Introductie tot naleving van e-mail voor zakelijke communicatie

Op zoek naar vereisten voor naleving van e-mail voor zakelijke e-mails? Met boetes die kunnen oplopen tot duizenden euro’s, is het begrijpen van de nalevingsvereisten op de lange termijn alleen maar voordelig.

Organisaties tonen naleving van e-mail aan wanneer hun e-mails voldoen aan specifieke regelgeving en vereisten die door overheden en sectoren zijn vastgesteld om de privacy en gegevens van individuen te beschermen.

Wat is naleving van e-mail?

Naleving van e-mail heeft betrekking op de manieren waarop een bedrijf zich houdt aan de wetten en richtlijnen met betrekking tot e-mailcommunicatie. Het omvat het volgen van diverse normen voor gegevensbescherming en anti-spam om de veiligheid, beveiliging en privacy van verzonden en ontvangen e-mails te waarborgen. Naleving van e-mail zorgt ervoor dat een bedrijf voldoet aan de vereisten die zijn vastgesteld door relevante regelgeving zoals CAN-SPAM, GDPR, HIPAA en vele andere privacywetten.

Wat is beveiligings- en privacy-naleving voor e-mail?

E-mail is verreweg de meest voorkomende vorm van communicatie voor bedrijven. Het is snel, handig en in wezen gratis. E-mail is efficiënt, wat de productiviteit stimuleert en idealiter de groei van het bedrijf bevordert. Ondanks deze voordelen heeft e-mail wel een belangrijke beperking. Allereerst is e-mail niet veilig. Iedereen kan het lezen, niet alleen de beoogde ontvanger. IT-afdelingen, wetshandhavingsinstanties, hackers en zelfs iemand die een telefoon achterin een taxi vindt, kunnen berichten lezen die niet voor hen bedoeld zijn.

Privacywetten zoals GDPR en HIPAA, die zijn ontworpen om persoonlijk identificeerbare informatie (PII) of persoonlijke gezondheidsinformatie (PHI) te beschermen, verbieden bedrijven doorgaans om persoonlijke gegevens via e-mail te delen zonder passende encryptie of andere beveiligingen, zoals toegangscontrole, gegevensbewaring, auditable logs en rapportagefuncties.

Als je deze technologieën (en/of processen voor het gebruik ervan) niet hebt, ben je hoogstwaarschijnlijk niet compliant. Dit is vooral problematisch wanneer je gegevens van EU-inwoners verwerkt en deelt. GDPR-boetes kunnen extreem kostbaar zijn voor je bedrijf en je reputatie. Uiteindelijk ben je 100% verantwoordelijk voor naleving bij het gebruik van e-mail; negeer deze vereisten op eigen risico.

Uitdagingen bij naleving van e-mail

Organisaties staan voor diverse uitdagingen als het gaat om naleving van e-mail. Een van de grootste uitdagingen is de enorme hoeveelheid e-mails die medewerkers dagelijks verzenden en ontvangen. Door het grote aantal uitgewisselde e-mails wordt het voor organisaties lastig om elk bericht, inclusief eventuele bijlagen, bij te houden en te garanderen dat ze allemaal voldoen aan de relevante regelgeving.

Hierdoor hebben bedrijven ook de uitdaging om te zorgen voor voldoende educatie en training van medewerkers. Veel medewerkers zijn zich mogelijk niet bewust van de vereisten voor naleving van e-mail en kunnen onbedoeld het risico op datalekken vergroten, waardoor het bedrijf wordt blootgesteld aan juridische en financiële risico’s. Daarnaast maken de steeds veranderende regelgeving en wetten rond e-mailnaleving het voor organisaties en hun medewerkers lastig om up-to-date te blijven en naleving te waarborgen.

De opkomst van werken op afstand en het gebruik van persoonlijke apparaten voegt een extra laag complexiteit toe aan naleving van e-mail, omdat organisaties moeite hebben om de gegevensstroom te controleren en te beveiligen.

