordt gebruikt om informatie uit databases op te vragen. Wanneer een gebruiker een formulier met informatie indient, wordt meestal SQL gebruikt om die informatie in de database op te slaan. Als een hacker beveiligingsgaten ontdekt, kan hij via formulierinvoer ruwe SQL-code in uw database plaatsen. Dat betekent dat hij elke opdracht op die database kan uitvoeren, waaronder het maken van een kopie om te stelen of het volledig verwijderen van de database.
• Cross-Site Scripting (XSS): Een andere vorm van injectie, XSS-aanvallen ontstaan wanneer hackers onverwachte code, meestal JavaScript, injecteren in een kwetsbaar formulier of app. Wanneer een andere gebruiker vervolgens de gehackte website bezoekt, wordt de JavaScript uitgevoerd om kwaadaardige acties uit te voeren, zoals het stelen van invoergegevens of cookie- en sessie-informatie.
• Fraude en vervalsing: Cross-site request forgery (CSRF) is een vorm van social engineering. Een hacker overtuigt een gebruiker die bij een site is geregistreerd om informatie in te voeren waarmee code met verhoogde rechten of toegang wordt uitgevoerd. Waar een XSS-aanval een vertrouwde site gebruikt om informatie van een eindgebruiker te verkrijgen, misleidt een CSRF-aanval gebruikers om een hacker toegang te geven tot webapplicaties waar de gebruiker wordt vertrouwd (dus geauthenticeerd).
• Niet-naleving: Naleving van regelgeving voor data is belangrijk en vaak verplicht voor bedrijven die actief zijn in e-commerce of datagedreven sectoren. Het plaatsen van webformulieren die gebruikers-, bedrijfs-, medische of andere gegevens verzamelen, brengt onvermijdelijk beveiligings- en compliance-risico’s met zich mee die niet genegeerd kunnen worden. Bijvoorbeeld: persoonlijk identificeerbare informatie (PII), beschermde gezondheidsinformatie (PHI) en creditcardgegevens vallen allemaal onder compliance-regels. Het niet beschermen van deze informatie, het onleesbaar maken van data of het niet goed informeren over toestemming kan geld kosten en reputatieschade opleveren.

Webformulieren en compliance

Hoewel beveiliging een belangrijk thema is dat overlapt met compliance, is compliance zelf een apart onderwerp als het gaat om beveiligde webformulieren. Er zijn tientallen verschillende cybersecurity- en privacywetten die mogelijk invloed hebben op de beveiliging en veiligheid van een webformulier.

Enkele van de meest relevante regelgeving die van invloed is op beveiligde webformulieren zijn onder meer:

General Data Protection Regulation

De GDPR is een set wetten die gelden voor bedrijven die actief zijn binnen de Europese Unie (EU), en in veel gevallen ook voor bedrijven met EU-burgers als klant, waar ook ter wereld. De GDPR is een van de strengste regelgeving wereldwijd en bevat diverse regels en vereiste rondom het gebruik van webformulieren. De belangrijkste zijn onder andere:

• Beveiliging: Alle gegevens die via webformulieren worden verzameld en verzonden, moeten tijdens verzending en opslag worden beschermd.
• Duidelijkheid: Alle manieren van het verzamelen van persoonsgegevens moeten een duidelijke omschrijving bevatten waarom de informatie nodig is, inclusief een uitleg over hoe die informatie wordt verwerkt en voor welk doel.
• Toestemming: Alle formulieren moeten ondubbelzinnige mechanismen bevatten waarmee gebruikers toestemming kunnen geven aan uw bedrijf. Deze toestemming kan worden gegeven via selectievakjes of schakelaars, en de resultaten van de toestemming van de gebruiker moeten worden opgeslagen voor auditdoeleinden.

GDPR-vriendelijke beveiligde webformulieren

Beveiligde webformulieren zijn een essentieel onderdeel van websiteontwerp en -bouw, zeker wanneer het gaat om persoonlijk identificeerbare informatie (PII) van klanten of gebruikers. Om GDPR-vriendelijk te zijn, moeten uw webformulieren data-encryptie, twee-factor authenticatie en andere maatregelen bevatten die gebruikers beschermen tegen datalekken en kwaadaardige cyberaanvallen. Dit gaat verder dan alleen het versleutelen van data: wees proactief met de soorten gegevens die worden bijgehouden en verzameld. U dient ook een privacybeleid op te nemen waarin het recht van de gebruiker wordt beschreven om zijn of haar gegevens te laten verwijderen op verzoek en een bevestigde opt-in te verkrijgen voordat PII wordt verzameld. Daarnaast moet het formulier de soorten verzamelde gegevens beperken tot alleen wat absoluut noodzakelijk is. De extra stap zetten om uw formulieren GDPR-vriendelijk te maken is niet alleen voordelig voor uw klanten, maar ook voor uw bedrijf.