E-mail als oorzaak van mogelijke nalevingsproblemen

E-mail is al tientallen jaren een geweldig communicatiemiddel voor bedrijven, maar kan ook serieuze nalevingsproblemen veroorzaken. Hoewel e-mail eenvoudig gebruikt kan worden om vertrouwelijke of gevoelige informatie te delen, kan het problemen opleveren als de verzenders zich niet houden aan toepasselijke wetten, regelgeving of industrienormen. Onjuist gebruik van e-mail, zoals het niet versleutelen van gevoelige inhoud, kan bijvoorbeeld worden gezien als een schending van nalevingswetten. E-mail kan ook tot andere problemen leiden, zoals het verzenden van ongepaste inhoud of berichten, of het gebruiken ervan om medewerkers te intimideren. Al deze activiteiten kunnen leiden tot nalevingsproblemen en mogelijke boetes. Daarom is het belangrijk dat bedrijven zich bewust zijn van de mogelijke nalevingsproblemen en de nodige stappen nemen om ervoor te zorgen dat e-mails correct worden gebruikt.

Naleving van e-mail: een bewegend doelwit

Naleving van e-mail is een bewegend doelwit omdat e-mailwetten, regelgeving en beste practices voortdurend veranderen, naarmate nieuwe technologieën ontstaan en nieuwe bedreigingen voor dataprivacy en beveiliging worden geïdentificeerd. Zo hebben regelgeving zoals de General Data Protection Regulation (GDPR) van de Europese Unie en de California Consumer Privacy Act (CCPA) van de Verenigde Staten nieuwe vereisten geïntroduceerd voor e-mailcommunicatie, zoals het verkrijgen van expliciete toestemming van gebruikers voordat hun gegevens voor marketingdoeleinden worden verzameld en gebruikt. Daarnaast vereisen nieuwe bedreigingen zoals phishing-aanvallen, ransomware en andere vormen van cybercriminaliteit dat organisaties hun e-mailbeveiligingsmaatregelen en nalevingsbeleid voortdurend bijwerken. Hierdoor vereist naleving van e-mailregelgeving voortdurende waakzaamheid en aanpassing aan veranderende omstandigheden.

Wie is verantwoordelijk voor naleving van e-mailbeveiliging binnen jouw bedrijf?

Naleving van e-mailbeveiliging is de verantwoordelijkheid van iedereen binnen het bedrijf, van de CEO tot het IT-team tot de nieuwe eventcoördinator. Het is de verantwoordelijkheid van de leidinggevenden om ervoor te zorgen dat e-mailbeveiliging goed wordt beheerd en dat er voldoende maatregelen worden genomen om misbruik of ongeautoriseerde toegang te voorkomen.

Het IT-team is verantwoordelijk voor het onderhouden en beheren van de servers, e-mails en andere software die wordt gebruikt om e-mails te verzenden en te ontvangen. Zij moeten antivirus, anti-malware, e-mailfilters en andere beveiligingsmaatregelen installeren en regelmatig bijwerken. Ook moeten ze ervoor zorgen dat gebruikers de juiste voorzorgsmaatregelen nemen bij het verzenden en ontvangen van e-mails, zoals het gebruik van multi-factor authentication en andere vormen van encryptie.

De juridische afdeling is verantwoordelijk voor het waarborgen dat het gebruik van e-mail voldoet aan zowel interne als externe regelgeving en wetten in hun regio. Dit omvat het voorkomen dat e-mails worden gebruikt voor ongepaste doeleinden zoals discriminatie of intimidatie, of voor het verzenden van vertrouwelijke informatie.

Tot slot is het de verantwoordelijkheid van alle medewerkers om zich bewust te zijn van de risico’s van e-mailbeveiliging en de juiste voorzorgsmaatregelen te nemen bij het verzenden of ontvangen van e-mails. Zij moeten ervoor zorgen dat ze alleen e-mails verzenden en ontvangen van vertrouwde bronnen en nooit e-mails openen met verdachte links of bijlagen. Medewerkers moeten ook multi-factor authentication en andere vormen van encryptie gebruiken om hun e-mails veilig te houden.

Wetten en toezichthouders voor naleving van e-mail

Verschillende privacywetten richten zich op diverse aspecten van communicatie:

• HIPAA/SOC 2/FedRAMP/PCI DSS: Als je actief bent in of levert aan een sector die PII of PHI verwerkt, zijn je wettelijke verplichtingen gericht op het beschermen van privégegevens en het waarborgen van vertrouwelijkheid. Dit omvat diverse beveiligings- en rapportagecontroles om privacy van e-mail te waarborgen. In sectoren als de zorg (HIPAA), betalingsverwerking (PCI DSS) of federale overheid of overheidsopdrachten (FedRAMP) zijn de beveiligingsvereisten zo streng dat het doorgaans niet de moeite waard is om informatie via e-mail te versturen, tenzij dit gebeurt via links naar beveiligde servers.
• GDPR: Het informatiebeveiligingskader van de Europese Unie is behoorlijk streng en bevat aanvullende regels voor e-mailmarketing en spam. GDPR wijst EU-inwoners aan als eigenaar van hun gegevens, niet de bedrijven die hun gegevens beheren. Bedrijven moeten daarom opt-in toestemming verkrijgen van een gegevenshouder voordat ze marketingactiviteiten uitvoeren en moeten bewijs van die toestemming bewaren. Bedrijven moeten ook op verzoek van een EU-inwoner diens gegevens overdragen of verwijderen uit hun systeem. Tot slot moet een bedrijf een hoog niveau van IT-beveiliging handhaven en vertrouwelijkheidsmaatregelen toepassen op alle communicatie, audit logs en rapportages.
• CAN-SPAM: De Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography and Marketing (CAN-SPAM) Act lijkt op GDPR in de zin dat het de richtlijnen vaststelt waarmee bedrijven e-mailmarketing mogen uitvoeren. Er zijn echter belangrijke verschillen. In tegenstelling tot de opt-in vereiste van GDPR, hoeven bedrijven geen toestemming te hebben voordat ze een bericht sturen. Ontvangers moeten zich afmelden. Boetes die door de FTC worden opgelegd kunnen oplopen tot $16.000 per e-mail, zonder limiet op het aantal overtredingen. Daarnaast bevat het niet hetzelfde niveau van beveiligingsvereisten voor het verwijderen van consumentengegevens. Bedrijven die marketingmails versturen, moeten echter nog steeds de privégegevens van ontvangers beschermen.
• Canada’s Anti-Spam Legislation (CASL) werd in 2014 ingevoerd om “beste practices in e-mailmarketing te versterken en spam en gerelateerde problemen te bestrijden.” De wetgeving reguleert misbruik van spam vergelijkbaar met GDPR en CAN-SPAM, maar stelt veel specifiekere en strengere vereisten voor marketing. Personen moeten bijvoorbeeld toestemming geven om marketingmails te ontvangen. “Toestemming” wordt onderscheiden als impliciet of expliciet, en marketeers moeten eenmalig een dubbele opt-in verzoek sturen naar abonnees van wie de toestemming niet expliciet is gegeven. Een enkele CASL-overtreding kan een bedrijf CA$10 miljoen per overtreding kosten en een individu tot CA$1 miljoen per overtreding.
• De California Consumer Privacy Act (CCPA) is een marketing- en privacywet voor bedrijven die zaken doen in Californië. Het bevat veel van dezelfde kenmerken als GDPR, waaronder het recht om persoonlijke informatie te verwijderen en het recht om te weten welke klantinformatie een bedrijf heeft. In tegenstelling tot GDPR bevat CCPA een opt-outclausule in plaats van opt-in. Boetes variëren van onbedoelde overtredingen ($2.500 per onbedoelde overtreding) tot opzettelijke overtredingen ($7.500 per opzettelijke overtreding).