Health Insurance Portability and Accountability Act

HIPAA regelt het beheer van elektronisch beschermde gezondheidsinformatie en richt zich primair op het waarborgen van privacy tijdens het invoeren en indienen van gegevens door de gebruiker.

Het waarborgen van vertrouwelijkheid tijdens het invoeren van gevoelige informatie in een HIPAA-conform formulier heeft de hoogste prioriteit, gevolgd door het waarborgen van privacy na verzending, meestal door sterke encryptie en beveiligingsmaatregelen. Naast deze beveiligingsmaatregelen zijn zorgorganisaties die informatie via een formulier verzamelen verplicht om privacy te waarborgen door ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde gebruikers binnen de organisatie deze gegevens kunnen inzien.

Payment Card Industry

De Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) regelt de beveiliging van creditcardbetalingen, meestal op het verkooppunt, zowel fysiek als online. PCI DSS vereist doorgaans dezelfde soorten beveiliging om deze informatie te beschermen als andere standaarden, waaronder serverbeveiliging en encryptie.

Het belangrijkste om te onthouden is dat PCI DSS-naleving vereist dat organisaties creditcardinformatie verzamelen en verwerken via een conforme verwerker. Veel bedrijven beschikken niet over een conforme infrastructuur en moeten daarom waarschijnlijk uitbesteden aan een conforme verwerker, zoals PayPal of Stripe.

Beste practices voor beveiligde webformulieren

Als u webformulieren bouwt voor welk doel dan ook, is het cruciaal om het beveiligings- en compliancekader te begrijpen waarin uw systeem opereert. Verschillende wetten vereisen verschillende niveaus van beveiliging, en diverse sectoren bepalen wanneer en hoe u formulieren mag gebruiken om informatie op te vragen.

Toch zijn er enkele algemene beste practices die u in gedachten kunt houden bij het maken van beveiligde webformulieren:

• Vraag alleen wat u nodig heeft: Een webformulier moet geen “one-size-fits-all”-document zijn dat u overal inzet. Vraag alleen om specifieke informatie die u nodig heeft voor die interactie met een klant of cliënt. Dit helpt om complianceproblemen te voorkomen en de hoeveelheid verzamelde informatie te minimaliseren (en daarmee het aanvalsoppervlak van het formulier te verkleinen).
• Vraag om relevante toestemming: Vraag altijd, altijd om toestemming voor alle verzamelde gegevens. Dit is een vereiste in veel regelgeving; het is ook gewoon eerlijk tegenover uw klanten die u hun informatie toevertrouwen.
• Versleutel gegevens: Alle gegevens die via een webformulier worden verzonden, moeten worden versleuteld met het hoogste beschikbare encryptieniveau, zowel tijdens verzending als bij langdurige opslag op een server.
• Verberg gevoelige informatie: Wanneer u vraagt om bepaalde gegevens, zoals burgerservicenummers, creditcardverificatiecodes, wachtwoorden, enzovoort, is het belangrijk om deze informatie tijdens het typen af te schermen met sterretjes of andere symbolen. Dit voorkomt onbedoelde of kwaadwillende blootstelling van vertrouwelijke informatie. Als u het belangrijk vindt dat gebruikers deze informatie kunnen zien tijdens het typen, kunt u een optie bieden om de gegevens zichtbaar te maken via een knop. Laat deze gegevens echter nooit standaard in platte tekst invoeren.
• Beperk bestandsuploads en -types: Soms wilt u via webformulieren bestanden van gebruikers accepteren. Elke bescherming die geldt voor andere ingevoerde informatie moet ook voor bijlagen gelden. Beperk bovendien de bestandstypes tot scanbare documenten (meestal .txt, .rtf, .docx of .pdf) en verbied scripts of uitvoerbare bestanden om uw eigen systeem te beschermen.
• Gebruik verificatie-uitdagingen: Het inzetten van verificatietools zoals CAPTCHA kan veel bijdragen aan het ontmoedigen van bot-aanvallen die proberen SQL-injecties in nietsvermoedende formulieren te voeren.

Hoe maakt u uw webformulieren nog veiliger?