De basis van e-mailnaleving op orde krijgen

Zoals deze regelgeving laat zien, zijn er diverse lagen van verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid, en deze verschillen afhankelijk van het gebruik van e-mail. Over het algemeen omvatten je verplichtingen voor naleving—of het nu gaat om direct contact of marketingdoeleinden—meerdere voorwaarden. Je moet het volgende doen:

• Bescherm privégegevens: PII of PHI is in de meeste privacywetten beschermde data. De gegevens moeten daarom veilig en vertrouwelijk blijven, zowel in rust als onderweg. Alle e-mailberichten met PII of PHI moeten worden versleuteld of een beveiligde link bevatten waarvoor authenticatie van de ontvanger vereist is.
• Documenteer en rapporteer interacties: De meeste, zo niet alle, privacywetten vereisen een vorm van documentatie en auditing, al is het maar om aan te tonen dat je voldoet aan de privacyverplichtingen richting consumenten. Voor GDPR moet je bovendien aantonen dat je toestemming hebt verkregen voor marketing en hebt voldaan aan elk verzoek tot verwijdering van consumenteninformatie.
• Gegevens correct openbaar maken: Je moet klanten beschermen, maar ook controle houden over hoe die informatie aan anderen wordt bekendgemaakt. Het is bijvoorbeeld onmogelijk om onversleutelde berichten of e-mails via openbare providers te versturen en data privé te houden (zelfs met encryptie). Daarom bieden sommige platforms naast e-mail een extra mechanisme om controle te houden over ongeautoriseerde openbaarmaking.
• Documenten bewaren: Sommige regelgeving, zoals HIPAA, vereist dat je bepaalde documenten gedurende een bepaalde periode bewaart (afhankelijk van de staat en het type document). Als je met patiënten communiceert, moet je die communicatie mogelijk bewaren, wat betekent dat je server die mogelijkheid moet hebben.

Deze vereiste is niet exclusief voor HIPAA. Verschillende sectoren stellen verschillende bewaartermijnen voor belangrijke documenten:

Wie je e-mails stuurt en welke inhoud ze bevatten, bepaalt het nalevingsniveau dat je moet bereiken. Naleving kan, zoals je hebt gezien, complex worden en vereist een uitgebreide en veilige oplossing.

E-mailarchivering voor naleving: waarom het belangrijk is

E-mailarchivering is het proces van het bewaren en opslaan van e-mails en elektronische communicatie in een veilig en eenvoudig terug te vinden formaat. Dit houdt in dat er een back-up wordt gemaakt van alle inkomende, uitgaande en interne e-mails die door een organisatie worden verzonden en ontvangen, en deze vervolgens op een veilige locatie worden opgeslagen voor toekomstig gebruik of juridische naleving.

Het archiveringsproces omvat het vastleggen van e-mailverkeer terwijl het door een e-mailsysteem stroomt en het opslaan in een doorzoekbare database. Archiveringsoplossingen kunnen hardware- of softwarematig zijn en kunnen on-premise of in de cloud worden ingezet.

E-mailarchivering dient meerdere doelen. Het helpt organisaties te voldoen aan regelgeving die het bewaren van elektronische communicatie vereist. Het biedt ook een manier om verloren of verwijderde e-mails terug te halen, beschermt tegen gegevensverlies en ondersteunt eDiscovery-verzoeken in juridische zaken. Daarnaast kan e-mailarchivering organisaties helpen de hoeveelheid e-mails op hun mailservers te beheren en de prestaties van mailboxen te verbeteren.

E-mailarchivering voor naleving is om diverse redenen belangrijk, waaronder:

1. Naleving van regelgeving: Veel sectoren zijn onderworpen aan strikte regelgeving die organisaties verplicht om bepaalde soorten communicatie, waaronder e-mail, te bewaren en te archiveren. Niet-naleving kan leiden tot boetes, sancties en juridische gevolgen.
2. Juridische procedures: In het geval van een juridisch geschil of onderzoek kan e-mail als bewijs dienen. Door e-mail te archiveren wordt alle relevante communicatie bewaard en is deze direct toegankelijk voor juridische doeleinden.
3. Bedrijfscontinuïteit: Door e-mail te archiveren wordt kritieke informatie bewaard bij een storing of ramp. Met een gecentraliseerd archief kunnen organisaties snel e-mail herstellen en de bedrijfsvoering hervatten.
4. Kennismanagement: Gearchiveerde e-mail kan worden gebruikt voor kennismanagement, waarmee organisaties communicatie kunnen volgen en trends, patronen en verbeterkansen kunnen identificeren.

Al met al is e-mailarchivering voor naleving essentieel om de integriteit van communicatie te waarborgen, juridische en regelgevende risico’s te beperken en bedrijfscontinuïteit te garanderen.

Bereik e-mailnaleving met Kiteworks

Het Kiteworks Private Content Network biedt organisaties die actief zijn in sterk gereguleerde sectoren een veilige e-mailoplossing die voldoet aan de meeste privacyvereisten. Dit doen we met focus op het volgende:

• Beveiligde e-maillinks: Het Kiteworks-platform gebruikt AES-256 Encryptie voor data in rust en TLS 1.2 tijdens verzending, met FIPS 140-2 gevalideerde en FedRAMP Authorized opties om te waarborgen dat vertrouwelijke informatie privé blijft. In plaats van een e-mail en bijlage te versturen, ontvangt de ontvanger een beveiligde link naar de inhoud, zodat organisaties zeker weten dat alleen geauthenticeerde gebruikers het bericht kunnen lezen en controles het doorsturen naar onbevoegden voorkomen.
• Naleving van regelgeving: E-mails en hun bijlagen worden versleuteld en beveiligd, en documentmappen zijn beschermd met granulaire beleidscontroles. Zo helpen we je te voldoen aan je wettelijke verplichtingen, zoals de Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS), GDPR, het Federal Risk and Authorization Management Program (FedRAMP), System Organization Control (SOC 2), het Cybersecurity Maturity Model Certification (CMMC), de National Institute of Standards and Technology (NIST 800-171), de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), of kaders zoals het NIST Cybersecurity Framework (NIST CSF) en International Organization for Standardization (ISO 27001).
• Onveranderlijke audittrails: Audit logs bewijzen dat je alle bestandsactiviteiten volgt en beveiligingsincidenten en andere gebeurtenissen (zoals gebruikers die toestemming geven voor marketing) registreert, zodat je naleving kunt aantonen aan toezichthouders. Audittrails ondersteunen ook wetshandhaving bij een beveiligingsincident of bij het voldoen aan een juridische bewaarplicht voor eDiscovery. Onze onveranderlijke trails zorgen ervoor dat je altijd een volledig beeld hebt.
• CISO-dashboard: Het CISO-dashboard helpt je om je data te monitoren en te traceren zodra deze je organisatie binnenkomt, doorloopt en verlaat. Je ziet wie wat naar wie heeft gestuurd, wanneer en waar—en je kunt dit aantonen aan auditors en toezichthouders. Met inzicht tot op bestandsniveau kun je inzoomen op de details, waaronder gebruikers, tijdstempels en IP-adressen, om afwijkingen te signaleren en direct te reageren op bedreigingen.
• Private Cloud: Onze clouddiensten worden gehost op dedicated private, hybride of FedRAMP-cloudomgevingen. Flexibele inzet maximaliseert de beveiliging en naleving van je data en processen.

Wil je weten hoe jouw bedrijf e-mailnaleving kan waarborgen? Plan vandaag nog een aangepaste demo van Kiteworks in.