Uw webformulieren veiliger maken is een belangrijk onderdeel van het creëren van een veilige website. Naast de genoemde beste practices maken deze tips uw webformulieren nog veiliger:

• Gebruik sterke wachtwoorden: Moedig gebruikers aan om sterke wachtwoorden te gebruiken bij het indienen van formuliergegevens.
• Maak gebruik van datavalidatie: Door datavalidatie te integreren in uw formulieren zorgt u ervoor dat de ingevoerde gegevens correct en geldig zijn.
• Monitor en volg activiteiten: Door regelmatig de activiteiten binnen uw webformulieren te monitoren en te volgen, kunt u verdachte of kwaadaardige activiteiten tijdig detecteren.
• Investeer in beveiligingstools: Investeren in beveiligingstools zoals malwarescanners, firewalls en inbraakdetectiesystemen helpt potentiële beveiligingsdreigingen te identificeren en aan te pakken.

Beveiligde webformulieren met Kiteworks

Het Kiteworks-platform verenigt het volgen, beheren en beveiligen van gevoelige contentcommunicatie, waardoor organisaties privacy en compliance kunnen beheren binnen hun eigen private content network. Als onderdeel van dit proces levert Kiteworks uitgebreide beveiligingsgovernance voor vertrouwelijke gegevens die intern en extern worden verzonden en gedeeld, en hanteert het een defense-in-depth-aanpak, zowel on-premises als in de cloud. Het Kiteworks-platform maakt het mogelijk om webformulieren te embedden met een gebruiksvriendelijke point-and-click editor, rolgebaseerde beleidsrechten en geautomatiseerde beveiligings- en compliance-governance.

Organisaties kunnen met Kiteworks-webformulieren eenvoudig en veilig inzendingen ontvangen van klanten, partners en medewerkers. Enkele belangrijke mogelijkheden zijn:

• Conforme selfserviceformulieren: Organisaties kunnen links naar beveiligde, beheerde formulieren embedden in zowel interne als externe portals. De formulieren beveiligen eenvoudig inzendingen van informatie zoals juridisch bewijs, verzekeringsclaims, medische PHI en meer.
• Gestroomlijnde interne processen: Organisaties kunnen een menu van webformulieren samenstellen in het e-mailvenster van gebruikers om handmatige of geautomatiseerde bedrijfsprocessen te starten. Ook kunnen ze standaardisatie van invoerinformatie waarborgen en de selectie van geldige parameterwaarden waterdicht maken met lijsten, keuzerondjes en selectievakjes.
• Geautomatiseerde handhaving van beveiliging en compliance: Organisaties stellen binnen het Kiteworks-platform beveiligings- en governancebeleid in, en alle formulierinzendingen worden verzameld als onderdeel van de bredere beveiligings- en compliance-metadata die wordt vastgelegd uit alle gevoelige communicatiekanalen, zoals beveiligd delen van bestanden, e-mail, beheerde bestandsoverdracht (MFT) en application programming interfaces (API’s). Beheerders bewerken eenvoudig formulieren en beleidsregels en wijzen gebruikersrollen toe; governance wordt vervolgens geautomatiseerd, waardoor webformulieren voldoen aan het risicobeheer cyberbeveiliging van de organisatie.
• Geautomatiseerde MFT-workflows: Organisaties kunnen een webformulier richten aan de e-mailinbox van een Kiteworks MFT-server of -client en een workflow opstellen die bijlagen verwerkt en verdere acties uitvoert, zoals opslaan in een lokale of externe map, parseren en doorsturen. Webformulierparameters sturen workflows aan, voeden post-processing scripts, begeleiden handmatige medewerkers en reserveren metadata voor audits.

Omdat webformulieren slechts één van de vele gevoelige contentcommunicatiekanalen zijn binnen het Kiteworks-platform, profiteren organisaties van alle privacy- en compliance-governance voor gevoelige contentcommunicatie in één private content network. Belangrijke functies en integraties binnen het Kiteworks-platform, zoals AES-256 Encryptie voor gegevens in rust en TLS 1.2+ voor gegevens onderweg, onveranderlijke audit logs, SIEM-integratie en meer, maken Kiteworks-webformulieren tot een zeer veilige en conforme optie voor organisaties van elke omvang.

Voor organisaties die single-tenant cloudhosting zoeken, kan Kiteworks Enterprise Edition worden ingezet als een dedicated Kiteworks-instantie, on-premises, op de Infrastructure-as-a-Service (IaaS)-bronnen van een organisatie, of gehost als een private, single-tenant instantie. Dit betekent geen gedeelde runtime, gedeelde databases of repositories, gedeelde resources of risico op cross-cloud datalekken of aanvallen.

Als u webformulieren gebruikt, vraag dan een aangepaste demo aan om te zien waarom Kiteworks de juiste keuze is voor uw privacy- en compliancevereiste.